Microsoft skype để đánh giá và đánh giá doanh nghiệp

Khi nói đến truyền thông trực tuyến, Skype là một thực tế phương pháp. Dịch vụ này giúp dễ dàng gọi cho người dùng khác và trò chuyện video. Mặc dù có những ưu điểm của nó, tuy nhiên, Skype rất giống như một hội nghị truyền hình dành cho người tiêu dùng và dịch vụ Thoại qua IP (VoIP) chứ không phải là một doanh nghiệp. Với Microsoft Skype for Business (bắt đầu ở mức 2 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, với các khoản phí bổ sung), Microsoft đang thu hẹp khoảng cách. Công ty đã kết hợp Lync (trước đây là Microsoft Office Communicator), nền tảng giao tiếp doanh nghiệp của mình, với giao diện người dùng (UI) quen thuộc của Skype để tạo ra phần mềm dễ sử dụng và có các tính năng mà doanh nghiệp cần. Nhưng nó không còn là một nền tảng VoIP kinh doanh chính thức.

Mặc dù vậy, Microsoft Skype for Business đánh vào điểm ngọt ngào đối với các doanh nghiệp nhỏ cần nhiều hơn Skype tiêu dùng, dịch vụ VoIP cá nhân của Biên tập viên của chúng tôi, nhưng có thể không quan tâm đến hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp như Nextiva hoặc Lựa chọn RingCentral của Biên tập viên. Microsoft Skype for Business cũng đi kèm với khả năng hội nghị video vững chắc. Đó là giá trị thứ hai ngay cả khi bạn hài lòng với dịch vụ hiện tại của mình.

Skype cho người tiêu dùng đã phát triển một chút trong vài năm qua vì giờ đây nó cho phép bạn tổ chức các cuộc trò chuyện video với tối đa 10 người tham gia miễn phí qua Cuộc họp Skype và cung cấp một số tính năng máy tính từ xa. Và các ứng dụng di động được liên kết giúp bạn dễ dàng sử dụng Skype từ các thiết bị khác ngoài máy tính của bạn. Ngoài ra còn có các tính năng thú vị như Skype Translator và Skype dựa trên web và các tính năng này cũng có trong Microsoft Skype for Business (ngoại trừ Skype Translator; đó chỉ là một tính năng dành cho người tiêu dùng của Skype). Skype không hỗ trợ các cuộc gọi hội nghị và chia sẻ màn hình, nhưng không cung cấp mức độ kiểm soát hoạt động theo yêu cầu của CNTT hiện đại. Skype for Business, mặt khác, không.

Tại một trong những công việc trước đây của tôi, không có điện thoại do công ty cấp. Chúng tôi đã sử dụng Skype trên máy tính của mình với những chiếc tai nghe đàng hoàng. Chúng tôi đã tải lên các khoản tín dụng Skype để có được số điện thoại được gán bởi Skype để mọi người có thể gọi cho chúng tôi và chúng tôi có thể thực hiện các cuộc gọi đi đến các số điện thoại. Chúng tôi đã sử dụng Citrix GoToMeeting cho các cuộc họp và Jive Chime cho nhắn tin tức thời nhóm (IM). Và khi tất cả những điều đó trở nên quá đáng tiếc (như điều chắc chắn đã xảy ra), chúng tôi đã quay lại sử dụng điện thoại di động cá nhân của mình. Trong quá trình đánh giá này, tôi cứ nghĩ Microsoft Skype for Business sẽ hoàn hảo cho kịch bản đó. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là nó sẽ hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp (như tôi sẽ giải thích).

