Đánh giá và đánh giá hợp đồng phần mềm tâm trí tuyệt vời

Đừng để trang web ngừng hoạt động nếu bạn quyết định nghiên cứu Lợi thế hợp đồng phần mềm Great Minds. Đúng, nó vừa chậm vừa khó điều hướng, nhưng nếu bạn tìm hiểu kỹ, bạn sẽ tìm thấy thông tin trên một nền tảng quản lý hợp đồng có tính tùy biến cao và rất tùy biến. Thật không may, trang web phần nào phản ánh ứng dụng trong Great Minds đã đặt ra một rào cản học tập đáng kể giữa bạn và việc sử dụng đầy đủ Hợp đồng Lợi thế. Tuy nhiên, công ty tiếp tục cải tiến sản phẩm bằng chứng là từ khi chúng tôi xem xét ban đầu, Contract Advantage đã bổ sung các cải tiến giao diện người dùng (UI), tích hợp mới, tự động hóa quy trình làm việc, v.v. và điều đó có nghĩa là vượt qua rào cản học tập đó có thể xứng đáng với nhiều người.

Nền tảng quản lý hợp đồng kỳ cựu này bắt đầu chỉ với 75 đô la cho mỗi người dùng được đặt tên mỗi tháng và không tập trung vào bất kỳ khía cạnh nào của quy trình quản lý hợp đồng. Thay vào đó, nó cung cấp một loạt các chức năng trên toàn bộ lưu trữ và phân loại hợp đồng, tạo và chỉnh sửa hợp đồng, quy trình làm việc và chữ ký điện tử, cũng như báo cáo và cảnh báo. Các vấn đề lớn nhất chúng tôi gặp phải với sản phẩm này là về khả năng sử dụng và khả năng tương thích để bắt đầu và chạy. Công ty cung cấp rất nhiều hướng dẫn toàn diện, tài liệu trợ giúp và tài nguyên để hỗ trợ bạn trong việc điều hướng và tùy chỉnh hệ thống. Nhưng số lượng tùy chỉnh tuyệt đối có thể gây nản chí và, ngay cả với những cải tiến kể từ đánh giá ban đầu của chúng tôi và các tài liệu Trợ giúp, giao diện người dùng chỉ thân thiện với người dùng sau khi bạn sử dụng sản phẩm. Công ty cho biết tài nguyên Trợ giúp của nó không thay thế cho đào tạo chính thức. Công ty cung cấp các bản demo và các buổi đào tạo, bao gồm 3-5 ngày đào tạo và thiết lập tại chỗ tùy thuộc vào kế hoạch bạn chọn.

Editors 'Choice Updraft cung cấp khả năng soạn thảo hợp đồng tốt hơn và Editors' Choice Agiloft dễ sử dụng hơn với khả năng tùy biến nhiều như vậy. Ngoài ra còn có một số sản phẩm dựa trên đám mây trực quan hơn được đánh giá trong phần này dễ sử dụng hơn nhưng không có nhiều chức năng cấp doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp và tổ chức lớn có thể dành thời gian để thiết lập hệ thống và tùy chỉnh giao diện người dùng, mẫu hợp đồng và tùy chọn quản lý và tự động hóa quy trình làm việc, Contract Advantage là một trong những công cụ mạnh nhất trên thị trường.

Phiên bản và giá cả

Hợp đồng lợi thế có sẵn trong ba phiên bản khác nhau: WebEssentials, WebPro và WebElite. Giá cả khác nhau tùy thuộc vào việc bạn thích sản phẩm được lưu trữ có sẵn thông qua cổng web hay phiên bản Hợp đồng được cài đặt sẽ sống trên máy chủ phía sau tường lửa của bạn. Trợ lý hợp đồng phần mềm Blueridge là sản phẩm khác duy nhất được thử nghiệm trong đợt này cung cấp tùy chọn tại chỗ.

Gói WebEssentials bắt đầu ở mức 75 đô la cho mỗi người dùng được đặt tên mỗi tháng và 90 đô la cho mỗi ghế đồng thời mỗi tháng. Đối với phiên bản đã cài đặt, giá là phí giấy phép một lần là $ 500 mỗi người dùng được đặt tên và $ 875 cho mỗi người dùng đồng thời. Kế hoạch tiếp theo là WebPro, bắt đầu ở mức 83 đô la cho mỗi người dùng được đặt tên và 99 đô la cho mỗi người dùng đồng thời mỗi tháng. Phiên bản được cài đặt có giá $ 550 mỗi người dùng được đặt tên và $ 963 cho mỗi người dùng đồng thời cho giấy phép một lần.

