Đánh giá và xếp hạng thanh toán

Dịch vụ trả lương dựa trên đám mây OnPay đã thay đổi đáng kể trước khi xem xét lần cuối của chúng tôi và giờ đây, nó đã bổ sung thêm nhiều chức năng và tính linh hoạt. Trang web này là một giải pháp tính lương hoàn chỉnh, cho phép các nhà quản lý tạo hồ sơ nhân viên toàn diện và chạy bảng lương không giới hạn mỗi tháng. Nó cung cấp một số báo cáo tùy chỉnh và xử lý tính toán và thanh toán tất cả các loại thuế lương. Các tính năng mới bao gồm bảng điều khiển để theo dõi các cuộc hội thoại về PTO, kho tài liệu, tài liệu trên tàu điện tử và cổng thông tin nhân viên được tân trang. Tuy nhiên, việc thiếu một ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động sẽ gây khó khăn cho việc thực hiện các nhiệm vụ trả lương từ xa và trải nghiệm người dùng của ứng dụng này không tốt như Lựa chọn của biên tập viên.

Giá cả và thiết lập

OnPay đã duy trì mức giá trước đó là 36 đô la một tháng cộng với 4 đô la mỗi nhân viên mỗi tháng, điều này nằm ngay giữa các trang web mà chúng tôi đã xem xét. Bảng lương dịch vụ đầy đủ của Patriot Software có giá cơ bản $ 25 mỗi tháng ($ 10 nếu bạn sẵn sàng nộp và gửi thuế của chính mình), cộng thêm $ 4 mỗi nhân viên mỗi tháng. Mặt khác, tính lương của Square là $ 29 mỗi tháng, cộng thêm $ 5 mỗi nhân viên mỗi tháng. Gusto bắt đầu $ 39 mỗi tháng, cộng thêm $ 6 mỗi nhân viên mỗi tháng. Bảng lương dịch vụ đầy đủ của QuickBooks là đắt nhất, ở mức 80 đô la mỗi tháng, cộng với 4 đô la mỗi nhân viên mỗi tháng.

Thiết lập là phần khó nhất, tốn nhiều công sức nhất khi sử dụng ứng dụng bảng lương doanh nghiệp nhỏ. Không chỉ có hàng trăm chi tiết để nhập, mà độ chính xác cũng cực kỳ quan trọng. Công việc bạn làm ở đây có tác động to lớn đến sinh kế của nhân viên của bạn, rõ ràng, cũng như quyền truy cập của họ vào lợi ích của công ty. Ngoài ra, các cơ quan tài chính không xem xét các khoản thanh toán trễ, không chính xác hoặc thiếu.

Nếu điều này làm bạn lo lắng hoặc nghe có vẻ như quá nhiều công việc, bạn có thể nhận trợ giúp bằng cách liên hệ với OnPay và để một chuyên gia về biên chế ở đó thực hiện việc nhập dữ liệu ban đầu miễn phí. Trên thực tế, OnPay sẽ nhập dữ liệu lương trước (một nhiệm vụ có thể rất tốn thời gian) và công ty cung cấp đảm bảo chính xác đầy đủ. Nếu bất kỳ dữ liệu lịch sử nào được nhập không chính xác, OnPay chịu trách nhiệm hoàn toàn.

Nếu bạn chọn tự mình thực hiện thiết lập, bạn có thể tận dụng thuật sĩ thiết lập năm bước của OnPay, được giới thiệu vào năm ngoái. Trước tiên bạn sẽ phải nhập thông tin cơ bản về công ty của bạn, bao gồm chi tiết liên lạc, thông tin nhân viên, và định tuyến ngân hàng và số tài khoản. Nếu điều này không được hoàn thành một cách kỹ lưỡng và chính xác, bạn sẽ không thể tiến hành thiết lập.

Quá trình thiết lập sẽ đưa bạn qua năm bước liên tục. Đầu tiên, bạn thêm lịch thanh toán (hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng, v.v.). Bạn có thể tạo nhiều lịch trình nếu bạn thích và bạn cũng có thể trả lương cho nhân viên theo các lịch trình khác nhau. Điều này linh hoạt hơn những gì Gusto cung cấp. Tiếp theo, bạn thêm các công việc của công ty. Sau đó, bạn chuyển sang xây dựng hồ sơ nhân viên, đây là một trong những công việc tốn nhiều công sức hơn trong quá trình thiết lập.

Bạn có hai tùy chọn ở đây: Tất nhiên, bạn có thể tự tạo toàn bộ hồ sơ hoặc mời nhân viên nhập vào chính họ, ngoại trừ các chi tiết để được bồi thường. Phần mềm yêu nước và những người khác cung cấp các tùy chọn tương tự. Màn hình Nhân viên mới hiển thị bảy tab; nhấp vào từng cái sẽ đưa bạn đến một màn hình nhập dữ liệu khác nhau để cung cấp thông tin về bồi thường, thuế, khấu trừ và chính sách nghỉ ngày. Các tài liệu nhân viên hiện cũng được lưu trữ ở đây, bao gồm mọi tài liệu, chẳng hạn như mẫu W-2, mà nhân viên đã gửi bằng điện tử.

