Đánh giá và đánh giá quản lý vòng đời hợp đồng Coupa

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý hợp đồng mà toàn tâm toàn ý áp dụng mô hình dịch vụ phần mềm (SaaS), thì Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa không hoàn toàn như bạn đang tìm kiếm. Tuy nhiên, đây là một sản phẩm có tính ứng dụng cao nếu bạn là đối tượng dự định của nó. Đó là bởi vì Coupa là một nền tảng chuyên biệt dành riêng cho những người tập trung vào quản lý và mua sắm chi tiêu của doanh nghiệp. Trong khi Coupa đã giới thiệu chức năng nâng cao vào quy trình xử lý chi tiêu quản lý chi tiêu, bao gồm định tuyến quy trình công việc và kích hoạt tự động, sắp xếp lại và xem xét thay đổi và vận hành hợp đồng rộng hơn trong hệ thống. Nhưng nó cũng làm cho quản lý hợp đồng chỉ là một thành phần của khung ứng dụng doanh nghiệp lớn hơn nhiều này.

Tất cả những điều đó kết hợp để làm cho Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa không thể tùy chỉnh cho nhiều trường hợp sử dụng như người chiến thắng Sự lựa chọn của biên tập viên Agiloft hoặc Updraft. Nó cũng không phải là một công cụ cộng tác và đàm phán hợp đồng mạnh mẽ như Onit Contract Management, mặc dù nó giống với Onit trong một phần của khung ứng dụng lớn hơn. Tuy nhiên, không có nền tảng quản lý hợp đồng nào khác mà chúng tôi đã thử nghiệm cung cấp giá trị kinh doanh thống nhất và phân tích theo định hướng thương mại để tích hợp hoàn toàn vòng đời hợp đồng vào chuỗi cung ứng.

Cơ cấu định giá doanh nghiệp

Coupa đã tập trung lại những gì đã từng là Hợp đồng từ một dịch vụ đám mây cơ bản vào một giải pháp quản lý hợp đồng được nhắm mục tiêu kết hợp với việc mua, bán và xử lý giao dịch của một công ty. Theo Coupa, công ty chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp có doanh thu hàng năm bắt đầu từ 75 triệu USD trở lên. Đây không phải là một nền tảng dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) và không cung cấp đăng ký Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) miễn phí hoặc cấp độ như những gì bạn sẽ tìm thấy trong Agiloft hoặc Concord. Đây là một giải pháp cho các tổ chức doanh nghiệp lớn, toàn cầu.

Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa được bao gồm như là một phần của thuê bao Quản lý chi tiêu Coupa. Điều này bao gồm các hợp đồng không giới hạn, người dùng, cảnh báo và tiêu dùng và theo dõi chi tiêu tự động. Hợp tác hợp đồng là một khoản phí gia tăng và được tính theo tỷ lệ phần trăm của thuê bao Quản lý chi tiêu Coupa. Coupa Hợp đồng quản lý vòng đời bao gồm khả năng tạo ra các hợp đồng không giới hạn bao gồm cả tác giả, chỉnh sửa và eSignature với tất cả các bên, cộng với kiểm soát lại phiên bản và kiểm soát phiên bản.

Quản lý hợp đồng thương mại

Vì đây là đánh giá của hệ thống quản lý hợp đồng, chúng tôi tập trung thử nghiệm chủ yếu vào các khía cạnh Hợp tác vòng đời hợp đồng Coupa và Quản lý hợp đồng Coupa của nền tảng Quản lý chi tiêu Coupa tổng thể. Bảng điều khiển Coupa cho thấy rõ mọi khía cạnh của trải nghiệm chảy ngược vào quản lý chi tiêu và mua sắm. Trên thanh điều hướng trên cùng là các tab Chi phí, Yêu cầu, Đơn hàng, Hóa đơn, Hàng tồn kho, Tìm nguồn cung ứng, Nhà cung cấp, Hợp đồng và Báo cáo, cùng với bảng điều khiển thiết lập cực kỳ chi tiết cho phép bạn tùy chỉnh mọi khía cạnh của nền tảng mô-đun từ nội dung và nhà cung cấp công cụ mua, kích hoạt tự động hóa công việc, tích hợp, và nhiều hơn nữa. Nhìn chung, Coupa cung cấp một phạm vi rộng về chức năng giống như một giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện.

