Đánh giá và đánh giá chi phí của Zoho

Zoho được biết đến chủ yếu vì hai điều: Thứ nhất, nó có một thư viện tương đối lớn các giải pháp phần mềm định hướng kinh doanh nhỏ, và thứ hai, đó là một công ty được điều hành bởi các lập trình viên, cho thấy cách các sản phẩm của họ được thiết kế và phát triển - các giải pháp được xây dựng có mục đích hơn nhằm vào các quy trình công việc cụ thể chứ không phải là một loại đối tượng. Điều đó cho thấy trong Zoho Expense (bắt đầu ở mức 3 đô la mỗi tháng khi thanh toán hàng tháng cho 10 người dùng và cũng có sẵn trong phiên bản freemium), một công cụ theo dõi chi phí tuyệt vời, thực hiện tốt các nhiệm vụ cụ thể của nó và có thể được tùy chỉnh nhiều nhất khách hàng sẽ yêu cầu. Một điểm cộng nữa với Zoho Expenses là việc lựa chọn phần mềm nằm trong kế hoạch của Zoho One, có giá 30 đô la mỗi nhân viên mỗi tháng. Tính ra là $ 1 mỗi ngày cho mỗi nhân viên cho tất cả phần mềm Zoho. Chúng tôi thấy ứng dụng này trực quan hơn cho các quản trị viên và tài khoản SMB so với nhân viên, nhưng Zoho Expense vẫn là một công cụ có giá trị cho khách doanh nhân. Mặc dù giao diện người dùng (UI) tổng thể không thua gì các công cụ Lựa chọn của Biên tập viên của chúng tôi Chứng nhận và Mở rộng, Zoho Expense có thể làm tất cả.

Zoho Expense có bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho phép bạn khám phá ứng dụng chuyên sâu, nhưng có thể dễ dàng làm quen với phần mềm hơn bằng phiên bản miễn phí, hỗ trợ tối đa ba người dùng. Việc đăng ký miễn phí giới hạn dung lượng lưu trữ biên nhận là 5 gigabyte (GB) trên tất cả người dùng và 100 biên lai được quét mỗi tháng. Mặt khác, bạn nhận được hầu hết mọi thứ có trong phiên bản trả phí, bao gồm hỗ trợ nhiều loại tiền tệ, nhập dữ liệu từ thẻ tín dụng, thực thi chính sách và bảo mật dựa trên mã hóa Lớp cổng bảo mật (SSL) và xác thực hai yếu tố. Đăng ký Premium của Zoho Expense, loại bỏ giới hạn lưu trữ và thêm quy trình phê duyệt, bắt đầu ở mức 3 đô la mỗi tháng cho 10 người dùng, thêm 3 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng bổ sung. Gói tùy chỉnh có sẵn cho các tổ chức có hơn 500 người dùng.

Chức năng, nhập dữ liệu đầu tiên trên thiết bị di động

Người dùng cuối (nghĩa là nhân viên muốn hoàn trả chi phí) có thể nhập dữ liệu theo nhiều cách. Công ty hy vọng hầu hết người dùng sẽ nắm bắt các biên lai bằng ứng dụng di động Zoho Expense cho iOS, Android và Windows Phone, và đó chắc chắn là hợp lý nhất. Nhưng bạn cũng có thể dễ dàng lấy dữ liệu vào hệ thống bằng trang web Zoho Expense (nơi bạn có thể kéo và thả biên lai lên màn hình), bằng cách gửi email biên nhận tới ID người dùng dành riêng cho từng nhân viên hoặc bằng cách đồng bộ hóa với thẻ tín dụng cá nhân hoặc công ty . Trong khi đó, Zoho Expense đã bổ sung khả năng xóa hàng loạt người dùng, đây có thể là một tính năng hữu ích.

