Microsoft onedrive để đánh giá và đánh giá doanh nghiệp

Microsoft OneDrive for Business (bắt đầu ở mức 5 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, được lập hóa đơn hàng năm) là câu trả lời của Redmond cho Google Drive for Work và các dịch vụ lưu trữ đám mây kinh doanh tương đương. Microsoft OneDrive for Business có thể được ghép nối với các phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint và Microsoft Word để chia sẻ không đau đớn và cộng tác nhóm. Bạn cũng có thể kết hợp nó với Microsoft Office 365, nơi có nhiều ứng dụng cũng như các phiên bản máy tính để bàn của các chương trình nói trên.

Nếu bạn cần các công cụ cộng tác và quản lý tài liệu mạnh mẽ hơn, thì hãy thử Zoho Docs Standard, Biên tập viên của chúng tôi trong danh mục đó. Về mặt lưu trữ, Microsoft OneDrive for Business là một giải pháp vững chắc và không có trí tuệ cho những người đã chuẩn hóa trên các nền tảng Office, Office 365 hoặc SharePoint của Microsoft. Tuy nhiên, khi nói đến các tính năng cộng tác tuân thủ và tích hợp, nó chậm hơn một chút so với Dropbox Business, người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập trong danh mục lưu trữ đám mây kinh doanh.

Bạn có thể mua tài khoản Microsoft OneDrive for Business độc lập bằng cách đăng ký một trong hai gói. Gói 1 có giá $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng và bao gồm 1 TB dung lượng cho mỗi người dùng, tải lên tệp lên tới 15 GB và khả năng đồng bộ hóa tệp trên tất cả các thiết bị của bạn (Mac, PC, điện thoại thông minh và máy tính bảng). Gói 2 có giá $ 10 mỗi người dùng mỗi tháng và bao gồm 5 TB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng để đăng ký với ít nhất năm người dùng (nếu không, 1 TB). Kế hoạch 2 bổ sung tính năng ngăn ngừa mất dữ liệu, các công cụ quản trị mạnh mẽ hơn và khả năng lưu giữ các tài liệu bị xóa và chỉnh sửa.

Microsoft OneDrive for Business được bao gồm trong bộ Microsoft Office 365 Business và Enterprise (có giá khởi điểm $ 8, 25 mỗi tháng), bao gồm các phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, Microsoft Word và Microsoft PowerPoint và các chương trình khác của Microsoft. Nó cũng bao gồm truy cập ngoại tuyến và hỗ trợ điện thoại 24/7. Tất cả các gói Microsoft Office 365 đều có bản dùng thử miễn phí một tháng mà không cần thẻ tín dụng. Tuy nhiên, nếu bạn cần thêm thời gian để quyết định, thì bạn có thể gia hạn dùng thử thêm 30 ngày nữa bằng cách thêm chi tiết thanh toán.

Bắt đầu với OneDrive

Đăng ký là không có mồ hôi: Chỉ cần cung cấp một số thông tin liên lạc, tạo tên người dùng và mật khẩu, và bạn tốt để đi. Tên người dùng của bạn trong trường hợp này là yourcompany.onmicrosoft.com . Ngoài ra, nếu bạn đã có đăng ký Microsoft, thì bạn có thể thêm Microsoft OneDrive for Business vào tài khoản hiện có. Bạn cũng có thể tải xuống một ứng dụng máy tính để bàn đồng bộ với tài khoản của bạn. Các ứng dụng cho Android, iOS, Windows Phone và thậm chí Xbox đều khả dụng.

Giao diện người dùng (UI) Microsoft OneDrive for Business rất sạch sẽ và có phần giống với Google Drive for Work. Trên thanh bên trái là một menu với các liên kết đến tất cả các tệp, các tệp gần đây và các tệp đã được chia sẻ với bạn. Trên đầu bảng điều khiển của bạn là các nút cho Mới, Tải lên và Đồng bộ hóa. Ở trên cùng bên phải là một dấu hỏi; nhấp vào các dấu chấm hỏi trong mô-đun Trợ giúp với một số thông tin Bắt đầu ở phía bên phải màn hình.

