Mở rộng đánh giá và đánh giá

Lấy dữ liệu quản lý chi phí từ mọi nơi

Expensify cố gắng hết sức để làm cho nó đơn giản nhất có thể để đăng nhập và thiết lập một tài khoản. Ví dụ, khi bạn đăng ký dùng thử miễn phí, một bot hướng dẫn viên sẽ hướng dẫn bạn qua các bước thiết lập.

Đối với hầu hết các phần, nếu bạn có một mẩu giấy có số trên đó, thì Expensify có cách để hấp thụ dữ liệu đó. Expensify cho phép bạn thêm chi phí bằng ứng dụng di động (có sẵn cho Android và iOS), sử dụng OCR SmartScan. Hoặc bạn có thể chọn tải lên trang web, biên lai được gửi đến một địa chỉ email chuyên dụng và tài khoản thẻ tín dụng cụ thể (cả cá nhân và doanh nghiệp). Bạn cũng có thể chụp ảnh biên nhận từ trình duyệt web bằng cách sử dụng tiện ích mở rộng Google Chrome hoặc nhập chúng bằng cách sử dụng Dropbox hoặc Evernote. Trang web có một màn hình mà bạn có thể nhập một số chi phí cùng một lúc, điền vào một biểu mẫu giống như bảng tính và sau đó tải lên hoặc đính kèm các biên lai liên quan. Lựa chọn đầu tiên để chụp dữ liệu là một ứng dụng di động. Bạn chụp ảnh hóa đơn tại điểm bán, chỉ định nó cho một báo cáo và sau đó để phần mềm thực hiện công việc nặng nhọc. Expensify thực hiện tốt công việc này (mặc dù không hoàn toàn dễ dàng như Ngân hàng Nhận tiền).

Tuy nhiên, quan trọng hơn giao diện người dùng (UI) thú vị là độ chính xác. Khả năng diễn giải văn bản trên một biên lai được quét là rất mẫu mực. Nó xác định chính xác tổng số viết nguệch ngoạc và tên nhà cung cấp mà không có sự giả mạo (Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị nó ở trạng thái "thô" mà không cần đoán về các danh mục). Người sử dụng hoặc người phê duyệt có thể phân chia chi phí, chẳng hạn như tách khách sạn ở lại với các khoản phí bữa ăn nhất định; và nó làm như vậy bằng cách sử dụng một quy trình đủ đơn giản và trực quan để làm cho khả năng phân chia chi phí trong ExpensePoint có vẻ khó xử.

Ngoài các danh mục kế toán (ví dụ: khách sạn hoặc bữa ăn), bạn có thể gắn thẻ chi phí với bất kỳ văn bản nào bạn cho là có ý nghĩa (chẳng hạn như tên dự án hoặc "ứng viên phỏng vấn công việc"). Bảng điều khiển web của người dùng cung cấp báo cáo khiêm tốn về số tiền bạn đã chi tiêu theo danh mục, thẻ và khoảng thời gian.

Không phải tất cả mọi thứ đều dựa vào việc chụp ảnh biên lai. Chi phí số dặm có thể được theo dõi bằng cách đọc khoảng cách hoặc chỉ số đo đường, hoặc bằng cách sử dụng GPS. Nói với ứng dụng rằng bạn có thể theo dõi chuyến đi của mình khi bắt đầu chuyến đi và mở rộng số liệu xem bạn đã lái xe bao xa. Mặc dù các ứng dụng khác chỉ ra quãng đường di chuyển bằng Google Maps, đôi khi bạn không đi từ Điểm A đến Điểm B (không đề cập đến sự cố đường cao tốc mà bạn phải tránh).

Giao diện người dùng web sạch và dễ hiểu như ứng dụng di động. Nó đã được nâng cấp gần đây và hiện cung cấp bốn lựa chọn: Hộp thư đến, Chi phí, Báo cáo và Cài đặt ở phía bên trái màn hình. Mỗi chi phí được chỉ định cho một báo cáo và sau đó có thể được gửi để phê duyệt từ màn hình Báo cáo. Expensify cho phép người quản lý quyết định tần suất các biên lai của nhân viên sẽ được "gộp lại" để người quản lý không bị làm phiền liên tục bởi các biên lai đến.

Expensify đảm nhận một số nhiệm vụ kế toán doanh nghiệp nhỏ là tốt. Chẳng hạn, bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng trong một giờ thời gian đi lại. Với tính năng lập hóa đơn (dựa vào Stripe), bạn có thể tạo và gửi hóa đơn cho bất kỳ ai, ngay cả khi họ không có tài khoản Expensify. Bạn có thể bắt đầu lập hóa đơn từ đầu hoặc sử dụng báo cáo chi phí hiện có và nếu các công cụ đi kèm với Expensify không đủ, phần mềm giúp bạn dễ dàng tích hợp với hầu hết các hệ thống thanh toán và hóa đơn của bên thứ ba.

