Đánh giá và đánh giá quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng Gimmal là một hệ thống quản lý hợp đồng giàu tính năng, tùy biến cao khác, ngay lập tức được phân biệt bằng thẻ giá khổng lồ: 20.000 đô la mỗi năm. Nhưng đừng để sốc nhãn dán nhận được tốt hơn của bạn; Quản lý hợp đồng Gimmal (trước đây gọi là Prodagio trước khi công ty được mua vào đầu năm nay) là một giải pháp linh hoạt cung cấp tất cả các chức năng quản lý hợp đồng cốt lõi, đồng thời cung cấp nhiều tính năng bổ sung như tự động hóa quy trình làm việc, tạo hợp đồng dựa trên mẫu và Nhiệm vụ người dùng có thể làm cho nó đáng đồng tiền đối với một số người. Tuy nhiên, người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên của chúng tôi Agiloft đã cung cấp một mức độ tùy chỉnh tương đương với độ phức tạp ít hơn và thẻ giá thấp hơn.

Nếu bạn xem xét Gimmal, sự phức tạp có thể sẽ là trở ngại lớn nhất của bạn. Khi bạn đã cấu hình Gimmal theo cách bạn cần, đó là một hệ thống tuyệt vời, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là số lượng tùy chỉnh mà hệ thống yêu cầu sẽ làm phức tạp nghiêm trọng đến cuộc sống của các quản trị viên bị buộc tội thực hiện. Đáng tiếc hơn nữa, không có tùy chọn để thử trước khi bạn mua. Agiloft có mức độ tùy biến tương đương nhưng quản lý ít phức tạp hơn vì nó đã chọn cấu hình dựa trên trình hướng dẫn, đây là điều mà Gimmal nên xem xét.

Nói chung, giá khởi điểm cho Gimmal chắc chắn là dốc cho các tổ chức nhỏ hơn. Các công ty như vậy nên đảm bảo rằng giấy phép cho mỗi người dùng sẽ không phục vụ họ tốt hơn thay vào đó và nên xem xét kỹ hơn về Hợp đồng Hoàn thành, người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên PCMag khác. Quản lý hợp đồng phô trương nhắm thẳng vào các tổ chức quy mô doanh nghiệp vừa và lớn, những người sẽ cần đánh giá phần mềm trên cơ sở tùy chỉnh so với độ phức tạp và bảo trì.

Tùy chọn giá và kế hoạch

Gimmal cung cấp ba phiên bản khác nhau được phân biệt chủ yếu bởi số lượng người dùng tối đa của họ nhưng cũng bởi mức độ khả năng khác nhau so với độ phức tạp.

Trớ trêu thay, phiên bản Essentials giá thấp nhất cho phép số lượng người dùng không giới hạn. Đó là bởi vì phiên bản Essentials hướng đến những người chủ yếu tìm kiếm kho lưu trữ hợp đồng và không cần tích hợp với các hệ thống khác hoặc có hợp đồng hoặc quy trình làm việc không chuẩn. Phiên bản Nâng cao nhắm đến các bộ phận riêng lẻ của các công ty rất lớn hoặc các tổ chức cỡ trung bình có ít hơn 25 người dùng có nhu cầu chuyên biệt hơn và có thể yêu cầu tích hợp với các hệ thống hiện có. Cuối cùng, phiên bản Enterprise dành cho các công ty có hơn 25 người dùng và các nhu cầu chuyên biệt ngoài các phiên bản Nâng cao.

Tại thời điểm viết bài này, Gimmal vẫn chưa kết hợp hoàn toàn Prodagio vào các thuộc tính web của mình. Và với mức giá khởi điểm 20.000 USD, có thể hiểu rằng thông tin giá chi tiết sẽ không có sẵn qua Internet mà thay vào đó là trên cơ sở khách hàng thông qua tiếp xúc trực tiếp với đại diện bán hàng của Gimmal. Gimmal cũng không cung cấp bản dùng thử miễn phí để tải xuống hoặc truy cập, do đó, bạn cũng sẽ dựa vào nhân viên bán hàng để thử nghiệm trước khi mua.

Giao diện nặng

Giao diện Gimmal nặng biểu tượng và do đó khá dễ điều hướng. Các biểu tượng lớn ở góc bên phải của màn hình bao gồm tất cả các lĩnh vực cần thiết để quản lý hợp đồng bao gồm Tài liệu, Nhiệm vụ của tôi, Báo cáo, Tìm kiếm và Quản trị viên (đối với những người được chỉ định là quản trị viên). Khi một biểu tượng được chọn, các tab phía trên không gian làm việc sẽ thay đổi để phản ánh danh mục thông tin có sẵn đó.

Định dạng của khu vực Tài liệu của Gimmal sẽ ngay lập tức quen thuộc với bất kỳ ai đã sử dụng máy tính Windows. Các biểu tượng để thực hiện các chức năng cơ bản chạy trên đỉnh của không gian làm việc (ví dụ: thư mục mới, nhập tài liệu và sao chép), với một chỉ mục giống như tệp tệp chạy dọc bên trái, được đặt tên một cách thích hợp là Nội các. Gimmal đã chọn cho một thiết kế thử và đúng khiến bắt đầu trực quan.

Tab Documents đặc biệt hữu ích vì nó có cả phương thức tổ chức công ty để lưu trữ hợp đồng (Tủ) nhưng cũng cung cấp cho người dùng các tab truy cập nhanh vào các tài liệu gần đây nhất của họ cùng với một danh sách để họ có thể lưu các hợp đồng "yêu thích" của họ. Ngoài việc hiển thị đầy đủ các cột dữ liệu hợp đồng khi xem danh sách hợp đồng, các biểu tượng xuất hiện bên cạnh hợp đồng để cho biết khi có bất kỳ lời nhắc, nghĩa vụ, tài liệu liên quan hoặc ghi chú nào được đính kèm. Tôi thấy đây là một tính năng hữu ích vì vậy tôi ngay lập tức nhận ra hợp đồng nào có các loại thông tin bổ sung kèm theo.