Cuối cùng, có phiên bản WebElite, bắt đầu ở mức 95 đô la cho mỗi người dùng được đặt tên và 114 đô la cho mỗi người dùng đồng thời mỗi tháng. Phiên bản cài đặt của WebElite có giá $ 633 cho mỗi người dùng được đặt tên và $ 1, 108 cho mỗi người dùng đồng thời cho giấy phép một lần. Phần mềm Great Minds cũng cung cấp chỗ ngồi chỉ xem cho Hợp đồng lợi thế, dao động từ $ 15- $ 20 mỗi tháng cho các hệ thống được lưu trữ và phí giấy phép $ 150- $ 175 cho các hệ thống được cài đặt. Như đã đề cập, công ty cũng cung cấp đào tạo tại chỗ với mỗi kế hoạch để giúp với đường cong học tập đáng kể. Đào tạo bao gồm là ba ngày cho WebEssentials, bốn ngày cho WebPro và năm ngày cho WebElite.

Mặc dù các phiên bản này đều có "Web" trong tên của chúng, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng chỉ chạy dưới dạng dịch vụ đám mây được lưu trữ. Thay vào đó, điều đó có nghĩa là người dùng tương tác với họ thông qua trình duyệt web chỉ vào phần mềm chạy trên máy chủ được lưu trữ bởi Great Minds Software hoặc trên máy chủ chạy trong trung tâm dữ liệu khách hàng. Sự lựa chọn là tùy thuộc vào bạn. Hợp đồng lợi thế có nhiều tùy chọn triển khai và giá cả, vì vậy hãy chắc chắn hiểu toàn bộ bức tranh trước khi mua. Và hãy nhớ rằng chạy phần mềm cục bộ có nghĩa là đầu tư vào Microsoft SQL Server (phiên bản 2008, 2012, 2014 hoặc 2016) hoặc Windows Server (máy chủ 2008 R2, 2012 R2 hoặc 2016 R2).

Cơ sở hạ tầng phụ trợ này có nghĩa là chi phí bổ sung vượt quá giá cấp phép cơ sở của Hợp đồng lợi thế: giấy phép truy cập máy chủ và máy khách cho cả nền tảng Microsoft cũng như chi phí của máy chủ chuyên dụng, dù là vật lý hay ảo. Điều đó cũng có nghĩa là, có khả năng, một số phức tạp bổ sung cho các hoạt động nhỏ mà không có chuyên môn của nhân viên CNTT nội bộ để quản lý máy chủ và cơ sở dữ liệu. Điều này có thể chuyển thành chi phí tư vấn CNTT của bên thứ ba nhiều hơn. Tất cả những điều đó có thể quá phức tạp đối với một số doanh nghiệp, đặc biệt là các hoạt động rất nhỏ như chủ sở hữu duy nhất. Đối với các hoạt động trung bình có máy chủ vật lý hoặc ảo dự phòng và một số chu trình CNTT mở để quản lý, Contract Advantage cung cấp giấy phép linh hoạt, tất cả các thành phần cơ bản và số lượng tùy chỉnh rất lớn.

Khách hàng nên điều tra các khả năng của từng phiên bản một cách cẩn thận, tuy nhiên, vì có sự khác biệt rõ rệt. Ví dụ: có một số tính năng không có trong phiên bản WebEssentials hoặc WebPro. Các phiên bản WebElite và WebPro cung cấp một thư viện mệnh đề và tài sản trí tuệ (IP), khả năng theo dõi tài chính và đặc biệt. Ngoài ra, phiên bản WebElite cung cấp báo cáo do người dùng xác định, quy trình làm việc với thông báo tự động, mẫu tài liệu do người dùng xác định và điền sẵn và theo dõi hóa đơn. Số lượng báo cáo có sẵn cũng tăng theo phiên bản. Bạn nhận được 60 báo cáo với WebEssentials, 70 với WebPro và truy cập vào hơn 115 báo cáo với WebElite. Cũng như nhiều hệ thống quản lý hợp đồng, có rất nhiều tính năng và mức độ cá nhân hóa cao. Đánh giá này tập trung chủ yếu vào chức năng vượt trội, các tính năng cốt lõi của quản lý hợp đồng, và các tính năng khác ở mức độ thấp hơn.