Bảng điều khiển chính cũng cung cấp cho bạn một thanh tìm kiếm phổ quát động cho các truy vấn ngôn ngữ tự nhiên để điều hướng đúng đến những gì bạn cần trong nền tảng dày đặc. Nó cũng cung cấp cho bạn các bộ lọc để xem chi tiết theo bộ phận hoặc các mặt hàng cụ thể. Đó là một hệ thống được thiết kế để chắt lọc một hoạt động cung cấp doanh nghiệp phức tạp xuống dữ liệu được nhắm mục tiêu và các chế độ xem được tùy chỉnh và bạn có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt nào.

Tôi đã bắt đầu trong tab Hợp đồng, là một kho lưu trữ tích hợp duy nhất của tất cả các hợp đồng nhà cung cấp trong hệ thống. Nó được trình bày trong chế độ xem danh sách tương tự với những gì bạn sẽ tìm thấy trong Concord hoặc ContractWorks. Nó hiển thị các chi tiết như ngày bắt đầu và ngày hết hạn, trạng thái hợp đồng và các nhóm nội dung bên cạnh các biểu tượng để chỉnh sửa và xóa một mục. Thanh bộ lọc trên cùng cung cấp cho bạn các tùy chọn để tạo mục nhập hợp đồng mới, tải lên hợp đồng hàng loạt từ tệp, xuất hợp đồng sang tệp CSV hoặc Microsoft Excel và một số bộ lọc để sắp xếp hợp đồng của bạn theo ngôn ngữ, ngày, khung thời gian hết hạn và nâng cao bộ lọc cho phép bạn đi sâu vào số hợp đồng hoặc từ khóa. Thanh tìm kiếm có thể chạy nhận dạng ký tự quang học (OCR) trên các tài liệu hợp đồng và tệp PDF để xác định các từ và mệnh đề cụ thể.

Tất cả điều này là khá chuẩn trên các giải pháp quản lý hợp đồng mà chúng tôi đã thử nghiệm. Điều đặc biệt ở Coupa là bảng điều khiển Hợp đồng cũng cung cấp cho bạn biểu đồ về các mặt hàng và hàng hóa được mua hàng đầu trong hệ thống. Điều này giúp bạn ưu tiên các hợp đồng dựa trên quản lý chi tiêu. Mọi thứ cũng được kiểm soát. Vì vậy, dựa trên các nhóm người dùng, vai trò truy cập và nhóm nội dung của các hợp đồng khác nhau được quản trị viên định cấu hình trong tab thiết lập, mỗi người dùng sẽ thấy một cái gì đó khác nhau. Mỗi hợp đồng có thể có một hoặc nhiều nhóm hợp đồng ràng buộc nó với một bộ phận hoặc nhóm người dùng cụ thể, một tài khoản chiến lược cụ thể, một quốc gia hoặc ngôn ngữ cụ thể hoặc bất kỳ thuộc tính nào khác.

Khi tạo hợp đồng mới, tôi đã nhập các chi tiết hợp đồng cơ bản như nhà cung cấp và thời hạn. Tôi đã bao gồm các tùy chọn để chọn loại tài liệu và loại dịch vụ, tải lên tài liệu hợp đồng liên quan và kết nối hợp đồng với thỏa thuận chính nếu có. Coupa đưa cho tôi một bộ các mẫu được xác định trước để chọn khi chỉ định nhà cung cấp. Nó cho phép tôi chọn từ các nhà cung cấp hiện được liệt kê trong hệ thống.