Kế hoạch Microsoft Skype cho doanh nghiệp

Microsoft Skype for Business rất dễ sử dụng một khi bạn tìm ra cách điều hướng mê cung của các tính năng định giá và kế hoạch. Bạn có thể chọn mua gói Microsoft Skype for Business độc lập với phí thường niên hoặc đăng ký với một trong các gói Microsoft Office 365 cấp doanh nghiệp bao gồm Microsoft Office, Microsoft Exchange và Microsoft SharePoint. Gói cấp nhập cảnh độc lập, gói Microsoft Office Business Essentials ($ 5, 00 mỗi người dùng mỗi tháng), chỉ cung cấp cuộc gọi nhóm IM, âm thanh và video HD cho người dùng khác, cũng như truy cập vào các sản phẩm chỉ dành cho trực tuyến của Microsoft Office và 1 TB của dữ liệu. Microsoft Office 365 Business Premium (ở mức 12, 50 đô la mỗi người dùng mỗi tháng) hữu ích hơn một chút, cũng hỗ trợ các cuộc gọi video HD nhóm, chia sẻ ứng dụng và máy tính để bàn và ghi âm thanh / video. Kế hoạch này cũng cho phép bạn lên lịch các cuộc họp qua Microsoft Outlook, tham gia các cuộc họp từ trình duyệt web, điều khiển từ xa máy tính để bàn của người tham dự và giữ người tham dự ở khu vực sảnh trước khi bắt đầu cuộc họp. Và bạn sẽ nhận được các phiên bản cài đặt đầy đủ của tất cả các ứng dụng Microsoft Office.

Bạn cũng có thể mua Microsoft Skype for Business dưới dạng sản phẩm độc lập với giá $ 2, 00 mỗi người dùng mỗi tháng hoặc $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng, tùy thuộc vào việc bạn có cần các tính năng bổ sung như lên lịch các cuộc họp qua Microsoft Outlook, tham gia các cuộc họp từ trình duyệt web, điều khiển từ xa máy tính để bàn của người tham dự, và giữ người tham dự trong một khu vực sảnh trước khi bắt đầu một cuộc họp. So với các nhà cung cấp VoIP khác như RingCentral và Nextiva, Microsoft Skype for Business có giá rẻ. Nhưng giá thấp có nghĩa là bạn phải chắc chắn gói bạn đang đăng ký có các tính năng bạn cần.

Microsoft Skype for Business Server 2015 là nền tảng VoIP chính thức, với hội nghị âm thanh quay số và các tính năng VoIP doanh nghiệp khác như E911 và chuyển tiếp cuộc gọi. Các tính năng VoIP nặng hơn này cũng có sẵn trong Microsoft Skype for Business Online. Bạn cài đặt phần mềm trên các máy chủ của riêng mình và nhận Giao thức khởi tạo phiên (SIP) và khả năng tương tác cổng với các hệ thống PBX. Bạn làm việc với đối tác của Microsoft để nhận giá, phần mềm và hỗ trợ. Theo nghĩa này, Microsoft Skype for Business Server 2015 tương tự như Kerio và CudaTel từ Barracuda Networks vì bạn chịu trách nhiệm bảo trì phần cứng của riêng bạn.

Nếu bạn muốn tích hợp hệ thống điện thoại của mình với Microsoft Exchange và Microsoft SharePoint, hãy tối ưu hóa kết nối mạng và truy cập các công cụ Chất lượng dịch vụ (QoS) để đảm bảo bạn có đủ băng thông, bạn nên xem xét có Microsoft Skype for Business Server chuyên dụng.

Như tôi đã đề cập trước đó, Microsoft Skype for Business cũng là một tính năng tích hợp cho Microsoft Office 365 Business Essentials và Microsoft Office 365 Business Premium. Microsoft Skype for Business đi kèm với Microsoft Office 365 Enterprise nhưng không phải Microsoft Office 365 Business hoặc bất kỳ phiên bản Home nào. Khác với chi phí đăng ký được liên kết với Office 365, không có chi phí bổ sung.

