Nhận xét và đánh giá ngân hàng

Nhớ ngày xưa của quy trình giấy? Các gói phần mềm theo dõi chi phí ngày nay dường như mô phỏng các kỹ thuật này. Đó là thời gian chúng tôi sẽ nhét một phong bì chứa đầy các biên lai và kết hợp nó với một báo cáo kiểu bảng tính chi tiết cách chúng tôi tiêu tiền của công ty. Sau khi người quản lý bộ phận ký tên, bộ phận kế toán còn lại để kiểm tra xem mọi biên lai có giải thích thỏa đáng hay không, và ngược lại. Ngân hàng tiếp nhận (bắt đầu ở mức 14, 99 đô la mỗi tháng cho một người dùng solo) có cách tiếp cận hơi khác, có thể phù hợp với một số doanh nghiệp nhỏ. Nó hoạt động rất mạnh mẽ và thành công trong việc đáp ứng các khoản thu riêng lẻ thay vì "báo cáo" chính thức. Nó cho phép bất cứ ai được cấp trạng thái "người phê duyệt" để đồng ý hoàn trả. Và nó phụ thuộc rất nhiều vào việc tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba, đặc biệt là các ứng dụng kế toán dựa trên đám mây, để thực hiện việc nâng vật nặng. Mặc dù nếu bạn đang tìm kiếm quản lý chi phí hàng đầu truyền thống hơn, hãy xem Lựa chọn của ban biên tập, Chứng nhận ngay, Rydoo và Expensify.

Đếm số giao dịch, không phải người dùng

Thay vì tính phí trên mỗi người dùng đang hoạt động, cũng như Expensify, chương trình thanh toán của Ngân hàng Nhận được dựa trên số lượng mặt hàng được xử lý mỗi tháng. Các doanh nhân độc thân muốn theo dõi chi phí có thể bắt đầu với giá 14, 99 đô la mỗi tháng cho 50 mặt hàng được xử lý, 29, 99 đô la cho 100 mặt hàng được xử lý hoặc 44, 99 đô la cho 150 mặt hàng và tiếp tục lên tới 202, 49 đô la cho 675 mặt hàng. Các doanh nghiệp có nhiều hơn một người dùng trả 25 đô la mỗi tháng cho 50 mặt hàng được xử lý, 40 đô la cho 100 mặt hàng, 55 đô la cho 150 mặt hàng và lên tới 220 đô la cho 675 mặt hàng.

Tuy nhiên, số lượng đó đang ở mức trung bình ba tháng, do đó, bạn có thể có một lịch trình du lịch nặng nề vào tháng 9 sau đó là hai tháng nhàn rỗi, mà không phải nâng cấp vì một hội nghị hàng năm, chẳng hạn. Tất cả các đăng ký này bao gồm quét nhận dạng ký tự quang học (OCR) tự động, bảo mật Lớp cổng bảo mật 256 bit (SSL) (có nghĩa là người dùng có thể từ bỏ việc sử dụng mạng riêng ảo (VPN) nếu gửi biên nhận từ đường), tích hợp với các ứng dụng kế toán trực tuyến (bao gồm cả Intuit QuickBooks) và chia sẻ dữ liệu với một tổ chức riêng biệt, điển hình là kế toán doanh nghiệp nhỏ hoặc kế toán viên của công ty.

Và một cái gì đó không được cung cấp bởi bất kỳ dịch vụ nào khác: Một dịch vụ dành cho người lao động tự làm việc miễn phí nếu giới hạn ở 10 lần quét biên nhận một tháng. Mặt khác, nó có giá 24, 99 đô la cho 50 lần quét mỗi tháng và 49, 99 đô la một năm cho hơn 50 lần quét. Thật không may, không có tư cách thành viên miễn phí, nhưng có bản dùng thử miễn phí 14 ngày được cung cấp cho gói người dùng đơn lẻ. Vì muốn thử nghiệm quy trình phê duyệt, tôi đã yêu cầu và nhận bản dùng thử miễn phí phiên bản nhiều người dùng.

Chụp ảnh, chụp dữ liệu

Cũng như các ứng dụng chi phí khác, bạn nhập dữ liệu vào Ngân hàng nhận bằng ứng dụng di động, tải lên trình duyệt web, bằng cách chuyển tiếp email đến ID chuyên dụng cho từng nhân viên hoặc thông qua đồng bộ hóa thẻ tín dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp. Nó cũng có một vài cách độc lập để nhận dữ liệu vào hệ thống. Ngân hàng nhận có thể nhập biên lai và hóa đơn từ PayPal hoặc Dropbox. Điều thứ hai đặc biệt thú vị: Nhân viên có thể nhét biên lai của họ vào thư mục Dropbox chuyên dụng, từ đó Ngân hàng Biên lai trích xuất các tệp mỗi 24 giờ. Sau khi xử lý chúng, nó di chuyển các biên lai sang một thư mục chuyên dụng khác.

