Đánh giá và đánh giá của Agiloft

Giao diện và tính năng cốt lõi

Agiloft tùy chỉnh từng triển khai dựa trên nhu cầu kinh doanh cá nhân, do đó, những gì bạn thấy trong Agiloft hoàn toàn gắn liền với vai trò người dùng của bạn và quy trình quản lý hợp đồng cụ thể phù hợp với tổ chức của bạn. Trái ngược với một nền tảng như Coupa Hợp đồng quản lý vòng đời, chỉ tập trung quản lý hợp đồng vào các kịch bản quản lý chi tiêu và mua sắm, Agiloft là một bảng trắng mà bạn có thể điều chỉnh cho bất kỳ trường hợp sử dụng kinh doanh nào.

Giao diện người dùng vanilla (UI) có thể bị lỗi thời nếu được sử dụng mà không áp dụng bất kỳ tùy chỉnh nào. Nhưng Agiloft cho phép bạn điều chỉnh màu sắc, nhãn hiệu và bố cục theo ý thích hoặc để phù hợp với trang web của công ty bạn. Để kiểm tra nền tảng cập nhật, tôi đã đăng nhập vào bốn cổng khác nhau được tùy chỉnh cho các vai trò cụ thể. Tùy thuộc vào việc tôi đăng nhập với tư cách quản trị viên, người quản lý hợp đồng, người phê duyệt hợp đồng hay người sử dụng hợp đồng, tôi đã thấy một sự sắp xếp khác nhau của các tính năng và trường có sẵn.

Trong tất cả các bảng điều khiển do người dùng xác định, điều đầu tiên bạn nhìn thấy là một bảng điều khiển được tùy chỉnh với các biểu đồ và widget và menu điều hướng bên trái hiển thị các "bảng" có sẵn của nền tảng, các bản ghi và hợp đồng đã mở gần đây và bất kỳ tác vụ nào bạn ' đã được chỉ định. Ngoài ra còn có một thanh tìm kiếm phổ quát ở đầu UI có thể chạy truy vấn trên mọi hợp đồng, tệp, trang và bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Đối với mục đích của đánh giá này, chúng tôi đã thử nghiệm từ góc độ của người quản lý hợp đồng, người phê duyệt và người dùng từ các UI tùy chỉnh khác nhau.

Đăng nhập vào cổng quản lý hợp đồng, tôi ngay lập tức được cung cấp các biểu đồ hợp đồng dựa trên widget trong tiến trình và hết hạn hợp đồng sắp tới và gia hạn. Tôi cũng đã được cung cấp một danh sách các hồ sơ để quản lý các hợp đồng đang hoạt động. Biểu tượng Thư bên cạnh mỗi hợp đồng cung cấp cho tôi các tùy chọn để thiết lập thông báo hoặc hành động tự động đối với một hành động hợp đồng cụ thể hoặc để giao nhiệm vụ cho người dùng khác. Từ trang này, tôi cũng có thể nhập và xuất hợp đồng, kiểm tra hợp đồng tôi muốn chỉnh sửa hàng loạt, v.v. Là người quản lý hợp đồng, sau đó tôi có một loạt các tùy chọn trong menu bên trái. Tôi đã có thể xem danh sách thư mục của tất cả mọi người và các công ty liên quan đến hợp đồng trong và ngoài tổ chức của tôi, cũng như tất cả các hợp đồng trong hệ thống có biểu tượng hình cây. Điều này cho tôi thấy một sơ đồ mối quan hệ của người dùng và các công ty liên quan đến hợp đồng đó. Như với Quản trị hợp đồng Onit và Đánh giá & phê duyệt hợp đồng, cũng có các quy trình phê duyệt để theo dõi hợp đồng, cũng như các loại hợp đồng và khả năng tạo các mẫu khác nhau. Agiloft cũng cho phép bạn tìm kiếm theo các điều khoản cụ thể trong hợp đồng và tìm kiếm một thư viện dành riêng cho mệnh đề. Để minh họa sự khác biệt trong vai trò người dùng, cổng thông tin phê duyệt hợp đồng chỉ hiển thị các bảng phê duyệt cơ bản và thư mục hợp đồng mà không có bất kỳ chức năng sâu hơn nào; người sử dụng hợp đồng sẽ không thấy tùy chọn phê duyệt.