Mặc dù Skype for Business không cung cấp tính năng trò chuyện liên tục, dịch vụ Nhóm Microsoft mới trong Office 365 cũng vậy. Vì vậy, nếu bạn mua Skype for Business như một phần của Office 365, bạn sẽ có quyền truy cập vào trò chuyện liên tục trong Nhóm Microsoft. Cũng không có tính năng lưu trữ trong Skype for Business, nhưng bạn có thể tìm thấy chúng trong Skype for Business Online hoặc một nhà cung cấp VoIP khác như Jive Hosted VoIP hoặc Broadvoice.

Bắt đầu với Skype for Business

Vì Office 365 cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày, tôi đã đăng ký với Office 365 Business Premium để kiểm tra Microsoft Skype for Business. Khi đăng ký Office 365 hoàn tất, tôi thấy Microsoft Skype for Business được liệt kê trong các ứng dụng có sẵn và có thể cài đặt phần mềm máy khách.

Sau khi cài đặt, Skype mở ra một chuyến tham quan sản phẩm với các mẹo sử dụng Microsoft Skype for Business hoặc bạn đăng nhập vào dịch vụ bằng địa chỉ đăng nhập của tổ chức. Trong trường hợp của tôi, Microsoft có nghĩa là mật khẩu Office 365 của tôi vì tôi đang sử dụng dịch vụ như một phần của dịch vụ Office 365 của mình. Nếu bạn có gói độc lập, bạn sẽ sử dụng tài khoản bạn liên kết với Microsoft Skype for Business. Và nếu bạn có Microsoft Skype for Business Server, bạn sẽ sử dụng thông tin đăng nhập tiêu chuẩn của công ty sau khi định cấu hình phần mềm để hoạt động với miền của tổ chức.

Giao diện người dùng quen thuộc

Microsoft đã đảo ngược bảng màu Skype của mình cho Microsoft Skype for Business; màu xanh trên trắng hơn là ngược lại. Giao diện người dùng (UI) sạch sẽ và chuyên nghiệp nhưng vẫn quen thuộc, với tên người dùng ở trên cùng với trạng thái hiện diện và một nơi để đặt trạng thái và vị trí của tôi. Biểu tượng Person hiển thị tất cả các số liên lạc, biểu tượng Đồng hồ hiển thị tất cả các cuộc hội thoại, biểu tượng Bàn phím quay số hiển thị thư thoại và biểu tượng Lịch liệt kê các cuộc họp theo lịch trình. Biểu tượng Gear hiển thị các tùy chọn menu để ghi âm cuộc gọi và định cấu hình thiết bị.

Đây là nơi Microsoft Skype for Business cảm thấy không giống như một hệ thống điện thoại và giống như một công cụ hội nghị. Thay vì suy nghĩ về việc quay số điện thoại, bạn đang mời người dùng đến một cuộc họp. Tùy chọn "Gặp gỡ ngay" cho phép bạn thiết lập một cuộc họp bắt đầu ngay lập tức mà không cần phải thông qua Microsoft Outlook hoặc Trình lập lịch biểu web để tạo cuộc họp. Phần mềm gọi điện thoại của bạn trực tiếp hoặc khởi chạy phiên Microsoft Skype for Business trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn. Bạn bấm vào biểu tượng Mời người dùng để mời mọi người tham gia cuộc họp theo tên hoặc số điện thoại; tối đa 250 người tham gia có thể tham gia cuộc họp cùng một lúc. Tổng số đó bao gồm những người tham dự đang sử dụng phần mềm máy khách, ứng dụng web và điện thoại cũng như những người tham gia ẩn danh qua web.

Điều này giúp bạn dễ dàng có một cuộc gọi hội nghị, không gặp khó khăn với các nút trên điện thoại của bạn để cố gắng có được nhiều người trong cùng một cuộc gọi. Tôi không thể đếm số lần tôi vô tình cúp máy mọi người khi cố gắng gọi người khác vào một cuộc trò chuyện hiện có. Điều này đặc biệt dễ dàng trên Microsoft Surface Hub. Nhấn vào nút điện thoại và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.

