5 điều tuyệt vời mà máy in được kết nối có thể làm cho doanh nghiệp của bạn

Được trình bày bởi Epson Các doanh nghiệp hiện đại sử dụng các ứng dụng dựa trên đám mây cho tất cả các cách thức giao tiếp và công việc hàng ngày, từ hợp tác trực tuyến đến lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Không chỉ vậy mà các quản trị viên và nhân viên ngày nay tương tác với các dịch vụ này thông qua điện thoại thông minh và các thiết bị được kết nối khác đôi khi thường xuyên hơn so với thông qua máy tính để bàn của họ. Vì vậy, khi nói đến một quy trình kinh doanh hàng ngày là cơ bản như in ấn, tại sao tổ chức của bạn vẫn bị sa lầy trong một thời đại tương tự của các công việc in ấn địa phương và dây bị rối?

Bất kỳ máy in có kết nối mạng đều có thể kết nối với web. Đối với bài viết này, chúng tôi tập trung vào các máy in không dây được kích hoạt để in dựa trên đám mây, có thể đồng bộ hóa máy tính, thiết bị di động hoặc thậm chí trình duyệt của bạn với máy in được kết nối với đám mây thông qua kết nối internet. Để tìm hiểu cách thực hiện việc này, có một số cách khác nhau để kết nối và gửi các tệp bảo mật từ thiết bị của bạn đến máy in được kết nối với đám mây. Các máy in không dây tốt nhất trên thị trường có xu hướng sử dụng kết hợp Wi-Fi, Giao tiếp trường gần (NFC) và kết nối mạng ảo an toàn bao gồm các dịch vụ như Google Cloud Print để gửi và in các tệp qua web từ mọi nơi.

Trải nghiệm in được kết nối liền mạch cung cấp một loạt các lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên của họ. Dưới đây, chúng tôi nhấn mạnh năm trong số những cách quan trọng nhất mà tổ chức của bạn có thể hưởng lợi từ việc từ bỏ công cụ tìm kiếm văn phòng cũ để ủng hộ một máy in hiện đại, được kết nối với đám mây.

1. Thuận tiện

Điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy khi thiết lập máy in được kết nối với Google Cloud Print hoặc một trong những dịch vụ đám mây khác được cung cấp bởi các nhà cung cấp máy in lớn là không có trình điều khiển để cài đặt và định cấu hình. Các máy in ra khỏi "đám mây sẵn sàng" và nhiều dịch vụ cũng đi kèm với các ứng dụng Android và iOS để in trực tiếp từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn. Các máy in được kết nối web cũng loại bỏ nhu cầu cập nhật thủ công, tự động cập nhật trình điều khiển và chương trình cơ sở mà không cần sự can thiệp của con người.

Tất cả các tệp bạn in được gửi qua web thông qua dịch vụ in trên nền tảng đám mây, do đó máy tính của bạn thậm chí không cần phải giao tiếp trực tiếp với máy in. Chỉ cần đăng nhập vào máy hoặc thiết bị di động có kết nối internet, đăng nhập vào tài khoản của bạn trên một dịch vụ in dựa trên đám mây nhất định và bắt đầu in.

Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho nội dung in và chia sẻ tài liệu. Hầu hết các dịch vụ in dựa trên đám mây cho phép bạn "chia sẻ" quyền truy cập vào máy in được kết nối với đám mây của mình với một bên đáng tin cậy khác dễ dàng như chia sẻ tài liệu trực tuyến với họ, bao gồm khả năng quản lý quyền chia sẻ. Vì vậy, nếu một nhân viên hoặc khách hàng ở ngoài thành phố đang làm việc ngoài văn phòng của bạn và cần nhanh chóng in thẻ lên máy bay của họ cho chuyến bay về nhà, thì bạn có thể chia sẻ quyền truy cập máy in trên đám mây với họ và họ có thể in ngay từ điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay của họ .

2. Khả năng truy cập từ xa

Ngoài các máy in sẵn sàng cho đám mây, các dịch vụ in dựa trên đám mây cũng có thể đồng bộ hóa với máy in được kết nối mạng hiện có tại nhà hoặc văn phòng của bạn. Sau khi thiết bị của bạn được đồng bộ hóa với máy chủ đám mây, nó không quan trọng từ nơi bạn đang in hoặc thậm chí nếu máy in là hàng trăm hoặc nhiều dặm.

