Đánh giá và đánh giá trợ lý hợp đồng phần mềm Blueridge

Bắt đầu từ $ 899 cho phiên bản Tiêu chuẩn, Trợ lý Hợp đồng Phần mềm Blueridge là một phần của một trường học cũ trong thị trường quản lý hợp đồng. Trong đó hầu hết tất cả các đối thủ cạnh tranh đã áp dụng mô hình triển khai đám mây, Blueridge đã sử dụng phương pháp cài đặt tải xuống và chạy cục bộ kiểu cũ hơn. Tuy nhiên, đây là một giải pháp khá phong phú đã được sử dụng trong hơn 15 năm cho các khách hàng như công đoàn tín dụng, bệnh viện, công ty dược phẩm và các tổ chức khác cần giữ dữ liệu phía sau tường lửa của họ.

Kể từ đánh giá ban đầu của chúng tôi, Trợ lý hợp đồng đã trải qua các cải tiến tính năng và tùy chỉnh khiêm tốn. Nhưng ba phiên bản của sản phẩm (Standard, Pro và Enterprise) vẫn giống nhau về mặt trực quan, với một loạt các menu và tính năng so với các giao diện người dùng (UI) thưa thớt hơn của các tùy chọn dựa trên đám mây mới hơn. Phần mềm Blueridge cho biết họ đã chọn ở lại trong không gian phần mềm máy khách / máy chủ thay vì cạnh tranh với hàng tá tùy chọn dựa trên đám mây tương tự.

Trợ lý hợp đồng không cung cấp bất kỳ khả năng hợp tác, đàm phán hoặc hợp tác tích hợp nào. Bạn có thể chuyển sang Bản cập nhật Lựa chọn của Biên tập viên hoặc Biên tập viên cho điều đó. Không phải Trợ lý hợp đồng là tùy biến vô tận hoặc được đóng gói với các tính năng quản lý vòng đời hợp đồng từ đầu đến cuối như Biên tập viên Lựa chọn của Agiloft. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn thích tùy chọn được triển khai tại địa phương để lưu trữ hợp đồng an toàn (với các tùy chọn phân loại chi tiết và tính năng quản lý), thì Assistant Assistant là một công cụ được trang bị tốt. Nó cung cấp cho bạn báo cáo và cảnh báo mạnh mẽ cộng với hướng dẫn sử dụng tuyệt vời để giúp bạn tăng tốc.

Giá cả và kế hoạch

Như đã đề cập, Trợ lý hợp đồng có ba phiên bản khác nhau: Standard, Pro và Enterprise. Các phiên bản khác nhau cung cấp các cấp độ dịch vụ khác nhau dựa trên quy mô doanh nghiệp hoặc số lượng người dùng của bạn. Các phiên bản có giá dao động từ $ 899 đến $ 8, 999. Trợ lý hợp đồng bắt đầu từ $ 899 cho phiên bản Tiêu chuẩn, đây là phiên bản một người dùng được cài đặt trên PC của bạn. Phiên bản này lý tưởng cho các chủ sở hữu hoặc tổ chức duy nhất trong đó chỉ cần một quản trị viên duy nhất để giám sát các hợp đồng trong hệ thống của bạn.

Phiên bản cấp nhập cảnh này đi kèm với hồ sơ điện tử hoàn chỉnh, hỗ trợ đa cơ sở dữ liệu, các trường cơ bản và hỗ trợ tệp và "sự kiện đáng báo động" không giới hạn hoặc cảnh báo cho mỗi hợp đồng. Bạn cũng có thể tìm kiếm đơn giản và nâng cao, báo cáo và tùy chỉnh các danh mục và trường hợp đồng. Để có thêm chức năng báo cáo được xây dựng tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng phiên bản Standard Plus Plus với giá $ 1.198. Nó cho phép bạn truy cập vào Trình thiết kế báo cáo tùy chọn. Không giống như định giá các sản phẩm dựa trên phần mềm (SaaS) của Phần mềm dưới dạng dịch vụ, giá cơ sở cho mỗi phiên bản là chi phí một lần duy nhất so với chi phí đăng ký định kỳ của mọi sản phẩm dựa trên đám mây được đánh giá trong đợt này . Tất cả các phiên bản cũng đi kèm với bản dùng thử 30 ngày miễn phí.