Bắt đầu

Giống như nhiều hệ thống quản lý hợp đồng có khả năng tùy biến cao khác mà chúng tôi đã xem xét, bao gồm Quản lý Vòng đời Hợp đồng của Agiloft và Coupa, Hợp đồng Lợi thế ban đầu rất khó điều hướng. Chức năng rộng được bao gồm trong Hợp đồng lợi thế có nghĩa là bạn phải đối mặt với giao diện người dùng đông đúc gồm các nút, tab, trường dữ liệu và menu để tùy chỉnh trải nghiệm của bạn.

So với giao diện người dùng giống như Gmail được sắp xếp hợp lý của Gmail hoặc bảng điều khiển dựa trên đám mây đơn giản được tìm thấy trong các công cụ SaaS ít mạnh hơn như ContractSafe và Contract Hound, Contract Advantage không phải là công cụ bạn có thể đăng nhập và bắt đầu sử dụng. Ngoài bản demo thay cho các buổi đào tạo chính thức, Great Minds Software còn cung cấp một số hướng dẫn sử dụng cần thiết để bắt đầu. Được trang bị Hướng dẫn sử dụng bắt đầu, hướng dẫn quy trình làm việc, hướng dẫn thay đổi hiển thị và đổi tên trường nhỏ và hướng dẫn nhỏ Cài đặt trình duyệt web, quá trình thiết lập bắt đầu với tài khoản thử nghiệm của tôi được liên kết với cơ sở dữ liệu mẫu.

Great Minds Software cho biết hệ thống này hoạt động với Google Chrome, Microsoft Edge và Safari cũng như Internet Explorer (IE) cho các cổng khác nhau được cung cấp. Nhưng hệ thống cốt lõi hiện chỉ chạy trên IE và yêu cầu một mức độ khó chịu khi điều chỉnh Cài đặt để làm cho nó hoạt động. Để kiểm tra đánh giá cập nhật của chúng tôi, tôi đã sử dụng PC Windows 10 có cài đặt Microsoft Edge và Google Chrome. Nhưng, để cổng thông tin hợp đồng có lợi thế hoạt động, tôi phải mở IE và xem hướng dẫn trình duyệt để bật cài đặt tương thích chính xác. Hợp đồng lợi thế được tối ưu hóa cho IE 6, 7, 8 và 9, tất cả đều đã lỗi thời. Các PC mới hơn chạy IE11 cần cấu hình một số tùy chọn bảo mật internet và nâng cao trong trình duyệt để làm cho nó hoạt động. Đối với một sản phẩm dựa trên web vào năm 2017, mức độ thiết lập bổ sung này để cho phép khả năng tương thích ngược là một cú hích đáng kể đối với sản phẩm đối với bất kỳ tổ chức nào vẫn không sử dụng phần mềm cũ. Công ty cho biết họ hy vọng sẽ có toàn bộ hệ thống lõi được kích hoạt đa trình duyệt trong quý đầu tiên của năm 2018.

Vòng đời quản lý tùy chỉnh

Gần như mọi khía cạnh của Hợp đồng lợi thế đều có khả năng tùy biến cao. Hợp đồng có thể được thiết lập để mở cho Bảng điều khiển của người dùng hoặc chỉ menu chính (cũng được đặt trên Bảng điều khiển). Bảng điều khiển bao gồm các cửa sổ hoặc ô khác nhau được gọi là "widget". Các widget này có thể được cấu hình để hiển thị gần như mọi loại thông tin, bao gồm các hành động quá hạn, hành động sắp tới, các tác vụ đang hoạt động của người dùng và hết hạn hợp đồng. Tất cả các tiện ích Bảng điều khiển có thể được kéo và thả vào một vị trí mới và có thể thêm nhiều tiện ích khác. Ngay cả bảng màu cũng có thể được thay đổi để người dùng có thể chỉ định, ví dụ, các màu khác nhau cho hợp đồng thông thường, hợp đồng phụ hoặc hợp đồng chính để nhận dạng trực quan dễ dàng hơn. Bảng điều khiển cũng có thể được định cấu hình để hiển thị các thông báo của công ty hoặc biểu đồ hiển thị các báo cáo như so sánh số hợp đồng hàng năm. Mỗi người dùng có thể cá nhân hóa Bảng điều khiển của họ bằng các bảng màu và widget trong menu cài đặt, nhưng menu chính luôn có thể truy cập được từ phía dưới bên trái.

