Đánh giá và đánh giá quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng Onit bắt đầu ở mức 3.000 đô la mỗi tháng và là một giải pháp độc lập ít hơn một phần của hệ sinh thái ứng dụng Onit lớn hơn nhiều, không chỉ quản lý hợp đồng, mà còn quản lý quy trình kinh doanh (BPM), bán hàng, nhân sự (HR), tuân thủ, CNTT, và nhiều hơn nữa. Khách hàng làm việc trong khuôn khổ này thông qua Trình tạo ứng dụng Onit, về cơ bản cho phép khách hàng xây dựng các quy trình công việc có thể tùy chỉnh trên bất kỳ quy trình kinh doanh nào họ muốn. Đây là một khái niệm rất mạnh mẽ nếu khách hàng nắm lấy toàn bộ nền tảng. Tuy nhiên, đối với chỉ quản lý hợp đồng, nó có phần phức tạp hơn so với hầu hết các đối thủ cạnh tranh và chắc chắn đắt hơn, đó là điều khiến nó đứng sau những người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập trong thể loại này, Agiloft và Updraft. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng linh hoạt với báo cáo toàn diện có thể khéo léo quản lý hợp đồng và có đủ chỗ để mở rộng trong toàn tổ chức của bạn, thì Onit tùy thuộc vào nhiệm vụ.

Giá cả và tích hợp

Giá giải pháp quản lý hợp đồng của Onit bắt đầu từ $ 3.000 mỗi tháng, nhưng công ty cho biết giá cả phụ thuộc hoàn toàn vào cấu hình. Giá của Onit có thể dao động dựa trên độ phức tạp của quy trình làm việc và các yếu tố khác. Nhưng giải pháp được định giá bằng cách sử dụng mô hình đăng ký không có giới hạn người dùng hoặc giấy phép. Phí đăng ký bao gồm bảo trì phần mềm, hỗ trợ và nâng cấp.

Tích hợp của Onit cũng được cung cấp trên cơ sở tùy chỉnh, nhưng nền tảng hỗ trợ phương pháp chuẩn để phát triển và cung cấp các điểm tích hợp tùy thuộc vào thông số kỹ thuật của khách hàng. Các giao diện tiêu chuẩn của Onit bao gồm SFTP / FTP và HTTPS cũng như tích hợp giao diện lập trình ứng dụng SOAP và REST (API). Onit tích hợp với DocuSign, Adobe Sign và Hello Sign cho chức năng eSignature.

Tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, Onit tuyên bố rằng công ty đã xây dựng các tích hợp SOAP cho các nền tảng bao gồm IBM Emptoris và OpenText, tích hợp REST với API của Google và tích hợp dựa trên tệp với các giao thức và dịch vụ từ Active Directory (AD) và SharePoint đến SAP, Workday và tích hợp cấp SQL với Tableau, trong số các dịch vụ khác. Onit cũng hỗ trợ các giao thức bảo mật bao gồm xác thực đăng nhập đơn SAML 2.0 (SSO) và xác thực OAuth 2.0.

Quản lý vòng đời hợp đồng

Onit sử dụng cách tiếp cận ứng dụng dựa trên khách hàng, sử dụng Trình tạo ứng dụng Onit để tùy chỉnh trải nghiệm của tổ chức xung quanh các nhu cầu của công ty và phòng ban. Bảng điều khiển và phê duyệt hợp đồng và quản lý hợp đồng mặc định đã không thay đổi nhiều kể từ lần xem xét ban đầu của chúng tôi, đưa lịch hoạt động hợp đồng dựa trên dòng thời gian lên hàng đầu để theo dõi trạng thái hợp đồng trong hệ thống.

Bố cục mặc định của giao diện Onit có màu xám và giống Microsoft Excel, nhưng bảng điều khiển chính bật lên với màu sắc dọc theo chế độ xem dòng thời gian. Các tiện ích báo cáo tương tác bên dưới hiển thị nhanh các tiện ích truy cập nhanh với số lần hết hạn và phê duyệt hợp đồng và phân tích các loại hợp đồng, giá trị và số lượng hợp đồng trong mỗi giai đoạn của vòng đời trong biểu đồ hình tròn, thanh và biểu đồ đường. Thay vì đặt dữ liệu báo cáo và phân tích vào một tab riêng biệt, như với Agiloft và Concord, Onit tập trung dữ liệu báo cáo là điều đầu tiên bạn nhìn thấy khi đăng nhập. Điều này giúp bạn không phải lướt qua cơ sở dữ liệu hoặc chuỗi email cho dữ liệu bạn cần. Mặc dù không có nhiều tùy chọn tùy chỉnh báo cáo như số liệu ROI của Agiloft hoặc bộ phận cụ thể như trong Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa, các báo cáo tương tác được thiết kế tốt và các tiện ích và bảng điều khiển kéo và thả hoàn toàn có thể tùy chỉnh.

