Đánh giá và đánh giá cái nhìn sâu sắc về hợp đồng

CobbleStone Systems Contract Insight (bắt đầu ở mức 59 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) là một hệ thống quản lý hợp đồng có khả năng tùy biến cao khác cung cấp vô số tính năng khác nhau để tạo thuận lợi cho quá trình hợp đồng. Công ty, đã tồn tại được 20 năm, phục vụ nhiều khách hàng khác nhau từ các chính phủ đến các nhóm nhỏ đến các tổ chức lớn. Một lưu ý quan trọng là Contract Insight là một trong số ít các hệ thống quản lý hợp đồng cung cấp phiên bản dùng thử có thể truy cập miễn phí trực tiếp từ trang web của mình. Tuy nhiên, trong khi phần lớn Hợp đồng Thông tin chi tiết có thể định cấu hình, Agiloft, một trong những người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên PCMag của chúng tôi, thậm chí còn có các tùy chọn tùy chỉnh lớn hơn. Thêm vào đó, nó cung cấp một mức độ dịch vụ miễn phí, nghĩa là bạn sẽ có thể đánh giá nó với nội dung trái tim của bạn mà không có thời gian chờ.

Giá cả và kế hoạch

Có ba phiên bản khác nhau cung cấp các cấp độ dịch vụ khác nhau: Enterprise, Express và Work Group. Cobblestone cung cấp một biểu đồ so sánh các phiên bản khác nhau trên trang web của mình, nhưng về cơ bản, phiên bản Enterprise đi kèm với các khả năng công việc bổ sung, lập chỉ mục toàn văn bản, nhập hàng loạt, thiết kế báo cáo trực tuyến và hệ thống xếp hạng hợp đồng nhà cung cấp-khách hàng. Tất cả các phiên bản đi kèm với lưu trữ không giới hạn cho các hợp đồng và dữ liệu.

Các giải pháp của Cobblestone có thể được triển khai tại chỗ với khách hàng hoặc được công ty lưu trữ theo mô hình Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) và giá cả khác nhau tùy thuộc vào tùy chọn bạn thực hiện. Các tùy chọn dựa trên web có giá ở mức định kỳ thấp hơn trong khi tại chỗ cao hơn và một lần. Phiên bản Work Group không có sẵn vì SaaS và phiên bản Express không có sẵn tại chỗ. Phiên bản Express bắt đầu ở mức $ 59 mỗi tháng cho mỗi người dùng. Phiên bản Enterprise bắt đầu ở mức 5.000 đô la mỗi năm cho năm người dùng. Giống như một số sản phẩm khác trong nhóm này, bao gồm Trợ lý hợp đồng phần mềm Blueridge và Lợi thế hợp đồng phần mềm Great Minds, Contract Insight yêu cầu phiên bản Microsoft SQL Server 2005 trở lên để chạy phiên bản Enterprise.

Giao diện đơn giản

Giao diện có thiết kế đơn giản: nền trắng với các sắc độ khác nhau của màu xanh để biểu thị các thanh và nút. Có các biểu tượng bên cạnh các menu thả xuống có vẻ như "dễ thương" văn bản. Các tùy chọn menu dường như đạt được tất cả các loại hành động chính mà người quản lý hợp đồng sẽ cần, bao gồm Hợp đồng, Nhân viên, Công ty, Báo cáo & Tìm kiếm và Quản lý & Thiết lập.

Khi người dùng đăng nhập lần đầu, chế độ xem mặc định là lịch hợp đồng mà người dùng được chỉ định. Điều này có thể được cấu hình để bao gồm hoặc được thay thế bằng "bảng điều khiển" và "bến cảng", về cơ bản là các báo cáo được cá nhân hóa sẽ tự động cập nhật. Ví dụ: người dùng có thể định cấu hình một dock hiển thị tất cả các hợp đồng đang hoạt động mà họ được chỉ định hoặc một hợp đồng hiển thị tất cả các hợp đồng sắp hết hạn trong 30, 60 hoặc 90 ngày tiếp theo. Tính năng này cung cấp cho người dùng thông tin thích hợp nhất với người đó ngay khi đăng nhập.

Tương tự như Agiloft Choice của chúng tôi, một trong những tính năng đáng chú ý nhất của hệ thống là độ sâu tùy biến. Hợp đồng Insight nằm ở tầng trên của hệ thống quản lý hợp đồng cho phép quản trị viên tạo và thay đổi các trường dữ liệu hợp đồng, tự động hóa và chỉ đạo quá trình phê duyệt và hạn chế quyền truy cập của người dùng ở cấp độ chi tiết, bao gồm theo loại hợp đồng, hợp đồng cụ thể hoặc trường cụ thể .

Bắt đầu

Contract Insight đi kèm với các video hướng dẫn hướng dẫn người dùng mới thông qua việc thiết lập hệ thống và thực hiện các tác vụ phổ biến. Các video cho người dùng thấy chính xác cách thực hiện các chức năng này và thiết lập Hợp đồng Insight chính xác theo ý thích của họ. Nhưng trong khi tôi thấy các video rất dễ tiêu hóa thì mặt khác, Help Wiki của hệ thống lại hơi khó điều hướng. Tính năng tuyệt đối của sản phẩm làm cho ngay cả tìm kiếm thông minh của wiki cũng có một chút việc vặt. Tuy nhiên, một khi được tìm thấy, tài liệu trợ giúp được trình bày rõ ràng hoàn chỉnh với hình minh họa.