Hợp đồng lợi thế cũng cung cấp cho bạn một kho lưu trữ tài liệu trung tâm với một số mô-đun bổ sung mà bạn có thể thêm tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn (ví dụ: tài chính hoặc mô-đun bất động sản). Về mặt này, hệ thống quản lý hợp đồng gần giống với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong cấu hình của nó. Ngoài ra còn có một cổng yêu cầu hợp đồng cho người dùng không cần khả năng của quản trị viên. Điều này cung cấp cho người dùng doanh nghiệp và người giám sát một giao diện người dùng thông qua đó để gửi hợp đồng phê duyệt, phê duyệt hoặc từ chối tài liệu và quản lý quy trình công việc. Tất cả các biểu mẫu và trường đều được quản trị viên tùy chỉnh, vì vậy loại cổng này hữu ích cho một doanh nghiệp trong đó các bộ phận khác nhau cần gửi và quản lý các loại hợp đồng khác nhau.

Mặc dù Contract Advantage không có các khả năng đồ thị tương tự trên Bảng điều khiển như Agiloft, nhưng người dùng Contract Advantage có khả năng hơi độc đáo để chọn các bảng màu của riêng họ trên một vài trang trong đó đáng chú ý là các trang Bảng điều khiển và Hợp đồng. Điều đáng ngạc nhiên là tính năng này không có sẵn trong các hệ thống khác. Hợp đồng lợi thế là một trong số ít chúng ta đã thấy với khả năng như vậy. Với một pallet đầy đủ có sẵn, người dùng có thể mặc Hợp đồng lợi thế theo ý thích của họ.

Tiêu đề chính (trên đầu trang) có thể được tùy chỉnh với logo và màu sắc của công ty. Có hai cách cơ bản để người dùng điều hướng qua Hợp đồng lợi thế: thông qua thanh menu và qua Menu chính. Menu chính là một danh sách giống như widget về các khía cạnh khác nhau của chức năng cốt lõi của Lợi thế hợp đồng bao gồm Hợp đồng, Bên, Danh bạ và Kho lưu trữ tài liệu. Thanh menu đi qua đầu mỗi trang; nó cung cấp quyền truy cập nhanh vào nhiều khu vực trên các trang Menu chính cũng như các Mô-đun và Báo cáo.

Một khía cạnh thú vị của giao diện người dùng là nhiều màn hình lựa chọn hợp đồng có cảm giác của bảng tính Microsoft Excel, thậm chí còn hơn nhiều sản phẩm khác mà tôi đã đánh giá. Điều này có thể sẽ cung cấp một mức độ thoải mái nhất định cho người dùng đã quen thuộc với Microsoft Excel hoặc các chương trình bảng tính. Tuy nhiên, điều này có thể không hấp dẫn người dùng thích cách tiếp cận loại tệp ảo trong quản lý hợp đồng, có thể được tìm thấy trong các hệ thống như ContractWorks và ContractSafe.

Thêm một hợp đồng vào hệ thống là khá đau đớn; đó chỉ là vấn đề nhấp vào Hợp đồng mới và nhập thông tin liên quan để bắt đầu quá trình nhập dữ liệu. Khi thông tin cơ bản về hợp đồng đã được nhập để thiết lập hồ sơ, phần còn lại của thông tin liên quan có thể được thêm vào. Trong phiên bản WebElite, bạn cũng có thể tải hợp đồng từ một mẫu. Trang này cũng cho phép bạn thêm thông tin đàm phán và bên tham gia hợp đồng nâng cao hơn, bao gồm cả "người chịu trách nhiệm" cho mỗi công ty tham gia vào một thỏa thuận. Bạn cũng có thể thêm tên của tất cả các bên ở mỗi bên của vụ kiện, cũng như người dùng nào được chỉ định làm người ký.

