Đánh giá và đánh giá trực tuyến Efilecabinet

efileCabinet Online (bắt đầu ở mức 15 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) là một hệ thống quản lý tài liệu kinh doanh (DM) đầy đủ tính năng đã tích hợp giao diện người dùng (UI) dựa trên web mới trực quan hơn, với chức năng lưu trữ và số hóa tệp mạnh hơn. eFileCabinet Online vượt trội trong việc cung cấp kiểm soát phiên bản, chia sẻ tệp và các tính năng tuân thủ và lưu giữ tài liệu. Bộ tính năng của nó phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Nếu các tính năng nâng cao này có vẻ áp đảo hoặc nếu cộng tác cao hơn trong danh sách mong muốn của bạn, thì Lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi sẽ chọn Zoho Docs Standard cung cấp các tính năng cộng tác tốt hơn.

Gói trực tuyến eFileCabinet

eFileCabinet Online cung cấp cho người dùng nhiều lựa chọn cho nhu cầu DM của họ. Nhưng không có bản dùng thử miễn phí có sẵn và cấu trúc giá đã thay đổi kể từ lần cuối chúng tôi xem xét nó. eFileCabinet Online bắt đầu ở mức 15 đô la mỗi người dùng mỗi tháng (được lập hóa đơn hàng năm) với dung lượng lưu trữ 25 gigabyte (GB), nhưng chỉ để chia sẻ tệp và không có bất kỳ chức năng DM nào. Tầng Ưu điểm $ 30 mỗi người dùng mỗi tháng là điểm khởi đầu mạnh mẽ hơn vì nó cung cấp 1 terabyte (TB) lưu trữ, truy cập vào hệ thống DM eFileCabinet, chia sẻ tệp an toàn và truy cập vào các mẫu hữu ích. Tầng Ưu điểm cũng bao gồm tích hợp Microsoft Office, duy trì (quản trị), các công cụ tuân thủ và xác thực hai yếu tố (2FA). Nhược điểm duy nhất của tầng này là yêu cầu tối thiểu ba người dùng. Kế hoạch này cũng bao gồm tích hợp với QuickS eSignature và Intuit.

Cung cấp đầy đủ hơn là tầng Doanh nghiệp của nó, chi phí $ 55 mỗi người dùng mỗi tháng mà không yêu cầu người dùng tối thiểu. Nó bao gồm tất cả các tính năng của tầng Ưu điểm nhưng thêm tính năng tự động hóa quy trình nghiệp vụ, định tuyến tệp cụ thể dữ liệu, đặt tên / lưu trữ tệp tự động và nhận dạng ký tự quang học được phân vùng (OCR) vào hỗn hợp. Cấp doanh nghiệp cũng có sẵn, nhưng giá cho điều đó sẽ thay đổi tùy thuộc vào giấy phép và tính năng.

Bắt đầu với eFileCabinet trực tuyến

Để đăng ký eFileCabinet Online, trước tiên bạn phải thiết lập bản demo với nhóm bán hàng bằng cách điền vào biểu mẫu trực tuyến hoặc gọi một số điện thoại miễn phí. Đại diện công ty sau đó sẽ cung cấp cho bạn bản trình diễn 15 phút, giúp bạn xác định kế hoạch nào phù hợp nhất với bạn và giúp bạn thiết lập. Kể từ lần đánh giá cuối cùng của chúng tôi, eFileCabinet Online đã được thiết kế lại và xây dựng lại trên nền tảng HTML5, do đó, nó không còn yêu cầu Microsoft Silverlight nữa. Điều này có nghĩa là giờ đây nó có thể được sử dụng trên mọi trình duyệt và cũng tương thích với Mac.

Giao diện người dùng trực tuyến eFileCabinet mới sạch hơn nhiều so với giao diện cũ, với các menu được đơn giản hóa và các tính năng Trợ giúp tích hợp. Dọc đầu bảng điều khiển là các menu thả xuống cho Mới, Chia sẻ, Chỉnh sửa, Bắt đầu và "Cần Trợ giúp?" nút. Các tập tin được sắp xếp giống như các bản sao giấy của chúng, nghĩa là trong tủ, ngăn kéo và thư mục. Trong menu Mới, bạn có thể tạo Ngăn kéo, Thư mục và Tủ. Menu Chia sẻ bao gồm các tùy chọn để chia sẻ qua email, SecureDrawer, v.v. Bắt đầu và "Cần giúp đỡ?" các nút mở một cửa sổ trượt với hai tab: Trợ giúp và Tìm hiểu thông tin cơ bản, sau đó cung cấp một chuyến tham quan phần mềm và hướng dẫn các tác vụ đơn giản. Menu hamburger ở phía bên trái của bảng điều khiển cho phép bạn truy cập vào Cài đặt quản trị, tùy chọn chữ ký điện tử, tùy chọn để chuyển sang chế độ xem Cổ điển của phần mềm và hơn thế nữa.

