Đánh giá và đánh giá trực tuyến của Microsoft sharepoint

Bắt đầu với SharePoint Online

Thật đơn giản để đăng ký với Microsoft SharePoint Online. Chỉ cần chọn một gói và cung cấp tên, email, số điện thoại, công ty và địa chỉ của bạn. Sau đó, tạo ID người dùng, mật khẩu và một URL duy nhất (ví dụ: yourname.onmicrosoft.com). Sau đó, xác minh rằng bạn không phải là rô bốt bằng cách nhập mã sẽ được gửi cho bạn qua tin nhắn hoặc cuộc gọi điện thoại. Cuối cùng, nhập thông tin thanh toán của bạn và chọn thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. Thông tin thanh toán là không cần thiết nếu bạn chọn dùng thử miễn phí.

Nếu đó là trải nghiệm đầu tiên của bạn với Office 365, thì bạn có thể gặp phải một chút quá tải thông tin khi đăng nhập lần đầu. Nếu bạn đã đăng ký dùng thử miễn phí Microsoft Office 365 Enterprise E3, thì bảng điều khiển của bạn sẽ bao gồm hơn một chục ô được liên kết cho các chương trình và tính năng khác nhau của Microsoft có trong lớp Enterprise E3. Một trong những ô này là Microsoft SharePoint Online. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các khía cạnh quản trị của Microsoft SharePoint Online trong mô-đun Quản trị viên bằng cách sử dụng menu Trung tâm quản trị ở phía bên trái.

Microsoft SharePoint Online cho phép người dùng tạo các trang web riêng lẻ như một thực thể tổ chức và quản lý. Mỗi trang SharePoint có thể có thư viện tài liệu, sổ ghi chép, bảo mật và thiết kế riêng. Ngoài ra, các trang web có thể được tổ chức dưới dạng các trang web độc lập hoặc theo cấu trúc phân cấp thông qua việc sử dụng các trang con. Khi tạo trang web, bạn được nhắc chọn giữa trang Nhóm hoặc trang Truyền thông. Trang web nhóm là các trang SharePoint truyền thống, dành cho cộng tác trong một tổ chức, đặc biệt là nơi có một tỷ lệ đáng kể người dùng sẽ tham gia quản lý tài liệu. Các trang web truyền thông rất hữu ích cho các tình huống trong đó một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ đang tạo ra nội dung sẽ được sử dụng bởi một nhóm người dùng lớn hơn; nghĩ về nó như một sự giao thoa giữa một thư viện tài liệu và một blog. Cả hai tùy chọn trang web có thể được sử dụng để chia sẻ tài liệu và có khả năng tùy biến cao.

Trang web nhóm trong Microsoft SharePoint Online rất linh hoạt, miễn là ai đó sẵn sàng điều hướng đường cong học tập. Ví dụ, thư viện tài liệu của một trang web có thể được định cấu hình với nhiều trường siêu dữ liệu, có thể được sử dụng cho một số chức năng khác nhau. Chế độ xem tài liệu có thể được tùy chỉnh để hiển thị các trường cụ thể để bạn sử dụng để tìm kiếm và sắp xếp. Một khung nhìn cũng có thể được lọc để chỉ hiển thị các tài liệu có siêu dữ liệu phù hợp, cho phép bạn tạo nhiều chế độ xem, mỗi chế độ được tùy chỉnh để hiển thị một bộ tài liệu cụ thể.

Thư viện tài liệu Microsoft SharePoint Online có thể được đồng bộ hóa với máy tính hoặc thiết bị di động của bạn bằng cách sử dụng ứng dụng khách Microsoft OneDrive. Người dùng máy tính để bàn có thể chỉ cần nhấp vào nút Đồng bộ hóa trong thư viện tài liệu để định cấu hình kết nối (hoặc tải xuống phần mềm). Các tệp mới có thể được thêm vào thư viện tài liệu thông qua kéo và thả, sao chép tệp vào thư mục được đồng bộ hóa trên máy tính để bàn của bạn hoặc bằng cách sử dụng các ứng dụng Office khác nhau trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động. Một cú hích với Microsoft SharePoint Online trong nhiều năm là do tính không thể đoán trước của ứng dụng khách đồng bộ OneDrive. Microsoft đã phát hành một ứng dụng khách OneDrive mới, có vẻ như thực hiện công việc đồng bộ hóa các tệp của bạn tốt hơn nhiều.