Một trong những khác biệt chính giữa ba phiên bản này là khả năng nhập hợp đồng hoặc tài liệu trực tiếp vào cơ sở dữ liệu. Với phiên bản Standard và Pro, người dùng có thể liên kết phiên bản địa phương của tài liệu với hồ sơ của mình trong Trợ lý hợp đồng. Trong tình huống này, hồ sơ của tài liệu trên Trợ lý hợp đồng có thể được liên kết với vị trí của nó trên ổ đĩa hoặc máy chủ nhưng tài liệu không bao giờ thực sự được tải lên cơ sở dữ liệu. Có lẽ, đối với người dùng phiên bản Standard và Pro, việc lưu trữ trong cơ sở dữ liệu sẽ không cần thiết vì các tài liệu có thể dễ dàng được lưu trên máy tính cá nhân của người dùng hoặc trên một ổ đĩa chung cho một nhóm nhỏ. Tuy nhiên, đối với các công ty hoặc công ty lớn, sự sắp xếp như vậy có thể sẽ chứng minh sự khó sử dụng cả về hiệu suất cũng như các cân nhắc về bảo mật.

Phiên bản Pro là một sản phẩm mạng cục bộ (LAN) được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) hoặc các nhóm làm việc nhỏ trong một tổ chức. Nó có giá $ 3, 499 cho giấy phép cơ sở (năm người dùng), mặc dù có thể thêm ghế bổ sung với chi phí thêm. Tính năng thông minh, phiên bản Pro bao gồm tích hợp quản lý tài liệu với Laserfiche và hỗ trợ nhiều người dùng với các quyền và bảo mật cơ bản.

Cuối cùng, phiên bản Enterprise có giá 8.999 USD cho giấy phép cơ sở (năm người dùng). Đây là sản phẩm SQL Server / Client LAN / WAN (mạng diện rộng) đi kèm với một loạt các tính năng lưu trữ và phân loại tài liệu nâng cao. Các tính năng này bao gồm tủ và thư mục con, tìm kiếm toàn văn bản, cảnh báo định kỳ, tùy chỉnh hoàn chỉnh, lưu trữ tài liệu cơ sở dữ liệu và báo cáo tùy chỉnh gắn với mức độ cho phép của người dùng. Bảo trì hàng năm tùy chọn là 18 phần trăm của tổng giá mua cho tất cả các gói. Điều này giúp bạn cập nhật sản phẩm sẵn có và truy cập hỗ trợ qua điện thoại (thay vì chỉ hỗ trợ email miễn phí). Bạn có thể nâng cấp lên phiên bản khác bất cứ lúc nào. Giấy phép người dùng bổ sung được định giá theo thang điểm tốt nghiệp trong đó giá mỗi giấy phép giảm xuống khi khối lượng tăng cho phiên bản Pro và Enterprise:

Phiên bản chuyên nghiệp:

Giấy phép 1-4: $ 299

Giấy phép 5-9: $ 269

Hơn 10 giấy phép: $ 229

Ví dụ: nếu hôm nay bạn mua hai giấy phép bổ sung, thì bạn sẽ trả $ 299 mỗi giấy phép. Nếu sau này bạn mua thêm ba giấy phép, thì bạn sẽ trả $ 269 cho mỗi giấy phép.

Phiên bản doanh nghiệp:

Giấy phép 1-9: $ 599

10-24 giấy phép: $ 529

25-49 giấy phép: $ 449

Giấy phép 50-99: $ 379

Hơn 100 giấy phép: $ 299

Giấy phép không giới hạn: $ 59.999 (bao gồm giấy phép cơ sở)

Ví dụ: nếu hôm nay bạn mua ba giấy phép bổ sung, thì bạn sẽ trả $ 599 mỗi giấy phép. Nếu sau này bạn mua thêm tám giấy phép, thì bạn sẽ trả 529 đô la cho mỗi giấy phép.

