Đánh giá và đánh giá hợp đồng

ContractWorks bắt đầu ở mức 600 đô la mỗi tháng, được lập hóa đơn hàng năm và với mức giá đó mang đến một nền tảng quản lý hợp đồng được thiết kế tốt, tập trung nhiều vào việc phân loại, theo dõi và phê duyệt hợp đồng. Thật không may cho một số người, điều này có nghĩa là nó không có nhiều hỗ trợ cho việc soạn thảo hợp đồng, đàm phán pháp lý qua lại cũng như bất kỳ tính năng cộng tác tích hợp nào. Trọng tâm tính năng được nhắm mục tiêu này có nghĩa là bạn sẽ cần lập bản đồ quy trình kinh doanh của mình theo khả năng của phần mềm một cách cẩn thận vì đây không phải là công cụ làm mọi thứ. Đó chủ yếu là những gì giữ nó phía sau người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập trong không gian này, Agiloft và Updraft.

Giá cả và kế hoạch

Không giống như Agiloft và hầu hết các nhà cung cấp trong không gian quản lý hợp đồng, ContractWorks không định giá theo giấy phép người dùng. Sản phẩm bắt đầu ở mức 600 đô la mỗi tháng, được lập hóa đơn hàng năm, cho kế hoạch 12 tháng. Tùy chọn giá khác là $ 750 mỗi tháng cho gói 3 tháng, được lập hóa đơn hàng quý. Bạn có thể bắt đầu kế hoạch hàng quý và chuyển sang đăng ký hàng năm tùy theo nhu cầu của bạn. Cả hai gói đều đi kèm bản dùng thử miễn phí và cung cấp cho bạn người dùng không giới hạn, lưu trữ tài liệu, hỗ trợ và đào tạo cộng với thực hiện miễn phí. Bạn cũng nhận được các cảnh báo, báo cáo, quyền, nhật ký kiểm toán, di chuyển và thiết lập tài liệu, gắn nhãn tùy chỉnh và một loạt các tính năng khác, bao gồm các tính năng mẫu và gắn thẻ tài liệu của nền tảng.

Điều duy nhất ContractWorks không phân bổ giới hạn người dùng là chữ ký điện tử, mà công ty đã triển khai tính năng eSignature bản địa vào tháng 3 năm 2017. Các tổ chức nhận được năm người dùng chữ ký điện tử miễn phí, nhưng người dùng bổ sung có thêm năm chữ ký điện tử người dùng với giá 1.200 đô la mỗi năm. ContractWorks không tích hợp với Adobe Sign, DocuSign hoặc các nhà cung cấp eSignature của bên thứ ba khác, muốn tập trung hóa điều đó trong nền tảng của mình như một tính năng gốc. ContractWorks cũng cung cấp giảm giá cho các tổ chức phi lợi nhuận cũng như các gói khối lượng cho các công ty luật hoặc các công ty dịch vụ chuyên nghiệp muốn cung cấp quản lý hợp đồng thông qua ContractWorks như một dịch vụ có thể thanh toán.

Quản lý vòng đời hợp đồng

ContractWorks giữ giao diện người dùng (UI) đơn giản. Trải nghiệm này dựa trên biểu tượng và dễ điều hướng và menu trên cùng chỉ có sáu tab: Tài liệu, Thẻ / Mẫu, Người dùng, Báo cáo, Đăng ký và Cài đặt và một thanh tìm kiếm chung. Có năm vai trò mặc định với chế độ xem tùy chỉnh các tính năng bạn được cấp quyền truy cập: Quản trị viên, Truy cập đầy đủ, Chỉ tải xuống, Chỉ xem và Không có quyền truy cập. Nhưng bạn có thể thêm các vai trò tùy chỉnh của riêng mình với quyền truy cập vào các tài liệu, thư mục, phòng cụ thể, v.v. Không giống như Agiloft và Onit Quản trị hợp đồng và Đánh giá & phê duyệt hợp đồng, khi bạn đăng nhập, bạn không thấy bảng điều khiển tùy chỉnh với các tiện ích thời gian thực và báo cáo. ContractWorks đưa bạn thẳng đến kho lưu trữ tài liệu của bạn để bắt tay vào công việc.