Chia sẻ và hợp tác tài liệu

Về cốt lõi, Microsoft SharePoint Online là một nền tảng quản lý tài liệu. Ngoài các khả năng quản lý tài liệu cơ bản, chẳng hạn như tải lên và tải xuống tệp, chỉnh sửa và chia sẻ, Microsoft SharePoint Online cũng xử lý theo dõi thay đổi. Giữ một bản ghi của những người đã thực hiện các chỉnh sửa và cho phép bạn tải xuống các phiên bản trước của tài liệu của bạn để xem xét các thay đổi hoặc quay lại bản sửa đổi trước đó mang lại khá nhiều sự linh hoạt cho Microsoft SharePoint Online. Người dùng cũng có thể định cấu hình cảnh báo trên thư viện tài liệu để nhận thông báo khi có thay đổi. Tài liệu có thể được kiểm tra để ngăn sự cố với nhiều người chỉnh sửa cùng một tệp, mặc dù đồng tác giả (nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tệp) cũng được hỗ trợ cho các tài liệu Office hiện đại, giả sử tất cả người dùng đang sử dụng Office 2010 trở lên.

Microsoft cung cấp một số tính năng tuân thủ và bảo mật khá lớn trong Office 365, nhiều tính năng có thể được tận dụng để chống lại Microsoft SharePoint Online. Hầu hết các bộ quản lý tài liệu cấp doanh nghiệp khác, chẳng hạn như chỉ có hệ thống Ascensio, cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản như quyền và theo dõi kiểm toán. Microsoft SharePoint Online cũng hỗ trợ các tính năng này nhưng cũng bao gồm các tính năng có độ lớn hơn đối thủ. Để bắt đầu, bạn có thể tạo các chính sách xử lý những thứ như nhãn tài liệu, ngăn ngừa mất dữ liệu, lưu giữ tài liệu và truy cập của người giám sát. Nhãn tài liệu được sử dụng để xác định các tài liệu có thể có dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như thẻ tín dụng, số an sinh xã hội hoặc dữ liệu khách hàng.

SharePoint cung cấp các công cụ để không chỉ tạo và quản lý các nhãn này mà còn áp dụng chúng cho các tài liệu hiện có (hoặc thậm chí email nếu bạn đang sử dụng bộ Office 365 đầy đủ) dựa trên nội dung của tài liệu. Các công cụ tương tự có sẵn để ngăn ngừa mất dữ liệu, chẳng hạn như ngăn chặn các tài liệu có chứa thông tin nhạy cảm được chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn. Các công cụ cũng có sẵn để quản lý lưu giữ tài liệu, cả để ngăn người dùng xóa tài liệu vĩnh viễn và để thực thi lưu trữ hoặc xóa sau một khoảng thời gian xác định. Trong nhiều trường hợp này, Microsoft cung cấp một bộ các bộ lọc được xác định trước được thiết kế để tạo thuận lợi cho việc tuân thủ các quy định ở nhiều quốc gia khác nhau, bao gồm Đạo luật Trách nhiệm và Trách nhiệm Giải trình về Bảo hiểm Y tế (HIPAA) và các quy định tương ứng. Bạn cũng có thể định cấu hình ứng dụng chính sách bằng cách sử dụng cụm từ tìm kiếm. Các chính sách này có thể được áp dụng trên Microsoft SharePoint Online hoặc cho các trang web riêng lẻ.

Ghi nhật ký kiểm toán có thể được sử dụng để theo dõi các hoạt động ở cấp độ người dùng hoặc thay đổi quản trị. Khi đăng nhập được bật, bạn có thể tìm kiếm nhật ký kiểm toán cho các hành động cụ thể, người dùng, cửa sổ thời gian hoặc cụm từ tìm kiếm để tập trung vào chế độ xem của bạn. Một tính năng đã được đề cập trước đây, eDiscovery, là một công cụ toàn diện để định vị các tài liệu liên quan đến một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như một hành động pháp lý. Bằng cách sử dụng Khám phá Điện tử, bạn có thể xác định vị trí các tài liệu nằm trong phạm vi của trát đòi hầu tòa hoặc yêu cầu thông tin khác, bảo vệ các tài liệu có liên quan bằng cách giữ họ, hoặc thậm chí xuất các tệp có liên quan để tuân thủ yêu cầu.

Nếu các tính năng bảo mật này nghe có vẻ đáng sợ, thì hãy biết rằng chúng hoàn toàn không bắt buộc và sẽ không cản trở bạn nếu bạn chọn bỏ qua chúng. Nhiều tùy chọn bảo mật tiêu chuẩn hơn, chẳng hạn như quyền dựa trên nhóm hoặc người dùng, cũng có sẵn. Bạn cũng có thể định cấu hình cách chia sẻ tệp bên ngoài tổ chức của mình, chẳng hạn như chỉ chia sẻ với người dùng được xác thực, đặt thời gian hết hạn cho truy cập ẩn danh hoặc sử dụng nhóm để quản lý những người có thể chia sẻ tài liệu bên ngoài. Bạn cũng có thể định cấu hình liên kết chia sẻ để cung cấp quyền truy cập chỉ đọc vào tài liệu của bạn.