Ứng dụng di động của Ngân hàng Nhận là một người chiến thắng rõ ràng trong bộ phận dễ sử dụng, thực sự giảm thiểu thời gian nhân viên dành thời gian để làm phiền với việc nhập dữ liệu. Bạn chụp ảnh hóa đơn, nhấp vào "gửi để xử lý" và một lúc sau, dữ liệu được phân tích sẽ hiển thị để bạn kiểm tra kỹ và gửi cho người phê duyệt. Một trình tiết kiệm thời gian thực sự tuyệt vời mà chúng ta đã thấy ở bất kỳ nơi nào khác: Bạn có thể đặt máy ảnh để chụp một số biên lai, lần lượt, hoặc một biên lai có nhiều hơn một trang. Ngân hàng nhận làm hết sức để xác định ngày giao dịch, tiền tệ, thuế, nhà cung cấp và danh mục. Nếu nó nhận ra thẻ tín dụng được sử dụng cho giao dịch, nó sẽ đồng bộ các hồ sơ với ứng dụng kế toán của bạn, vì vậy bạn không phải nhập một mục hai lần.

Mặt khác, không có cách nào để tự nhập một khoản chi phí mà không có một loại biên lai nào? đó có thể là một vấn đề cho việc mở rộng, giả sử, mẹo bạn để lại cho quản gia phòng khách sạn của bạn. Khi được hỏi, một đại diện công ty đề nghị thêm một ghi chú viết tay.

Quá trình OCR mất nhiều thời gian hơn chúng tôi muốn. Trong các thử nghiệm dường như mất khoảng một giờ, mặc dù chúng tôi không sử dụng đồng hồ bấm giờ. Tuy nhiên, Ngân hàng Nhận làm cho nó đáng để chờ đợi. Nó thực hiện một công việc tốt đáng chú ý trong việc biến chữ viết tay cẩu thả thậm chí cố ý viết nguệch ngoạc thành văn bản chính xác. Khi chúng tôi chuyển tiếp hóa đơn Uber từ chuyến đi Budapest đến địa chỉ email cá nhân, Ngân hàng Biên lai đã quét chính xác khoản phí Forint của Hungary, thực hiện giao dịch tiền tệ và ghi lại đô la Mỹ vào trường chi phí. Một điểm cộng nữa: Nếu bạn cần, có thể dễ dàng phân chia hóa đơn kết hợp, hóa đơn khách sạn, thành các chi tiết đơn hàng riêng lẻ.

Nhiều thông tin có thể được nắm bắt và quản lý, quá. Trong số đó: Bạn có thể tạo quy tắc cho một nhà cung cấp cụ thể, luôn chỉ định các giao dịch của nó cho một danh mục hoặc khách hàng cụ thể. Bạn có thể chia chi phí. Và bạn có thể xuất dữ liệu chi phí cá nhân của mình sang PDF hoặc bảng tính, như Microsoft Excel. Bảng điều khiển của trang web hiển thị một mục và tóm tắt sử dụng. Hộp thư đến hiển thị các biên lai nổi bật, tùy chọn bao gồm các danh mục, khách hàng hoặc tên dự án. Trên một màn hình, bạn có thể chỉnh sửa đồng thời một số mục trước khi bạn thêm chúng vào báo cáo và gửi phê duyệt.

Công cụ để làm kế toán hạnh phúc

Ngân hàng nhận có ba cấp độ người dùng: quản trị viên, người phê duyệt chi phí và người dùng cơ bản. Quản trị viên đặt quy tắc và chính sách của công ty và có quyền truy cập vào toàn bộ hộp thư đến. Người phê duyệt có vai trò hơi khác nhau: Họ không thể thay đổi cài đặt tài khoản, nhưng bất kỳ người phê duyệt nào cũng có thể đăng xuất trên bất kỳ báo cáo nào của người gửi, mà không có hệ thống phân cấp chính thức. Công ty có kế hoạch mang lại nhiều người phê duyệt vào mùa thu này.

Ba cấp độ này cũng có nghĩa là các phương thức phê duyệt của Ngân hàng Nhận tiền khác với bất kỳ phương thức nào khác mà chúng tôi đã làm việc cùng. Người tiếp cận được thông báo có bao nhiêu mặt hàng đang chờ sự chú ý của họ. Là người phê duyệt, bạn có thể nhấp vào chính mục đó để xem thêm chi tiết, bao gồm ảnh của biên nhận. Phê duyệt là hoàn toàn thủ công. Nếu bạn thấy thứ gì đó bạn không thích, bạn có thể nhấp vào biểu tượng cờ nhỏ phía trước mục đó; bạn cũng có thể để lại một ghi chú. Nhưng không có cách nào để tự động gắn cờ vi phạm chính sách và cách duy nhất để gửi lại một mục có vấn đề cho nhân viên là gửi một bản sao CSV hoặc PDF của mục đó bằng cách sử dụng tính năng email hơi khó hiểu.

