Đánh giá và đánh giá

Concord (bắt đầu miễn phí cho tối đa ba người dùng) là một nền tảng quản lý hợp đồng cực kỳ đơn giản nhưng mang tính quyết định mạnh mẽ cho toàn bộ vòng đời hợp đồng. Có giao diện được thiết kế trực quan, chỉnh sửa tài liệu phong phú và một loạt các cuộc đàm phán hợp đồng, quản lý, ký kết và tích hợp, đó là một trong những nền tảng được thiết kế tốt nhất và giá cả phải chăng mà chúng tôi đã thử nghiệm cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Mặc dù Concord không cung cấp mức độ tùy chỉnh doanh nghiệp, tự động hóa quy trình làm việc, quản lý tác vụ hoặc số liệu báo cáo chuyên sâu và trực quan hóa của Editors 'Choice Agiloft, đó là một nền tảng vòng đời hợp đồng mạnh mẽ. Nó đi kèm trong một gói kiểu dáng đẹp lý tưởng cho việc quản lý hợp đồng toàn diện, đơn giản.

Giá cả và kế hoạch

Concord miễn phí cho tối đa ba người dùng và bao gồm chỉnh sửa tài liệu cốt lõi, thảo luận, cảnh báo thời hạn, eSignature và các tính năng theo dõi kiểm toán. Không có giới hạn đối với hợp đồng hoặc cảnh báo, và Concord không tính phí cho việc triển khai, đào tạo hoặc hỗ trợ. Tuy nhiên, nó chia người dùng thành ba loại có giá khác nhau. Người tạo có thể truy cập tất cả các tính năng của Concord trong bất kỳ gói nào mà khách hàng đăng ký. Cam tổ chức tùy chỉnh vai trò và quyền truy cập tính năng cho mọi người tạo. Cộng tác viên có ít tính năng hơn theo ý của họ, có thể thực hiện các hành động tạo, chỉnh sửa và cộng tác tài liệu hạn chế. Cuối cùng, người xem chỉ có thể xem tài liệu và xuất thông tin vòng đời hợp đồng.

Đưa ba nhóm người dùng này vào tài khoản, gói Nhóm bắt đầu ở mức 100 đô la mỗi người tạo mỗi tháng, 50 đô la cho mỗi cộng tác viên mỗi tháng và miễn phí cho người xem. (Tất cả những con số này là nếu chi phí được lập hóa đơn hàng năm). Kế hoạch nhóm bao gồm kiểm soát phiên bản, kiểm soát truy cập nâng cao (giám sát quản trị viên, vai trò tùy chỉnh, quy tắc truy cập và nhóm người dùng) và quản lý sửa đổi để cập nhật hợp đồng.

Gói chuyên nghiệp có giá $ 150 mỗi người tạo mỗi tháng, $ 75 mỗi người cộng tác mỗi tháng và một lần nữa, miễn phí cho người xem. Cấp chuyên nghiệp bao gồm tính năng gửi hàng loạt, quy trình phê duyệt hợp đồng và truy cập vào bảng điều khiển phân tích của Concord, chính sách nhận dạng tùy chỉnh và xuất dữ liệu. Cuối cùng, gói Enterprise sẽ chạy tới $ 195 mỗi người tạo mỗi tháng và $ 95 mỗi người cộng tác mỗi tháng, với người xem một lần nữa được miễn phí. Kế hoạch này bổ sung thêm nhãn hiệu tùy chỉnh, bản địa hóa dữ liệu, hỗ trợ LDAP, quản lý công ty con, truy cập vào giao diện lập trình ứng dụng (API) của Concord và tích hợp với Box, Dropbox, Google Drive và Salesforce. Mặc dù gói miễn phí của Agiloft mạnh hơn một chút, nhưng nhìn chung, giá cả giữa hai nền tảng tương đối tốt.