Tài liệu có thể được tạo thông qua các mẫu hoặc nhập trực tiếp vào hệ thống. Mỗi tài liệu đi kèm với bảng điều khiển bật lên trong đó tất cả các thông tin hợp đồng có thể dễ dàng truy cập. Các lĩnh vực dự kiến ​​là tất cả ở đó bao gồm các tài liệu liên quan, ghi chú, nhắc nhở và dấu vết kiểm toán. Nhưng Gimmal cũng đi kèm với nhiều lĩnh vực khác bao gồm nghĩa vụ hợp đồng có thể được thêm vào, danh sách kiểm tra các quy trình kinh doanh do quản trị viên tạo ra có thể được chỉ định, quy trình làm việc theo hợp đồng có thể được xem và các liên hệ đính kèm có thể được quản lý.

Báo cáo được giữ đơn giản. Chỉ cần chọn loại báo cáo từ danh sách, nhập dữ liệu báo cáo (ví dụ: ràng buộc ngày hoặc tên tài liệu, loại hoặc ID) và tạo. Toàn bộ quá trình chỉ mất vài giây. Gimmal đi kèm với một số báo cáo tiêu chuẩn đặt trước nhưng các báo cáo mới cũng có thể được tạo bởi quản trị viên thông qua một quy trình đơn giản. Báo cáo có thể được in hoặc xuất sang CSV (sau tùy chọn thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các cột dữ liệu) và có thể được mở trong Excel.

Nếu thông tin mong muốn không có sẵn thông qua báo cáo, thành phần Tìm kiếm mạnh mẽ sẽ khả dụng. Người dùng có tùy chọn giữa tìm kiếm nhanh và nâng cao hơn. Tìm kiếm nhanh quét cả dữ liệu do người dùng nhập cũng như các tài liệu đính kèm. Một tính năng thú vị trong Gimmal là nó đi kèm với khả năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi các tệp PDF hình ảnh thành các tài liệu có thể tìm kiếm. Các kết quả tìm kiếm rất hữu ích và bao gồm tỷ lệ phần trăm xếp hạng và bối cảnh cho các trận đấu. Tôi thấy tính năng này đặc biệt hữu ích để giúp sàng lọc một lượng lớn kết quả tìm kiếm và tránh bị sa lầy bằng cách mở và kiểm tra kết quả trận đấu đơn.

Đối với người dùng đang tìm kiếm thông tin cụ thể hơn, tính năng tìm kiếm nâng cao hơn cung cấp cho người dùng các công cụ để tìm gần như mọi hợp đồng. Người dùng có thể tìm kiếm các từ hoặc cụm từ cụ thể, loại tài liệu, nội dung của bất kỳ trường cụ thể nào, hoặc thậm chí kích thước tệp, trong bất kỳ kết hợp có thể hiểu được. Khi đã tìm thấy kết quả mong muốn, người dùng có thể đánh dấu các mục mong muốn và nhấp chuột phải để xuất sang CSV, thực hiện bất kỳ tìm kiếm hoặc danh sách nào có thể báo cáo. Nếu người dùng có khả năng sử dụng lại tìm kiếm, nó có thể được lưu và thậm chí công khai cho tất cả người dùng để tăng tốc quá trình trong tương lai.

Bắt đầu thiết lập

Gimmal cung cấp cả hai dịch vụ có sẵn ngoài hộp có thể được tạo ra nhanh chóng trong một ngày, và tích hợp và chuyên môn phức tạp hơn. Phiên bản mới nhất của phần mềm có thể sẽ cung cấp các khả năng cần thiết cho những người tìm kiếm các chức năng cốt lõi của quản lý hợp đồng bao gồm Cửa hàng, Theo dõi và Thông báo, Tìm kiếm và Báo cáo.

Các tính năng nâng cao hơn có thể được tạo cho những người mong muốn tự động hóa hơn nữa quy trình kinh doanh của họ. Các quản trị viên hiểu biết hơn có thể tạo ra các quy trình công việc tự động hóa quy trình phê duyệt cho các hợp đồng mới, danh sách kiểm tra các mục công việc được đính kèm với hợp đồng và các mẫu có thể chứa dữ liệu do người dùng nhập.

Gimmal cung cấp nhiều loại tài nguyên hữu ích và toàn bộ tab Tham chiếu trong phần Tài liệu. Phần này chứa các hướng dẫn để tạo mẫu, hướng dẫn tham khảo nhanh, video đào tạo và hướng dẫn sử dụng. Và, nếu vấn đề cụ thể không được đề cập bởi bất kỳ tài nguyên nào trong số này, Hướng dẫn sử dụng đầy đủ với hơn 250 trang sẽ có câu trả lời. Ngoài ra, hỗ trợ khách hàng có sẵn thông qua thỏa thuận hỗ trợ hàng năm.

Quản lý hợp đồng Gimmal cung cấp một hệ thống tùy biến cao có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của một khách hàng cụ thể. Mặc dù số lượng dịch vụ khổng lồ mà Gimmal cung cấp, nó đã tạo ra một giao diện dễ điều hướng và trực quan. Nó cung cấp nhiều tính năng vượt ra ngoài các chức năng quản lý hợp đồng cốt lõi để tự động hóa hơn nữa các hoạt động kinh doanh và tiết kiệm thời gian quý báu của nhân viên. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh có thể gây khó khăn và khó nhận, và giá có thể cao cho các tổ chức nhỏ hơn.