Mitratech nhận được hợp đồng xem xét và đánh giá

Điều hướng nhanh giữa các tab và phân biệt màu sắc giữa các tab là một tính năng đáng hoan nghênh cho các công ty lớn hơn hoặc cho những người có nhiều hợp đồng. Đối với những người sẽ chỉ quản lý một số lượng hợp đồng hạn chế, số lượng tab có vẻ quá mức. Trong trường hợp này, người ta có thể chọn một thiết kế đơn giản hơn, chẳng hạn như được cung cấp bởi Trợ lý hợp đồng phần mềm hoặc hợp đồng Blueridge.

GCD có nhiều tùy chọn để tùy chỉnh trong mỗi tab. Người dùng có thể lọc và nhóm các hợp đồng, tài liệu, thư mục và người chơi thông qua các menu thả xuống. Người dùng cũng có thể sắp xếp lại các cột đang được hiển thị. Tuy nhiên, tùy chỉnh này đi kèm với giá của sự đơn giản. Tất cả các menu, tab và nút thả xuống trên màn hình có thể cảm thấy bận rộn so với độ sạch của các chương trình như SecureDocs ContractWorks, cung cấp ít tùy chỉnh ngay lập tức hơn nhưng cung cấp giao diện ít phức tạp hơn.

Bắt đầu thiết lập

Khi người dùng lần đầu tiên điều hướng qua GCD, các cửa sổ giới thiệu sẽ bật lên khi mở một tab mới. Thông tin đặc biệt hữu ích vì nó không chỉ giải thích những điều thực tế có thể được thực hiện trong lĩnh vực cụ thể đó mà còn cả lý thuyết đằng sau tab đó. Ví dụ: khi người dùng nhấp vào tab Thư mục, GCD thông báo cho người dùng rằng "thư mục trong GCD tương ứng với thư mục vật lý hoặc chất kết dính" và chỉ cho người dùng cách tạo thư mục mới.

Các cửa sổ bật lên hữu ích này có chi phí của Hướng dẫn sử dụng rộng rãi hơn, chẳng hạn như hướng dẫn từng bước có sẵn từ Trợ lý hợp đồng, hoặc các hướng dẫn bằng video có sẵn từ ContractWorks và Contract Insight. Tuy nhiên, có một tính năng "Hỏi GCD" cho bất kỳ câu hỏi nào mà người dùng có thể không được hướng dẫn nhỏ trả lời.

Thêm hợp đồng mới, tài liệu, người chơi, thư mục và các mục GCD khác thật dễ dàng. Các nút Thêm có thể truy cập được từ bất kỳ trang nào, trên một thanh màu xám mỏng đi ngang qua đỉnh của không gian làm việc. Các nút này làm cho thiết lập ban đầu của tôi nhanh chóng và không gây đau đớn, cho phép tôi thêm một loạt các thư mục và điền chúng với các hợp đồng trong vòng vài phút. Xung quanh các nút thêm nhanh là các chức năng tìm kiếm và thông báo email để dễ dàng truy cập.

Một khía cạnh duy nhất của GCD là nó phân biệt giữa cái mà nó gọi là Hợp đồng và Tài liệu. GCD ban đầu định nghĩa Hợp đồng là các thỏa thuận pháp lý được hoàn thành, có thể tương ứng với một tài liệu, nhiều tài liệu hoặc không có gì cả. Người dùng có thể thêm Tài liệu trong một hoặc nhiều giai đoạn trong quá trình đàm phán bao gồm các phiên bản mới khi chúng có sẵn. Khi (và nếu) Tài liệu trở thành Hợp đồng, nó có thể được thay đổi bằng cách nhấp vào hộp kiểm.