Trang Tài liệu được trình bày giống như một hộp thư đến email. Có hộp thư chính ở giữa, cấu trúc thư mục tùy chỉnh ở phía bên trái để sắp xếp tài liệu của bạn và các nút ở trên cùng để tải lên hợp đồng hàng loạt, tạo thư mục mới, sao chép, tải xuống và thêm tệp đính kèm vào tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng kéo và thả để di chuyển tài liệu vào hộp thư đến mà không cần sử dụng nút Tải lên. Tính năng đính kèm rất hữu ích để thêm thứ tự thay đổi hoặc phụ lục vào hợp đồng chính và mục nhập đó trong hộp thư đến sẽ hiển thị các tài liệu đính kèm.

Mặc dù bạn thực sự không thể chỉnh sửa hợp đồng trong ContractWorks, nhấp vào tài liệu sẽ mở trình xem PDF gốc, hiển thị hình mờ động được tùy chỉnh cho người dùng dưới dạng một tính năng bảo mật bổ sung để giữ bí mật hợp đồng. Một tính năng bảo mật tiện lợi khác là xác thực hai yếu tố, khiến tôi phải nhập mã được gửi đến thiết bị di động của mình mỗi khi tôi đăng nhập.

Các tính năng độc đáo nhất trong ContractWorks xoay quanh các thẻ, tạo khuôn mẫu và tìm kiếm. Các thẻ trong hệ thống có thể là bất kỳ lĩnh vực nào bạn muốn làm cho có thể tìm kiếm hoặc ghi lại được trong hợp đồng của bạn. Đây là một tính năng phân loại cực kỳ linh hoạt có thể bao gồm văn bản, ngày, số, tỷ lệ phần trăm hoặc phản hồi có / không. Ví dụ: bạn có thể tạo "Tự động gia hạn?" hoặc một "Bảo mật?" gắn thẻ để nhanh chóng bật hoặc tắt cài đặt đó cho hợp đồng. Các thẻ nạp vào cấu trúc phân loại linh hoạt hơn xác định cách thức ContractWorks tiếp cận quản lý hợp đồng.

Khi bạn tạo một thẻ mới, bạn cũng có thể thêm một menu thả xuống thêm thẻ vào một bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp của bạn hoặc vào một mẫu hợp đồng lớn hơn. Vì vậy, nếu bạn thêm thẻ cho hợp đồng lao động, thì bạn có thể thêm bộ phận nhân sự (HR) vào menu thả xuống trong khi, đối với thỏa thuận không tiết lộ (NDA), bạn có thể thêm bộ phận pháp lý. Thẻ rất dễ tạo trong tab Thẻ / Mẫu và sau đó bạn có thể quay lại hộp thư đến tài liệu và liên kết thẻ với các hợp đồng cụ thể. UI ContractWorks tương tự thưa thớt và trực quan tương tự như của Concord, nhưng đi sâu hơn vào phân loại và tìm kiếm hợp đồng chi tiết.

Mẫu là một phần mở rộng của ý tưởng đó. Ví dụ, họ nhóm thẻ dựa trên loại hợp đồng, giúp khách hàng theo dõi cùng 5-10 điều khoản trong hợp đồng cho thuê, để nhanh chóng tìm kiếm loại hợp đồng đó trái với hợp đồng nhà cung cấp, thỏa thuận hợp tác, NDA hoặc hợp đồng cho vay. Mẫu không liên quan đến việc tạo hợp đồng; chúng là các công cụ quản lý và phân loại bổ sung. Chỉ quản trị viên hoặc người dùng truy cập đầy đủ mới có thể áp dụng thẻ và mẫu.

Khi kiểm tra nền tảng với tư cách quản trị viên, tôi có thể kéo nhiều thẻ vào mẫu thử nghiệm và đánh dấu các trường mặc định như ngày bắt đầu và ngày kết thúc, thời hạn và giá trị hợp đồng là các trường bắt buộc. Sau đó tôi có thể thiết lập thông báo định kỳ cho người dùng cụ thể cũng như cập nhật tự động và tự động gia hạn dựa trên bất kỳ khoảng thời gian nào tôi đặt. Điều này hữu ích cho các hợp đồng thuê bao gia hạn trên cơ sở hàng quý hoặc hàng năm. Bạn cũng có thể tải lên một tài liệu để liên kết với một mẫu hợp đồng, tuy nhiên, một lần nữa, nó không phải là một mẫu tác giả hợp đồng đầy đủ như bạn tìm thấy trong các công cụ như Agiloft. Điều đó nói rằng, các thẻ và mẫu ContractWorks có thể tùy chỉnh và dễ sử dụng hơn các cách tiếp cận truyền thống, cộng với chúng hoàn toàn có thể tìm kiếm được.