Các tính năng mới bao gồm tích hợp với Citrix ShareFile. Nếu bạn sử dụng Citrix ShareFile để cộng tác trên các tài liệu, thì bạn có thể ánh xạ các thư mục Citrix ShareFile bên trong eFileCabinet Online. Bạn cũng có thể tìm kiếm văn bản tài liệu miễn là nó có thể đọc được; efileCabinet Online sẽ tự động OCR PDF và các tệp hình ảnh.

eFileCabinet cung cấp ứng dụng máy tính để bàn SideKick miễn phí. Nó được biểu thị bằng một biểu tượng tròn, nổi mà bạn có thể kéo và thả ở bất cứ đâu trên màn hình. Nhấp vào nó để mở rộng và bạn có thể truy cập vào tài khoản của mình, quản lý tài liệu, tải lên tài liệu mới, tìm kiếm và hơn thế nữa. Ứng dụng máy tính để bàn SideKick đồng bộ hóa với tài khoản của bạn trong thời gian thực và là cách thuận tiện để truy cập các tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào trình duyệt.

Chia sẻ và hợp tác tài liệu

Với eFileCabinet Online, bạn có thể chia sẻ tệp với người dùng nội bộ và bên ngoài và theo dõi các phiên bản tài liệu không giới hạn. Tính năng đăng ký và kiểm tra cho phép bạn theo dõi các tệp và nhiều chỉnh sửa cho cùng một tài liệu cùng một lúc. Một tính năng thú vị là, khi bạn chia sẻ một tệp, bạn có thể bảo vệ mật khẩu và thậm chí bao gồm ngày hết hạn nếu bạn đang xử lý nội dung nhạy cảm. Người dùng có thể thêm siêu dữ liệu vào mỗi tệp để cải thiện tìm kiếm và cung cấp thông tin nhanh chóng. Tất cả các tệp có thể được xem trước nội tuyến, do đó bạn không phải đợi từng tệp để tải xuống.

Nếu bạn có tài khoản với DocuSign hoặc Citrix RightSignature, thì mỗi tài khoản có thể được tích hợp vào bảng điều khiển trực tuyến eFileCabinet của bạn để bạn có thể chụp chữ ký điện tử. Bạn có thể gửi tài liệu cho bất kỳ ai để được ký và chỉ người gửi cần một tài khoản, giống như bạn có thể làm trong Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online cũng cung cấp tích hợp đầy đủ với Salesforce. Từ Salesforce, bạn có thể truy cập các tệp và di chuyển tệp vào eFileCabinet Online.

Có những công cụ tổ chức hữu ích, quá. Là quản trị viên, bạn có thể tạo và áp dụng các mẫu cho tủ của mình. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo một tủ cho một số phòng ban, tất cả đều có cùng các thư mục bên trong, thì bạn có thể thiết lập nó một lần và áp dụng mẫu cho từng bộ phận. Tuy nhiên, để tạo một mẫu, trước tiên bạn phải tạo một thư viện. Tôi muốn nó nếu một thư viện mẫu đã được điền vào tài khoản của tôi.

Để tạo thư viện, hãy sử dụng menu thả xuống Menu mới, trên trang quản trị bao gồm thư viện, thư viện phụ và mẫu. Có một hướng dẫn trên trang này được gọi là "Làm thế nào để tôi thêm một mẫu", nhưng khi tôi nhấp vào nó, một thông báo hiện lên nói rằng nó không có sẵn. Sau hai lần thử, một thông báo hiện lên với hướng dẫn. Tương tự như vậy, bạn có thể tạo các quy trình công việc được tạo thành từ các hành động tự động được kích hoạt bởi các sự kiện nhất định. Tuy nhiên, điều này chỉ khả dụng khi sử dụng chế độ xem Cổ điển. Các tính năng nâng cao khác bao gồm lưu giữ tài liệu, kiểm toán và lên lịch hủy.

eFileCabinet Online có các ứng dụng cho Android và iOS. Sử dụng các ứng dụng, bạn có thể xem trước, quản lý và chia sẻ tệp của mình. Bạn cũng có thể sử dụng máy ảnh của mình để chụp và lưu tài liệu khi đang di chuyển. Trợ giúp trực tuyến có thể tìm kiếm có sẵn ngay từ giao diện người dùng của phần mềm và bao gồm các bài viết, video và hướng dẫn sử dụng có thể tải xuống. Ngoài ra còn có các mẹo công cụ có sẵn cho các tính năng nhất định. Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với eFileCabinet Online qua trò chuyện trực tiếp, email và điện thoại. Trang Trợ giúp chính hiển thị thời gian chờ trung bình cho điện thoại và trò chuyện, đây là một liên lạc tốt đẹp. Hỗ trợ trực tiếp qua trò chuyện hoặc điện thoại có sẵn vào các ngày trong tuần từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều (Giờ miền núi).

Tất cả các tính năng DM ở một nơi

eFileCabinet Online có thể không có tên thú vị nhất, nhưng nó cung cấp rất nhiều tính năng để giúp doanh nghiệp của bạn được tổ chức và tuân thủ. Cho dù bạn cần theo dõi tài liệu hoặc quản lý dự án, eFileCabinet Online có thể giúp bạn. Giao diện người dùng được thiết kế lại của nó làm cho tất cả dễ dàng hơn và tích hợp mới cung cấp nhiều tùy chọn chia sẻ và chữ ký điện tử hơn. Nhưng, đối với một bộ tính năng cộng tác tương tự cộng với khả năng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến và trên thiết bị di động, Biên tập viên của chúng tôi chọn Zoho Docs Standard là một giải pháp tuyệt vời.