Quản lý vòng đời hợp đồng

Giao diện của Concord rất đơn giản. Nền tảng được thiết kế để trông giống như Gmail. Màn hình đầu tiên bạn nhìn thấy sau khi đăng nhập là hộp thư hợp đồng giống như Gmail hiển thị tất cả các hợp đồng hiện có trong đường ống của bạn, với các biểu tượng trạng thái màu cho biết liệu hợp đồng có còn là mẫu hay không, trong quá trình đàm phán, đang tiến hành, đã ký và đang chờ xử lý, phê duyệt, và như vậy. Hộp thư đến cũng hiển thị công ty hoặc bên có hợp đồng được liên kết và khi nào nó được sửa đổi lần cuối. Khi một hợp đồng chuyển qua đường ống, Concord sẽ tự động cập nhật trạng thái hộp thư đến của nó. Concord cảm thấy rất giống một hộp thư đến email mà bạn thậm chí có thể lọc danh sách bằng cách "đọc" hoặc "chưa đọc".

Menu điều hướng bên trái cung cấp cho bạn phần còn lại của chức năng của Concord. Có một vài biểu tượng được chọn: biểu tượng dấu cộng để thêm tài liệu hoặc mẫu mới, biểu tượng hộp thư đến, tab Analytics và biểu tượng đưa bạn đến thời hạn hợp đồng và báo cáo hoạt động. Xa hơn nữa, có các biểu tượng để thêm người dùng mới, trợ giúp và cài đặt. Trong chính hộp thư đến, một menu bổ sung xuất hiện bắt chước cấu trúc thư mục Gmail.

Có một nút "Tài liệu mới" lớn màu đỏ ở trên và dưới đó, bạn có thể lọc hộp thư đến của mình để chỉ các hợp đồng được yêu cầu, hợp đồng với một trạng thái cụ thể, bản nháp và hợp đồng bị xóa và các thư mục tùy chỉnh để sắp xếp hợp đồng thành khác nhau các bộ phận như tài chính, pháp lý, tiếp thị, mua sắm và bán hàng. Trong Concord, các tùy chọn này được gọi là thẻ và bạn có thể thêm thẻ mới và sắp xếp thẻ với thư mục con không giới hạn và phân loại bổ sung, chẳng hạn như loại hợp đồng định kỳ mà bạn giao dịch, có thể là hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động hoặc không thỏa thuận tiết lộ (NDA).

Thanh tìm kiếm phổ quát của Concord có thể chạy các truy vấn trên toàn hệ thống trên không chỉ văn bản mà còn trên các thẻ và mẫu và tìm kiếm ký tự quang học (OCR) trên các tệp PDF được quét và các tài liệu được tải lên khác cho các từ khóa, phần hoặc mệnh đề cụ thể. Tính năng tìm kiếm và cấu trúc gắn thẻ tương tự như ContractWorks, ngoại trừ không có thêm cấp độ kết hợp lựa chọn thẻ vào các mẫu phân loại hợp đồng. Vì Concord, không giống như ContractWorks, bao gồm các tính năng soạn thảo hợp đồng, chỉnh sửa và đàm phán, việc tạo khuôn mẫu được xử lý khác nhau.

Concord cho phép bạn tạo ra một hợp đồng từ đầu, tạo các mẫu hợp đồng và tải lên các hợp đồng hiện có để sửa đổi, đàm phán và ký kết. Khi bạn nhấn biểu tượng dấu cộng hoặc nút Tài liệu mới từ hộp thư đến, bạn có thể tạo ba loại tài liệu: tài liệu mới để ký, mẫu mới hoặc bạn có thể thêm tài liệu đã thực hiện. Khi tạo một tài liệu mới để ký, Concord đưa tôi đến một giao diện xử lý văn bản đầy đủ với các tùy chọn định dạng gợi nhớ đến Microsoft Word và Google Docs. Tôi đã có thể tạo và định dạng Hợp đồng kiểm tra PCMag của mình như thể tôi đang sử dụng một trình xử lý văn bản đầy đủ, bao gồm khả năng chuyển đổi các Thay đổi theo dõi để đề xuất các chỉnh sửa và thực hiện các thay đổi nội tuyến cho hợp đồng. Agiloft cũng có một mô-đun tạo hợp đồng, nhưng nó không mạnh mẽ hay cảm giác tự nhiên như trình xử lý văn bản toàn diện mà bạn có được trong bản gốc.