Đây là một lợi ích lớn cho nhân viên văn phòng tại nhà và các nhân viên viễn thông. Nếu bạn đang thuyết trình ảo trong cuộc họp bằng dịch vụ hội nghị video và muốn mọi người ngồi quanh bàn hội nghị có báo cáo của bạn trong tay họ, thì bạn có thể in bản sao báo cáo từ văn phòng tại nhà của bạn tới máy in đó trong góc phòng hội nghị. Một nhân viên có bàn làm việc ngay bên cạnh máy in không khác gì người dùng in đến máy đó từ một quốc gia khác.

3. Chi phí và năng lượng hiệu quả

In được kết nối cũng là một cách dễ dàng để tập trung hóa và hợp lý hóa các hoạt động in của công ty bạn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Thay vì cài đặt và bảo trì một số máy in được cắm vào mạng trong toàn bộ bố cục văn phòng của bạn, sử dụng máy in được kết nối và dịch vụ đám mây có thể cắt giảm đáng kể chi phí bảo trì, mực và mực nếu tất cả các máy trong văn phòng đều in ra một hoặc hai kết nối đám mây máy in (thay vì có một máy in cho mọi máy tính hoặc cụm máy trạm trong văn phòng).

Tùy thuộc vào quy mô và sơ đồ tầng của tổ chức của bạn, bạn vẫn có thể cần một số máy in. Nhưng máy in sẵn sàng cho đám mây không dây đặc biệt giúp bạn linh hoạt hơn rất nhiều. Máy in được kết nối mà bạn đầu tư càng mới thì các tính năng tiết kiệm năng lượng của nó càng tốt. Phần lớn các máy in không dây hiện nay đi kèm với một hoặc nhiều chế độ tiết kiệm năng lượng hoặc econo giúp giảm chi phí in và sử dụng năng lượng chung khi máy in không được sử dụng tích cực.

4. Bảo mật

Sự phản đối đầu tiên mà quản trị viên CNTT của bạn sẽ nêu ra khi xem xét việc chuyển sang in đám mây là bảo mật. Mọi người tự nhiên thấy thoải mái hơn với các kết nối có dây hơn là chia sẻ và đồng bộ hóa tệp không dây khi nói đến nhận thức về bảo mật, đặc biệt là khi gửi và in thông tin kinh doanh bí mật qua internet.

In ấn trên nền tảng đám mây được bao phủ từ đầu đến cuối với các kết nối web HTTPS, bảo vệ các tài liệu và tệp bằng mã hóa SSL từ thời điểm chúng được gửi đến thời điểm chúng in. Các tập tin cũng không ngồi trên một máy chủ. Sau khi một công việc được xử lý và hoàn thành, các tài liệu liên quan sẽ bị xóa khỏi máy chủ của dịch vụ in dựa trên đám mây.

5. Khả năng mở rộng

Máy in được kết nối cho phép các hoạt động in của công ty bạn mở rộng nhanh như doanh nghiệp của bạn phát triển, từ một công ty khởi nghiệp hoặc SMB cho đến các tổ chức doanh nghiệp lớn. Google thậm chí còn sử dụng dịch vụ in ấn trên nền tảng đám mây của mình. Khi hoạt động của bạn mở rộng và bạn thuê thêm nhân viên hoặc mở văn phòng mới, đầu tư vào cơ sở hạ tầng in được kết nối dựa trên đám mây có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền trong thời gian dài.

Nó cũng có một số nỗi đau của việc mở rộng lực lượng lao động của bạn. Máy in được kết nối giúp quản trị viên CNTT bớt lo lắng hơn khi thiết lập máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của nhân viên mới, cung cấp cho thiết bị di động của họ phần mềm quản lý thiết bị di động (MDM) hoặc danh sách các tác vụ khác đảm bảo rằng các điểm cuối của người dùng được an toàn và tuân thủ chính sách của công ty. Khi đến lúc thiết lập quyền truy cập máy in của nhân viên đó, nó chỉ hoạt động.