Thêm hợp đồng mới trong hệ thống rất dễ dàng: Chỉ cần nhấp vào "Thêm hợp đồng". Tuy nhiên, Contract Insight bổ sung một lớp profiel hợp đồng ở đây. Đây là cơ sở dữ liệu và thông tin quy trình công việc mà hệ thống cần xử lý tài liệu và quản lý vòng đời của nó. Hồ sơ hợp đồng có thể được tạo cùng với việc tải lên tệp hợp đồng hoặc nó có thể được tạo dựa trên thông tin của nhà cung cấp hoặc khách hàng. Quá trình nhập thực tế bao gồm điền vào các biểu mẫu có thể áp dụng, có thể được tùy chỉnh trong sự kết hợp gần như vô hạn của quản trị viên hệ thống hoặc Cobblestone nếu bạn sử dụng phần mềm trong mô hình SaaS. Các trường có thể được thêm hoặc xóa dựa trên loại hợp đồng, bị hạn chế dựa trên ID người dùng hoặc lớp người dùng và được định cấu hình để chỉ chấp nhận một số loại thông tin nhất định như số nguyên, ngày, tiền tệ hoặc một mục từ danh sách thả xuống.

Sau khi nhập tất cả dữ liệu, người dùng có thể tùy chỉnh thêm hồ sơ tài liệu của hợp đồng. Có một danh sách ở phía bên phải của hồ sơ hợp đồng cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn bao gồm Nhiệm vụ & Email, Phân công nhân viên, In, Làm mới, Hợp đồng liên kết, Lịch sử xem và E-mail. Ngoài ra, người dùng có thể đính kèm số lượng tệp không giới hạn vào hồ sơ hợp đồng.

Thêm hồ sơ nhân viên và công ty là nhanh chóng và không đau khi sử dụng thanh Menu chính. Bằng cách điền vào một biểu mẫu đơn giản để thêm nhân viên hoặc công ty vào hệ thống, người dùng có thể bảo vệ chống lại sự thiếu chính xác trong tìm kiếm và báo cáo. Ví dụ: nếu không có hồ sơ công ty từ trước, một người dùng có thể viết vào "XYZ Corp" và người kia có thể viết vào "Tập đoàn XYZ", điều này có thể khiến các hợp đồng bị bỏ qua khỏi các kết quả và báo cáo tìm kiếm.

Tìm kiếm cũng là một vấn đề tùy biến cao. Một tìm kiếm có thể được thực hiện trên bất kỳ lĩnh vực nào, và sau đó thu hẹp hơn nữa dựa trên bất kỳ danh mục thông tin liên quan nào. Các cột dữ liệu có thể dễ dàng được thay đổi và định cấu hình theo ý thích của người dùng. Khi tìm kiếm được định cấu hình đúng, báo cáo có thể được in hoặc xuất sang Word, Excel hoặc PDF. Ngoài các khả năng tùy biến của nó, hệ thống còn đi kèm với một số tìm kiếm và báo cáo được cài sẵn, và người dùng có thể tạo các tìm kiếm ad hoc của riêng họ để sử dụng trong tương lai.

Ngoài những điều cơ bản

Một tính năng hữu ích là Yêu cầu, có thể sẽ hữu ích hơn cho các công ty lớn hơn. Như bạn mong đợi, tính năng Yêu cầu cho phép người dùng yêu cầu hợp đồng mới từ người thích hợp. Người dùng nhấp vào "Thêm yêu cầu mới" và thêm thông tin liên quan. Quản trị viên có thể thiết lập ai sẽ được thông báo về yêu cầu dựa trên thông tin được cung cấp.

Đối với người dùng cao cấp hơn, Contract Insight có một tính năng thực sự hữu ích cho những người thường xuyên sử dụng hợp đồng dựa trên mẫu. Sử dụng tính năng Gói, quản trị viên có thể thiết lập các mẫu lấy siêu dữ liệu từ hồ sơ hợp đồng hoặc công ty. Quản trị viên cũng có thể thiết lập thư viện mệnh đề để hỗ trợ tạo hợp đồng.

Cobblestone cho phép Contract Insight được tùy chỉnh thêm thông qua nhiều mô-đun bổ trợ. Một trong những tiện ích bổ sung hữu ích là Mô-đun Hợp tác Tài liệu và Mô-đun eSign, về cơ bản là phiên bản của Hệ thống chữ ký trực tuyến Cobblestone. Mô-đun cho phép hợp đồng được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, bởi cả các thành viên của tổ chức và các đối tác. Nó xác thực danh tính của người ký. Nếu tổ chức của bạn muốn sử dụng DocuSign, Cobblestone cũng có thể kết hợp chương trình đó vào vòng đời của hợp đồng.

Có các mô-đun khác có sẵn cho một loạt các trường hợp khác và thường tập trung vào một ngành hoặc loại công việc cụ thể. Ví dụ: một trong các mô-đun có sẵn là Cổng truy cập công cộng cho phép các hợp đồng nhất định được công khai trên web. Tính năng này chủ yếu sẽ được sử dụng cho các thực thể công cộng phải tuân theo luật tự do thông tin. Ngoài ra còn có các mô-đun để quản lý đơn đặt hàng, quan hệ nhà cung cấp-khách hàng và trình kết nối Salesforce để đặt tên cho một số. Những tiện ích bổ sung này cho phép tùy chỉnh thậm chí còn lớn hơn dựa trên nhu cầu của người dùng.

Contract Insight là một giải pháp rất tùy biến nhưng sẽ gây nhầm lẫn và nan giải cho một số người. Các hệ thống tương tự như Agiloft, đã giảm bớt một số vấn đề phức tạp tùy chỉnh thông qua cách tiếp cận thuật sĩ được triển khai cẩn thận. Tuy nhiên, Contract Insight cung cấp nhiều mô-đun và tiện ích bổ sung để giúp điều chỉnh sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng, vì vậy rất đáng để các công ty có quy trình làm việc nhiều mặt và yêu cầu tạo hợp đồng phức tạp.