Người tham gia có tùy chọn để xem cuộc họp dưới dạng Thư viện ảnh, hiển thị tất cả hình ảnh hoặc video của người tham gia; Chế độ xem loa, chỉ hiển thị hình ảnh hoặc video của người trình bày; Chế độ xem Bản trình bày, trong đó hiển thị nội dung cuộc họp (như bản trình bày hoặc trình diễn); và Chế độ xem nhỏ gọn, chỉ hiển thị tiêu đề của những người tham gia. Khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi âm thanh, bạn sẽ thấy hình ảnh của người tham gia. Người thuyết trình là những người tham dự cuộc họp có quyền kiểm soát màn hình và các công cụ trong cuộc gọi. Microsoft Skype for Business cho phép tất cả 250 người tham gia được nâng lên trạng thái người trình bày, nếu cần.

Như trong phiên bản tiêu dùng của Skype, trò chuyện có sẵn trong suốt cuộc gọi và bạn có thể mời nhiều người dùng đến trò chuyện. Mọi người có thể nhấp vào biểu tượng Skype trong thanh điều hướng trên cùng để truy cập danh bạ, tìm kiếm tổ chức của họ và bắt đầu trò chuyện cùng với trải nghiệm thư và lịch Microsoft Outlook của họ. Họ cũng có thể bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nhấp vào nút IM trong thẻ liên lạc của một người. Bạn cũng có thể thấy tất cả những người trong cuộc gọi bằng cách nhấp vào biểu tượng Người tham gia. Nút Hành động của người tham gia sẽ mở ra nhiều tùy chọn hơn mà bạn không thấy trong Skype của người tiêu dùng như khả năng tắt tiếng micrô của mọi người và tắt video, tắt trò chuyện trong cuộc họp, ẩn danh sách người tham gia khỏi mọi người, biến mọi người tham dự đặc quyền của người thuyết trình) và gửi lời mời đến cuộc họp qua email. Biểu tượng Cài đặt điện thoại ở phía dưới sẽ mở trình quay số trong trường hợp bạn cần nhập bất kỳ phím nào. Hầu hết mọi người đã quen với giao diện người dùng này từ Skype và Google Hangouts và Microsoft vẫn giữ nguyên trải nghiệm người dùng (UX) này.

Nếu bạn điều hướng ra khỏi cửa sổ cuộc gọi (chẳng hạn vì bạn cần tham chiếu một ứng dụng khác), Microsoft Skype for Business sẽ hiển thị một biểu tượng nhỏ hơn ở góc trên cùng, với micrô và biểu tượng treo máy làm chỉ báo trực quan cho cuộc họp của bạn vẫn đang trong quá trình

Nếu bạn không thực sự muốn dựa vào máy tính của mình để thực hiện cuộc gọi nhưng bị đe dọa bởi các tùy chọn từ RingCentral, hãy xem xét Ooma Office. Chi phí trả trước ban đầu cao nhưng nó cung cấp cho bạn một hệ thống VoIP chất lượng với các tính năng cơ bản và khả năng sử dụng thực tế cho bất kỳ điện thoại nào.

Quản trị viên muốn tích hợp Skype vào các ứng dụng của riêng họ có thể sử dụng bộ công cụ phát triển phần mềm (SDK) mới để tích hợp các trải nghiệm IM, âm thanh và video vào các ứng dụng Android và iOS tùy chỉnh.

Khả năng hội nghị truyền hình

Microsoft cung cấp video độ phân giải cao (1.920 x 1.080) cho các cuộc gọi ngang hàng giữa những người dùng chạy Microsoft Skype for Business. Chuyển đổi giữa các cuộc gọi thoại và video rất đơn giản; chỉ cần nhấp vào biểu tượng Video trong cuộc gọi hoặc cuộc họp. Bắt đầu cuộc gọi video với một người dùng cụ thể bằng cách nhấp vào biểu tượng người dùng trong danh sách liên lạc.

