Đánh giá và đánh giá hợp đồng

ContractSafe là một giải pháp quản lý hợp đồng vững chắc với một bộ tính năng tốt và nhiều tùy chọn giá cả. Tuy nhiên, giống như nhiều người chơi khác trong cuộc thảo luận này, ContractSafe tránh khỏi việc tác giả và thay vào đó tập trung vào lưu trữ và chia sẻ hợp đồng, tìm kiếm và báo cáo, bảo mật và cảnh báo. Công cụ này nhằm mục đích sử dụng quản lý mục tiêu nhiều hơn là quản lý vòng đời đầy đủ, đó là lý do tại sao nó từ bỏ quyền tác giả cũng như tùy chỉnh rộng rãi. Vì lý do này, nó vẫn ở phía sau một chút so với người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập, Agiloft và Updraft.

Giá cả và kế hoạch

ContractSafe bắt đầu ở mức 99 đô la mỗi tháng cho kế hoạch Doanh nhân, cung cấp cho bạn 100 hợp đồng và quyền truy cập vào tìm kiếm hợp đồng với nhận dạng ký tự quang học tự động (OCR). Kế hoạch Doanh nhân cũng đi kèm với bảo mật mặc định, vai trò người dùng và quản lý cấp phép và khả năng gửi email tài liệu trực tiếp vào nền tảng. Tất cả các gói cũng đi kèm với bản dùng thử miễn phí, người dùng không giới hạn và lời nhắc ngày. Công ty có bốn kế hoạch khác cung cấp năng lực hợp đồng lớn hơn và chức năng cao cấp hơn:

Gói cơ bản: $ 299 mỗi tháng cho 500 hợp đồng. Gói này bao gồm bộ tính năng cơ bản cộng với các loại tài liệu tùy chỉnh, theo dõi sửa đổi và khả năng lưu trữ các tài liệu liên quan không giới hạn.

Gói tiêu chuẩn: $ 499 cho 1.000 hợp đồng. Các tính năng bổ sung bao gồm tích hợp DocuSign một chiều, đường kiểm toán, trường tùy chỉnh và mẫu.

Gói chuyên nghiệp: $ 699 cho 2.500 hợp đồng. Kế hoạch này cũng đi kèm với truy cập phòng dữ liệu ảo, đăng nhập một lần (SSO), tích hợp Active Directory (AD) và tích hợp hai chiều DocuSign. DocuSign hiện là nhà cung cấp ký điện tử duy nhất được hỗ trợ nhưng công ty cho biết họ đang làm việc trên các tích hợp bổ sung.

Gói doanh nghiệp: $ 899 cho 5.000 hợp đồng. Kế hoạch doanh nghiệp cũng bao gồm tích hợp với Salesforce. Công ty cung cấp giá tùy chỉnh cho các doanh nghiệp cần hơn 5.000 hợp đồng.

• Gói doanh nghiệp + : một bổ sung gần đây giống với gói Doanh nghiệp nhưng đứng đầu với 25.000 hợp đồng với giá 1.299 đô la mỗi tháng.

Quản lý vòng đời hợp đồng

ContractSafe giữ mọi thứ đơn giản. Nền tảng này không bao gồm việc tạo hợp đồng hoặc khả năng soạn thảo và chỉnh sửa phong phú của các công cụ như Concord và Updraft, cũng như giao diện người dùng (UI) có thể tùy biến vô cùng như Agiloft. Không có sự hợp tác và quản lý tác vụ nâng cao hoặc tự động hóa quy trình phê duyệt. Những gì bạn nhận được là trải nghiệm người dùng đơn giản (UX) dễ dàng điều hướng và tìm kiếm thông qua, với các bộ lọc và thẻ tùy chỉnh. Bạn cũng nhận được tất cả các dữ liệu, tài liệu, thời hạn và cảnh báo bạn cần cho mỗi hợp đồng trong hệ thống.

Khi bạn đăng nhập vào bảng điều khiển ContractSafe, nó sẽ đưa bạn trực tiếp đến kho lưu trữ hợp đồng chính. Thay vì một loạt các tab và menu khó hiểu như bạn nhận được với Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa, tất cả những gì bạn thấy trong ContractSafe là danh sách hợp đồng có thể sắp xếp của bạn và một thanh tìm kiếm chung. Tất cả các thẻ, mẫu và nhãn trong hệ thống đều có thể tùy chỉnh, vì vậy, đối với mỗi lần ký hợp đồng, bạn sẽ thấy loại hợp đồng, tên và bất kỳ giá trị tiền tệ, đối tác và ngày nào được liên kết với hợp đồng.