Bắt đầu thiết lập

Phiên bản Pro và Enterprise của Contract Assistant có thể được cài đặt trên PC của người dùng hoặc ảo hóa (nghĩa là được cài đặt trên máy chủ ứng dụng chạy Citrix hoặc Terminal Services hoặc dưới dạng ứng dụng web tự lưu trữ bằng Citrix XenApp.) Nói cách khác, Assistant Assistant là máy khách / phần mềm máy chủ được lưu trữ trên mạng của bạn, không có dữ liệu cư trú trên đám mây. Để cho phép truy cập cơ sở dữ liệu trong các doanh nghiệp lớn hơn, điều này có nghĩa là bạn sẽ cần cài đặt Microsoft SQL Server với phiên bản Enterprise. Hãy nhớ liên hệ với Phần mềm Blueridge để biết chi tiết cụ thể về các yêu cầu phụ trợ cho môi trường của bạn. Tìm hiểu phiên bản nào của SQL Server và Windows Server là bắt buộc và liệu các tài nguyên này có thể được chạy hầu như hoặc yêu cầu máy chủ vật lý của riêng chúng hay không.

Để kiểm tra phiên bản Tiêu chuẩn cho đánh giá cập nhật của chúng tôi, tôi đã thiết lập bản dùng thử miễn phí và tải phần mềm xuống PC Windows 10 của mình. Phần mềm Blueridge không cung cấp tải xuống Mac. Công ty cho biết họ hỗ trợ Windows 7, 8 và 10, nhưng sau khi tải xuống gói phần mềm, tôi đã được nhắc tải xuống phiên bản .NET Framework cũ hơn trước khi tiến hành cài đặt. Đây là một hangup tương thích nhỏ. Nhưng, sau khi tải xuống .NET Framework 3.5 SP1 (trái ngược với phiên bản 4.7 hiện tại), quá trình cài đặt nhanh chóng hoàn tất và tôi đã sẵn sàng và chạy.

Sau khi mở, Trợ lý hợp đồng sẽ ném rất nhiều tính năng và tùy chọn cho bạn. Nhưng nó làm như vậy trong một bố cục được tổ chức tốt hơn so với lựa chọn thực đơn áp đảo trong Lợi thế hợp đồng phần mềm Great Minds và Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa. Trợ lý hợp đồng cung cấp các tài nguyên và tài liệu trợ giúp tuyệt vời để hỗ trợ thiết lập, điều hướng và sử dụng. Tôi đã ngay lập tức nhận được thông báo "Bắt đầu trong 10 bước đơn giản" thông qua lộ trình sản phẩm và hướng dẫn QuickStart. Các chương được lập chỉ mục và có thể tìm kiếm để bạn có thể tạo các mục yêu thích của riêng mình trong hướng dẫn và tất cả các tài nguyên Trợ giúp của Phần mềm Blueridge. Tài liệu trợ giúp và việc sử dụng dễ dàng các tài nguyên nói chung giúp tôi dễ dàng và nhanh chóng sử dụng UI.

Trên bảng điều khiển là các tab dành cho Quản lý hợp đồng, Cơ sở dữ liệu và Báo cáo, Tùy chọn và Công cụ, Cập nhật hàng loạt (chỉnh sửa nhiều danh mục, bản ghi hoặc mục nhập của người dùng) và Trợ giúp. Ngoài ra còn có một thanh công cụ giống như Microsoft Word với các nút để tạo và lưu một mục hợp đồng mới, cộng với các nút Xóa, Hoàn tác và Tìm kiếm. Ở phía bên trái là một chỉ mục hợp đồng theo thứ tự chữ cái để tìm kiếm nhanh cơ sở dữ liệu của bạn, được chia thành các danh mục và thư mục trường hợp. Báo động hợp đồng đang "đổ chuông" (có nghĩa là hết thời hạn hợp đồng sẽ được giải quyết) được hiển thị màu đỏ.

