Đánh giá và đánh giá kế hoạch của Microsoft

Microsoft Planner được thiết kế để trở thành nơi các thành viên trong nhóm hợp tác quản lý và thảo luận công việc, sử dụng phương pháp kanban. Để có Planner, bạn phải đăng ký tài khoản cấp doanh nghiệp Office 365. Do yêu cầu này, rất khó có ai mà chưa đăng ký sẽ chọn sử dụng nó. Nhưng nếu bạn có nó và sử dụng các ứng dụng khác của Microsoft, Planner dễ dàng liên kết với phần còn lại của công việc, cho dù đó là cơ sở dữ liệu thông tin, email hoặc lịch của bạn.

Planner là một dịch vụ ổn, nhưng không phải là một dịch vụ xuất sắc. Những lợi ích chính khi sử dụng nó phải được thực hiện với thực tế là nó tích hợp dễ dàng với các ứng dụng Office 365 khác. Trên giấy, sự tích hợp đó nghe có vẻ tuyệt vời. Trong thực tế, nó rất ấn tượng. Bạn có thể có trải nghiệm tương tự hoặc tốt hơn bằng cách kết nối bất kỳ ứng dụng kanban tốt nhất nào, chẳng hạn như Editana 'Choice Asana hoặc một ứng dụng được đánh giá cao khác như Volerro, Wrike hoặc Leankit, với email, lưu trữ đám mây, ứng dụng ghi chú và v.v.

Giá cả và kế hoạch

Như đã đề cập, để có được Microsoft Planner, bạn phải có tài khoản Microsoft Office 365 dành cho doanh nghiệp. Những cái bao gồm Planner là Business Essentials, Business Premium (nhưng không phải là đơn giản gọi là Business) và tài khoản doanh nghiệp. Business Essentials có giá $ 6 mỗi người mỗi tháng, với chiết khấu nếu bạn trả hàng năm. Premium Premium có giá $ 15 mỗi người mỗi tháng, cũng được giảm giá khi thanh toán hàng năm. Hãy nhớ rằng các tài khoản đó bao gồm một loạt các ứng dụng và dịch vụ khác: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams và trong trường hợp tài khoản Premium, tất cả các ứng dụng Microsoft Office cốt lõi cũng vậy. Về mặt giá trị, bạn thực sự nhận được rất nhiều cho giá cả.

Điều đó nói rằng, có những công cụ cộng tác kiểu kanban độc lập mà bạn có thể mua và bắt đầu sử dụng ngay lập tức, bất kể bạn có thiết lập tài khoản Microsoft hay không và chúng có bán với nhiều mức giá khác nhau.

KanbanFlow là một trong những lựa chọn ít tốn kém nhất. Gói trả phí có phí $ 5 mỗi người mỗi tháng hoặc nếu bạn muốn trả hàng năm, $ 54 mỗi người mỗi năm. Volerro cũng có mức giá thấp, chỉ 7, 99 đô la mỗi người mỗi tháng cho tài khoản Nhóm doanh nghiệp của mình. Trello, một trong những ứng dụng Kanban phổ biến nhất, tính phí $ 119, 88 mỗi người mỗi năm, tương đương 9, 99 đô la mỗi người mỗi tháng. Sự lựa chọn của biên tập viên Asana có giá 11, 99 đô la một người mỗi tháng, hoặc 119, 88 đô la mỗi người nếu bạn trả tiền hàng năm.

Trên cao cấp của phạm vi giá là LeanKit và Zenkit. Leankit tính phí bất cứ nơi nào từ $ 228 mỗi người mỗi năm đến $ 588 mỗi người mỗi năm, tương ứng với $ 19 và $ 49 mỗi người mỗi tháng, tương ứng. Zenkit có giá $ 348 mỗi người mỗi năm, tương đương với $ 29 mỗi người mỗi tháng.

Nhiều ứng dụng trong số này cũng có một lớp dịch vụ miễn phí mà bạn có thể sử dụng với một số hạn chế, mặc dù Microsoft Planner không có.

Lập kế hoạch như Kanban

Planner chạy như một ứng dụng web, mặc dù cũng có những ứng dụng có thể tải xuống cho Windows, iOS và Android.