Khi đăng nhập lần đầu tiên, bạn được nhắc đồng bộ hóa tất cả các tệp của mình vào Microsoft OneDrive for Business. Nếu bạn có nhiều gigabyte tệp (và ai không), thì bạn nên sử dụng máy khách để bàn. Bạn cũng có thể tải lên các tệp và thư mục riêng lẻ và mời người khác đến chúng. Để chia sẻ tệp và thư mục, bạn có thể nhận liên kết công khai hoặc nhập địa chỉ email hoặc tên của bất kỳ ai đã được mời vào tài khoản của bạn. Sau đó, bạn có thể chọn có yêu cầu đăng nhập hay không và có nên gửi thư mời hay không. Điều này có nghĩa là bạn có thể chia sẻ tài liệu một cách tự do với người dùng bên ngoài. Quyền được giới hạn để xem hoặc chỉnh sửa. Từ cửa sổ bật lên này, bạn cũng có thể thấy người mà bạn đã chia sẻ tài liệu hoặc thư mục và ngừng chia sẻ.

Vào tháng 6, Microsoft đã thông báo rằng họ sẽ thêm tính năng Di chuyển thư mục đã biết (KFM) cho tính năng OneDrive để cho phép một nút duy nhất chuyển nội dung từ các thư mục Desktop, Documents và Pictures sang OneDrive. Các thư mục đã biết là các con trỏ cho phép bạn chuyển tài liệu, máy tính để bàn và hình ảnh vào OneDrive.

Chia sẻ và hợp tác tài liệu

Mặc dù Microsoft OneDrive for Business có nhiều điểm tương đồng với Google Drive for Work, Microsoft không đề xuất OneDrive for Business làm nền tảng chia sẻ. Thay vào đó, nó trỏ đến các trang nhóm, được lưu trữ bởi Microsoft SharePoint Online, nơi cung cấp bảng điều khiển được chia sẻ. Tuy nhiên, Microsoft OneDrive for Business có thể được sử dụng giống như Google Drive for Work để chia sẻ, chỉnh sửa và nhận xét về các tệp với đồng nghiệp. Bạn có thể chia sẻ các thư mục và tệp trên cơ sở đặc biệt và sử dụng các chương trình Microsoft Office trực tuyến để cộng tác. Tùy thuộc vào bạn nếu bạn muốn sử dụng cả hai sản phẩm cùng nhau (Office 365 có bao gồm một trang nhóm) hay không.

Nếu bạn đồng bộ hóa các tệp Microsoft OneDrive for Business của mình với ứng dụng máy tính để bàn, thì bạn có thể truy cập chúng ngay cả khi ngoại tuyến, tiện dụng cho khách du lịch. Bạn cũng có thể truy cập tài liệu của mình bằng cách sử dụng các ứng dụng di động cho Android, iOS và Windows Phone.

Microsoft cung cấp một thư viện nội dung trợ giúp khổng lồ, bao gồm thông tin hướng dẫn và xử lý sự cố. Đôi khi có thể gây nhầm lẫn vì luôn có nhiều phiên bản của hệ điều hành (HĐH) và phần mềm của nó, vì vậy bạn phải ghi nhớ điều đó khi bạn tìm kiếm. Ngoài ra còn có một cộng đồng trực tuyến nơi bạn có thể đặt câu hỏi của người dùng và người kiểm duyệt khác. Bạn cũng có thể đặt câu hỏi thông qua trợ lý ảo nhưng điều đó chỉ đơn giản là kéo kết quả tìm kiếm lên. Nếu bạn mua Microsoft OneDrive for Business như một phần của Office 365 dành cho doanh nghiệp, thì bạn sẽ nhận được hỗ trợ qua điện thoại 24/7. Bạn cũng có thể tạo một vé hỗ trợ hoặc các câu hỏi tweet cho @MicrosoftHelps.