Dường như không có giới hạn về số lượng người có thể bật video, điều này hơi ngạc nhiên vì hầu hết các công cụ hội nghị video đều có giới hạn cụ thể. Tôi đã có thể thử nghiệm với tối đa sáu người dùng khác nhau; mạng cục bộ của tôi đã vật lộn để hỗ trợ nó nhưng bản thân ứng dụng không bị sặc. Các màn hình video được hiển thị trong chế độ xem thư viện, giúp dễ dàng xem tất cả những người tham gia cùng một lúc. Trong các cuộc gọi video có hơn năm người, ứng dụng sẽ hiển thị các biểu tượng cho năm loa hoạt động mạnh nhất ở phía trên, với một hàng các biểu tượng nhỏ hơn với những người tham dự ít giọng nói hơn ở phía dưới. Bạn luôn có thể nói ai đang nói.

Tính năng hội nghị truyền hình

Các cuộc gọi và cuộc họp có thể được ghi lại. Chia sẻ máy tính để bàn rất mạnh mẽ, cho phép người thuyết trình phát bất kỳ hình ảnh, ứng dụng, trang web, tài liệu, phần mềm hoặc một phần của máy tính để bàn của họ. Bạn có thể chia sẻ toàn bộ máy tính để bàn hoặc chỉ một cửa sổ cụ thể. Những người tham gia cuộc họp có thể kiểm soát bàn phím và chuột hoặc để họ chia sẻ màn hình của họ trong suốt cuộc gọi (nếu bạn cho phép). Nếu bạn đang sử dụng Microsoft PowerPoint, bạn có quyền truy cập vào các tính năng trình bày, chẳng hạn như hình động, chuyển tiếp và video được nhúng thông qua Microsoft Skype for Business. Skype Meet Broadcast cho phép tối đa 10.000 người tham dự cuộc họp có thể tham gia từ hầu hết các trình duyệt hoặc thiết bị.

Giống như Trung tâm Hội nghị Cisco WebEx và các công cụ hội nghị web khác, Microsoft Skype for Business có một bảng trắng mà những người tham gia cuộc họp có thể đánh dấu trong suốt quá trình của cuộc họp. Tính năng Bỏ phiếu là một công cụ khảo sát đơn giản để thu thập phản hồi ẩn danh trong suốt cuộc họp. Tính năng Lobby là nơi người tham gia có thể đợi trong một khu vực ảo riêng biệt trước khi được phép tham dự cuộc họp. Đây là một tính năng bảo mật tốt nếu bạn có một cuộc họp lớn được lên kế hoạch vì bạn có thể kiểm tra xem ai sẽ đến.

Microsoft đã đưa ra một quyết định tốt khi không hạn chế sử dụng đối với người dùng Microsoft Skype for Business. Bạn có thể mời người dùng Skype tiêu chuẩn vào các cuộc họp của mình, nhưng họ sẽ cần sử dụng ứng dụng web Skype for Business chứ không phải ứng dụng khách hàng tiêu dùng Skype. Sau đó, bạn có thể thêm chúng vào danh sách Liên hệ hoặc gửi lời mời họp Microsoft Skype for Business cho ai đó bên ngoài tổ chức của bạn, để họ tham dự bằng cách đăng nhập bằng tài khoản Khách qua web. Bạn tạo các cuộc họp trực tiếp từ Microsoft Outlook hoặc bạn có thể sử dụng trang web Trình lập lịch biểu Web. Bạn cung cấp tên và thời gian của cuộc họp cùng với danh sách những người tham dự để tạo cuộc họp. Bạn phải cắt và dán lời mời họp kết quả và tự gửi email, nhưng điều đó không khác lắm so với Citrix GoToMeeting, Trung tâm hội nghị Cisco WebEx và bất kỳ nền tảng hội nghị video nào khác.