Nếu bạn không quen thuộc với kanban, một ví dụ cổ điển giúp giải thích cách kanban hoạt động là có các cột được gắn nhãn Làm, Làm và Thực hiện. Khi các cột này được thiết lập, bạn đặt thẻ vào chúng. Hãy tưởng tượng các ghi chú dán được sắp xếp thành các cột trên một bảng. Mỗi thẻ hoặc ghi chú dán có một nhiệm vụ được viết trên đó. Các thẻ bắt đầu trong cột Công việc. Mọi người có nhiệm vụ được giao cho họ. Khi người được giao bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, cô ấy di chuyển thẻ vào cột Làm. Khi cô ấy thực hiện nhiệm vụ, cô ấy có thể thêm ý kiến ​​vào ghi chú dán về tiến trình của mình. Ông chủ của cô cũng có thể viết bình luận trên thẻ nhiệm vụ, quá. Khi tác vụ hoàn thành, người được chuyển sẽ chuyển thẻ sang cột Xong.

Bạn không cần phải tuân theo sự sắp xếp Việc cần làm, Làm, Hoàn thành. Các ứng dụng Kanban, bao gồm Planner, cho phép bạn đặt tên cho các cột theo cách bạn muốn. Tuy nhiên, một lưu ý: Trong Planner, các cột được gọi là "xô."

Trong Planner, mỗi thẻ có thể có nhiều chi tiết được thêm vào, chẳng hạn như tiêu đề (thường là tên nhiệm vụ), mô tả, người được giao, ngày đáo hạn, tệp đính kèm, nhận xét từ các cộng tác viên khác, danh sách kiểm tra và ngày bắt đầu. Mỗi thẻ trong Planner cũng có một lựa chọn thả xuống cho ba giai đoạn: Chưa bắt đầu (mặc định), Đang tiến hành và Đã hoàn thành. Khi nhiệm vụ kết thúc, bạn chọn tùy chọn Hoàn thành hoặc thay vào đó bạn có thể nhấn hộp kiểm. Thẻ đã hoàn thành biến mất khỏi chế độ xem, trừ khi bạn chọn hiển thị chúng từ một tùy chọn ở cuối mỗi cột.

Tôi giải thích thiết lập này rất chi tiết vì có điều gì đó bất ngờ đã xảy ra khi tôi thử nghiệm ứng dụng. Khi tôi di chuyển các thẻ đã hoàn thành từ thùng / cột này sang cột khác, chúng trở lại trạng thái Chưa bắt đầu. Trong kịch bản của tôi, tôi đặt tên cột cuối cùng bên phải Đã hoàn thành và tôi muốn lưu tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành ở đó để xem xét. Nhưng như tôi đã nói, khi tôi kéo một thẻ từ một cột khác vào cột đó, thẻ đột nhiên tự đánh dấu là Chưa bắt đầu. Nếu sau đó tôi kiểm tra hộp để đánh dấu nó là hoàn thành một lần nữa, nó sẽ biến mất khỏi tầm nhìn hoàn toàn. Ở dưới cùng của cột tôi tìm thấy một cái gì đó tôi có thể nhấp vào để hiển thị cho tôi các nhiệm vụ đã hoàn thành. Khi tôi nhấp để kích hoạt tùy chọn đó, các thẻ của tôi xuất hiện trở lại, chuyển sang màu xám và bị loại bỏ, như tôi đã hy vọng và mong đợi ban đầu. Bây giờ khi tôi kéo các thẻ đã hoàn thành vào thùng đó, chúng vẫn ở trạng thái Hoàn thành chỉ khi tôi đặt chúng ở dưới cùng của cột trong số các mục Hoàn thành khác.

Cách nó hoạt động, có quá nhiều chỗ cho lỗi. Đó là một vấn đề lớn cho một nhiệm vụ đi từ Hoàn thành đến Chưa bắt đầu chỉ vì bạn kéo nó đến phần sai của coulmn chính xác. Đó là loại thông tin sai lệch có thể ném cả một đội. Công việc đã được thực hiện sẽ hiển thị trong các báo cáo là không được thực hiện và có thể cũng đã quá hạn.

