6 cách công nghệ in hiện đại có thể giúp doanh nghiệp của bạn

Được trình bày bởi Epson FPV Nếu bạn đã đưa máy in của mình về trạng thái back-burner, thì bạn có thể muốn quay lại để có một cái nhìn mới mẻ. Nhờ quản lý in ấn và in xanh doanh nghiệp sẽ có thể thay đổi hoàn toàn cách nhân viên của bạn tiếp cận việc in ấn cũng như cách bạn trả tiền cho nó. Dưới đây là sáu ví dụ cụ thể để bạn bắt đầu.

Quản lý in ấn

Bạn có nhớ lần cuối cùng bạn phải nhét hộp mực đó vào máy in laser văn phòng không? Và rồi lần cuối cùng bạn nhìn thấy một hóa đơn khác cho chính loại mực đó và tự hỏi mọi thứ sẽ đi về đâu? Đó chỉ là một ví dụ về những gì một dịch vụ in được quản lý có thể làm cho bạn. Nếu bạn chưa bao giờ nghe thuật ngữ này, thì hãy nghĩ về nó như là một sự phát triển khác của Dịch vụ phần mềm (SaaS) ngoại trừ đây là Dịch vụ in ấn (PaaS). Các tính năng sẽ khác nhau, nhưng đăng ký một dịch vụ như vậy và bạn sẽ có thể chọn máy in phù hợp với môi trường của mình, trả phí đăng ký và bắt đầu in. Tất cả bạn cần cung cấp là giấy. Dịch vụ đăng ký sẽ giải quyết các nguồn cung cấp mực in, sự cố máy in và tất cả các vấn đề đau đầu khác. Ngoài ra, hầu hết các dịch vụ cũng sẽ cung cấp ba lợi ích bổ sung này:

• Đánh giá in : Hầu hết các tổ chức đều không biết quy trình in của họ thực sự là ai đang in, họ đang in gì và họ in bao nhiêu. Đó là bởi vì hầu hết các văn phòng không chỉ bao gồm hai hoặc ba máy in văn phòng tiêu chuẩn trên mỗi tầng, mà còn vô số "máy in bóng" dưới dạng thiết bị in cá nhân mà người dùng đã cài đặt trên bàn của họ (hoặc chính họ hoặc để hỗ trợ một số quy trình kinh doanh ít được biết đến). Điều đó có thể làm tăng nghiêm trọng không chỉ chi phí mực in mà cả chi phí giấy, phần cứng và IT giờ. Khi chọn một dịch vụ in được quản lý, hãy tìm một dịch vụ sẽ gửi một chuyên gia tại chỗ để kiểm tra số lượng máy in bạn đã cài đặt và nghiên cứu cách sử dụng chúng. Sau đó, biến kiến ​​thức đó thành một đề xuất về số lượng và loại máy in phù hợp mà tổ chức của bạn thực sự cần.
• Quản lý chi tiết : Dịch vụ in ấn được quản lý nên nặng về quản lý. Tìm kiếm các dịch vụ không chỉ quản lý kết nối và sức khỏe của máy in mà còn theo dõi chi phí và mức sử dụng. Một số có thể cung cấp chi tiết xuống cấp độ người dùng cá nhân. Điều này không chỉ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về ai đang in nhiều nhất, tại sao và chi phí bao nhiêu mà còn cho phép bạn sử dụng thông tin đó (cùng với những gì bạn đã học được trong quá trình đánh giá in ấn của mình) để liên tục điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình in của bạn, mà không bao giờ trả nhiều hơn đăng ký của bạn.
• Kiểm soát chi phí với in đơn giản hóa : Lợi ích rõ ràng nhất của việc sử dụng dịch vụ in được quản lý là tận hưởng cuộc sống đơn giản hóa. Tất cả những cơn đau đầu nhỏ khiến bạn phải lục lọi trong tủ cung cấp hoặc gọi IT hiện đang được nhà cung cấp dịch vụ xử lý. Nhà cung cấp tận dụng phần mềm quản lý độc quyền và tiên tiến thường cung cấp cho họ loại kiểm soát đó trong khi vẫn duy trì sự hiện diện bên ngoài bằng cách tận dụng đám mây. Nhưng công nghệ tương tự thường có những lợi ích bổ sung, trong đó đáng chú ý nhất trong trường hợp này là người dùng của bạn có thể có khả năng in tới bất kỳ máy in nào trong đăng ký của bạn bất kể họ ở đâu qua internet. Đối với ngay cả một đội ngũ chiến binh bán hàng hạng trung, điều đó không chỉ tiết kiệm tiền qua fax mà còn cung cấp thêm sự linh hoạt để nhận tài liệu cho chính xác người họ cần tiếp cận, nhanh hơn và đáng tin cậy hơn.
• Bảo mật được củng cố : Triển khai in được quản lý cũng có nghĩa là tăng cường bảo mật, điều này rất quan trọng khi bạn nói về in ấn được kết nối. Quản lý in có thể giúp xác thực và quản lý danh tính cũng như các tính năng bảo mật thực hành hơn, như mã PIN hoặc lọc IP.