Zoho Expense có hai tính năng mà những người khác thiếu. Đây là ứng dụng duy nhất cung cấp tiện ích bổ sung cho trình duyệt web Google Chrome. Nó cắt một phần của trang web và coi nó như một biên nhận. Ngoài ra, Zoho Expense có "màn hình thêm chi phí hàng loạt" để bạn có thể sắp xếp rất nhiều chi phí trên một trang. Trên biểu mẫu giống như bảng tính, bạn nhập ngày, chi phí, danh mục và số tiền của chi phí và liên kết biên lai của họ. Quá trình này ít tẻ nhạt hơn nhiều lần kéo và thả, và chắc chắn sẽ thuận tiện cho việc tổ chức sau một chuyến công tác. Nhưng chúng tôi muốn Zoho Expense đưa tính năng này sâu hơn một chút, bằng cách cho phép chúng tôi tải lên một bảng tính để chuẩn bị trước tất cả các trường đó. Đó là điều chúng ta có thể làm trên chuyến bay về nhà.

Zoho Expense cố gắng tối thiểu hóa việc nhập dữ liệu, đặc biệt là trải nghiệm di động. Từ ứng dụng, bạn chụp ảnh hóa đơn và nó tự động được tải lên. Tính năng OCR của Zoho Expense thực hiện công việc khó khăn trong việc quét biên lai cho ngày, tên người bán và số tiền. Khi bạn ánh xạ một nhà cung cấp đến một danh mục, nó sẽ nhớ liên kết cho lần tiếp theo. Một chi phí có thể được chỉ định là có thể xuất hóa đơn cho khách hàng, vì vậy bạn có thể tính phí cho khách hàng đối với các vật tư bạn đã mua thay mặt họ. Và nếu bạn vô tình nhập biên lai hai lần, Zoho Expanse sẽ gắn cờ nó.

Trong mọi trường hợp, Zoho Expense tổ chức mọi thứ bằng các báo cáo được đặt tên ("chi phí tháng 9" hoặc "Chuyến đi đến St. Louis"). Bạn có thể gửi báo cáo từ ứng dụng hoặc trang web dành cho thiết bị di động, cũng như có được cái nhìn tổng quan về tình trạng hiện tại cho mỗi lần gửi. Bảng điều khiển trang web Zoho Expense thông báo trạng thái nhanh chóng trên các biên lai, báo cáo đang thực hiện và trạng thái hiện tại của các báo cáo được gửi. Điều này là trực quan độc đáo và làm cho nó khác biệt với các ứng dụng có giao diện khó hiểu hơn một chút, như Concur Expense.

Một điều thú vị: Nếu bạn tập hợp một báo cáo từ một bộ sưu tập các khoản thu, Zoho Expense sẽ nhắc nhở bạn về các chi phí không được báo cáo. Đó là, nó sẽ chỉ ra rằng bạn đã tải lên một biên lai ngày hôm qua mà bạn đã không thêm vào một báo cáo và hỏi bạn nếu bạn muốn đưa nó vào bài nộp này.

Xóa kiểm soát cho quản trị viên

Giống như nhiều ứng dụng khác, Zoho Expense có ba loại người dùng: người gửi, người phê duyệt và quản trị viên. Mỗi có thể có nhiều vai trò. Chẳng hạn, quản trị viên có thể cấp cho người phê duyệt khả năng phê duyệt chi phí của chính họ và phần mềm hỗ trợ nhiều cấp phê duyệt. Một quy tắc có thể được tạo ra khi người quản lý phê duyệt báo cáo với tổng số tiền dưới một số tiền nhất định. Nếu bạn vượt quá số tiền đó, báo cáo sẽ được đệ trình lên một phó chủ tịch. Bạn cũng có thể tạo chính sách công ty trong đó người phê duyệt cần phê duyệt báo cáo trong một số ngày nhất định và nhắc nhở họ khi ngày đó sắp kết thúc. Và gần đây đã thêm: Khả năng ủy quyền phê duyệt cho một nhân viên khác khi người phê duyệt thông thường không có sẵn.