Tích hợp và bảo mật

OneDrive for Business có nhiều lựa chọn tích hợp sẵn có với các dịch vụ web phổ biến. Đó là những điều tốt, nhưng như bạn mong đợi, nơi OneDrive tỏa sáng ở mức độ tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft (đặc biệt là Office 365), loạt dịch vụ back-end Office Online bao gồm SharePoint Online, cũng như bộ máy tính để bàn của Sản phẩm văn phòng 2016. Kể từ năm 2015, cũng đã có giao diện lập trình ứng dụng (API) OneDrive for Business đặc biệt. Giống như hầu hết các API tích hợp web, nó dựa trên REST và rất phù hợp với mọi doanh nghiệp tập trung vào Microsoft. Trong khi số lượng tích hợp sản phẩm hiện tại còn thô sơ, có rất nhiều tiềm năng để phát triển mới. Điều đó sẽ rất thú vị đối với các công ty có cổ phần đáng kể trong việc sử dụng các sản phẩm SharePoint và Microsoft Office nói chung và với hệ sinh thái đối tác khổng lồ của Microsoft, bạn có thể hy vọng sẽ thấy số lượng tích hợp giá trị gia tăng ngày càng tăng theo thời gian.

Đáng ngạc nhiên, với sự đầu tư lớn vào các trung tâm dữ liệu toàn cầu với khả năng bảo mật tiên tiến, Microsoft không đảm bảo rằng OneDrive for Business tuân thủ Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế (HIPAA), mặc dù Microsoft chỉ ra điều này chủ yếu vì không có chứng nhận cho HIPAA tuân thủ. Nó chỉ ra rằng sản phẩm đã trải qua kiểm toán để đảm bảo tuân thủ ISO 27001 và nó sẽ ký thỏa thuận liên kết kinh doanh của HIPAA. Nhưng điều này không có cách nào đảm bảo sự tuân thủ của HIPAA trong tổ chức của bạn, đó sẽ là giữa bạn và kiểm toán viên. Về mặt tích cực, tất cả dữ liệu được mã hóa đến và từ máy khách đến máy chủ thông qua SSL. Dữ liệu còn lại được mã hóa bằng các khóa mã hóa AES 256 bit được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu nội dung SharePoint được liên kết. Vì các khóa được lưu trữ dưới sự kiểm soát của Microsoft, nên có thể truy cập dữ liệu, nhưng được kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thống khóa cho phép quản trị viên truy cập dữ liệu được kiểm toán trong một thời gian ngắn cho mục đích khắc phục sự cố.

Một lợi thế lớn mà OneDrive for Business có là tích hợp riêng với dịch vụ Active Directory (AD) của Microsoft và điều này cũng mở rộng cho đối tác dựa trên đám mây, Azure Active Directory. Mặc dù AD là tùy chọn Đăng nhập một lần duy nhất (SSO) ngay bây giờ, nhưng điều đó không quá tệ vì AD, cho đến nay, là nền tảng quản lý nhận dạng cấp doanh nghiệp và SSO được sử dụng phổ biến nhất. Ngoài ra còn có một tính năng xác thực hai bước riêng có thể được bật hoặc tắt từ cài đặt tài khoản, vì vậy bạn có thể thêm một lớp bảo mật bổ sung nếu phù hợp với bạn.

Chia sẻ tập tin đơn giản, lưu trữ lớn

Microsoft OneDrive for Business cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng (1 TB hoặc 5 TB, tùy theo gói). Nhưng nó hoạt động tốt nhất khi được tích hợp với Microsoft Office 365, bao gồm các phiên bản phần mềm năng suất trực tuyến và máy tính để bàn của Microsoft cũng như Microsoft SharePoint Online, cho phép chia sẻ tài liệu và cộng tác với một nhóm. Tuy nhiên, đối với cửa hàng cộng tác một cửa, hãy xem xét Người chiến thắng trong Chỉ dành cho Hệ thống của Ascensio hoặc Người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên. Điều đó nói rằng, là một giải pháp lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp độc lập, đó là một giải pháp độc lập tốt, đặc biệt là cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đã tiêu chuẩn hóa các công cụ năng suất khác của Microsoft.