Khi bạn đã tải lên tài liệu và thêm thẻ và mẫu, bạn có thể quản lý người ký và chữ ký điện tử trong tab Đăng nhập. Là quản trị viên, bạn có thể chỉ định người ký năm chữ của mình hoặc thiết lập mẫu chữ ký tương quan với các loại hợp đồng cụ thể. Trong trường hợp này, bạn có thể đánh dấu một tài liệu với các vị trí cụ thể mà bạn cần chữ ký và ai là người đăng ký, sau đó lưu tài liệu đó dưới dạng mẫu. Nếu bạn đã thiết lập một mẫu, thì bạn có thể nhấp vào biểu tượng bút trong tab Tài liệu để gửi email ngay lập tức một liên kết an toàn để ký. Tất cả những người ký đều nhận được một bản sao PDF hoàn chỉnh của hợp đồng được gửi cho họ qua email và trong tab Ký, bạn có thể lọc theo chữ ký đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc bị hủy.

Chức năng eSigning rất đơn giản và khả năng ký tự gốc sẽ sớm được tích hợp với Salesforce và có sẵn trong Salesforce AppExchange, mà ContractWorks cho biết sẽ có thể gửi tài liệu được tạo trong Salesforce trực tiếp vào ContractWorks để lưu trữ và ký tên cũng như kéo các trường Salesforce trực tiếp vào nền tảng dưới dạng thẻ.

Báo cáo và thông báo

ContractWorks vẫn đang trong quá trình xây dựng chức năng báo cáo, nhưng có một loạt các tính năng và phân tích để làm việc. Trong tab Báo cáo, bạn có thể quản lý cả báo cáo và thông báo liên quan trong chế độ xem lịch. Khi tạo một báo cáo mới, tôi có thể chọn từ tất cả các thẻ và mẫu của mình dưới dạng các cột để kéo vào, cùng với đó là có thể lọc dữ liệu mà báo cáo của tôi được kéo theo từ khóa hoặc mẫu cụ thể. Sau đó tôi đã xuất báo cáo dưới dạng tệp PDF và Microsoft Excel.

Khi bạn tạo báo cáo, tab Báo cáo lịch và thông báo cho phép bạn định cấu hình email và thông báo liên quan cho người dùng cụ thể. Bạn cũng có thể xem tất cả các báo cáo của mình trong tab Báo cáo đã lưu. Quan trọng nhất, ContractWorks cung cấp cho bạn nhật ký kiểm toán để theo dõi mọi hoạt động của người dùng và lịch sử đầy đủ mọi hợp đồng trong hệ thống. Các báo cáo trong ContractWorks nói thêm về sự chuyển động của tài liệu thông qua hệ thống và các hành động người dùng thực hiện, theo dõi khi tài liệu được tải lên, di chuyển, đổi tên và khi chi tiết được thay đổi để đảm bảo truy xuất nguồn gốc và bắt lỗi. Về mặt đó, lịch kiểm toán, báo cáo và lịch thông báo thực hiện công việc của họ. Điều đó nói rằng, các khả năng báo cáo gần như không chuyên sâu hoặc được trang trí bằng các biểu đồ và đồ thị tương tác như trong Agiloft và Onit, hoặc các số liệu và khuyến nghị về xu hướng mà bạn sẽ tìm thấy trong các báo cáo do Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa tạo ra.

Tủ hồ sơ ảo cho hợp đồng

ContractWorks rất dễ sử dụng, tỉ mỉ trong việc phân loại hợp đồng và trong số những trải nghiệm tốt nhất chúng tôi đã thử nghiệm để lưu trữ an toàn và theo dõi các tài liệu hợp đồng. Nền tảng này cũng tỏa sáng khi tìm kiếm nhanh thông qua cấu trúc gắn thẻ và mẫu. Thêm vào đó, tính năng eSigning gốc của nó hoạt động tốt. Nếu bạn đang tìm kiếm tác giả hợp đồng, báo cáo rộng hơn và các tính năng vòng đời quản lý hợp đồng sâu hơn (như tự động hóa quy trình làm việc, kiểm soát phiên bản và cộng tác và quản lý tác vụ tích hợp), thì Editors 'Choice Agiloft mạnh hơn và có thể tùy chỉnh Lựa chọn. Tuy nhiên, đối với khách hàng chủ yếu quan tâm đến việc định tuyến và quản lý tài liệu sau tạo với tính bảo mật cao và khả năng kiểm toán toàn diện, ContractWorks là một giải pháp được thiết kế và thực hiện thông minh cho các khía cạnh quản lý hợp đồng.