Quy trình làm việc linh hoạt và mở rộng

Microsoft SharePoint đã hỗ trợ tạo quy trình làm việc một thời gian và SharePoint Online cũng không ngoại lệ. Mặc dù hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu với mô-đun dòng công việc đều hỗ trợ các tác vụ quản lý tài liệu cơ bản, như xem lại yêu cầu định tuyến hoặc chữ ký, Microsoft SharePoint Online tích hợp chặt chẽ với Microsoft Flow, một công cụ để tạo quy trình công việc giữa các nền tảng khác nhau. Bằng cách sử dụng Flow, bạn có thể gửi yêu cầu phê duyệt khi tài liệu được tải vào thư viện, tích hợp với Microsoft Forms để định tuyến thông tin đến liên hệ phù hợp hoặc liên kết thư viện tài liệu với nền tảng lưu trữ đám mây của bên thứ ba như DropBox Business hoặc Google Drive cho Công việc. Microsoft cung cấp hơn một trăm mẫu Flow hoặc bạn có thể tự cuộn.

Một lĩnh vực khác Microsoft đang đẩy mạnh như một điểm tích hợp vào nền tảng quản lý thông tin toàn diện của họ là Microsoft PowerApps. Mục đích của PowerApps là người dùng có thể rất dễ dàng (về mặt tương đối) tạo ra một ứng dụng có thể thu thập và lưu trữ dữ liệu trong Microsoft SharePoint (thậm chí sử dụng Flow). Các PowerApps này có thể được liệt kê trong Microsoft Store và được sử dụng cho các quy trình kinh doanh nội bộ hoặc làm cổng thông tin hướng tới khách hàng.

Nói về các ứng dụng, mối quan hệ lâu dài của Microsoft với các nhà phát triển có nghĩa là danh mục ứng dụng Microsoft SharePoint chứa đầy các ứng dụng bạn có thể tích hợp vào các trang web Microsoft SharePoint của mình. Các ứng dụng này có cả tùy chọn trả phí và miễn phí nhưng bạn nên biết rằng ngay cả các ứng dụng miễn phí cũng có giá. Các quyền của ứng dụng Microsoft SharePoint giống như bạn mong đợi trên thiết bị di động của mình và mỗi ứng dụng bao gồm một danh sách những điều mà ứng dụng sẽ có thể thực hiện với tài liệu và dữ liệu của bạn, vì vậy chúng cần được xử lý cẩn thận. Trong trường hợp phù hợp, ứng dụng Microsoft SharePoint có thể thêm chức năng như khả năng thông báo nâng cao, tùy chọn lịch bổ sung, tích hợp vào các dịch vụ khác và một loạt các tùy chọn khác.

SharePoint Online là một nền tảng mạnh mẽ

Danh tiếng của Microsoft SharePoint về việc khó quản lý hoặc thậm chí sử dụng là kết quả của việc tập trung vào các tính năng vượt quá khả năng sử dụng. Với việc Microsoft tăng cường tập trung vào việc làm cho Office 365 và các thành phần khác nhau của nó có thể truy cập được bởi các quản trị viên bán thời gian (đặc biệt là những người đẩy mạnh vai trò cần thiết), Microsoft SharePoint Online là một sự mặc khải về việc cung cấp các tính năng nâng cao thu hút khách hàng doanh nghiệp mà không cung cấp giải pháp phức tạp đến mức các cửa hàng CNTT nhỏ hơn không thể sử dụng. Công bằng mà nói, vẫn còn một số rắc rối trong việc quản lý Microsoft SharePoint, bao gồm nhiều vị trí cho cài đặt quản trị. Nhưng hầu hết các tính năng dễ cấu hình hơn nhiều so với trước đây.

Giá Office 365 của Microsoft rất mạnh và Microsoft SharePoint Online có thể có mức giá rất hợp lý $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng. Nhưng điều đó vẫn khác xa so với mức giá $ 1 mỗi người dùng mỗi tháng mà bạn có thể nhận được từ đối thủ cạnh tranh Ascensio System OnlyScript, Sự lựa chọn của các biên tập viên khác của chúng tôi. Tuy nhiên, dựa trên trọng tâm dễ sử dụng mới, các tính năng cộng tác và bảo mật nâng cao được cung cấp với Flow, eDiscovery và nhiều chính sách quản lý có thể định cấu hình khác nhau, Microsoft SharePoint Online dễ dàng kiếm được một trong những giải thưởng Lựa chọn của ban biên tập trong quản lý tài liệu của chúng tôi trong quản lý tài liệu thể loại.