Đánh giá và đánh giá chi phí

Bất kỳ phần mềm nào có thể chơi trong không gian báo cáo chi phí phải phục vụ hai cộng đồng người dùng: quản trị viên và kế toán quản lý tiền của công ty và nhân viên muốn được trả tiền thay cho công ty. Lý tưởng nhất là cả hai loại người dùng đều hài lòng, nhưng khi cần xung đột, các quản trị viên thường giành chiến thắng. Rốt cuộc, họ là những người chọn phần mềm. Đây là một cách nói dài dòng rằng ExpensePoint (bắt đầu ở mức 7, 50 đô la mỗi tháng) có thể khiến các quầy đậu quằn quại như một chú chó con hạnh phúc bị xoa bụng.

Tuy nhiên, từ góc độ người dùng, có nghĩa là những chiến binh đường phố không may đó đang cố gắng thu thập các hóa đơn ăn tối khác nhau của họ và đưa chúng qua quy trình OCR, ExpensePoint không phải là ứng dụng thân thiện nhất mà chúng tôi thấy trong cuộc họp này. Điều đó giữ nó phía sau người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi Chứng nhận và Rydoo.

Giá cả hợp lý

ExpensePoint cung cấp cho bạn rất nhiều tiếng nổ lớn. Nó có giá $ 7, 50 cho mỗi người dùng mỗi tháng, không yêu cầu mức đăng ký phức tạp cho các tính năng bổ sung. Tất cả các đăng ký cho phép bạn nắm bắt các biên lai và các chi phí khác bằng cách sử dụng ứng dụng di động, nhập thẻ tín dụng và hình ảnh được quét, cũng như bằng cách sử dụng quy trình phê duyệt đầy đủ (người dùng, người phê duyệt và quản trị viên).

Thật dễ dàng để thử nghiệm nó bằng cách sử dụng bản dùng thử miễn phí 15 ngày; Điều này dẫn bạn qua các chức năng cơ bản với các hướng dẫn dễ làm theo. Tuy nhiên, khi bạn tham gia nhiều hơn, hãy mong đợi nhiều tương tác một-một từ công ty. Mặc dù ứng dụng có nghĩa là phổ quát, nhân viên ExpensePoint tùy chỉnh các mã và danh mục sổ cái chung của khách hàng và cả khách hàng trên tàu với đào tạo quản trị viên; điều đó làm cho nó rất giống với các ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong đó các dịch vụ sau bán hàng, giá trị gia tăng có thể trở thành một yêu cầu có thể tăng tổng chi phí sở hữu của bạn.

Nhập dữ liệu, kiểu cũ

Giống như hầu hết các ứng dụng trong đợt này, bạn có một số cách để nhận hóa đơn của mình vào ExpensePoint, bắt đầu bằng ứng dụng di động, giao diện trình duyệt web và luồng dữ liệu thẻ tín dụng của công ty. ExpensePoint cũng có một ứng dụng máy tính để bàn Windows mà bạn có thể truy cập ngoại tuyến (chẳng hạn như trên chuyến đi máy bay) và sau đó đồng bộ hóa dữ liệu với đám mây sau đó. Và ExpensePoint thậm chí cho phép bạn gửi fax biên lai bằng cách sử dụng một trang bìa chuyên dụng được trang bị mã vạch. Đó là chức năng tuyệt vời, mặc dù giao diện của nó hơi khó để làm chủ, thậm chí còn hơn cả Expensify, có vấn đề riêng.

Không giống như hầu hết các đối thủ cạnh tranh, hãy lưu ExpensePath, ExpensePoint không sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để đọc biên lai. Thay vào đó, nó sử dụng một tính năng gọi là Trình đọc biên nhận sử dụng tính năng Nhận dạng nhân vật sống của người khác, nói cách khác, nhà cung cấp, ngày và tổng số trên một biên nhận được truyền, đọc bởi người thật và sau đó được điền vào các trường thích hợp. Đáng ngạc nhiên, điều này không mất nhiều thời gian hơn một số sản phẩm sử dụng OCR như Chứng nhận, mặc dù quá trình này có thể cảm thấy một chút khó xử và có khả năng xâm lấn. Sau khi bạn được thông báo rằng biên nhận của bạn đã được đọc, sau đó bạn chỉ định nó cho báo cáo và điền vào tất cả các trường cần thiết khác, có thể bao gồm mã GL, một dự án có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng hoặc hành động. Từ đó, bạn có thể gửi báo cáo.

Có những điều tôi thích rất nhiều về ExpensePoint, đủ để họ chắc chắn làm cho giải pháp đáng để xem xét kỹ. Chẳng hạn, khi bạn tạo chi phí số dặm, bạn có thể nhập địa chỉ bắt đầu và kết thúc. ExpensePoint tính toán số dặm dựa trên Google Maps, hiển thị hình ảnh bản đồ dưới dạng tài liệu. Nó có thể áp dụng các chi phí khác nhau trên mỗi dặm (vì chi phí gas ở Pháp nhiều hơn ở Mỹ). Nó cũng thực hiện rất tốt việc ghi nhớ các cài đặt bạn đã sử dụng cho các chi phí trước đó, vì vậy bạn không phải nói lại với phần mềm rằng Marriott nên được phân loại theo du lịch khách sạn. Các chi phí có thể được liên kết với một dự án hoặc khách hàng. Bạn cũng có thể chia chi phí để thoát ra khỏi phí dịch vụ phòng từ chi phí khách sạn. Và nó dễ dàng hơn bình thường để khớp với biên lai chi phí với thông tin được lấy từ thẻ tín dụng doanh nghiệp bằng ứng dụng di động.