Các hành động và cảnh báo, các cơ chế mà người dùng bảo vệ chống lại việc bỏ lỡ các sự kiện hợp đồng quan trọng, cũng rất đơn giản để tạo. Cảnh báo được đính kèm với hợp đồng hoặc tài liệu và có thể dễ dàng tùy chỉnh. Các cảnh báo có thể được cấu hình để ngồi trên bảng điều khiển của người dùng, gửi thông báo email, đính kèm tài liệu và bao gồm văn bản đặc biệt. Cảnh báo có thể được tạo dựa trên ngày hết hạn, ngày kết thúc hoặc bất kỳ ngày nào người dùng muốn. Tôi mất khoảng 30 giây để thiết lập Thông báo đầu tiên của mình mà hầu như không có hướng dẫn. Các hành động là các tác vụ hoặc định lượng cho một người dùng hoặc một nhóm người dùng cụ thể, cũng dễ dàng được tạo.

Về mặt tùy chỉnh, tất cả các trường nhập dữ liệu đều có thể tùy chỉnh. Không cần đào tạo hoặc kiến ​​thức về CNTT. Tôi đã có thể nhanh chóng thêm và sắp xếp lại các trường theo ý thích của mình. Mỗi hộp văn bản, menu thả xuống và các hộp kiểm chỉ mất vài giây để tạo. Lịch cung cấp một hình ảnh tốt cho những người thích một phong cách lịch truyền thống. Nó có thể được tùy chỉnh để chỉ bao gồm thông tin liên quan đến hợp đồng và các sự kiện của nó có thể liên kết với hợp đồng, tài liệu và hành động để điều hướng nhanh.

Tìm kiếm và báo cáo

GCD tạo báo cáo dựa trên thông tin hiện đang được người dùng xem. Vì người dùng có thể lọc xuống và sắp xếp lại tất cả các thông tin có thể xem, nên người dùng có thể tạo báo cáo với toàn quyền kiểm soát. Tuy nhiên, một hạn chế là các báo cáo chỉ có thể được xuất sang Excel, mặc dù quá trình này có thể được thực hiện chỉ bằng một nút bấm.

GCD có một tính năng Tìm kiếm rất mạnh mẽ trong đó tất cả các trường dữ liệu và văn bản tài liệu do người dùng nhập vào có thể được tìm kiếm. Một hạn chế trong GCD là kết quả tìm kiếm không thể xuất được, như trong Agiloft. Ngoài ra, có một số tính năng khiến GCD khác biệt với các hệ thống quản lý hợp đồng khác. Một khả năng hữu ích là tích hợp GCD với Microsoft Word và Outlook. Tiện ích bổ sung cho Word cho phép người dùng mở tài liệu trực tiếp vào Word, chỉnh sửa hoặc sửa đổi, sau đó lưu trực tiếp từ Word vào GCD. Có một trình cắm Outlook tương tự cho phép người dùng tích hợp GCD vào email hiện tại thay vì cố gắng đưa cuộc thảo luận ra khỏi email và vào hệ thống quản lý hợp đồng, như bạn tìm thấy trong mục Onit.

Một số tính năng thú vị khác là nút Tải xuống cho phép người dùng lấy phiên bản mới nhất của tất cả các tài liệu hoặc hợp đồng được liệt kê, tính năng xem trước của các phiên bản PDF hoặc Word được tải lên GCD (có thể tìm kiếm đầy đủ và cho phép người dùng xem tài liệu mà không cần tải xuống tệp) và khả năng gửi email trực tiếp từ GCD.

Nói chung, GCD đặc biệt dễ học và cấu hình. Nó tích hợp vào các ứng dụng mà người dùng của bạn có thể đã có (như Microsoft Word, Excel và Outlook) và cho phép tùy chỉnh rộng rãi. Tìm kiếm và báo cáo dễ dàng như thêm các hợp đồng, tài liệu mới và thực hiện các hành động quy trình công việc. Có rất ít lỗi tìm thấy trong GCD, đó là lý do tại sao GCD là một trong hai người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên PCMag của chúng tôi trong cuộc họp này.