Đánh giá và đánh giá tiêu chuẩn đám mây tài liệu Adobe

Adobe là thương hiệu hàng đầu khi nói đến xuất bản trên máy tính để bàn và nội dung sáng tạo. Đồng thời, công ty là người dẫn đầu trong không gian tệp PDF cũng như với Acrobat. Bằng cách kết hợp hai lĩnh vực thế mạnh này, Adobe có thể cung cấp một nền tảng quản lý tài liệu như Adobe Document Cloud (bắt đầu ở mức 12, 99 đô la mỗi tháng).

Bạn sẽ không ngạc nhiên rằng, với thương hiệu Acrobat và thế mạnh của mình, công ty tập trung phần lớn các công cụ Adobe Document Cloud để xử lý các tệp PDF cũng như các khu vực thường bị chi phối bởi công cụ tô sáng, giấy, bút và chuyển phát nhanh. Mặc dù điều đó có nghĩa là bạn có thể thấy nó hạn chế hơn những trình quản lý tài liệu ít định dạng cụ thể hơn, chẳng hạn như người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi, Ascensio System OnlyScript và Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud vẫn là một lựa chọn vững chắc cho các doanh nghiệp nhỏ đã được chuẩn hóa PDF hoặc chỉ muốn thu thập chữ ký, chia sẻ và theo dõi các tài liệu quan trọng.

Gói tài liệu Adobe Cloud

Bạn có thể tự đăng ký Adobe Document Cloud hoặc là một phần của Creative Cloud, gói chín công cụ Adobe cũng bao gồm Adobe Illustrator và Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud đi kèm với Adobe Acrobat DC, một sản phẩm dành cho máy tính để bàn, mặc dù mỗi sản phẩm cũng có thể độc lập. Nó cũng đi kèm với Adobe Sign để yêu cầu chữ ký điện tử và theo dõi các tài liệu liên quan. Không có phiên bản miễn phí hoặc bản dùng thử Adobe Document Cloud miễn phí, nhưng nó được bao gồm trong bộ Creative Cloud của Adobe, bản dùng thử miễn phí 30 ngày.

Adobe Document Cloud có hai gói trả phí. Gói tiêu chuẩn có giá $ 12, 99 mỗi tháng (mà chúng tôi đã xem xét) với đăng ký dài cả năm hoặc bạn có thể đi hàng tháng với giá $ 22, 99 mỗi tháng. Với gói này, bạn có thể tạo, chỉnh sửa và xuất tệp PDF và gửi tài liệu để được ký điện tử. Gói tiêu chuẩn bao gồm Acrobat Standard DC, chỉ tương thích với Windows 7, 8 và 10.

Gói Pro có giá 14, 99 đô la mỗi tháng cho thuê bao dài một năm hoặc 24, 99 đô la mỗi tháng cho gói hàng tháng. Nó đi kèm với giấy phép cho Acrobat Pro DC, bổ sung khả năng chèn các tệp âm thanh và video vào các tệp PDF và chỉnh sửa các tài liệu được quét. Acrobat Pro DC tương thích với cả Windows và Mac (OS X v10.9 và v10.10). Nó cũng bao gồm quyền truy cập 30 ngày vào Adobe Photoshop, Lightroom và phần mềm Creative Cloud khác. Cả hai gói thuê bao bao gồm cập nhật miễn phí. Nếu bạn chọn mua Creative Cloud, thì các gói bao gồm Adobe Document Cloud sẽ bắt đầu ở mức 49, 99 đô la mỗi tháng.

Bắt đầu với Adobe Document Cloud

Để đăng ký với Adobe Document Cloud, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản hiện tại của mình hoặc tạo tài khoản với Adobe. Cho dù bạn quyết định đăng ký Creative Cloud hay chỉ Adobe Document Cloud, bạn cần cung cấp thông tin liên hệ và thanh toán của mình và quyết định xem bạn muốn gói hàng tháng hay hàng năm.

Có lẽ bạn đã từng sử dụng một sản phẩm Adobe trước đó, ngay cả khi chỉ để xem các tệp PDF, vì vậy giao diện người dùng (UI) của Adobe Document Cloud có thể trông quen thuộc. Các chức năng được phân chia giữa các dịch vụ PDF và dịch vụ Adobe Sign. Từ bảng điều khiển của bạn, bạn có thể truy cập các tệp của mình và xuất, chỉnh sửa và tạo tệp PDF. Bạn cũng có thể kết hợp các tệp và sử dụng ba chức năng kinh doanh: Điền & Ký, Gửi & Theo dõi và Gửi cho Chữ ký. Adobe Document Cloud tương thích với các UI màn hình cảm ứng.