Bên dưới các thanh menu nằm trong không gian làm việc, được chia thành các cửa sổ có kích thước điều chỉnh. Các cửa sổ được nhóm theo các loại thông tin, cung cấp các tab cho Chỉ mục Hợp đồng, Thông tin hợp đồng, Ngày chính, Danh mục, Yếu tố / Điều khoản chính, Tổng quan, Liên kết tệp và Ghi chú & Nhận xét (là phạm vi của các tính năng cộng tác của Trợ lý hợp đồng). Thư viện mệnh đề tương tự như những gì bạn sẽ tìm thấy trong Agiloft và cấu trúc gắn thẻ tùy chỉnh tương tự như của ContractWorks.

Quản lý vòng đời hợp đồng

Sau khi hoàn thành Hướng dẫn QuickStart, có Hướng dẫn sử dụng hữu ích không kém với các hướng dẫn cho mục nhập và cấu hình nâng cao hơn. Hướng dẫn sử dụng đưa ra các hướng dẫn rất chính xác để tạo cơ sở dữ liệu và định cấu hình các trường dữ liệu khác nhau.

Bản thân quy trình quản lý hợp đồng rất dễ dàng và cực kỳ tùy biến. Khi thêm các mục hợp đồng mới hoặc chỉnh sửa các tệp hợp đồng, bạn có thể đổi tên hoặc ẩn các trường, thêm chú thích của người dùng (trong tab Tùy chọn và Công cụ) và quản lý các ngày và cảnh báo chính. Bạn cũng có thể thêm và quản lý các danh mục và trích xuất các điều khoản bằng cách sử dụng các cửa sổ ở phía bên phải của trang chi tiết hợp đồng. Trong phiên bản Pro và Enterprise, bạn thực hiện việc này thông qua mô-đun quản trị. Như trong Agiloft và ContractSafe, quản trị viên có thể thêm người dùng và đặt quyền để xem các hợp đồng hoặc thành phần cụ thể của giao diện người dùng. Mặc dù, không giống như trong các công cụ đó, bạn không cần phải vào bảng quản trị để làm điều đó. Tất cả các lĩnh vực có thể chỉnh sửa từ trang chính. Phiên bản Pro chỉ cung cấp cho bạn các tùy chọn đặc quyền chỉ đọc hoặc đầy đủ. Nhưng phiên bản Enterprise có bảo mật chi tiết hơn cho các hồ sơ cụ thể và các cơ sở dữ liệu khác nhau mà người dùng thuộc về. Phiên bản Hợp đồng Trợ lý Doanh nghiệp cũng có thể tạo ra cái gọi là "Lượt xem" để ẩn các trường cụ thể cho các nhóm người dùng hoặc công ty khác nhau hoặc để hiển thị nội dung hoặc thư mục cụ thể. Thêm một bản ghi mới cũng dễ như nhấp vào nút Mới và tạo một bản sao của mẫu bản ghi hiện có.

Vì bạn chỉ phân loại các hợp đồng hiện tại và đang chờ xử lý, nên bạn không thực sự tạo ra một hợp đồng mới, chỉ là mục cơ sở dữ liệu cho nó. Về mặt tìm kiếm, bạn có thể chạy truy vấn theo văn bản, từ khóa, ngày hoặc các trường như tiền tệ hoặc loại hợp đồng. Tất cả các trường có thể tìm kiếm và có thể được kéo vào các báo cáo tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh. Tuy nhiên, không có tìm kiếm nhận dạng ký tự quang học (OCR) vì trình xem hợp đồng yêu cầu tài liệu phải là văn bản có thể chỉnh sửa hoặc hợp đồng PDF trước khi cơ sở dữ liệu lập chỉ mục.

Tổ chức đó rất quan trọng vì cách thức tổ chức Trợ lý hợp đồng xoay quanh nhiều cơ sở dữ liệu. Không có giới hạn về số lượng cơ sở dữ liệu mà người dùng có thể tạo, mặc dù bạn chỉ có thể mở một cơ sở dữ liệu tại một thời điểm. Đối với quản trị viên doanh nghiệp, đây là một cách hữu ích để quản lý các hợp đồng nhạy cảm mà tổ chức của bạn muốn tách riêng vì quyền hoặc lý do bảo mật.