Bên cạnh trình chỉnh sửa tài liệu là tab Tóm tắt nơi bạn có thể thêm các bên thứ ba, các trường và mệnh đề; liên kết hợp đồng với các tài liệu khác và thiết lập quy trình phê duyệt để chỉ định thứ tự mà người dùng cần xem xét và ký hợp đồng để hợp đồng được phê duyệt và thực hiện. Tôi cũng có thể đặt thông báo vòng đời hợp đồng ở đây, với tùy chọn nhập ngày ký và thời hạn hợp đồng, sau đó định cấu hình thông báo gia hạn và chấm dứt. Concord tự động gửi thông báo theo bất kỳ khoảng thời gian nào bạn đặt trong các mẫu hợp đồng hoặc định cấu hình trên cơ sở tùy chỉnh. Ngoài ra, các điều khoản có thể có thời hạn riêng với thông báo email riêng.

Bên cạnh tab Tóm tắt là tab Thảo luận đơn giản, về cơ bản là nhật ký trò chuyện nội bộ cho hợp đồng. Bạn có thể đăng bình luận và tin nhắn khi bạn chỉnh sửa và thêm các thay đổi theo dõi vào hợp đồng trong quá trình đàm phán theo cách tích hợp đơn giản. Concord cũng cho phép bạn chọn xem bất kỳ nhận xét nào bạn đưa ra sẽ được hiển thị công khai hoặc chỉ trong nội bộ và chỉ định màu sắc cho mỗi người dùng chỉnh sửa hợp đồng.

Các chi tiết đó được mở rộng khi quảng cáo trong tab Lịch sử, cung cấp cho bạn bảng phân tích các phiên bản, nhận xét và bản kiểm toán đầy đủ cho hợp đồng bạn đang xem hoặc chỉnh sửa. Bạn có thể quay lại phiên bản hợp đồng trước đó hoặc ghim phiên bản để so sánh các thay đổi song song, sau đó đi sâu vào đường mòn kiểm toán để biết lịch sử đóng dấu thời gian của mỗi lần chỉnh sửa. Chức năng kiểm soát phiên bản và kiểm soát phiên bản của Concord ngang bằng với những gì bạn sẽ tìm thấy trong Agiloft, Quản trị hợp đồng Onit và Đánh giá & phê duyệt hợp đồng và Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa. Tuy nhiên, Concord được tích hợp tự nhiên hơn trong một giao diện chỉnh sửa tài liệu duy nhất và được kết hợp với các tính năng đàm phán và hợp tác hợp đồng. Điều này cung cấp cho bạn một kinh nghiệm quản lý hợp đồng toàn diện hơn, cung cấp sự minh bạch đầy đủ đằng sau hậu trường.

Chức năng eSignature của Concord cũng được tích hợp sẵn; nền tảng không tích hợp với các nhà cung cấp bên thứ ba như Adobe Sign và DocuSign. Nó cho phép bạn thả trường chữ ký vào tài liệu ở cuối hợp đồng hoặc trong nhiều lĩnh vực. Điều này cung cấp cho bạn khả năng chỉ định người ký cụ thể và gửi thông báo cho người dùng đó như một phần của quy trình phê duyệt. Nhìn chung, Concord cung cấp một quy trình vòng đời quản lý hợp đồng thống nhất, cảm thấy vừa tỉ mỉ trong việc chú ý đến chi tiết hợp đồng, nhưng trực quan trong việc thực hiện và trải nghiệm người dùng (UX).

