Đánh giá và đánh giá kinh doanh của Evernote

Bạn có thể nghĩ về Evernote như một nền tảng ghi chú đơn giản, nhưng nó đã mở rộng ra ngoài điều đó để bao gồm các công cụ cộng tác và chia sẻ tài liệu. Đây là một công cụ tuyệt vời để ghi lại các phiên động não, lưu trữ tài liệu và nhúng âm thanh và hình ảnh vào ghi chú. Tuy nhiên, tốt nhất cho các đội nhỏ có nhu cầu hạn chế; các công ty lớn hơn cần các công cụ cộng tác mạnh mẽ sẽ thất vọng.

Evernote Business cung cấp bản dùng thử 30 ngày miễn phí yêu cầu trả trước thẻ tín dụng. Sau đó, bạn sẽ trả $ 12 mỗi người dùng mỗi tháng cho tối đa 25 người dùng; nếu bạn cần nhiều hơn thế, bạn có thể liên hệ với bộ phận bán hàng để có kế hoạch tùy chỉnh. Evernote cũng cung cấp gói Cơ bản miễn phí, gói Plus (34, 99 đô la mỗi năm) và gói Premium (69, 99 đô la mỗi năm). Kế hoạch kinh doanh thêm kiểm soát quản trị viên và quản lý người dùng. Mặc dù nó cung cấp các tính năng cộng tác, chia sẻ tài liệu và truy cập ngoại tuyến của tất cả các tệp trên tất cả các thiết bị của bạn, nhưng nó vẫn không thể cạnh tranh với Zoho Docs Standard, Biên tập viên của chúng tôi trong danh mục này.

Bắt đầu với Evernote cho doanh nghiệp

Đăng ký kinh doanh Evernote rất đơn giản. Đầu tiên, bạn cung cấp thông tin liên hệ và tạo mật khẩu, sau đó bạn thêm thông tin thanh toán và chọn gói thanh toán, và cuối cùng, đồng ý với các điều khoản dịch vụ của Evernote. Bạn có thể thanh toán hàng năm bằng thẻ tín dụng ($ 120 mỗi người dùng), hàng tháng bằng thẻ tín dụng ($ 12 mỗi người dùng) hoặc hàng năm bằng hóa đơn ($ 120 mỗi người dùng). Tiếp theo, bạn có thể mời từng thành viên trong nhóm một hoặc hàng loạt hoặc lưu nó cho lần sau; bạn cũng có thể hoàn thành hồ sơ của mình, bằng hình ảnh, số điện thoại di động và kích thước của công ty bạn.

Các nút thể thao trên bảng điều khiển của bạn chạy xuống phía bên trái màn hình để thêm ghi chú, tìm kiếm, mở trò chuyện công việc, tạo lối tắt, xem ghi chú và sổ ghi chép và thẻ. Bên dưới đó, bạn có thể xem chi tiết tài khoản của mình và bảng điều khiển quản trị. Ngay bên phải các nút này là danh sách các ghi chú của bạn, được tách thành các ghi chú cá nhân (không chia sẻ) và ghi chú kinh doanh (chia sẻ với người khác). Bạn có thể sắp xếp danh sách theo ngày tạo, khi nó được cập nhật lần cuối hoặc theo tiêu đề. Di chuột qua ghi chú sẽ hiển thị các nút để chia sẻ, đặt lời nhắc, thêm phím tắt hoặc xóa. Nhấp vào một ghi chú và bạn có thể xem nó trên bàn điều khiển bên phải.

Chia sẻ và hợp tác tài liệu

Mặc dù Evernote có thể được gọi chủ yếu là phần mềm ghi chú, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm này để lưu trữ và chia sẻ tệp, mặc dù không giống như Box for Business hoặc Dropbox Business. Bạn có thể tạo sổ ghi chép, về cơ bản là các thư mục và ghi chú bên trong chúng, nhưng để chia sẻ tài liệu, bạn phải đính kèm chúng vào một ghi chú. Sau đó, để chỉnh sửa tài liệu, bạn phải mở chúng từ ứng dụng máy tính để bàn Evernote; bạn chỉ có thể xem trước các tập tin từ giao diện trực tuyến. Sau khi bạn chỉnh sửa tài liệu bằng ứng dụng máy tính để bàn và lưu nó, tệp đính kèm sẽ được cập nhật trên tất cả các nền tảng và người dùng, do đó bạn không phải tải lên lại. Một tính năng thú vị: khi bạn nhúng một tệp trong Evernote, nội dung đó sẽ trở nên hoàn toàn có thể tìm kiếm được.