Khi bạn đã tạo hợp đồng hoặc tìm thấy hợp đồng mà bạn đã tìm kiếm, bạn có thể nhấp vào trang Chi tiết. Coupa cung cấp cho bạn không chỉ chi tiết hợp đồng, chẳng hạn như loại tài liệu và số phiên bản, mà còn bao gồm các phần về thông tin hóa đơn, yêu cầu, nhóm nội dung, giá cả và điều khoản, cảnh báo và các mặt hàng hoặc sản phẩm cụ thể trong hệ thống thương mại điện tử được liên kết với hợp đồng đó . Phần giá và điều khoản đặc biệt tiện lợi, cho phép bạn xác định số tiết kiệm trên hợp đồng theo bất kỳ cách nào bạn muốn, có thể là phần trăm giảm giá so với giá niêm yết hoặc dựa trên các tham số chi tiêu tối thiểu / tối đa. Điều này đi đôi với tính năng "Nguồn này", đây là nút đưa ra giá thầu tương đối có giá cho hàng hóa và dịch vụ trong hợp đồng nhà cung cấp khi đưa ra đàm phán lại.

Cũng có khả năng tích hợp sẵn với các mô-đun khác, vì vậy bạn chỉ cần một cú nhấp chuột để xem đơn đặt hàng theo bộ phận hoặc hàng hóa, hóa đơn hoặc bất kỳ phần nào khác của nền tảng. Coupa có hộp thư thông báo và hộp thư thông báo riêng, nhưng công ty cho biết họ thích tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba như Gmail hoặc Slack để gửi thông báo cho người dùng (trong bất kỳ ứng dụng hoặc giao diện nào họ đang làm việc).

Trong Coupa, bạn không nhận được mô-đun đàm phán hợp tác và hợp đồng trên trang này, điều bạn làm trong Onit. Vì thế, bạn nhấn nút "Hợp đồng tác giả" trên bất kỳ trang chi tiết hợp đồng nào để đưa bạn vào môi trường Cộng tác hợp đồng Coupa. Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy chỉnh sửa và sắp xếp lại hợp đồng nâng cao, cho phép nhiều bên chấp nhận, từ chối và nhận xét về các chỉnh sửa được thực hiện bởi các bên khác. Tất cả điều này được thực hiện trong một không gian hợp tác được chia sẻ có nghĩa là bắt chước Google Doc. Nó đi kèm với kiểm soát phiên bản cho phép bạn khôi phục các thay đổi, cộng với một bản kiểm toán cho tất cả các chỉnh sửa và tương tác trong môi trường. Bạn thậm chí có thể đặt thỏa thuận cấp dịch vụ nội bộ (SLA), đặt các cửa sổ được phân bổ cho thời gian các nhóm khác nhau trong một công ty phải đàm phán. Điều này được thiết kế để cải thiện thời gian chu kỳ cho các hợp đồng.

Bản thân việc chỉnh sửa hợp đồng diễn ra trong trình soạn thảo WYSIWYG cơ bản, với nhật ký kiểm toán ở phía bên phải để giúp bạn sử dụng ngôn ngữ hợp đồng được phê duyệt trước, số liệu từ các nguồn khác hoặc các điều khoản cụ thể. Khi bạn lưu các thay đổi, Coupa cung cấp cho bạn một tùy chọn để xem so sánh phiên bản song song, với các thay đổi được đánh dấu và mã hóa màu. Nếu bạn mời thêm người dùng, thì họ sẽ chỉ thấy những thay đổi từ thời điểm họ bắt đầu với thỏa thuận. Người dùng mới sẽ thấy một cửa sổ bật lên tự động với chủ sở hữu hợp đồng chính là ai. Từ đó, chủ sở hữu có thể kiểm soát quyền, thêm và xóa người dùng hoặc chỉ định các tác vụ cụ thể trong môi trường cộng tác. Quá trình hợp tác và đàm phán hợp đồng được tập trung và thống nhất hơn trong Onit. Tuy nhiên, Coupa cung cấp một mức độ kiểm soát chi tiết trong quá trình chỉnh sửa được khớp trong thử nghiệm của chúng tôi chỉ bằng các thay đổi theo dõi và các tùy chọn định dạng phong phú của Concord.