Ngoài các tính năng vòng đời chính, tab Cài đặt cho phép quản trị viên định cấu hình tích hợp, gắn nhãn tùy chỉnh cho doanh nghiệp và quan trọng nhất là giao diện để thiết lập và giám sát các nhóm người dùng chi tiết, khả năng hiển thị và quyền truy cập hợp đồng. Cũng như Agiloft, Concord cho phép bạn tạo các nhóm người dùng tùy chỉnh cho các phòng ban khác nhau và sau đó gắn các nhóm đó vào thẻ. Điều này đảm bảo nhóm bán hàng chỉ nhìn thấy hợp đồng bán hàng và nhóm mua sắm chỉ thấy hợp đồng quản lý chuỗi cung ứng và nhà cung cấp, v.v. Bạn cũng có thể chỉnh sửa quyền truy cập cá nhân ở các cấp độ người dùng khác nhau với quyền quản trị viên, người dùng, chỉ đọc hoặc quyền tùy chỉnh. ContractWorks và Coupa Quản lý vòng đời hợp đồng cung cấp các điều khiển truy cập tương tự của người dùng.

Cuối cùng, Concord cung cấp cho bạn các tab để theo dõi thời hạn hợp đồng, báo cáo hoạt động tóm tắt tất cả các hành động của người dùng trong hệ thống và tab Analytics với một số báo cáo cơ bản và trực quan hóa dữ liệu. Các báo cáo là khá cơ bản. Bạn có thể thấy các hình ảnh trực quan như biểu đồ đường hoặc vạch của trạng thái tài liệu và số theo thời gian khi tạo tài liệu, số chữ ký điện tử và một vài tùy chọn khác. So với báo cáo trong Agiloft, Coupa Hợp đồng quản lý vòng đời và Quản lý hợp đồng và phê duyệt hợp đồng Onit, báo cáo có lẽ là yếu tố yếu nhất của nền tảng, nhưng nó hoàn thành công việc. Tab Hạn chót rất hữu ích trong việc cung cấp cho bạn hình ảnh nhanh về gia hạn hợp đồng và chấm dứt hợp đồng trong một khoảng thời gian nhất định và bạn có thể xuất tất cả dữ liệu báo cáo ở định dạng CSV hoặc Microsoft Excel hoặc tải xuống hình ảnh của bất kỳ biểu đồ nào.

Kinh nghiệm quản lý hợp đồng liền mạch

Concord làm cho việc quản lý hợp đồng trở nên đơn giản nhất có thể, mà không mất bất kỳ sự kiểm soát phức tạp và chi tiết nào mà các nhóm pháp lý và bộ phận doanh nghiệp yêu cầu từ một nền tảng vòng đời hợp đồng. Giao diện giống như Gmail và môi trường cộng tác và tác giả hợp đồng mạnh mẽ của sản phẩm rất ấn tượng theo cách riêng của chúng so với các giao diện cũ hơn, lỗi thời hơn. Thêm vào các kiểm soát hành chính mạnh mẽ và khả năng truy nguyên nguồn gốc sâu sắc mà bạn có được với lịch sử kiểm soát phiên bản và kiểm toán phiên bản của Concord và nó tạo nên sự kết hợp kinh doanh mạnh mẽ.

Sự lựa chọn của biên tập viên Agiloft có khả năng tùy biến, báo cáo và phân tích, và tự động hóa quy trình làm việc, cộng với một chút lợi thế về các gói giá. Nhưng UX của Concord và quản lý vòng đời hợp đồng là cách tốt nhất chúng tôi đã thử nghiệm trong đợt này. Bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn hoặc nhu cầu quản lý hợp đồng cụ thể của bạn, Concord rất dễ sử dụng và thể thao một bộ tính năng có một cái gì đó cho tất cả mọi người.