Giao diện người dùng được đặt tương tự như Concord và ContractWorks nhưng nó thậm chí còn tập trung hơn. Không có tab hoặc tùy chọn để đưa bạn đến các khu vực khác của nền tảng. Tất cả những gì bạn nhận được là các nút để thêm hợp đồng, in hoặc xuất hợp đồng và chuyển sang chế độ xem lịch hiển thị ngày hợp đồng sắp tới. Không có nhiều cách để báo cáo hoặc phân tích tích hợp, vì vậy bạn sẽ cần xuất dữ liệu hợp đồng dưới dạng tệp CSV hoặc Microsoft Excel sang ứng dụng của bên thứ ba nếu bạn muốn chạy bất kỳ báo cáo chi tiết nào về nó.

Các khu vực tiên tiến nhất của bảng điều khiển chính là thanh tìm kiếm và các tùy chọn bộ lọc. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở phía trên bên trái, thì bạn có thể thực hiện tìm kiếm nâng cao hơn. Bạn có thể tìm kiếm theo giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, công ty, bên, thẻ, loại, trường tùy chỉnh, v.v.

Tất cả các thẻ, loại và trường tùy chỉnh được định cấu hình trong tab Cài đặt ở phía trên bên phải. Các tùy chọn "Trường và mẫu tùy chỉnh" và "Loại hợp đồng" cung cấp cho bạn một hộp bật lên đơn giản để thêm bao nhiêu tham số và danh mục tùy chỉnh để quản lý và gắn thẻ hợp đồng theo ý muốn. Cấu trúc tìm kiếm và gắn thẻ của ContractSafe tương tự như cấu trúc của ContractWorks và Contract Hound trong tùy chỉnh đơn giản của nó. Đây là một trong những tính năng phân loại và quản lý hợp đồng dễ nhất mà chúng tôi đã thử nghiệm.

Menu Cài đặt cũng cho phép mỗi người dùng tùy chỉnh bảng điều khiển của họ và định cấu hình trường nào họ muốn hiển thị trong kho lưu trữ của họ. Đây cũng là nơi bạn sẽ tìm thấy địa chỉ email chuyên dụng của mình để gửi email hợp đồng trực tiếp vào ContractSafe, các tùy chọn để nâng cấp gói của bạn và nơi bạn có thể định cấu hình xác thực hai yếu tố (2FA), SSO và tích hợp DocuSign nếu bạn đã đăng ký tài khoản với các tính năng đó. Quan trọng nhất đối với quản trị viên CNTT hoặc quản lý bộ phận pháp lý giám sát quy trình quản lý hợp đồng, đây là nơi bạn có thể mời người dùng đến nền tảng và quản lý vai trò và quyền. Người dùng có thể được cấp quyền truy cập đầy đủ, quyền truy cập chỉ đọc hoặc quyền tùy chỉnh dựa trên các loại hợp đồng và thẻ cụ thể để giúp phân định những gì các bộ phận khác nhau có thể nhìn thấy.

Để kiểm tra nền tảng, tôi đã thêm một số loại hợp đồng cơ bản và thẻ để sắp xếp hợp đồng vào các bộ phận khác nhau và sử dụng và sau đó tải lên một số hợp đồng mẫu vào hệ thống. Bạn có thể tải lên hợp đồng bằng cách chọn tệp hoặc bằng cách kéo và thả tài liệu vào hệ thống cũng như gửi email hợp đồng.

Khi thêm Hợp đồng kiểm tra PCMag của tôi, ContractSafe đã cho tôi nhiều tùy chọn phân loại và các trường thông tin liên quan. Đầu tiên, tôi đặt loại hợp đồng (từ danh sách các tùy chọn có sẵn hoặc bạn có thể tạo loại mới trực tiếp từ trang hợp đồng). Tôi có thể liên kết hợp đồng với một tài khoản cụ thể nếu tôi muốn. Tôi cũng có thể thiết lập một giá trị hợp đồng. Bạn cũng đánh dấu vào các hộp xem hợp đồng có hoạt động hay không và liệu các sửa đổi đã được thực hiện đối với hợp đồng. Bạn có thể thêm các thẻ tìm kiếm là tốt. ContractSafe cũng cho phép bạn liên kết các tài liệu liên quan với hợp đồng, bằng cách tải lên một tài liệu khác hoặc bằng cách liên kết hợp đồng với một tệp khác trong hệ thống.