Bước Nhân viên có liên quan nhiều nhất: Nó bao gồm rất nhiều nền tảng. Bạn xác định các chính sách tích lũy ở đây, chẳng hạn như nhân viên phải làm việc bao nhiêu giờ để kiếm được PTO, thời gian ốm, v.v., cũng như những khoản thanh toán bạn sử dụng (bao gồm giờ thường xuyên, tiền lương, làm thêm giờ và tiền thưởng). OnPay hỗ trợ các trường tùy chỉnh ở đây và các nơi khác trên trang web rất nhiều trong số đó. Trong thực tế, nó cung cấp nhiều hơn những thứ này so với các đối thủ cạnh tranh (những thứ cung cấp bất kỳ thứ gì).

Bạn cũng sẽ dành nhiều thời gian để thiết lập các khoản khấu trừ của mình, chủ yếu là các chương trình bảo hiểm y tế và hưu trí mà bạn cung cấp. Bạn cũng có thể định nghĩa các loại khấu trừ khác, bao gồm cả trang trí. OnPay đóng vai trò là nhà môi giới bảo hiểm để giúp bạn lựa chọn và thiết lập các lợi ích bảo hiểm cho nhân viên về sức khỏe, nha khoa, tính mạng và khuyết tật. Nhóm của OnPay thậm chí sẽ nghiên cứu cho bạn và tạo báo giá.

Cài đặt thuế biên chế là tiếp theo. Bạn phải cung cấp một vài chi tiết tại đây, bao gồm Số nhận dạng nhân viên (EIN) và thông tin về tiền lương của tiểu bang, nhưng OnPay xử lý tất cả các tính toán và thanh toán theo yêu cầu của cơ quan thuế. Điều này đang trở thành tiêu chuẩn cho các ứng dụng bảng lương doanh nghiệp nhỏ. Tất cả các trang web tôi đã xem xét đều cung cấp dịch vụ này, với ba trường hợp ngoại lệ. Bảng lương nâng cao của Intuit hoàn thành các biểu mẫu cần thiết, nhưng để lại cho bạn để thực sự nộp chúng. Phần mềm Patriot cung cấp phiên bản Cơ bản $ 10 mỗi tháng thiếu bước này và Workful chưa toàn diện trong lĩnh vực này.

Khi bạn đã hoàn thành trình hướng dẫn thiết lập, bạn đã sẵn sàng để chạy một bảng lương, trừ khi bạn muốn tích hợp dữ liệu bảng lương của mình với QuickBooks Online, QuickBooks trên máy tính để bàn, Xero (OnPay là đối tác ứng dụng được chứng nhận với Xero) hoặc bất kỳ loại nào các ứng dụng năng suất. Trang web cung cấp ánh xạ tài khoản mạnh mẽ, giúp bạn thiết lập bảng lương theo cách phù hợp với cấu trúc tài khoản của ứng dụng kế toán của bạn. Tất cả các trang web chúng tôi đã xem xét đều cung cấp các kết nối tích hợp đến các ứng dụng liên quan, nhưng SurePayroll có các liên kết đến các giải pháp kế toán nhất.

Sử dụng Bảng điều khiển

Bạn không thể quay lại trình hướng dẫn thiết lập này sau khi hoàn thành nhưng bạn luôn có thể chỉnh sửa cài đặt của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc dưới bên trái của ngăn điều hướng dọc. Điều này mở ra một danh sách dài các tùy chọn và màn hình dữ liệu khác trong các lĩnh vực bao gồm Cài đặt tài khoản, Mục thanh toán tiền lương và các khoản khấu trừ tiền lương.

Bạn nhấp vào nút trên cùng trong khung để đến bảng điều khiển của bạn. Cửa sổ nằm ngang trên cùng trên màn hình này hiển thị tổng số cho tất cả các yếu tố của bảng lương gần đây nhất của bạn (Tiền lương, Thuế nhà tuyển dụng, các khoản khấu trừ, v.v.), hay của bất kỳ giai đoạn nào khác trong biểu đồ đường tương tác đầy màu sắc. Một liên kết ở đây sẽ đưa bạn đến bảng phân tích từng dòng của bảng lương mà bạn có thể mở trong Excel hoặc lưu dưới dạng PDF. Các nút đại diện cho các lần thanh toán gần đây và các ngày thanh toán sắp tới cũng xuất hiện trên Bảng điều khiển.

