Video: Căn lề - Kiểu trang - Khổ giấy trong WORD 2007, 2010, 2013, 2016 (Tháng Chín 2024)
Một người bạn của tôi đã xuất nội dung từ Excel sang Microsoft Word và liên tục gặp phải các tùy chọn xuất khác nhau. Bất kể anh ta đã làm gì, tài liệu Word kết quả có các tab không cần thiết, nơi cần có các khoảng trống. Anh gọi cho tôi và yêu cầu tôi ghé qua và giúp đỡ.
"Chỉ cần tìm và thay thế các không gian tab bằng các khoảng trắng đơn", tôi nói.
"Làm thế nào để bạn làm điều đó?"
Đây là một chức năng cực kỳ đơn giản, nhưng đó là một trong những thủ thuật Microsoft Word mà nếu bạn chưa từng thấy nó trước đây, bạn sẽ không biết cách thực hiện hoặc thậm chí làm thế nào để phát âm đúng trong tìm kiếm của Google.
1. Tìm và thay thế không gian tab
Không gian tab trong Microsoft Word dịch sang ^ t.
Để tìm và thay thế chúng bằng một khoảng trắng, sử dụng nút Tìm / Thay thế. Nhập ^ t vào trường đầu tiên và một khoảng trắng vào trường thứ hai. Nhấn "thay thế tất cả" và, voilà .
2. Tìm và thay thế trả về đoạn văn
Ai chưa nhận được một tài liệu có hai đoạn trả về mà chúng ta chỉ cần một?
Trả về đoạn văn hoặc trả về vận chuyển như đôi khi chúng được gọi, có thể được biểu diễn trong Microsoft Word dưới dạng ^ p.
Để tìm và thay thế trả về hai đoạn bằng một lần duy nhất, hãy sử dụng nút Tìm / Thay thế. Nhập ^ p ^ p vào trường đầu tiên và ^ p vào trường thứ hai. Nhấn "thay thế tất cả" và bạn đã hoàn tất.
3. Tự động hóa văn bản thường xuyên gõ bằng macro
Thú nhận: Tôi đã sợ macro trong nhiều năm vì tôi không hiểu chúng là gì và có vẻ như tôi phải học mã để sử dụng chúng. Không đúng. Macro là bạn của bạn Tuy nhiên, tôi ước họ có một tên khác, như nút Văn bản thường xuyên gõ, bởi vì đó thực sự là những gì họ đang có.
Rất nhiều người sử dụng macro để soạn sẵn, từ chối trách nhiệm của công ty hoặc văn bản pháp lý được yêu cầu trên tất cả các tài liệu có tính chất nhất định. Tôi sử dụng chúng để tự động hóa văn bản cực kỳ cơ bản mà tôi phải gõ đi viết lại, bao gồm một số mã HTML mà PCMag sử dụng trong việc xuất bản bài viết trực tuyến.
Thiết lập macro lần đầu tiên mất một vài bước, nhưng nó đáng giá cho lần sau bạn sẽ tiết kiệm được.
Đây là cách thực hiện (hướng dẫn được in bên dưới video hai phút, cũng cho bạn biết cách sử dụng macro):
Phiên bản Windows 2010: Từ tab Xem, nhấn nút Macros ở phía bên phải và chọn Ghi Macro.
Word: Phiên bản Mac 2011: Từ menu trên cùng, đi đến Công cụ> Macro> Ghi Macro mới.
Đặt tên cho macro của bạn trong trường Tên Macro, và lưu ý rằng các tên không thể có dấu gạch nối hoặc các ký tự đặc biệt khác, chỉ các chữ cái và số (thật là ngu ngốc, nhưng nó là như vậy). Tiếp theo, bạn có thể chỉ định một nút hoặc phím tắt cho macro, nhưng đó là tùy chọn. Bạn sẽ luôn có thể chạy macro của bạn từ menu nếu bạn thích. Việc chỉ định một phím tắt có thể khó khăn vì bạn phải biết tất cả các phím tắt hiện có khác để bạn không vô tình ghi đè lên một phím tắt bạn có thể cần. Thêm một mô tả nếu bạn muốn, nhưng nó không bắt buộc.
Khi bạn bấm OK, Word sẽ ghi lại mọi thứ bạn nhập và làm. Nhập văn bản bạn muốn tự động hóa và định dạng nó theo cách bạn muốn hoặc ghi lại hành động bạn muốn chụp, sau đó quay lại nút Macro và nhấn Dừng ghi.
Bây giờ hãy kiểm tra macro của bạn bằng cách quay lại nút Macro và chọn Xem macro, sau đó chọn "chạy" cho cái bạn đã tạo; hoặc chỉ cần nhấn phím tắt hoặc nút bạn đã gán. Bạn sẽ thấy văn bản của bạn xuất hiện một cách kỳ diệu trong một cú trượt ngã.
4. Định dạng rõ ràng của văn bản dán
Bạn có sao chép và dán văn bản từ các nguồn trực tuyến, các tài liệu khác, email, v.v. và co rúm lại khi nó xuất hiện trên trang màu đỏ ở phông chữ 18 điểm trong Verdana không? Tước định dạng mà vô tình đi kèm với văn bản dán là một nỗi đau lớn ở cổ. Bạn có thể thay đổi cài đặt trong Word để định dạng không bao giờ chuyển sang các văn bản khác.
Trong Microsoft Word cho Windows bắt đầu bằng cách đi tới Tệp và chọn Tùy chọn. Tìm Tùy chọn Word và bấm Nâng cao. Ở đâu đó trong danh sách đồ sộ đó (tôi biết, nó dài) là một mục có tên Dán từ các chương trình khác. Chọn Keep Text Only và bấm OK. Đưa ra một ổ đĩa thử nghiệm bằng cách dán một số văn bản từ một tài liệu Web và xem nó sẽ phù hợp với định dạng hiện tại của bạn cho tài liệu đó như thế nào.
Một cách khác để làm điều đó mà không thay đổi vĩnh viễn cài đặt của bạn: Tìm kiếm biểu tượng bảng màu xuất hiện khi bạn dán văn bản. Xin chào "chỉ giữ văn bản" và bạn vẫn ổn.
Nếu bạn không thấy biểu tượng đó (trong Mac), hãy đi tới Tùy chọn> Chỉnh sửa và sau đó tìm tùy chọn Cắt và Dán. Nhấp vào nút Cài đặt trong phần đó và đảm bảo hộp được chọn cho các nút Hiển thị Tùy chọn Dán.
5. Xóa một dòng
Dòng người sợ hãi! Bạn nhấn một loạt dấu gạch nối hoặc dấu gạch dưới cộng với phím enter và Microsoft Word đã rơi vào một dòng béo trên khắp trang mà bạn không thể tìm ra cách loại bỏ!
Mẹo để thoát khỏi dòng này là gọi nó là "đường viền", không phải là một đường. Nhấp trực tiếp lên trên dòng er er, "đường viền." Từ tab Trang chủ, chọn biểu tượng viền (trông giống như lưới bốn nhân bốn). Bạn sẽ thấy rằng đường viền dưới được chọn. Chỉ cần thay đổi nó thành Không biên giới, và bạn đã hoàn tất. Nếu bạn muốn thay đổi cài đặt của Word để đường viền này không bao giờ xuất hiện nữa, hãy đi tới Tệp> Tùy chọn> Tùy chọn tự động sửa lỗi. Chọn Tự động định dạng khi bạn nhập và tìm "Áp dụng khi bạn nhập". Trong phần đó, bạn có thể bỏ chọn hộp cho Border Lines.