Ngoài ra, người phê duyệt có thể đăng xuất trên báo cáo chi phí từ máy khách hoặc máy tính để bàn mà không cần phải truy cập trang web. Nếu ông chủ đang trên đường, điều đó có thể tăng tốc hoàn trả. Bảng điều khiển hiển thị báo cáo chi phí đang chờ xử lý cũng như xu hướng chi tiêu theo tháng và danh mục. Quản trị viên có thể chọn video hướng dẫn thực sự hữu ích để hiển thị trên bảng điều khiển của người dùng, điều này có thể giảm thiểu thời gian để tìm ra cách phân chia chi phí.

Mọi thứ kế toán đều có thể muốn

Mặc dù các ứng dụng khác cung cấp một số mức độ kiểm soát đối với số tiền mà nhân viên có thể chi cho thuê xe, ExpensePoint còn đi xa hơn nữa. Mỗi danh mục có thể có nhãn trường duy nhất được liên kết với nó (chẳng hạn như yêu cầu tên dự án hoặc danh sách người tham dự); nó cũng có thể xác định các nhà cung cấp đã được phê duyệt trước (buộc nhân viên phải giải thích lý do tại sao anh ta chọn Sixt over Hertz) hoặc giới hạn nhóm nhân viên nào có thể phải trả một khoản chi phí như vậy (tại sao người gác cổng thuê xe?). Và, như với tất cả các ứng dụng khác, các trường có thể được đánh dấu là bắt buộc, do đó báo cáo chi phí không thể được gửi trừ khi chúng được điền vào.

Cũng có rất nhiều loại chi tiết trong các loại thanh toán: thẻ tín dụng doanh nghiệp (công ty thanh toán hóa đơn hoặc nhân viên làm và được hoàn trả), nhân viên được trả tiền, nhân viên để hoàn trả cho công ty, thanh toán từ một khoản tạm ứng tiền mặt hoặc mỗi diem. ExpensePoint cũng siêu ý thức về các vấn đề quốc tế như cấu trúc thuế khu vực và dịch thuật tiền tệ. Có nhiều kiểm soát bảo mật hơn trong các ứng dụng khác, chẳng hạn như khả năng buộc thay đổi mật khẩu mỗi ngày "n" hoặc từ chối sử dụng lại mật khẩu.

Tất cả phần mềm quản lý báo cáo chi phí tôi đã xem xét có thể lưu hoặc xuất dữ liệu sang tệp CSV, nhưng thật khó để tưởng tượng một cách mạnh mẽ hơn để tùy chỉnh xuất dữ liệu so với cách ExpensePoint thực hiện. Ví dụ: đối với mỗi mẫu bạn tạo, bạn có thể yêu cầu ExpensePoint đổi tên các trường hoặc kiểm soát thứ tự xuất hiện dữ liệu, tất cả sẽ giúp việc nhập vào hệ thống kế toán bạn chọn dễ dàng hơn.

ExpensePoint không có tích hợp tiêu chuẩn với Intuit QuickBooks hoặc bất kỳ chương trình kế toán tiêu chuẩn nào khác. Thay vào đó, công ty sử dụng Trình quản lý tự động hóa có thể tự động xuất dữ liệu sang hệ thống kế toán của công ty, điều này gần như tốt. Và ngay cả khi không có cầu nối tích hợp chuyên dụng, bạn có thể hoàn trả cho nhân viên trong phần mềm bằng cách sử dụng bộ xử lý hàng loạt Tự động xóa nhà (ACH), sẽ gửi tiền từ tài khoản công ty và gửi vào tài khoản của nhân viên (thường trong vòng ba ngày, theo đến ExpensePoint). Tuy nhiên, trong khi điều đó có nghĩa là việc hoàn trả sẽ diễn ra nhanh chóng, nó vẫn để lại cho những người kế toán của bạn một quy trình thủ công để nhập dữ liệu phụ.

Tuy nhiên, bạn có thể tha thứ cho những điểm yếu đó khi bạn khám phá các báo cáo tùy chỉnh 30 lẻ được tích hợp trong ExpensePoint, hoàn chỉnh với các biểu đồ và bộ lọc, từ báo cáo lão hóa phê duyệt đến phân tích thanh toán thẻ tín dụng. Chúng khá ấn tượng.

ExpensePoint được xây dựng chủ yếu cho bộ phận kế toán và mặc dù nó đã được điều chỉnh kể từ lần đánh giá cuối cùng của chúng tôi để làm cho nó thân thiện hơn với người dùng cuối, nhưng nó vẫn có thể gây ra một chút khó khăn. Nó có một lượng thông tin đáng kinh ngạc cho những người cần theo dõi chi phí, giữa việc tùy chỉnh và kiểm soát chi tiết theo danh mục và báo cáo phân tích, tuy nhiên ExpensePoint không có giá cao hơn các đối thủ tính năng cơ bản. Đó là quá trình nhận dạng nhân vật của con người rất thú vị nếu hơi khó xử; một khi đã được làm mịn và giao diện trở nên đơn giản hơn cho người dùng hàng ngày, nó sẽ là một đối thủ nặng ký để cạnh tranh với các công cụ Lựa chọn của Biên tập viên Chứng nhận và Mở rộng.