Các hồ sơ hợp đồng có một chỉ mục điều hướng của các trang ở phía bên trái để di chuyển giữa Tóm tắt, Hành động, Sửa đổi và Điều khoản. Các trang hợp đồng tùy chỉnh có thể được thêm vào trong phiên bản WebElite. Trang Tóm tắt có một tiêu đề hiển thị thông tin cơ bản nhất (như loại, thời hạn, hết hạn và trạng thái). Thông tin liên quan đến các Bên, Danh bạ, Chi tiết và Trạng thái có thể được nhập. Ngoài ra, nếu người dùng có quyền, gần như mọi thứ trên trang có thể được cá nhân hóa hoặc thay đổi toàn hệ thống, nếu muốn.

Các bên và liên hệ có thể được thêm vào từ danh sách các bên liên quan hiện có hoặc được thêm nếu họ là một công ty mới. Chức năng này cho phép nhập dữ liệu nhanh và báo cáo hiệu quả hơn. Khi không có danh sách trung tâm của các bên, người dùng có thể thay đổi từ ngữ chính xác của một công ty (ví dụ: giữa XYZ Incorporated, XYZ Inc. và XYZ), có thể dẫn đến tìm kiếm và báo cáo đầy lỗi. Hợp đồng lợi thế có một tính năng hữu ích bổ sung mà tôi chưa từng thấy trước đây trong tab "Lịch sử FKA". FKA là viết tắt của "Trước đây được biết đến" và tính năng hữu ích này cho phép các tên cũ của công ty được ghi lại ngay trên hồ sơ để giúp theo dõi việc thay đổi tên công ty.

Tiếp theo là Chi tiết hợp đồng và Ngày chính. Trong các lĩnh vực này, phần lớn dữ liệu hợp đồng sẽ được nhập vào. Phần Chi tiết hợp đồng có thể được quản trị viên cấu hình để trình bày các trường dữ liệu nhất định dựa trên loại hợp đồng được người dùng chọn ban đầu hoặc trên tất cả các loại hợp đồng. Bất kỳ loại trường nào cũng có thể được tạo: hộp kiểm, hộp văn bản, danh sách thả xuống, danh sách nhiều mục, trường tiền tệ và ngày. Ngoài ra, một số ngày chính có thể được thiết lập bao gồm Thỏa thuận, Hiệu lực, Chấm dứt, Hết hạn và Ngày gia hạn.

Từ các Ngày chính, Hành động có thể nhanh chóng được tạo để nhắc nhở những người chịu trách nhiệm về các sự kiện quan trọng trong tương lai. Cảnh báo sớm có thể được thiết lập, với các email tự động được gửi đến những người thích hợp cho bất kỳ số ngày nào trước khi sự kiện diễn ra. Nếu thông tin tài chính liên quan đến sự kiện, thì thông tin đó có thể được thêm vào. Thông báo có thể được gửi liên tục cho đến khi trạng thái của Hành động được thay đổi. Thông báo thậm chí có thể được gửi đến đối tác.

Nếu bạn có mô-đun chữ ký tài liệu, chỉ có sẵn với phiên bản WebElite, thì bạn cũng có thể tích hợp quy trình với DocuSign cho chữ ký điện tử. Khi được bật, nếu bạn nhấp vào tên của người liên hệ trên trang hợp đồng, thì nó có thể lưu thông tin đăng nhập của họ trực tiếp vào DocuSign. Khi bạn tạo tài liệu với tất cả các ngày có liên quan, bạn có thể chỉ định một người ký tùy chọn. Nếu bạn đang sử dụng một mẫu, thì nó sẽ có ngôn ngữ hợp đồng cụ thể và bạn chỉ cần điền vào các trường có liên quan. Bạn có thể tạo tệp Microsoft Word hoặc tệp PDF với các khối chữ ký được thả vào các khu vực được chỉ định của hợp đồng. Mỗi hợp đồng có kho lưu trữ tài liệu riêng, trong đó bạn có thể tùy chỉnh cấu trúc thư mục. Hệ thống sẽ tự động lưu hợp đồng vào quy trình phê duyệt. Vì vậy, nếu đó là thỏa thuận mua hàng, thì bạn sẽ không thấy các thư mục về tài chính hoặc bảo hiểm, v.v. Không có chữ ký điện tử gốc, vì vậy bạn có thể kích hoạt tích hợp DocuSign nếu bạn có tài khoản hoặc bạn sẽ phải in tài liệu, ký thủ công và tải lại phiên bản đã ký vào quy trình phê duyệt.