Chia sẻ và hợp tác tài liệu

Adobe Document Cloud ít nói về lưu trữ tệp và nhiều hơn về quy trình làm việc cộng tác với PDF, cho dù bạn đang chỉnh sửa và tinh chỉnh tài liệu của công ty hay cần gửi hợp đồng cho nhiều chữ ký. Adobe Document Cloud hỗ trợ lưu trữ nhiều loại tệp, nhưng các tệp này phải được chuyển đổi sang định dạng PDF để cho phép chỉnh sửa. Hạn chế này có thể thực hiện được đối với một số trường hợp sử dụng nhất định, chẳng hạn như cộng tác giữa các văn phòng với đồng nghiệp có giấy phép Acrobat của riêng họ, nhưng nó có thể là một thiếu sót nghiêm trọng đối với các tổ chức phối hợp với người dùng bên ngoài để tạo tài liệu. Các tệp có thể được xuất dưới dạng Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint hoặc các tệp khác sau khi thực tế. Mặt khác, Adobe Acrobat DC (không phải Adobe Document Cloud mà là ứng dụng máy tính để bàn Acrobat cũng như các ứng dụng di động) có thể tiếp cận với các nhà cung cấp lưu trữ đám mây, như Microsoft OneDrive for Business và DropBox Business để quản lý các tệp PDF bạn có thể có trong một trong những địa điểm đó

Có một số công cụ để xử lý các tác vụ phổ biến với tệp PDF trong Adobe Document Cloud, bao gồm tạo tệp PDF (thực sự, chuyển đổi tài liệu thành PDF khi bạn không thể tạo một tệp từ đầu), kết hợp nhiều tệp thành tệp PDF, sắp xếp lại các trang PDF và xuất tập tin thành PDF. Các công cụ này chắc chắn không dành riêng cho Adobe Document Cloud UI vì người dùng được cấp phép có thể thực hiện các tác vụ tương tự trong Adobe Acrobat DC hoặc ứng dụng di động trên Android hoặc iOS. Nhưng có một tùy chọn dựa trên đám mây cho các công việc này chắc chắn mang lại một số lợi ích cho người dùng có thể thực hiện công việc từ nhiều máy tính. Các tệp PDF được chỉnh sửa trong Adobe Document Cloud thậm chí có thể tận dụng Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi các tệp PDF được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa hoặc có thể tìm kiếm. Đây là một tính năng đặc biệt hữu ích cho các tổ chức có thư viện tài liệu giấy hiện có.

Trường hợp Adobe Document Cloud thực sự xuất hiện là khả năng xử lý các tác vụ thường cần thiết sau khi tài liệu đã đạt đến trạng thái cuối cùng hoặc gần cuối cùng. Không phải ngẫu nhiên mà đây là điểm giống nhau mà Adobe đã có với Acrobat và định dạng PDF nói chung trong hơn một thập kỷ. Các tính năng được nhiều người dùng cho phép, chẳng hạn như khả năng nhúng phông chữ, nén hình ảnh và xử lý các khả năng của biểu mẫu, khiến Acrobat trở thành một lựa chọn vững chắc cho mọi thứ, từ xuất bản tài liệu bán hàng đến hướng dẫn sử dụng sản phẩm đến tài liệu pháp lý và mọi thứ khác.

Các công ty dành bất kỳ khoảng thời gian định tuyến tài liệu qua lại để xem xét hoặc chữ ký có thể được hưởng lợi rất nhiều từ Adobe Document Cloud. Việc sử dụng email để gửi tài liệu sẽ được in, ký, quét và gửi lại email là không hiệu quả khi so sánh với khả năng của Adobe Document Cloud để xử lý việc định tuyến tài liệu tới nhiều người ký. Các tùy chọn như bảo vệ mật khẩu, nhắc nhở hàng ngày hoặc hàng tuần và khả năng theo dõi hoàn toàn là những cái đinh cuối cùng trong quan tài của bất kỳ đối số nào về lợi ích chi phí của Adobe Document Cloud. Cũng đáng lưu ý rằng các khả năng chữ ký có được với Adobe Document Cloud dễ dàng nằm trong tầng cao nhất của hệ thống quản lý tài liệu mà chúng tôi đã xem xét. Microsoft SharePoint Online mang đến một số chức năng tương tự cho trò chơi và hỗ trợ nhiều định dạng tệp hơn, nhưng không xử lý các tệp PDF cũng như Adobe Document Cloud.

