Đánh giá và đánh giá bàn tính

Một ứng dụng theo dõi chi phí vững chắc cung cấp khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ. Đặc biệt là khi lợi tức đầu tư (ROI) của nó phụ thuộc vào các dự án và khách hàng của nhóm; trong trường hợp đó, nó cần giúp bộ phận tài chính và quản lý của công ty điều hòa chi tiêu theo nhiều cách. Bàn tính (bắt đầu ở mức 9 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) thực hiện công việc tuyệt vời bao gồm tất cả các cơ sở này cho các công ty kinh doanh tại Hoa Kỳ với giao diện hợp thời trang, dễ sử dụng. Giao diện di động của Abacus xuất hiện ở vị trí thứ hai so với các lựa chọn của Biên tập viên Chứng nhận và Rydoo. Mặc dù không thể phù hợp với phạm vi quốc tế hoặc khả năng thiết lập chính sách và quy tắc quốc tế của họ, công cụ hoàn trả của Bàn tính là công cụ hàng đầu như một phần của nền tảng theo dõi chi phí toàn diện cho các doanh nghiệp trong nước.

Giá cả và kế hoạch

Giá bàn tính bắt đầu ở mức 9 đô la mỗi người dùng mỗi tháng cho gói Starter, bao gồm các điều khiển chính sách tự động, tích hợp với Intuit QuickBooks và lưu trữ dữ liệu không giới hạn, trong số những người khác. Với giá 12 đô la cho mỗi người dùng hoạt động mỗi tháng (được lập hóa đơn hàng năm), Abacus thêm định tuyến phê duyệt có thể lập trình, tích hợp thẻ thương mại và hỗ trợ bổ sung. Nó cũng cung cấp một kế hoạch tùy chỉnh cho các doanh nghiệp. Người dùng "Hoạt động" nghĩa là bạn chỉ thanh toán cho người dùng khi họ có chi phí được phê duyệt trong tháng.

Bàn tính không tính thêm tiền cho một nhân viên chi phí rất nhiều. Bàn tính cũng không tính phí cho kế toán viên, triển khai hoặc hỗ trợ liên tục của bạn (gửi email cho gói Starter, điện thoại và trò chuyện trực tiếp cho Chuyên gia và Doanh nghiệp). Công ty cũng bao gồm phí thanh toán bù trừ tự động (ACH) mà không phải trả thêm phí.

Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày cho gói Starter bằng cách liên hệ với công ty. Một phần của dịch vụ Abacus và đề xuất giá trị là niềm tin của công ty rằng những gì nó cung cấp là trong việc hoàn trả trực tiếp ACH cho các chi phí được phê duyệt. Hiện tại Abacus chỉ hoạt động với các ngân hàng Mỹ, vì vậy các giao dịch quốc tế đã được thực hiện. Không giống như ExpensePath, khách hàng thực hiện tất cả dữ liệu nhập dữ liệu thiết lập tài khoản của riêng mình. Vì lý do bảo mật, tài khoản demo Abacus đã được tạo ra bằng cách sử dụng dữ liệu tài chính của chính nó. Khi tài khoản ban đầu được thiết lập, tôi đã mời mình với tư cách là người dùng tham gia thông qua các địa chỉ email khác.

Một cái nhìn mới mẻ và cảm nhận

Công ty còn trẻ. Kết quả là, cả giao diện web và thiết bị di động đều được thiết kế với giao diện hiện đại, cảm nhận và trải nghiệm di động mới nhất, một điều khiến nó khác biệt so với các đối thủ có giao diện người dùng khó khăn hơn, chẳng hạn như Expensify. Giao diện web rất giống với giao diện di động về hình dạng, kích thước phông chữ, khả năng sử dụng và tính năng truy sâu. Sự tương đồng về giao diện giúp bạn dễ dàng di chuyển từ cái này sang cái khác.

Tiêu đề bảng điều khiển dành cho Quản trị viên web của Abacus bao gồm các menu thả xuống Danh sách chi phí, Chế độ xem biểu đồ và Chế độ xem hóa đơn, cùng với hộp Tìm kiếm. Ở phía bên tay phải là một nút để nhập chi phí mới và các tùy chọn lọc, sắp xếp và xuất. Ở phía bên trái, bạn có thể dễ dàng chuyển từ Quản trị viên sang các chức năng Cá nhân của riêng bạn. Bên dưới là các liên kết đến các màn hình chính: Hộp thư đến, Đang chờ xử lý, Đã phê duyệt, Hộp thư đến có Cảnh báo, Hộp thư đến không có Cảnh báo và Được phê duyệt - 6 tháng qua. Bạn cũng có thể xem báo cáo chi phí cho các chuyến đi khác nhau, kiểm tra thẻ tín dụng được chỉ định cho nhóm của bạn, xem tất cả những người trong nhóm của bạn, quản lý chính sách chi phí của công ty bạn và điều chỉnh tài khoản và cài đặt chung của bạn.

Ứng dụng di động có sẵn cho Android và ioS. Giao diện di động rất đơn giản và dễ hiểu. Sau khi bạn trả lời lời mời đăng ký với Abacus của người quản lý, bạn sẽ được mời tải xuống ứng dụng; Tôi đã tải xuống ứng dụng Android.