Menu điều hướng bên trái cũng bao gồm một trang báo cáo chuyên sâu hơn. Đây là nơi bạn có thể tạo báo cáo ad hoc được lọc theo nhóm, giai đoạn, loại hợp đồng, v.v. Chúng có thể được lưu dưới dạng những gì Onit gọi là "Lượt xem" đã lưu từ menu và được gửi dưới dạng báo cáo hàng tuần hoặc trên khung thời gian tùy chỉnh hoặc xuất dưới dạng tệp Microsoft Excel. Lượt xem cũng có thể được thiết lập ở cấp phòng ban và cấp độ cá nhân, do đó, số liệu và quan điểm trên bảng điều khiển của Tổng Cố vấn sẽ khác với ví dụ của giám đốc điều hành.

Để bắt đầu quá trình nhận hợp đồng thực tế, bạn chỉ cần nhấn nút cộng lớn (+) ở phía trên bên phải của giao diện bên cạnh thanh tìm kiếm. Từ đây, bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn tùy chỉnh dựa trên các loại hợp đồng và yêu cầu được xử lý bởi bộ phận của bạn. Tôi có tùy chọn gửi yêu cầu dịch vụ pháp lý mới, đánh giá hợp đồng mới, hình thức quản lý hợp đồng, thỏa thuận không tiết lộ tiêu chuẩn (NDA) hoặc thỏa thuận tiết lộ bí mật (CDA).

Biểu mẫu bạn thấy hoàn toàn có thể tùy chỉnh, nhưng có thể được tiêu chuẩn hóa như một mẫu cơ bản cho các loại hợp đồng khác nhau. Để nhập một bản đánh giá và phê duyệt hợp đồng mới, tôi đã nhập tên và ngày ký hợp đồng, bộ phận mà nó được liên kết, cùng với loại hợp đồng, số tiền, hết hạn và ghi chú. Sau đó tôi có tùy chọn nhập thông tin cho các bên khác liên quan đến tài liệu và tải lên tệp hợp đồng thực tế. Onit không làm hợp đồng tác giả trong nền tảng; đó là tia laser tập trung vào đường ống vòng đời hợp đồng, bắt đầu bằng một yêu cầu hợp đồng và di chuyển theo trình tự thời gian thông qua phê duyệt kinh doanh, đánh giá pháp lý và tài chính, ký kết và thực hiện.

Phần năng động nhất của quy trình này là sự hợp tác và đàm phán, được kích hoạt bởi tất cả các chức năng tích hợp có trong mỗi tệp hợp đồng. Hợp đồng và yêu cầu mới được thêm vào Kho lưu trữ hợp đồng chính, có thể truy cập từ menu bên trái. Cả menu báo cáo và kho lưu trữ hợp đồng có thể được cấu hình với chế độ xem tùy chỉnh không giới hạn. Chẳng hạn, bạn có thể đi sâu vào các hợp đồng từ một nhà cung cấp hoặc bên thứ ba cụ thể, theo loại hợp đồng hoặc bộ phận hoặc thậm chí thông qua một chế độ xem phức tạp hơn, chẳng hạn như "Tất cả NDA trong Pháp lý".

Khi bạn nhấp vào hợp đồng, bạn sẽ thấy đường ống phê duyệt lên trên cùng, với các biểu tượng hiển thị ở giai đoạn nào của quy trình mà mỗi hợp đồng hiện đang cư trú. Ở bên trái, bạn có thể xem qua các chi tiết hợp đồng cơ bản cùng với các số liệu về vòng đời, bao gồm thời gian một hợp đồng đã chờ phê duyệt kinh doanh, đánh giá pháp lý hoặc đánh giá tài chính, liệu hợp đồng có được ký không, v.v. mô-đun cộng tác tích hợp với khả năng gửi bình luận, liên kết và tệp đính kèm khi hợp đồng được đàm phán. Một tính năng tiện lợi khác là một địa chỉ email duy nhất được tạo tự động cho mỗi hợp đồng, có thể được sử dụng cho bất kỳ sự trao đổi và đàm phán nào xảy ra liên quan đến hợp đồng nằm ngoài hệ thống Onit.