Bạn có thể dễ dàng hoàn thành các biểu mẫu bằng cách sử dụng tính năng Điền & Ký. Thuận tiện, bạn có thể lưu các trường thường được sử dụng, bao gồm tên, địa chỉ, email và điện thoại của bạn, vì vậy bạn không phải nhập nhiều lần thông tin này. Sau khi bạn hoàn thành một biểu mẫu, bạn có thể lưu nó dưới dạng tệp PDF hoặc in nó. Bạn có thể chia sẻ tệp với bất kỳ ai (miễn là bạn có địa chỉ email của họ) bằng cách sử dụng Gửi & Theo dõi và chọn nhận thông báo khi người nhận xem tệp. Các tính năng này cũng có sẵn cho bất kỳ tệp nào bạn có thể đã lưu trữ trong tài khoản Creative Cloud.

Khi bạn chọn một tệp, sau đó bạn có thể thêm trường chữ ký, trường ban đầu hoặc khối chữ ký cũng như tên và ngày. Tài liệu cuối cùng sau đó có thể được lưu vào thư viện tài liệu của bạn để sử dụng trong tương lai, điều này rất hữu ích nếu bạn liên tục gửi cùng một hợp đồng. Người nhận có thể chọn ủy thác chữ ký cho người khác. Mặt khác, sau đó họ có thể điền vào bất kỳ trường bắt buộc nào và tạo chữ ký điện tử bằng cách nhập tên của họ, vẽ nó hoặc tải lên một tệp hình ảnh. Tùy chọn gõ tạo ra một vài lựa chọn chữ ký. Sau khi người nhận gửi tệp đã ký, họ có thể tải xuống một bản sao hoặc đăng ký dùng thử Adobe Sign miễn phí trong 14 ngày (9, 99 đô la mỗi tháng trở lên).

Một vấn đề với tính năng này là nó chuyển hướng bạn đến Giao diện người dùng Adobe Sign và không rõ ngay cách quay lại Adobe Document Cloud hoặc bảng điều khiển Creative Cloud của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian: Nhấp vào biểu tượng Adobe Sign ở phía trên bên trái màn hình.

Adobe Document Cloud cũng hỗ trợ các mẫu thư viện, là các đối tượng có thể tái sử dụng (tài liệu hoặc lớp phủ biểu mẫu) có thể được tận dụng để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại hiệu quả hơn. Mẫu tài liệu bao gồm nội dung và mẫu tài liệu lĩnh vực, và lý tưởng để gửi một tài liệu đầy đủ cho chữ ký (nghĩ rằng thỏa thuận của khách hàng, thỏa thuận không tiết lộ, vv). Lớp phủ biểu mẫu khó hiểu hơn một chút nhưng cung cấp cho bạn tùy chọn để thêm biểu mẫu được định cấu hình trước vào bất kỳ tài liệu nào có cùng bố cục. Điều này hữu ích cho những thứ như khối chữ ký thư kinh doanh, các biểu mẫu yêu cầu nhãn hiệu khác nhau hoặc thông báo tùy thuộc vào khách hàng, cộng với vô số trường hợp sử dụng khác.

Adobe có một số ứng dụng di động dành cho Android và iOS mở rộng các tính năng của Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile phản chiếu những gì bạn thấy trên máy tính để bàn và trực tuyến. Bạn có thể xem và chỉnh sửa các tập tin PDF khi đang di chuyển. Bạn cũng có thể truy cập các tệp có trong Dropbox, OneDrive hoặc các nhà cung cấp lưu trữ đám mây khác nếu bạn đã kết nối tài khoản của mình. Adobe Sign Mobile cho phép bạn ký tài liệu điện tử, yêu cầu chữ ký điện tử từ người khác và theo dõi tiến trình. Bạn cũng có thể dễ dàng chụp chữ ký của mình bằng cách sử dụng màn hình cảm ứng điện thoại của bạn, lưu nó và sử dụng nó trên Adobe Document Cloud. Bạn có thể đăng nhập vào ứng dụng bằng cách sử dụng ID đăng nhập hoặc ID Adobe để ứng dụng được liên kết với tài khoản của bạn.