Bạn có hai lựa chọn: Thứ nhất, bạn có thể, nếu bạn muốn, hãy chụp ảnh hóa đơn để sử dụng sau. Không giống như ứng dụng iOS, ứng dụng Android không cung cấp bản sao biên nhận trên ứng dụng. Tuy nhiên, bạn có thể truy xuất biên lai trên giao diện web, nơi nhà cung cấp và số tiền sẽ được nhập cho bạn.

Lựa chọn khác của bạn là nhập thông tin cho từng chi phí theo cách thủ công trên ứng dụng di động. Khi bạn nhập tên nhà cung cấp, ứng dụng sẽ tìm và liệt kê các cơ sở có tên tương tự trong khu vực của bạn (điều này có thể gây bất tiện nếu cơ sở đang nghi vấn là mới và không nằm trong khu vực của bạn). Bạn có thể liên kết chi phí với một chuyến đi được tạo bằng giao diện web.

Mỗi chi phí, sau khi hoàn thành, sẽ được gửi ngay lập tức mà không phải chờ để tạo báo cáo. Khi tôi gửi ba chi phí bằng tài khoản nhân viên hư cấu, chúng xuất hiện gần như ngay lập tức trong hộp thư đến tài khoản người quản lý của tôi; một, được gửi mà không có biên nhận, được gắn cờ thích hợp là "Với cảnh báo." Sau đó tôi có thể gửi lại tin nhắn hỏi về biên lai bị mất, mà nhân viên nhận được trong email của cô ấy. Từ đó, nhân viên có thể đăng nhập vào tài khoản web và gửi trả lời.

Mặc dù ứng dụng Android được thiết kế độc đáo, nhưng nó không làm được gì nhiều ngoài việc tạo và gửi chi phí. Điều này trái ngược với các dịch vụ như Concur Expense, cung cấp đầy đủ chức năng trên các ứng dụng di động của họ.

Hoàn trả chi phí dễ dàng

Nhân viên nộp chi phí thường xuyên sẽ thích Abacus. Tôi đánh giá cao rằng tôi có thể gửi từng khoản chi phí một lần để được hoàn trả mà không gặp rắc rối khi điền vào một báo cáo hoàn chỉnh với nhiều loại chi phí. Quá trình này khác với các ứng dụng như ExpensePath, chỉ cho phép bạn gửi chi phí qua báo cáo. Thậm chí quan trọng hơn, hầu hết nhân viên không muốn ở nơi mang chi tiêu của công ty trong nhiều tuần.

Với Abacus, vòng quay hoàn trả là khoảng hai ngày. Dành thời gian để tạo một báo cáo có thể tốn ít thời gian hơn so với việc gửi một chi phí tại một thời điểm, nhưng nếu quy trình phê duyệt lấy lại toàn bộ phê duyệt báo cáo để hoàn trả cho một mục, nhân viên có thích không? Không nhiều lắm.

Về phía Admin của phương trình, tôi thấy các quy tắc thiết lập dễ dàng hơn ExpensePath. Phần Cài đặt chứa tất cả các tùy chọn Cảnh báo và Chặn, Số dặm và Tự động mở rộng mà tôi có thể sử dụng và sau đó là một số. Nó là cực kỳ đơn giản để phê duyệt các chi phí, đơn lẻ hoặc trong một nhóm, và gửi lại cho nhân viên với một bình luận. Nhân viên ngay lập tức được thông báo về nhận xét qua email và có thể trả lời lần lượt. Nó cũng dễ dàng để chỉ định lại một phê duyệt cho người quản lý khác.

Từ quan điểm kế toán, tôi đánh giá cao rằng Bàn tính cho tôi nhiều lựa chọn hơn Chứng chỉ. Nó tự động đồng bộ hóa với phần mềm kế toán Xero, QuickBooks và Oracle NetSuite. Tôi cũng thích rằng Abacus lưu trữ dữ liệu và cho phép truy cập trong khoảng thời gian 7 năm IRS cần thiết, cung cấp một bản kiểm toán đầy đủ. Khi người quản lý và Quản trị viên phê duyệt chi phí hoàn trả, thanh toán ACH được thực hiện trong vòng 24 giờ.

Bàn tính cũng thực hiện các bước bảo mật bổ sung để đảm bảo tài khoản Quản trị viên của khách hàng. Vài ngày sau khi tôi bắt đầu thử nghiệm Abacus, công ty đã gửi cho tôi một email nói rằng các khoản thanh toán hoàn trả đã bị đình chỉ xác minh danh tính đang chờ xử lý và yêu cầu bốn chữ số cuối của số An sinh xã hội của người thử nghiệm của chúng tôi. Các bước bổ sung này gây khó chịu ở một cấp độ nhưng yên tâm ở cấp độ khác.

Chi phí kinh doanh (nói cách khác là chi tiêu) là chi tiết đơn hàng lớn thứ hai dưới mức lương cho hầu hết các công ty. Đảm bảo điều này được thực hiện chính xác là rất quan trọng, và nó bắt đầu bằng việc làm cho quá trình đệ trình trở nên ít khó khăn hơn. Abacus tự thiết lập, dễ sử dụng và hoàn trả trực tiếp nhanh chóng là một lợi thế, với điều kiện khách hàng không sao khi tiết lộ thông tin ngân hàng nhạy cảm để thực hiện điều này. Đó là một lựa chọn vững chắc cho SMB mà không có sự hiện diện quốc tế đang tìm kiếm theo dõi chi phí nhanh chóng, không rắc rối và hoàn trả nhân viên.