Phần mềm thể hiện suy nghĩ tốt về chi phí đi lại, tích hợp với các ứng dụng khác để làm cho điều đó trở nên dễ dàng. Chẳng hạn, khi bạn đặt chỗ du lịch bằng NexTravel, Egencia, Locomote hoặc một trong các dịch vụ khác, thông tin nhận và chuyến đi sẽ được tự động điền vào Expensify. Tất cả bạn cần làm là điền vào một vài chi tiết. Và thậm chí sau đó, phần lớn công việc có thể được thực hiện cho bạn dưới dạng tính năng tự động phân loại tự động phát hiện loại người bán thẻ tín dụng, liên kết chi phí hàng không với danh mục chi phí vận chuyển.

Đó cũng là một chiến thắng trong việc tích hợp trong các lĩnh vực khác, chẳng hạn như dịch vụ xe hơi và bãi đậu xe, dịch vụ giao đồ ăn, công ty cung cấp thực phẩm và hệ thống hệ thống điểm bán hàng (POS). Mặc dù số lượng chức năng, nó không bao giờ áp đảo, và các video hướng dẫn hữu ích của nó hướng dẫn bạn qua từng tùy chọn.

Tự động hóa nhiều như bạn muốn

Tự động hóa là một tính năng quan trọng khi nói đến theo dõi chi phí. Các dịch vụ kế toán như Chiến lược hỗ trợ sử dụng các tính năng báo cáo chi phí tự động của Expensify.

Cũng như các ứng dụng khác, quản trị viên thiết lập các chính sách của công ty và chỉ định một số người dùng làm người phê duyệt. Trong số nhiều cài đặt có thể tùy chỉnh là tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn, tỷ lệ hàng giờ mặc định, phí trên mỗi diem, giới hạn danh mục (ví dụ: tối đa 2.000 đô la cho phí khách sạn) và tiền tệ.

Expensify tổ chức biên lai vào báo cáo, trên danh nghĩa. Nhân viên không quan tâm đến ý tưởng của một báo cáo. Họ chỉ muốn nhận biên lai và lấy lại tiền. Vì vậy, Expensify tùy chọn có thể tạo báo cáo tự động mỗi ngày, tuần hoặc tháng, khi "Hội nghị ở Las Vegas" không có ý nghĩa. Khi nhân viên gửi biên nhận tới ID email hoặc qua ứng dụng di động, nó sẽ tự động được thêm vào báo cáo mở. Với tùy chọn thu hoạch tự động được bật, Expensify kiểm tra các báo cáo mở hàng đêm (hoặc theo lịch bạn có thể đặt) và phê duyệt những báo cáo phù hợp với chính sách của công ty (giữ lại những vi phạm, sẽ chuyển sang báo cáo tiếp theo để được giải quyết).

Người phê duyệt không cần truy cập trang web để xem xét báo cáo của nhân viên; họ có thể phê duyệt trực tiếp từ hộp thư đến email của mình, bao gồm từ chối một chi phí duy nhất. Vi phạm chính sách được gắn thẻ và xác định rõ ràng, do đó, Kế toán có thể quyết định xem có nên đuổi theo nhân viên để nhận biên lai trễ hơn 90 ngày hay nghị định của anh ta về vấn đề đó.

Nhưng hầu hết các chi phí là trong chính sách và tầm thường. Expensify cho phép bạn bật một tính năng phê duyệt tự động, tự động phê duyệt và hoàn trả bất kỳ báo cáo nào mà không vi phạm chính sách. Điều đó cho phép kế toán viên và quản trị viên chú ý đến các chi phí đáng ngờ thay vì dành thời gian của họ để xem biên lai đỗ xe $ 5. Ngoài ra, tính năng tự động đồng bộ hóa cho phép quản trị viên đồng bộ trực tiếp với công cụ kế toán của công ty.

Chúng tôi thực sự thích độ sâu của các tính năng trong Expensify, nhưng đôi khi sự đơn giản của nó lại gây ra sự tự tin khi sử dụng phần mềm, chẳng hạn như tìm hiểu ý nghĩa của một báo cáo là "đóng" thay vì "xử lý". Hầu hết đây là một đường cong học tập sẽ không tồn tại lâu, nhưng nó tạo ra một vài "Huh?" khoảnh khắc. Dù bằng cách nào, công cụ này đủ phong phú để kiếm được vinh dự cao nhất của PCMag với tư cách là người chiến thắng trong sự lựa chọn của ban biên tập.