Fill & Sign Mobile có thể được sử dụng để điền và ký vào biểu mẫu khi đang di chuyển, mặc dù ứng dụng này không được kết nối với tài khoản Adobe của bạn. Trên thực tế, bạn hoàn toàn không cần Adobe ID. Với nó, bạn thậm chí có thể chụp ảnh biểu mẫu và điền vào thiết bị di động của bạn. Nói về việc chụp ảnh nhanh, Adobe Scan biến máy ảnh của thiết bị di động của bạn thành máy quét tài liệu di động, thậm chí cho phép bạn tải tệp PDF lên Adobe Document Cloud nơi OCR có thể chuyển đổi tài liệu của bạn từ một hình ảnh đơn giản thành văn bản bạn có thể chỉnh sửa hoặc sao chép.

Adobe cung cấp trợ giúp rộng rãi nếu bạn gặp vấn đề. Bạn có thể tìm kiếm Adobe kỹ lưỡng tài liệu hỗ trợ trực tuyến, mặc dù chúng tôi đã gặp một vài thông báo lỗi khi thực hiện các tìm kiếm đơn giản. Bạn cũng có thể truy cập diễn đàn người dùng. Nếu bạn cần liên lạc với Adobe, thì bạn có thể sử dụng trò chuyện trực tiếp, hoạt động 24/7 hoặc gọi nhóm hỗ trợ vào các ngày trong tuần từ 5 giờ sáng đến 7 giờ tối (PST). Tuy nhiên, trước khi bạn có thể liên hệ trực tiếp với Adobe, trước tiên bạn phải điền vào biểu mẫu tương tác để riêng vấn đề của bạn. Đây là một chút phiền toái (mặc dù nó cố gắng đưa ra các giải pháp khả thi trước khi bạn gọi hoặc khởi chạy một cuộc trò chuyện).

Một dịch vụ hợp tác và chữ ký điện tử vững chắc

Vào tháng 10, Adobe đã giới thiệu các bản cập nhật cho Adobe Document Cloud bao gồm một trung tâm tài liệu trung tâm và hỗ trợ cho các ứng dụng di động được kết nối. Công ty cũng cho biết họ đã sắp xếp hợp lý các đánh giá tài liệu và thêm chỉnh sửa kích hoạt cảm ứng trên máy tính bảng. Ngoài ra, một tính năng trí tuệ nhân tạo (A) có tên Adobe Sensei giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại khi sử dụng Adobe Scan và Adobe DC.

Adobe Document Cloud không có nghĩa là một dịch vụ quản lý tài liệu chính thức, điều đó có nghĩa là nó không so sánh với Ascensio System OnlyScript và Microsoft SharePoint Online về mặt hỗ trợ loại tệp rộng, đồng bộ hóa, bảo mật mạnh mẽ và tùy chỉnh. Để có sự công bằng, Tuy nhiên , Adobe Document Cloud vượt trội trong việc cung cấp chức năng chính trong các lĩnh vực trọng tâm cho khách hàng của mình. Ngoài ra, Adobe cũng cung cấp tích hợp vào các hệ thống đám mây doanh nghiệp lớn như Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce và một số hệ thống khác. Các tích hợp này phục vụ để làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn bằng cách tận dụng thế mạnh của nhiều dịch vụ đám mây, cho phép bạn thực hiện các tác vụ công việc chung trong bối cảnh khu vực trọng tâm của bạn, cho dù đó là một tài liệu đăng lên trang web SharePoint để nhận xét hoặc gửi tài liệu hợp đồng cho chữ ký cho khách hàng từ bên trong Salesforce.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần hiệu quả hơn trong việc chia sẻ và theo dõi các thủ tục giấy tờ quan trọng và thu thập chữ ký, thì Adobe Document Cloud sẽ thực hiện thủ thuật này. Điều này đặc biệt khi nó được ghép nối với Acrobat DC, có nhiều tùy chọn tương thích, tích hợp và chỉnh sửa tệp hơn. Đối với khả năng quản lý tài liệu đầy đủ, bạn có thể muốn tìm ở nơi khác, mặc dù có khả năng lớn là bạn nên xem xét Adobe Document Cloud ngay cả khi đó không phải là lựa chọn của bạn cho hệ thống quản lý tài liệu. Thời gian là tiền bạc và chỉ riêng các khả năng của chữ ký số và hình thức có thể khiến Adobe Document Cloud trở thành một khoản đầu tư đáng giá và là một phần thiết yếu trong doanh nghiệp của bạn.