Quy trình làm việc, Tìm kiếm và Báo cáo Nâng cao

Đối với người dùng nâng cao hơn trong phiên bản WebElite, thông tin quy trình làm việc cũng có thể được thêm về hợp đồng trong phần Trạng thái quy trình hợp đồng. Một danh sách các bước có thể định cấu hình có thể được tạo cho các nhà quản lý để theo dõi tiến trình của hợp đồng. Các nút tùy chọn Có / Không có thể được thiết lập bên cạnh các trạng thái khác nhau (ví dụ: Đã gửi đến Pháp lý, Đã thực hiện, Gửi tới Kế toán, Gửi cho Bên ký kết và Yêu cầu được chấp nhận) với các hộp ngày để ghi lại dòng thời gian.

Các khả năng tự động hóa quy trình công việc đã được nâng cao kể từ đánh giá ban đầu của chúng tôi, với nhiều mẫu quy trình công việc cũng như các tác vụ sau quy trình công việc. Sau khi hoàn thành hợp đồng, bạn có thể chỉ định các hành động tiếp theo như gửi email tài liệu đã ký, tạo báo cáo, v.v … Tất cả các hành động tiếp theo này đều được kích hoạt tự động. Các mẫu quy trình công việc có thể được sửa đổi để chỉ ra một nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm về nó, thời lượng của nó và thông báo cho một bước mới trong quy trình công việc. Thông báo tóm tắt cũng có thể được đặt theo các khoảng thời gian tùy chỉnh.

Hợp đồng lợi thế cũng có các tính năng theo dõi và đàm phán hợp đồng tiên tiến. Những thứ này cho phép bạn theo dõi các sửa đổi đối với hợp đồng được đính kèm với mục sửa đổi trong kho tài liệu của hợp đồng. Hệ thống này cũng có một tính năng so sánh phiên bản và bao gồm kiểm soát rollback và nhật ký kiểm toán đầy đủ của tất cả các thay đổi và cập nhật. Hợp đồng chỉnh sửa sẽ khởi chạy Microsoft Word trực tiếp và cho phép bạn thay đổi trực tiếp tài liệu. Nhưng hệ thống sẽ quét và xử lý phiên bản cập nhật với nhận dạng ký tự quang học (OCR) để đăng ký thay đổi.

Giống như nhiều hệ thống quản lý hợp đồng, có một tính năng Note. Trong Hợp đồng lợi thế, tính năng này được gọi là "Nhật ký hợp đồng:" và nó cho phép người dùng đính kèm nhận xét vào hồ sơ hợp đồng bằng cách tạo các mục Nhật ký được đóng dấu ngày và thời gian. Giống như nhiều hệ thống, hồ sơ hợp đồng có thể được sao chép nhưng Hợp đồng lợi thế bổ sung khả năng kiểm soát thông tin cá nhân nào trong hồ sơ được sao chép.

Hợp đồng lợi thế có một cách tiếp cận hơi khác với tài liệu hoặc tập tin bên tổ chức. Mỗi hồ sơ hợp đồng đều đi kèm với Kho lưu trữ tài liệu, công nhận rằng một số hợp đồng có thể có vô số tài liệu hoặc thỏa thuận phụ được đính kèm. Mỗi Kho lưu trữ có Nhóm Tài liệu cung cấp cho người dùng tùy chọn đặt tệp theo các danh mục khác nhau. Nhiều hệ thống trên thị trường cho phép người dùng đính kèm nhiều tệp hoặc tài liệu vào một hồ sơ hợp đồng. Tuy nhiên, hầu hết không cung cấp cùng một cấp độ tổ chức mà Hợp đồng lợi thế làm. Các thư mục có thể được tạo và cấu trúc có thể được chỉnh sửa. Các tài liệu cũng có thể bị khóa để ngăn chặn các vấn đề kiểm soát phiên bản. Ngoài ra, các email được gửi qua Hợp đồng lợi thế được đăng nhập vào Kho lưu trữ.