Ngoài ra, Ngân hàng Nhận không yêu cầu người dùng dựa vào báo cáo chi phí. Người dùng không phải gửi hoặc tạo bộ sưu tập "chuyến đi đến New York"; một quản trị viên văn phòng có thể chỉ định biên lai cho một báo cáo thay mặt họ. Bạn cũng có thể cấp quyền truy cập cho kế toán hoặc kế toán của mình để thêm các mục mới, chỉnh sửa các mục, trích xuất hoặc đẩy dữ liệu từ tài khoản của bạn.

Thiết lập rất dễ dàng: Khu vực Tùy chọn cho phép bạn duy trì cả thiết lập cá nhân và những người dùng của bạn. Thật thú vị, khi bạn thêm người dùng, bạn (không phải người dùng) cung cấp mật khẩu (mật khẩu được đề xuất cho bạn), sau đó được gửi qua email cho người dùng.

Ngân hàng Biên lai thực sự tỏa sáng khi tích hợp với các chương trình kế toán, bắt đầu với số lượng ngân hàng hỗ trợ: Xero, Intuit QuickBooks và FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One và Sage 50. Bạn chỉ có thể kết nối Ngân hàng Nhận chương trình kế toán tại một thời điểm. Khi tôi tích hợp hệ thống với tài khoản FreshBooks của mình, nó đã mang đến tất cả các danh mục được sử dụng, cũng như tên dự án và khách hàng. Sau đó, nó phụ thuộc vào ứng dụng bên ngoài cho tất cả mọi thứ, từ các khoản bồi hoàn chi phí cho các tài khoản phải trả cho các xu hướng báo cáo. Bạn không thể thêm các danh mục hoặc dự án mới một cách nhanh chóng. Thay vào đó, bạn phải truy cập FreshBooks (hoặc bất kỳ hệ thống nào bạn đang sử dụng), thêm chúng vào đó và sau đó đồng bộ hóa lại.

Mặc dù chúng tôi thích thực tế là Ngân hàng Nhận mang đến các danh mục kế toán, chúng tôi có một sự ngụy biện với cách trình bày chúng. Chúng tôi chắc chắn rằng các chuyên gia kế toán đánh giá cao các danh mục phần mềm liệt kê theo số GL (0030 - Bữa ăn và Giải trí), nhưng, từ góc độ của người dùng, chúng tôi muốn tổ chức theo thứ tự chữ cái (thay vì cuộn qua tất cả các số) hoặc các cách khác để tìm các tùy chọn (chẳng hạn như "Tôi có thể chọn danh mục nào trong chuyến đi đường bộ?").

Có một số vấn đề khác phân biệt Ngân hàng Nhận với những người khác. Ví dụ: trong khi phần mềm gắn cờ một số vấn đề, chẳng hạn như đệ trình không đầy đủ, nó không tự động gắn cờ vi phạm chính sách. Ngoài ra, có một giả định rằng các phê duyệt (hoặc từ chối) sẽ đến từ kế toán thay vì người phê duyệt ban đầu. Một trong những điều đầu tiên bạn được yêu cầu làm khi bắt đầu làm việc là tích hợp Ngân hàng Nhận với một chương trình kế toán.

Rất nhiều được thực hiện để làm cho cuộc sống dễ dàng hơn cho các công ty kế toán hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể nhập dữ liệu qua Dropbox và MyFirmsApp (cho các công ty kế toán). Ngoài ra còn có tích hợp bảng lương với KeyPay và PaySuite, và tích hợp nhiều hơn với các dịch vụ thanh toán và hóa đơn, bao gồm cả Gusto và Bill.com.

Chức năng trợ giúp của Ngân hàng Nhận là tuyệt vời. Nếu bạn nhấp vào nút Trợ giúp ở góc dưới bên phải của mỗi trang, nó sẽ hiển thị một số chủ đề liên quan hoặc cho phép bạn nhập câu hỏi của mình. Trung tâm trợ giúp chung có nhiều câu trả lời và cách thực hiện. Ngoài ra còn có một loạt các khóa đào tạo dựa trên video.

Ngân hàng nhận không làm mọi thứ theo cách mong đợi. Các doanh nghiệp mạnh mẽ "Chúng tôi làm theo cách này!" tư duy có thể bị trì hoãn bởi một số thứ, chẳng hạn như hệ thống phân cấp phê duyệt phẳng và đôi khi khó hiểu của nó. Ngoài ra, những điều kỳ quặc như không có khả năng tạo ra một khoản chi phí mà không có biên lai hoặc trả lại một khoản chi phí có vấn đề để điều chỉnh có thể khiến mọi thứ trở nên khó xử hơn mức cần thiết. Mặt khác, nó gần với các hệ thống hàng đầu, chẳng hạn như các công cụ giành giải Lựa chọn của Biên tập viên của chúng tôi Chứng nhận và Rydoo.