Các báo cáo có thể được chạy theo nhiều cách khác nhau, bao gồm trên hồ sơ hợp đồng cá nhân, trên chỉ mục cơ sở dữ liệu hoặc chỉ trên một tập hợp con các hợp đồng đáp ứng các tiêu chí nhất định. Một báo cáo có thể nhanh chóng được tạo ra trên một hợp đồng đã chọn hoặc trên tất cả các hợp đồng trong một cơ sở dữ liệu cụ thể, có thể được sắp xếp và sắp xếp theo nhiều cách khác nhau.

Người dùng cũng có thể chạy báo cáo bằng cách sử dụng kết quả của một tìm kiếm cụ thể, cho phép họ giới hạn các hợp đồng được báo cáo dựa trên các tiêu chí mong muốn. Như với hầu hết mọi dịch vụ, số lượng tùy chỉnh càng lớn thì càng phức tạp. Có các bộ lọc cơ bản và nâng cao. Tính năng Tìm kiếm cơ bản uốn cong hoàn toàn theo ý muốn của người dùng nhưng thực hiện với một loạt các hộp kiểm và hộp lọc. Tìm kiếm cơ bản có thể được lọc theo các trường bộ lọc tiêu chuẩn hoặc các trường do người dùng xác định. Những người dùng thông thái hơn có thể chuyển sang Tìm kiếm nâng cao, đây là bảng tính đáp ứng logic Boolean. Trợ lý hợp đồng là công cụ duy nhất chúng tôi đã thử nghiệm để hỗ trợ tìm kiếm Boolean.

Phiên bản Enterprise có các khả năng tìm kiếm bổ sung, cho phép các tài liệu đính kèm, ghi chú và ghi chú yếu tố chính. Các tham số tìm kiếm sẽ được sử dụng nhiều lần có thể được lưu lại để sử dụng trong tương lai. Tôi đã chạy các tìm kiếm cho các hợp đồng đang hoạt động và đang chờ xử lý và thêm các bộ lọc ngày nâng cao hơn. Khi một báo cáo được tạo, nó sẽ hiển thị trong một cửa sổ riêng. Đây là một tính năng được hoan nghênh vì nó phục vụ như một bản xem trước tức thời của báo cáo. Khi người dùng hài lòng với báo cáo, nó có thể được xuất ra ở nhiều định dạng bao gồm HTML, PDF, Rich-Text, Plain Text, TIF hoặc Microsoft Excel. Phải mất một vài lần qua lại nhưng cuối cùng tôi đã có thể khiến báo cáo của mình hiển thị như mong muốn. Tuy nhiên, điều này có thể gây rắc rối cho các tổ chức lớn hơn hoặc những người đang cố gắng nhập các tệp lớn hơn.

Quản lý hợp đồng trường cũ thực hiện đúng

Trợ lý hợp đồng là tùy chọn đó cho các doanh nghiệp và tổ chức không muốn một sản phẩm đám mây được quản lý hoàn toàn. Nền tảng kỳ cựu này cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát phía sau tường lửa đối với cơ sở dữ liệu hợp đồng và dữ liệu của bạn. Nó đi kèm với các tài nguyên Trợ giúp toàn diện để giúp bạn điều hướng UI được thiết kế truyền thống và tùy chỉnh mọi thứ trong tầm nhìn. Không có quy trình làm việc tự động, không tích hợp trực tiếp và không có gì trong cách tác giả, hợp tác, đàm phán hoặc ký kết điện tử bản địa. Agiloft và Concord là những lựa chọn tốt hơn nếu bạn muốn một nền tảng dựa trên đám mây để quản lý vòng đời hợp đồng đầy đủ và làm việc với các bên ngoài. Nhưng, nếu an toàn, quản lý hợp đồng địa phương là những gì bạn đang tìm kiếm, thì Trợ lý hợp đồng là một tùy chọn đã được thử nghiệm sẽ cung cấp cho bạn những gì bạn cần.