Đối với quản trị viên quan tâm đến bảo mật, người dùng có thể được chỉ định cho các nhóm để dễ dàng kiểm soát truy cập và chỉnh sửa. Người dùng có thể được giữ từ toàn bộ các khu vực của hệ thống hoặc chỉ ngăn chặn chỉnh sửa các trường nhất định, cung cấp một cách tiếp cận sắc thái cho bảo mật.

Giống như tất cả các khía cạnh khác của Hợp đồng lợi thế, tính năng Tìm kiếm có khả năng tùy biến cao. Bất kỳ trường dữ liệu nào cũng có thể được tìm kiếm, cung cấp khả năng tìm kiếm gần như vô hạn. Các tham số tìm kiếm được tổ chức thành các tab. Điều này giữ cho mặt trước và trung tâm thông tin cơ bản nhất trong khi vẫn làm cho bất kỳ trường nào có thể tìm kiếm được. Tìm kiếm có thể được lưu để sử dụng sau này là tốt.

Như đã đề cập, Hợp đồng lợi thế đi kèm với OCR cho các tài liệu được tải lên. Tính năng này cho phép tìm kiếm văn bản các tài liệu và tệp trong hệ thống. Tính năng tìm kiếm văn bản của Contract Advantage hữu ích hơn hầu hết vì nó hiển thị số lần truy cập trên mỗi tài liệu. Các khả năng tìm kiếm tinh vi chuyển thành báo cáo mạnh mẽ. Mọi tìm kiếm hoặc danh sách hợp đồng đều có thể được xuất sang Microsoft Excel và các cột thông tin có thể được tùy chỉnh hoàn toàn. Ngoài việc xuất bất kỳ tìm kiếm nào, Hợp đồng lợi thế đi kèm với một số báo cáo được xây dựng trước có thể được tùy chỉnh cho từng người dùng. Các báo cáo này cung cấp một sản phẩm thẩm mỹ hơn một chút và có thể được xuất sang Microsoft Excel hoặc được xem trong hệ thống.

Ngoài nhiều tính năng thú vị đã được thảo luận, một vài tính năng đáng nói khác. Ví dụ, Hợp đồng lợi thế là một trong số ít các hệ thống cho phép cập nhật toàn cầu cho hệ thống. Điều này cho phép người quản lý cập nhật thông tin trên nhiều liên hệ, công ty hoặc trường dữ liệu khác nhau cùng một lúc. Tính năng này có thể tiết kiệm một lượng lớn thời gian và năng lượng khi thực hiện các lĩnh vực mới hoặc cập nhật và sửa đổi những cái cũ.

Để giúp tổ chức, hợp đồng có thể được lưu trữ. Hợp đồng lợi thế có một số tính năng khác như nhập liên hệ Microsoft Outlook, tạo mẫu và thư viện mệnh đề. Ngoài ra còn có tích hợp Active Directory (AD) và hỗ trợ đăng nhập một lần (SSO) cho gói WebElite.

Nền tảng quản lý hợp đồng hạng nặng

Lợi thế hợp đồng có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của gần như bất kỳ khách hàng nào. Nhưng các yêu cầu hệ thống và thiết lập có thể bị cấm đối với các cá nhân và các công ty nhỏ hơn. Hợp đồng lợi thế cung cấp một số tính năng hữu ích như OCR và cập nhật toàn cầu, cộng với cách tiếp cận duy nhất để lưu trữ tài liệu. Đối với những người dùng thích ngay lập tức và chạy với trải nghiệm quản lý hợp đồng tự nhiên hơn, người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên Agiloft và Updraft có thể phù hợp hơn. Và đối với một tùy chọn dựa trên đám mây đơn giản với sự cộng tác trực quan, Concord có thể phù hợp hơn.

Tuy nhiên, khi nói đến khả năng tùy biến thực sự vô tận và các tính năng quản lý và tự động hóa quy trình công việc tiên tiến cần thiết cho quản lý hợp đồng cấp doanh nghiệp, Contract Advantage là một trong những công cụ đóng gói tính năng có khả năng nhất trên thị trường. Khi bạn trải qua quá trình cài đặt và đào tạo để cảm thấy thoải mái với sản phẩm phức tạp này, đó là một hệ thống toàn diện và phù hợp như doanh nghiệp của bạn sẽ tìm thấy.