Tài khoản Evernote của bạn hiện có thể được liên kết với Google Drive; một khi bạn kích hoạt nó, bạn có thể dễ dàng nhúng các tệp Google vào sổ ghi chép và ghi chú Evernote của mình. Mọi chỉnh sửa đối với tệp Google đều được lưu tự động, phục vụ như một giải pháp khắc phục để chỉnh sửa hợp tác. Tương tự, bạn có thể liên kết với các ghi chú Evernote trong tài khoản Google Drive của mình. Điều này cho phép bạn tận dụng các tính năng bạn thích trên cả hai nền tảng. Bạn cũng có thể kết nối Evernote với Dropbox và Box để lưu trữ đám mây và Basecamp, để quản lý dự án.

Evernote Business cũng có sẵn một loạt các mẫu, chẳng hạn như lịch, theo dõi chi phí, nhật ký điện thoại và các tài liệu cụ thể khác trong ngành.

Bạn có thể mời người dùng từng người một hoặc hàng loạt bằng cách dán địa chỉ vào một hộp. Người mời sau đó phải tạo tài khoản hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện có và điền vào hồ sơ. Sau đó, người dùng được nhắc tải xuống ứng dụng máy tính để bàn, không có cách nào để bỏ qua trừ khi bạn mở một cửa sổ mới và đăng nhập. Điều đó hơi khó chịu, ngay cả khi ứng dụng máy tính để bàn được yêu cầu truy cập một số chức năng.

Mặc dù Evernote không được kết nối với tên miền của bạn như Google Drive for Work, nhưng bạn có thể chỉ định tên miền của mình trong cài đặt và bất kỳ ai có địa chỉ email kết thúc trong miền đó sẽ có thể tự động tham gia tài khoản doanh nghiệp của bạn; không có lời mời hoặc phê duyệt cần thiết.

Để chia sẻ sổ ghi chép và ghi chú cá nhân, bạn sử dụng trò chuyện công việc tích hợp, điều mà tôi thấy hơi tẻ nhạt. Tôi đã phải tìm kiếm phần trợ giúp của Evernote để tìm ra cách chia sẻ Notebook và nội dung khác với toàn bộ nhân viên của bạn. Hóa ra đây là một tính năng chỉ dành cho máy tính để bàn. Ở đó, bạn nhấp vào nút chia sẻ trên sổ ghi chép và chọn "xuất bản sổ ghi chép." Sau đó, bạn có thể chọn quyền: xem, chỉnh sửa hoặc chỉnh sửa và mời.

Các thành viên trong nhóm có thể cộng tác bằng các ghi chú, nhưng người dùng không thể đồng thời chỉnh sửa ghi chú. Bạn được cảnh báo nếu bạn cố mở một ghi chú rằng ai đó đã chỉnh sửa, tuy nhiên, bạn vẫn có thể chọn mở nó. Trong trường hợp đó, nếu bạn thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào, Evernote sẽ tạo một bản sao thứ hai của tệp, điều này có thể gây nhầm lẫn. Không có cách nào để khóa người dùng khác trong một tập tin.

Một phần thưởng lớn là bạn có thể truy cập tất cả các sổ ghi chép và tệp từ bất kỳ thiết bị nào, ngay cả khi ngoại tuyến. Điều này thuận tiện hơn nhiều so với việc chọn từng tài liệu một để truy cập ngoại tuyến như bạn phải làm với Citrix ShareFile và Dropbox Business.

Trong các ghi chú, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra và đặt lời nhắc cho quản lý dự án quy mô nhỏ. Evernote có các ứng dụng cho Android, iOS và Windows, tất cả đều cung cấp quyền truy cập ngoại tuyến vào các tệp của bạn.

Evernote Business mang đến cho bạn Quản lý tài liệu cơ bản

Khi bạn cần trợ giúp, bạn có thể truy cập trung tâm học tập của Evernote, bao gồm các hướng dẫn để bắt đầu, hướng dẫn và bài viết khắc phục sự cố. Bạn cũng có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ bằng cách sử dụng mẫu web; khi bạn cung cấp một từ khóa cụ thể liên quan đến vấn đề của bạn, Evernote cung cấp các liên kết đến các bài viết có thể trả lời câu hỏi của bạn. Bạn cũng nhận được Hướng dẫn sử dụng doanh nghiệp Evernote sau khi đăng ký.

Phần mềm tiêu dùng của Evernote rất dễ sử dụng; kế hoạch kinh doanh của nó cung cấp nhiều chức năng hơn, và thật không may, phức tạp hơn. Tôi thích rằng nó cung cấp quyền truy cập ngoại tuyến của tất cả các tệp trên tất cả các thiết bị của bạn, nhưng phải dựa vào ứng dụng trên máy tính để bàn hoặc Google Drive để chỉnh sửa tài liệu là bất tiện. Nếu bạn cần tính năng này, tôi khuyên bạn nên xem Box Business, Google Drive for Work hoặc Standard Zoho Docs Standard của chúng tôi.