Cuối cùng, Coupa bao gồm một tích hợp DocuSign đơn giản vào cuối quy trình vòng đời hợp đồng để hoàn thành quy trình eSignature và thực hiện hợp đồng. Coupa tự động tải tài liệu đã tạo lên DocuSign với trải nghiệm nhấp và ký đơn giản cho cả người dùng nội bộ và nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp bên ngoài tham gia vào thỏa thuận. Trong Coupa, bạn chỉ cần nhập tên của người ký, nhấp vào Ký và Coupa sẽ ghi lại địa chỉ IP của người ký. Điều này ghi lại một dấu chân kỹ thuật số duy nhất cho kiểm toán bảo mật. Sau đó, nhà cung cấp và tất cả các bên liên quan sẽ tự động nhận email với bản sao thỏa thuận PDF.

Báo cáo chi tiết

Coupa Hợp đồng quản lý vòng đời cũng cung cấp một số báo cáo và phân tích chi tiết nhất của tất cả các nền tảng quản lý hợp đồng mà tôi đã thử nghiệm. Tab Báo cáo có một số liệu tùy chỉnh được gọi là Perfect Fit Insights, xem xét tỷ lệ phần trăm chi tiêu của bạn so với khối lượng hợp đồng, số tiền hoặc các yếu tố khác để xác định "số liệu thành công" được nhắm mục tiêu và đề xuất tối ưu hóa lợi nhuận. Báo cáo bán hàng theo mục tiêu này không giống như bất kỳ công cụ nào tôi đã thử nghiệm, tạo phân tích theo hợp đồng được dán nhãn màu xanh lá cây, đỏ hoặc vàng để chỉ định mục tiêu tiết kiệm cho các hợp đồng nhà cung cấp cụ thể. Coupa cũng cho tôi các đề xuất tiết kiệm, hiệu quả và sử dụng về cách tối ưu hóa danh mục, hóa đơn và tìm nguồn cung ứng cho lợi tức đầu tư (ROI) lớn hơn. Những khuyến nghị thông minh này không tồn tại trong chân không; bạn có thể chỉ định một nhiệm vụ trực tiếp từ trang đề xuất để bắt đầu thực hiện hành động về thông tin chi tiết dữ liệu.

Có một số báo cáo và số liệu khác, có thể được tùy chỉnh cho các nhóm nội dung hoặc bộ phận cụ thể hoặc được cắt theo ngành. Ví dụ, biểu đồ chi tiêu tỷ lệ phần trăm từ các nhà cung cấp công nghiệp công nghệ so với các nhà cung cấp công nghiệp sản xuất. Coupa cho biết các khuyến nghị về tình báo đến từ dữ liệu thực nghiệm được ẩn danh từ hàng trăm khách hàng doanh nghiệp và các giao dịch của họ. Các số liệu báo cáo này, tất nhiên, gắn liền với kịch bản quản lý chi tiêu và mua sắm hẹp các dịch vụ nền tảng. Nhưng các phân tích đi sâu hơn vào những hiểu biết về hợp đồng tập trung vào dòng dưới cùng so với Agiloft, Onit hoặc bất kỳ nền tảng quản lý hợp đồng nào khác được xem xét trong phần này.

Tập trung vào dòng dưới cùng

Coupa Hợp đồng quản lý vòng đời không phải là một nền tảng quản lý hợp đồng cho tất cả các loại hợp đồng và kinh doanh dưới mọi hình dạng và quy mô. Thay vào đó, đó là một nền tảng quản lý và mua sắm dành cho doanh nghiệp, với các tính năng báo cáo và quản lý hợp đồng dành riêng cho trường hợp sử dụng đó. Kết quả là nó tiến bộ hơn nhiều. Để tạo hợp đồng linh hoạt, đàm phán và quản lý vòng đời, Agiloft và Concord rẻ hơn, thân thiện với người dùng hơn và có thể tùy chỉnh nhiều hơn về mặt bố cục và giao diện người dùng. Đây không phải là giải pháp cho quản lý hợp đồng SMB. Tuy nhiên, đối với các tổ chức doanh nghiệp lớn đang quản lý nhiều hợp đồng nhà cung cấp và kho sản phẩm từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp (B2B) dày đặc, Coupa cung cấp một mức độ quản lý vòng đời hợp đồng mạnh mẽ, chuyên biệt với các số liệu thông minh tập trung ROI mà bạn đã giành được ' t tìm thấy bất cứ nơi nào khác.