Để kiểm tra cách Agiloft xử lý vòng đời hợp đồng, tôi đã tạo một hợp đồng mới, thiết lập quy trình phê duyệt cho nó và theo dõi hợp đồng từ khi bắt đầu đến khi ký. Khi bạn nhấp vào nút Hợp đồng mới, Agiloft sẽ mở một cửa sổ chi tiết với một loạt các tùy chọn chóng mặt. Mỗi bản ghi mới có một số ID theo mặc định, và sau đó tôi có tùy chọn để chọn xem bản ghi này là hợp đồng, hợp đồng phụ, thỏa thuận chính hay sửa đổi hợp đồng hiện tại. Ngoài ra còn có Loại hợp đồng, cung cấp cho bạn tất cả các loại và mẫu tùy chỉnh mà doanh nghiệp của bạn đã tạo để chọn. Những loại và mẫu này bao gồm hợp đồng dịch vụ khách hàng, thỏa thuận không tiết lộ, thỏa thuận tuyển dụng, nhà cung cấp và hợp đồng đối tác.

Tôi đã chọn hợp đồng dịch vụ khách hàng và giao nó cho Nhóm khách hàng nội bộ (Agiloft cho phép bạn tạo các nhóm, nhóm và phòng ban tùy chỉnh). Từ đó, tôi đã cấu hình Hợp đồng kiểm tra PCMag của mình để tự động gia hạn sau mỗi 12 tháng, sau đó nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng, số tiền và thông tin công ty liên quan đến hợp đồng. Bạn có thể đi sâu vào chi tiết như bạn muốn với trình hướng dẫn hợp đồng. Trình hướng dẫn này cho phép bạn liên kết các tài liệu và tài sản đính kèm, định cấu hình email và tác vụ và, tất nhiên, thiết lập quy trình phê duyệt và chữ ký với lịch sử đầy đủ và dấu vết kiểm toán liên quan đến hồ sơ. Các tài liệu đính kèm và tài sản liên kết thậm chí có thể bao gồm các chứng nhận bảo hiểm liên quan đến một công ty hoặc hợp đồng.

Tùy thuộc vào quyền người dùng của bạn, sau khi hoàn tất, người quản lý hợp đồng hoặc quản trị viên có thể lưu các thay đổi của họ vào hợp đồng hoặc nhấp vào nút "Gửi để xem xét" để gửi nó đến bước tiếp theo trong quy trình. Nhìn chung, quy trình tạo hợp đồng cảm thấy hơi áp đảo so với các trải nghiệm hợp lý hơn của các nền tảng như Concord và ContractWorks. Nhưng điều này chỉ là do Agiloft cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn và trường chi tiết hơn bất kỳ giải pháp nào khác mà chúng tôi đã thử nghiệm. Khả năng tùy biến cho phép bạn thực hiện quy trình quản lý hợp đồng đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn.

Quy trình, báo cáo và tích hợp nâng cao

Agiloft tỏa sáng khi nói đến các tính năng quản lý hợp đồng tiên tiến và tự động hóa quy trình làm việc. Từ cổng quản trị, bạn có thể thấy toàn bộ chức năng có trong nền tảng nếu bạn quyết định tùy chỉnh nó ở mức độ đó. Điều này bắt đầu với tìm kiếm nâng cao và khả năng chỉnh sửa gốc năng động hơn.

Thanh Tìm kiếm nhanh mới mặc định cho tìm kiếm văn bản, do đó bạn có thể nhập bất kỳ từ khóa nào và Agiloft sẽ quét tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu cùng với mọi tài liệu và tệp PDF trong hệ thống bằng OCR. Bạn cũng có thể định cấu hình trình đơn thả xuống tìm kiếm để tìm kiếm các trường cụ thể, chẳng hạn như tìm mọi hợp đồng có trạng thái Đang chờ đính kèm. Quản trị viên chọn trường nào xuất hiện trong menu thả xuống tìm kiếm và bạn cũng có thể lưu các tìm kiếm cho truy vấn lặp lại nhanh. Nếu bạn đã tìm kiếm một bản ghi cụ thể và muốn thực hiện các thay đổi nhanh chóng, thì các tính năng chỉnh sửa tệp trực tiếp và chỉnh sửa tệp trực tiếp mới cho phép bạn kiểm tra và chỉnh sửa tài liệu trong Microsoft Word. Sau đó, bạn có thể lưu lại khi hoàn thành, với nhật ký thay đổi đầy đủ nhưng không cần lưu bản sao cục bộ của tài liệu.