Nó cũng đơn giản cho ông chủ. Zoho Expense trình bày cho quản trị viên một bức tranh rõ ràng về từng báo cáo trong hàng đợi, bao gồm các biên lai liên quan. Phê duyệt đơn giản như nhấp vào một nút. Ví dụ, khi một quy tắc đã bị vi phạm, nếu một khoản chi phí đã được gửi hai lần, thì vi phạm sẽ được gắn cờ ở đầu báo cáo, cùng với một liên kết cho phép bạn thấy rõ vi phạm và đề nghị khắc phục. Mặc dù không phải là một quy trình đơn giản như bạn tìm thấy ở Bàn tính, nhưng điều này vẫn sẽ rất dễ dàng cho người dùng mới nhận.

Nhưng có rất nhiều chỗ để tùy chỉnh hệ thống. Ví dụ: mỗi loại chi phí có thể có các yêu cầu riêng, chẳng hạn như chi phí ăn trưa cần hóa đơn trên 20 đô la và đặt tối đa 100 đô la trước khi đưa ra cảnh báo. Thật dễ dàng để thêm các danh mục là tốt. Và có khá nhiều cách để tùy chỉnh những gì người dùng nhìn thấy trên một mục chi phí, chẳng hạn như liệu Zoho Expense có nhắc nhở về vị trí hoặc tên dự án hay không, và những mục nào là bắt buộc.

Công cụ theo dõi chi phí vững chắc cho SMB

Không giống như các ứng dụng trực tuyến khác trong nhóm này, Zoho Expense là một phần của bộ sản phẩm bao gồm kế toán, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) với Zoho CRM, khảo sát trực tuyến và một số ứng dụng kinh doanh khác. Zoho Expense sử dụng tốt sự tích hợp này, vì vậy trong một số cách bạn nhận được nhiều hơn số tiền bạn phải trả. Ví dụ: nếu bạn kết nối nó với Zoho CRM, thì các nhóm bán hàng có thể tích lũy chi phí gắn liền với khách hàng, giúp khách hàng dễ dàng gửi hoặc trên cơ sở dự án.

Ngoài phần mềm riêng của Zoho, Zoho Expense kết nối với Intuit QuickBooks để hạch toán, do đó bạn có thể lên lịch hoàn trả trong các chu kỳ kế toán thông thường. Nếu không có sự tích hợp đó, bạn cần xuất và nhập dữ liệu dưới dạng CSV (với các mẫu tùy chỉnh để xuất dữ liệu) và lưu ý khoản bồi hoàn trong Chi phí Zoho. Và, vì bạn có thể tạo các vai trò tùy chỉnh như kế toán bên ngoài được phép truy cập hệ thống, đây là điều mà SMB có thể chọn để giảm tải cho chuyên gia.

Zoho Expense là một lợi ích thực sự cho các quản trị viên muốn theo dõi phân tích. Bạn có thể thấy số tiền chi tiêu theo danh mục, thương gia, khách hàng, thậm chí các dự án và chia nhỏ dữ liệu theo người dùng, bộ phận và tiền tệ. Một số báo cáo cho thấy tiền đã biến mất. Chúng chỉ ở dạng văn bản, không có biểu đồ đẹp, nhưng nếu bạn là máy đếm đậu, bạn có thể quan tâm nhiều hơn đến khả năng xuất các biểu đồ dưới dạng XLS, CSV hoặc PDF hoặc cách nó tích hợp dễ dàng với Zoho Sheet, cho phép bạn để làm cho hình ảnh đầy màu sắc với ứng dụng đó. Cuối cùng, vì Zoho Expense liên kết với Zoho Books của riêng mình và được tích hợp với Báo cáo Zoho, có lẽ kế toán viên sẽ có đủ khả năng để làm bất kỳ báo cáo nào họ có thể yêu cầu. Ngoài các ứng dụng Zoho, Zoho Expense còn tích hợp với các bộ năng suất như Google G Suite và Microsoft Office 365. Một sự tích hợp bất ngờ là khả năng lấy biên lai từ các chuyến đi Lyft của bạn.

Nhìn chung, Zoho Expense sẽ hoạt động cho hầu hết các SMB. Với bộ tính năng hấp dẫn, khả năng tích hợp tuyệt vời và bộ tùy chọn giá tốt, Zoho Expense là một công cụ phi thường chỉ là một công cụ dưới mức công cụ Lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi Chứng nhận ngay bây giờ và Rydoo.