In ấn bền vững

In ấn bền vững nghe có vẻ như một từ thông dụng tiếp thị sẽ mang lại ít lợi ích hữu hình cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng trong thực tế, nó không chỉ giúp ích cho môi trường mà còn có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể tiền mặt. Một giải pháp in "xanh" sẽ giúp hầu hết các doanh nghiệp nhưng không xuất hiện ngay lập tức khi bạn nghĩ về các cơ sở thân thiện với môi trường là máy in đa chức năng hoặc tất cả trong một. Bằng cách di chuyển đến một thiết bị như vậy, bạn không chỉ tiết kiệm điện (một thiết bị so với ít nhất hai và thường là ba), mà bạn còn tiết kiệm không gian và việc sử dụng vật tư tiêu hao. Ngoài ra, nếu bạn chuyển sang một thiết bị như vậy thông qua dịch vụ in được quản lý (như các dịch vụ được mô tả ở trên), thì bạn sẽ không chỉ có được công nghệ in mới nhất mà còn cả công nghệ xanh mới nhất. Theo như các máy in, điều đó chia thành hai loại lợi ích tiềm năng chung:

Giảm mực và hộp mực : Hầu hết các nhà sản xuất máy in tên tuổi đã phát triển các công cụ in mới trong vài năm qua nhằm giảm việc sử dụng mực và mực cũng như giảm hoặc thậm chí loại bỏ số lượng hộp mực đã sử dụng. trong bãi rác. Cả Canon và Epson đều có các dòng máy in không có hộp mực, có ý thức sinh thái, trong khi Brother, HP và Xerox đều có các chương trình tái chế hộp mực có thể giúp bạn dễ dàng thải bỏ các hộp mực đã sử dụng, ít ảnh hưởng đến môi trường.

Tận dụng phần mềm thông minh hơn : Đây thực sự là một lợi ích phụ của chiến lược in được tối ưu hóa cho đám mây. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ in được quản lý sẽ cung cấp các loại giải pháp này, nhưng bạn cũng có thể tự định cấu hình chúng, nếu bạn có một số chương trình CNTT. Đó đơn giản chỉ là vấn đề lập bản đồ các quy trình kinh doanh liên quan đến máy in với càng nhiều phần mềm càng tốt chứ không phải trên giấy. Ví dụ, bạn có thực sự cần phải in đơn đặt hàng đó cho kế toán không? Hoặc nó sẽ có hiệu quả như vậy, nếu thậm chí không hiệu quả, đáng tin cậy và an toàn hơn, để máy in chỉ cần tạo một tệp hiển thị trong thư mục lưu trữ đám mây mà kế toán có quyền truy cập? Sau đó, họ có thể chỉ cần mở nó ra trong bất kỳ phần mềm nào họ sử dụng và thực hiện quy trình kinh doanh từ đó. Loại dịch chuyển này có thể bao gồm không chỉ lưu trữ đám mây mà cả các ứng dụng khác, bao gồm quản lý tài liệu, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) và thậm chí cả email hoặc phần mềm cộng tác trực tuyến, chỉ kể tên một số. Nó có thể loại bỏ hoàn toàn các công nghệ lão hóa, đặc biệt là fax và sao chép và cho phép bạn thêm một lớp tổ chức tức thời và bảo mật dữ liệu mà giấy không thể cung cấp. Nó cũng có thể dễ dàng và an toàn bao gồm các thiết bị di động và nhân viên từ xa, đây là điều thường rất khó thực hiện với các thiết bị cũ.

In ấn có thể không còn là công nghệ CNTT mà chúng ta nghe thấy nhiều nhất nữa nhưng điều đó không có nghĩa là thể loại này đã ngừng đổi mới. Nếu bạn vẫn đang sử dụng máy in văn phòng khổng lồ làm bay hơi mực và nhai trong rừng cây, thì đã đến lúc bạn cần xem xét kỹ hơn những gì hiện có. Hãy ngồi xuống với những người trong tổ chức của bạn, những người sử dụng máy in của bạn nhiều nhất và cẩn thận vạch ra lý do và cách thức các thiết bị đó được sử dụng. Sau đó, phù hợp với những gì các nhà sản xuất máy in đang cung cấp ngày nay kết hợp với các dịch vụ đám mây và ứng dụng kinh doanh dựa trên SaaS. Bạn có thể bị sốc về việc doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động hiệu quả hơn bao nhiêu, đồng thời tiết kiệm cho bạn một khoản tiền đáng kể.