Báo cáo cũng rộng rãi. Trong giao diện quản trị viên, mỗi tab trong menu bên trái bao gồm tùy chọn Biểu đồ / Báo cáo cho phép bạn trích xuất phân tích trên bất kỳ khía cạnh nào trong vòng đời quản lý hợp đồng của bạn. Ví dụ, trong Nhiệm vụ, bạn có thể thấy thời gian trung bình mà nhân viên cần để đóng các nhiệm vụ hoặc bạn có thể chia nhỏ thông tin theo nhóm hoặc bộ phận. Báo cáo phê duyệt có thể giúp bạn xác định các tắc nghẽn cho các hợp đồng đang chờ xử lý. Báo cáo chạy trên toàn bộ cơ sở dữ liệu hợp đồng của bạn có thể giúp bạn ưu tiên dựa trên giá trị tiền tệ, hết hạn, tiến độ hoặc một loạt các yếu tố khác. Khi tạo báo cáo mới, tôi có thể chọn trong số 10 loại biểu đồ khác nhau (đường, thanh, nhiều trục, đồng hồ đo, bánh, phễu, v.v.), thêm bộ lọc ngày và bản ghi, thêm định dạng và tùy chỉnh bổ sung, lên lịch báo cáo để lặp lại bất kỳ cơ sở nào và gửi email báo cáo cho người dùng, phòng ban hoặc nhóm cụ thể. Các biểu đồ và báo cáo đã hoàn thành không phải là đẹp nhất so với Quản lý vòng đời hợp đồng của Concord hoặc Coupa, nhưng Agiloft cung cấp cho đến nay tùy chỉnh báo cáo tiên tiến nhất mà chúng tôi đã thử nghiệm.

Nếu bạn sử dụng các khả năng BPM trong quy trình làm việc của Agiloft (không tính thêm chi phí nếu bạn có gói trả phí), thì bạn có thể lớp tự động hóa quy trình công việc mạnh mẽ trên đỉnh vòng đời quản lý hợp đồng của bạn. Trình chỉnh sửa quy trình làm việc đồ họa được cải tiến cung cấp cho bạn tổng quan về tất cả các trạng thái mà bản ghi có thể được thực hiện và tất cả các giao dịch diễn ra trong quy trình hợp đồng. Từ đó, thật dễ dàng để thêm các hành động và kích hoạt vào bất kỳ bước nào trong vòng đời hợp đồng đó, được kích hoạt bởi các thay đổi trong bản ghi. Vì vậy, nếu hợp đồng đạt 60 ngày trước khi gia hạn, thì bạn có thể thiết lập trình kích hoạt email để tắt email ở bước đó của quy trình làm việc.

Cuối cùng, Agiloft cung cấp một danh sách mạnh các tích hợp và truy cập giao diện lập trình ứng dụng (API). Nền tảng này không cung cấp tính năng eSign độc quyền, thay vào đó, chọn tùy chỉnh trải nghiệm với tích hợp Adobe Sign và DocuSign tùy thuộc vào nhu cầu hoặc sở thích kinh doanh. Agiloft cũng cung cấp tích hợp tích hợp với Salesforce cho nhân viên bán hàng để đồng bộ hóa danh bạ, công ty và hồ sơ hợp đồng trực tiếp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn. Agiloft cũng cung cấp tích hợp lịch với Apple iCal, Lịch Google, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange và Cứu hộ bởi LogMeIn. Về mặt API và bảo mật, Agiloft đồng bộ hóa với OAuth 2 và SAML 2. Nó cũng tích hợp với các giao thức LDAP và Active Directory (AD). Nếu bạn đã đăng ký gói Enterprise, thì bạn cũng có quyền truy cập vào API REST, API web, kịch bản Python và Perl của Agiloft và tích hợp JSON.

Trường hợp tùy chỉnh đáp ứng tính đơn giản

Agiloft là hệ thống quản lý hợp đồng tùy biến nhất trên thị trường. Cách tiếp cận dựa trên thuật sĩ của nó để tùy chỉnh giúp dễ dàng cấu hình hơn nhiều hệ thống khác. Nó có thể sẵn sàng ra khỏi hộp và mức độ dịch vụ miễn phí của nó làm cho nó khả thi cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó mạnh mẽ cho doanh nghiệp lớn. Agiloft trước đây đã là một công cụ Lựa chọn của Biên tập viên, và những cải tiến của nó đối với khả năng sử dụng, chỉnh sửa động và tự động hóa quy trình làm việc chỉ củng cố vị trí của nó trên không gian quản lý hợp đồng.