Tính năng ghi âm dễ dàng kích hoạt và bao gồm người tham gia cuộc họp, tất cả âm thanh và video, cuộc trò chuyện, chia sẻ màn hình, bảng trắng và bản trình bày. Ngay cả khi bạn sử dụng Microsoft Office 365, tất cả các bản ghi được tạo và lưu trữ trên máy của người thuyết trình. Để có được bản ghi phía máy chủ, bạn sẽ cần phiên bản Server 2015. Người dùng cũng sẽ cần một sản phẩm của bên thứ ba, vì bản ghi phía máy chủ không phải là một tính năng có sẵn trong máy chủ cơ sở. Bạn có thể chọn 480p, 720p HD hoặc 1080p Full HD làm độ phân giải ưa thích cho bản ghi cuối cùng. Mặc dù đây là một tính năng hội nghị video, các cuộc gọi âm thanh cũng có thể được ghi lại. Hãy nhớ rằng, đối với nhiều nhà cung cấp VoIP, ghi âm cuộc gọi được coi là một tính năng nâng cao và không có sẵn cho tất cả mọi người. Thật tuyệt khi nó được tích hợp sẵn với Microsoft Skype for Business, giống như với RingCentral.

Tương thích điện thoại và tích hợp bên thứ ba

Microsoft Skype for Business được thiết kế chủ yếu để hoạt động với máy tính và thiết bị di động, vì vậy nó hỗ trợ Android, Windows, iOS, Mac OS X và Windows Phone. Microsoft Skype for Business cho Mac hiện cũng có sẵn. Các cập nhật gần đây bao gồm khả năng xem các liên hệ ngoại tuyến hoặc trực tuyến và liệu họ có bận hay không, trong một cuộc họp hoặc có sẵn; nó cũng dễ dàng để bắt đầu một cuộc trò chuyện IM. Bạn cũng có thể sử dụng Skype như một công cụ VoIP trên máy Mac, bao gồm gọi tới bốn người tham gia cuộc họp cùng một lúc. Không có tình yêu cho BlackBerry, mặc dù. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Skype for Business Server và các tính năng VoIP dành cho doanh nghiệp được liên kết, bạn có thể kết nối với nhiều thiết bị và thiết bị tương thích SIP. Hội nghị mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) cho phép bạn quay số vào cuộc họp Skype từ điện thoại truyền thống.

Nếu bạn muốn có số quay số được chỉ định cho cuộc họp cụ thể của mình, bạn sẽ cần gói Office 365 với Hội nghị PSTN của Skype for Business. Nếu bạn đã tích hợp với một PBX hiện có hoặc bật các tính năng doanh nghiệp thông qua Server 2015, bạn sẽ có thể tạo một số điện thoại, nhưng điều đó không có sẵn thông qua Microsoft Office 365. Microsoft cũng không tiết kiệm trợ giúp và công cụ xử lý sự cố. Tôi đã có thể tìm ra hầu hết các vấn đề của mình dựa trên tài liệu hiện có.

Không phải VoIP cấp doanh nghiệp nhưng vẫn hữu ích

Microsoft Skype for Business không hoàn toàn là VoIP dành cho doanh nghiệp ở chỗ bạn không nhận được nhiều dịch vụ như săn cuộc gọi, nhóm gọi hoặc tự động truy cập trừ khi bạn thiết lập Microsoft Skype for Business Server 2015. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp, Sự lựa chọn của ban biên tập cho VoIP, RingCentral, sẽ cung cấp cho bạn tất cả các tính năng VoIP mà không phải chạy máy chủ của riêng bạn.

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ vẫn muốn Microsoft Skype for Business làm công cụ hội nghị để thiết lập các cuộc họp video và âm thanh, chia sẻ màn hình và cộng tác trực tiếp. Phiên bản dành cho người dùng của Skype vẫn là lựa chọn ưa thích của chúng tôi cho các nhu cầu hội thảo qua VoIP và video cá nhân, nhưng thực tế là bạn có thể gọi số điện thoại, thiết lập cuộc họp, trò chuyện trực tiếp và ghi lại tất cả một cách dễ dàng khiến Microsoft Skype for Business một hội nghị web vững chắc và nền tảng VoIP.