Nhiều khía cạnh khác của Microsoft Planner hoạt động như mong đợi và một số hoạt động tốt hơn mong đợi. Ví dụ: khi bạn mở thẻ để xem chi tiết đầy đủ của nó và thêm vào chúng, có các hộp kiểm hỏi bạn có muốn đưa phần thông tin vào giao diện Board của thẻ không. Khi tôi tải tệp hình ảnh lên thẻ, tôi muốn xem những hình ảnh đó, vì chúng thường là những lời nhắc trực quan tốt về nội dung của thẻ, mặc dù những người khác có thể thích ẩn chúng để tiết kiệm không gian màn hình. Thật tuyệt khi có tùy chọn. Trong Trello và một vài ứng dụng kanban khác, bạn thường không có tùy chọn để bao gồm hoặc loại trừ chi tiết xuất hiện trên thẻ trong chế độ xem Board. Tôi thậm chí đã chạy vào một ứng dụng, KanbanFlow, không hiển thị hình ảnh được gắn vào thẻ trong chế độ xem Hội đồng.

Một tính năng hữu ích khác, chế độ xem Biểu đồ, hiển thị tóm tắt các nhiệm vụ chưa được bắt đầu, đang tiến hành, quá hạn và hoàn thành. Khung nhìn này cung cấp bảng phân tích các nhiệm vụ được giao cho từng thành viên trong nhóm và trạng thái của họ.

Quirks và thiếu gì

Planner có nhiều hơn một vài quirks. Đôi khi tôi mất vài phút để tìm ra cách thực hiện các hành động rất đơn giản, chẳng hạn như thêm một Bảng vào danh sách yêu thích của tôi. Trong các ứng dụng khác, chỉ cần nhấp vào một ngôi sao ở đầu trang, trong khi ở Planner không có ngôi sao nào như vậy; một danh sách các mục yêu thích không có trong Cài đặt (hơn nữa, tùy chọn Cài đặt sẽ đưa bạn đến cài đặt cho Office 365, không phải Planner); và tôi không thể làm điều đó bằng cách kéo biểu tượng dự án từ vị trí hiện tại của nó vào danh sách yêu thích, vì kéo và thả không được hỗ trợ trong thanh menu. Cuối cùng, tôi đã tìm thấy tùy chọn "Thêm vào / Xóa khỏi mục ưa thích" ở cuối trình đơn mở ra từ dấu chấm lửng. Hầu hết các lựa chọn khác trong danh sách này đưa bạn đến một ứng dụng Office khác, vì vậy nó vẫn không có ý nghĩa với tôi tại sao Thêm vào / Xóa khỏi mục ưa thích là một trong những lựa chọn đó.

Không có thanh tìm kiếm, một thiếu sót lớn. Nếu bạn cần một thẻ nhiệm vụ cụ thể, cách duy nhất để tìm hiểu là cuộn qua Bảng của bạn và săn. Tôi cũng ngạc nhiên khi không tìm thấy bất kỳ công cụ lọc. Một ví dụ phổ biến của công cụ lọc là một công cụ hiển thị tất cả các tác vụ đã quá hạn hoặc tất cả các tác vụ có thẻ hoặc nhãn nhất định hoặc tất cả các tác vụ được giao cho một người hoặc bộ phận nhất định nhưng vẫn được đưa ra trên bảng Kanban như bạn đã sắp xếp nó

Trong Planner, công cụ lọc gần nhất mà bạn có được là các tùy chọn một lần nhấp để xem tất cả các tác vụ theo người được chuyển nhượng hoặc theo trạng thái tiến trình. Ngay cả những công cụ lọc không thực sự, mặc dù. Trong cả hai trường hợp, khi Planner hiển thị cho bạn kết quả, các tiêu đề cột sẽ thay đổi. Nói cách khác, nếu bạn có các thùng cho Đơn hàng đã nhận, Xử lý đơn hàng, Đã hoàn thành đơn hàng, Đã giao hàng, tất cả đều biến mất và được thay thế bằng ba trạng thái tiến trình của Planner (Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Đã hoàn thành) hoặc tên của người được chuyển nhượng. Mặc dù bạn có thể thấy tất cả các nhiệm vụ được giao cho Claire, Mark và Yvonne, bạn sẽ mất bối cảnh sắp xếp Hội đồng.

Một sự thất vọng khác là không có đề cập @ trong Planner. Asana, Trello, Wrike và các ứng dụng kanban khác có chúng. Sử dụng biểu tượng @ trước tên của ai đó có nghĩa là bạn muốn cảnh báo người đó về nhận xét hoặc câu hỏi của bạn. Nhiều ứng dụng cộng tác sử dụng chúng, không chỉ các ứng dụng kanban. Người bạn đề cập nhận được thông báo, thường có một liên kết đưa họ đến đúng nhận xét. Planner nên thực sự có chúng. Mặt khác, các cộng tác viên có thể sẽ quay trở lại email để thảo luận về công việc và điều đó dường như chạy ngược lại với toàn bộ quan điểm của một ứng dụng cộng tác.