Quan trọng nhất, có một bảng tùy chọn ở phía bên phải của mỗi trang hợp đồng cho phép bạn cập nhật trạng thái vòng đời hiện tại của hợp đồng (tự động được phản ánh trong chế độ xem dòng thời gian hàng đầu) và các tùy chọn để tham gia đàm phán hợp đồng với người dùng cụ thể trong hợp đồng tập tin. Onit cũng cung cấp cho bạn khả năng năng động để phân công các nhiệm vụ trong môi trường này và liên kết các hợp đồng và nhiệm vụ với các dự án lớn hơn. Bảng điều khiển cũng cung cấp cho bạn các tùy chọn để thêm người tham gia mới, thêm ghi chú khi hợp đồng đang được đàm phán và xem toàn bộ lịch sử kiểm toán hành động của người dùng, chỉnh sửa và đàm phán hợp đồng, thay đổi giai đoạn, gửi email, v.v.

Chỉ có Concord cung cấp mức độ cộng tác, kiểm toán và quản lý tác vụ tích hợp của các nền tảng mà chúng tôi đã thử nghiệm trong vòng này, chứ không phải với mức độ thay đổi giai đoạn gốc và các tính năng đàm phán được tìm thấy trong Onit. Giao diện này tạo ra một cổng thông tin trung lập để các đại diện thảo luận về các thỏa thuận, chia sẻ các thay đổi về đường dây đỏ và cập nhật các giai đoạn cho đến khi một thỏa thuận thực thi đã sẵn sàng để ký. ContractWorks cung cấp cho bạn chế độ xem từ trên xuống tương tự theo dõi vòng đời của tài liệu hợp đồng, nhưng không có thành phần đàm phán và hợp tác bổ sung mà Onit cung cấp để giải quyết toàn bộ quy trình công việc trong một cổng thông tin chung.

Cuối cùng, khi hợp đồng đã sẵn sàng để ký và giai đoạn được cập nhật thành "Sẵn sàng cho chữ ký", Onit cho phép bạn kéo và thả các trường chữ ký vào tài liệu mà được đồng bộ hóa với DocuSign, Adobe Sign hoặc Hello Sign tựa và gửi hợp đồng ra các nhà cung cấp eSignature. Bạn có thể thiết lập quy trình phê duyệt hợp đồng tự động định tuyến hợp đồng từ bên này sang bên khác để ký kết. Và, khi hợp đồng đã được ký kết thông qua các nhà cung cấp eSignature của bên thứ ba, Onit sẽ tự động chuyển hợp đồng sang giai đoạn "Đã thực hiện", gán ngày thực hiện và thả tệp PDF đã ký vào trường Hợp đồng đã thực hiện. Từ đây, tôi có thể nhấp vào tệp PDF và cuộn qua để xem các trường đã ký tại nhiều điểm khác nhau trong suốt hợp đồng.

Nền tảng thực thi hợp đồng động

Onit không rẻ so với hầu hết các sản phẩm khác được thử nghiệm trong đợt này. Nhưng nó có các tính năng cộng tác, đàm phán và quản lý vòng đời hợp đồng bản địa tốt nhất, với sự kiểm soát chi tiết vào quy trình công việc từ đầu đến cuối. Sự lựa chọn của biên tập viên Agiloft đã đánh bại sự tùy biến và báo cáo, trong khi đó, Concord mang đến cho bạn trải nghiệm người dùng đơn giản hơn với khả năng soạn thảo hợp đồng mạnh mẽ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng sẵn sàng cho doanh nghiệp có thể xử lý các cuộc đàm phán của nhiều bên và nhận được hợp đồng từ yêu cầu và phê duyệt cho đến khi ký kết và thực hiện, và tất cả trong một trải nghiệm tập trung, On Onit là một giấc mơ của người quản lý vòng đời hợp đồng.