Cuộn xuống, có một số tab chi tiết khác bạn có thể đặt cho mỗi hợp đồng. Phần Ngày / Nhắc nhở là nơi tôi đã thêm Ngày hiệu lực và Ngày kết thúc cho hợp đồng của mình. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ ngày quan trọng nào khác mà bạn muốn theo dõi, cùng với lời nhắc. Bạn có thể đặt lời nhắc email tự động, theo dõi hợp đồng tự động gia hạn với cảnh báo nhắc nhở và đặt ngày định kỳ cho các khoản thanh toán và các thông số hợp đồng khác có thể xem được trong lịch ngày sắp tới trên bảng điều khiển của bạn.

Dưới đây là một vài chi tiết hợp đồng. Tab Bên cho phép bạn thêm chi tiết về công ty và đối tác với thông tin liên hệ được liên kết. Tab Trường tùy chỉnh là một khu vực khác để định cấu hình các trường và mẫu tùy chỉnh mà bạn có thể liên kết với bất kỳ hợp đồng nào. Phần độc đáo nhất là tab Pháp lý, cung cấp một số trường chuyên sâu hơn cho nhóm pháp lý của bạn. Các lĩnh vực bao gồm số biểu mẫu, luật điều chỉnh, quyền tài phán, trọng tài và quy định bảo mật và các thông số khác bạn có thể liên kết với hợp đồng.

Cuối cùng, có một phần Ghi chú nơi bạn có thể thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào. Ngoài ra còn có phần Xem Tài liệu để xem qua hợp đồng của bạn. Thanh tìm kiếm trong trình xem hợp đồng chạy OCR tự động cho các từ khóa và cụm từ tìm kiếm không chỉ trong cơ sở dữ liệu mà còn trong chính các tài liệu hợp đồng. ContractSafe không cung cấp bất kỳ khả năng soạn thảo hoặc chỉnh sửa hợp đồng nào, vì vậy tất cả những gì bạn có thể làm với các hợp đồng của mình trong hệ thống là xem và tìm kiếm chúng. Nói chung, kinh nghiệm quản lý và lưu trữ hợp đồng có nhiều điểm chung nhất với ContractWorks, mặc dù ContractSafe đơn giản hóa trải nghiệm hơn nữa. Có đường dẫn kiểm toán và chức năng theo dõi sửa đổi nhưng không ở mức độ kiểm soát phiên bản sâu hơn và khả năng cộng tác hợp đồng mà bạn có trong Agiloft, Concord hoặc Coupa.

Đơn giản, lưu trữ hợp đồng an toàn

ContractSafe không cố gắng quản lý toàn bộ quá trình tạo hợp đồng từ đầu đến cuối, sửa đổi và vòng đời quản lý. Nền tảng này tập trung vào việc lưu trữ hợp đồng và theo dõi đơn giản và an toàn, với phân loại tìm kiếm và tùy chỉnh tuyệt vời, và đó là những gì nó làm. Các tính năng bảo mật được cung cấp ở tất cả các cấp gói đều bao gồm các trung tâm dữ liệu được chứng nhận ISO 27001- và PCI DSS, mã hóa AES 256 bit, chuyển đổi dự phòng tự động, sao lưu ngoại vi, cộng với xâm nhập, phần mềm độc hại và phát hiện vi rút và kiểm tra lỗ hổng.

Đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng quản lý vòng đời hợp đồng hoàn chỉnh từ đầu đến cuối, các công cụ như Concord, Contract Advantage và Editors 'Choice Agiloft cung cấp cho bạn khả năng tạo và chỉnh sửa hợp đồng năng động, cộng tác và sửa đổi đa bên bản địa với kiểm soát phiên bản, cũng như tự động hóa quy trình làm việc tiên tiến và báo cáo và phân tích tích hợp toàn diện. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của bạn được nhắm mục tiêu nhiều hơn và những tiếng chuông và còi đó là không cần thiết so với một nền tảng quản lý tài liệu đơn giản, an toàn và dễ cấu hình cho tất cả các loại hợp đồng, thì ContractSafe có thể phù hợp lý tưởng cho tổ chức của bạn.