Bạn cũng sẽ không tìm thấy đồng hồ bấm giờ trong Planner, mặc dù Wrike và KanbanFlow có chúng. Bạn cũng không nhận được các đường bơi, nghĩa là, một khung nhìn của bảng trong đó đường ngang cũng được đưa ra một giá trị giống như cách tiêu đề cột. Một chế độ xem thông thường trong ứng dụng kaban có thể lọc các hàng bởi người được giao hoặc bộ phận chịu trách nhiệm. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm và các ứng dụng khác có chúng.

Tích hợp

Tích hợp dễ dàng của Planner với các ứng dụng Office khác là một lợi thế thực sự, nhưng đó cũng là một thứ không nên bán quá mức. Đúng là bạn có thể dễ dàng lấy các tệp từ OneDrive để gắn vào thẻ hoặc tận dụng SharePoint theo cách tương tự, nhưng một số khả năng đó thực sự không khác nhiều so với kết nối Asana với Google Drive hoặc Dropbox hoặc bất kỳ nhà cung cấp lưu trữ trực tuyến nào bạn sử dụng.

Hầu hết các ứng dụng Kanban tích hợp với lưu trữ đám mây và chúng không có nhiều thiết lập ngoài việc xác thực chúng. Tích hợp khác thường có thể với các công cụ thường được sử dụng, chẳng hạn như email và lịch. Đối với các ứng dụng khó hiểu hơn hoặc để tự động hóa cụ thể giữa các ứng dụng bạn tích hợp, bạn có thể thường xuyên chuyển sang Zapier để được trợ giúp. Zapier là một dịch vụ tạo ra sự tích hợp và tự động hóa giữa các dịch vụ và ứng dụng trực tuyến cho bạn, mà không yêu cầu bạn phải có bất kỳ kỹ năng lập trình nào. Trello, Asana, Wrike và một số ứng dụng kanban khác được hỗ trợ bởi Zapier. Microsoft Planner không có trong mạng Zapier.

Các khả năng tích hợp khác trong Planner kém ấn tượng hơn khi tôi thực sự đưa chúng vào thử nghiệm. Ví dụ, tôi đã hy vọng rằng việc nhấp vào nút có nhãn Cuộc hội thoại sẽ mở một diễn đàn thảo luận cho Hội đồng đó, với tất cả các thành viên được mời tự động. Thay vào đó, tôi được đưa vào Microsoft Outlook, nơi các tùy chọn của tôi là soạn thảo một email mới cho mọi người trong nhóm, thêm nội dung cho mọi người xem qua SharePoint, tải tệp lên để chia sẻ qua email hoặc kết nối các ứng dụng khác. Các ứng dụng cộng tác có nguy cơ mất đi sự hấp dẫn nếu chúng gửi lại cho bạn email hoặc bất kỳ công cụ cũ nào không đáp ứng nhu cầu hợp tác của bạn ngay từ đầu.

Sử dụng hạn chế

Để hợp tác và quản lý công việc nhẹ nhàng, Planner hoàn thành công việc, nhưng nó thiếu ở một số lĩnh vực. Nó thiếu một vài thứ mà tôi cho là cơ bản, chẳng hạn như thanh tìm kiếm, bộ lọc và thông báo cho @ đề cập, cũng như một số tính năng tôi chỉ mong đợi trong các phiên bản nâng cao của công cụ kanban, như bộ đếm thời gian tác vụ và đồ bơi. Nếu bạn đang cần một ứng dụng kanban mạnh mẽ, tôi khuyên bạn nên thay thế Asana của Biên tập viên, hoặc các ứng dụng được xếp hạng hàng đầu khác, Wrike, Volerro và Leankit. Nếu bạn đã có tài khoản Office 365 bao gồm quyền truy cập vào Planner và bạn chưa quyết định liệu bạn có cần ứng dụng kanban để cộng tác hay không, bạn chỉ có thể sử dụng nó, nhưng chỉ khi công việc bạn cần quản lý khá nhẹ .