Ngoài ra trên trang này là một danh sách các liên kết đến màn hình thường được sử dụng. Nhấp vào liên kết + Thêm lịch thanh toán để nhập tên và chọn tần suất thanh toán cho từng loại bảng lương bạn dự định thực hiện. Bạn có tùy chọn để tạo nhiều tần số biên chế nếu bạn cần (hai tuần một lần, hàng tháng và hơn thế nữa). Dưới đây là các liên kết đến các màn hình thường được truy cập như hồ sơ nhân viên, chạy biên chế mới và hồ sơ thuế. Bảng điều khiển của Gusto bao phủ ít mặt đất hơn nhưng bao gồm một công cụ mà OnPay có thể sử dụng: danh sách việc cần làm.

Trải nghiệm người dùng tuyệt vời

Biên chế có thể là một quá trình bực tức, chi tiết mà không có thêm gánh nặng của một trang web khó hiểu, không hấp dẫn hỗ trợ nó. OnPay cung cấp trải nghiệm người dùng tuyệt vời mà không gây cản trở hoặc làm giảm hoạt động. Giao diện người dùng và các công cụ điều hướng của nó đã trải qua một số thay đổi lớn vào năm ngoái và trang web này thậm chí còn nhanh hơn trước. Nó vẫn có xu hướng ngổn ngang và đôi khi yêu cầu cuộn quá mức, nhưng đó là một trang web rất gắn kết, có thể sử dụng và sạch sẽ.

Điều hướng được điều khiển bởi sáu biểu tượng trong thanh công cụ dọc bên trái. Nhấp vào biểu tượng Bảng điều khiển sẽ luôn đưa bạn trở lại màn hình chính. Liên kết điều hướng thứ hai mở các liên kết đến thông tin nhân viên, với các liên kết bổ sung để điều chỉnh cuối năm, nhân viên mới và bảng tính giờ. Mới trong năm nay: OnPay hiện chia tách màn hình làm việc cho các nhà thầu để bạn có thể giao dịch với họ một cách riêng biệt với nhân viên. Một dòng thời gian mới hiển thị hoạt động gần đây cảnh báo bạn về bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong hồ sơ.

Bạn bấm vào biểu tượng thứ ba để chạy một bảng lương. OnPay chia quá trình này thành bốn bước liên tiếp. Bạn bấm vào từng tab màu ở trên cùng của màn hình để chuyển sang tiếp theo. Liên kết thứ tư mở danh sách các báo cáo của bạn. Chúng được phân chia khá đồng đều giữa bảng lương và lợi ích. Bạn có thể tùy chỉnh từng bộ lọc, hiển thị chúng trực tiếp trên màn hình và mở chúng trong Excel hoặc dưới dạng tệp PDF.

Liên kết thứ năm sẽ đưa bạn đến các công cụ nhân sự. Chúng bao gồm lưu trữ tài liệu (nhân viên và nhà thầu hiện có thể hoàn thành các tài liệu thuê mới trực tuyến) và các công cụ hết giờ. Màn hình Thời gian nghỉ của nhân viên hiển thị thông tin về những người ra khỏi văn phòng bây giờ và ai sẽ sớm đến. Dưới đây là một bảng với một mục nhập cho mỗi nhân viên hiển thị thời gian nghỉ được yêu cầu (mà bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối) và các yêu cầu đó trong quá trình, cũng như lịch sử. OnPay hiện cung cấp khả năng trò chuyện trực tuyến giữa nhân viên và quản trị viên để chăm sóc yếu tố nhân sự này. Và tab thứ sáu trên thanh công cụ sẽ đưa bạn đến tất cả các cài đặt của trang web.

Chạy biên chế

OnPay xử lý bảng lương chạy nhiều như các đối thủ của nó làm. Bạn chọn nhân viên bạn muốn trả từ danh sách xuất hiện trên màn hình đầu tiên của trình hướng dẫn bốn bước này. Tiếp theo, bạn nhập số giờ làm việc cho từng loại thanh toán (nếu có thay đổi kể từ lần thanh toán cuối cùng), bao gồm PTO. Gusto yêu cầu một màn hình phụ cho cái sau. Màn hình Enter Hour khá linh hoạt. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin nhân viên; thêm, sắp xếp lại hoặc loại bỏ các mục thanh toán; và thêm hoặc ghi đè các số hiện có. Bạn cũng có thể thiết lập các loại thanh toán tùy chỉnh mới.

Sau khi tính toán nhanh, tự động, OnPay chuyển đến trang đánh giá bảng lương, hiển thị mức lương gộp của từng nhân viên, khấu trừ thuế, thuế sử dụng lao động và các khoản khấu trừ. Trang cuối cùng ở đây cho bạn biết số tiền sẽ được khấu trừ từ tài khoản kiểm tra của công ty bạn và khi nào. Nhấp vào Phê duyệt bảng lương và bạn đã hoàn tất, ngoại trừ để tải xuống và in bất kỳ kiểm tra nào nếu cần. OnPay đảm nhiệm việc tính toán và nộp tất cả các loại thuế lương cần thiết, điều mà hầu hết các đối thủ cạnh tranh cũng làm.

Truy cập di động, Cổng thông tin nhân viên

OnPay không cung cấp một ứng dụng di động riêng biệt mà thay vào đó cho phép truy cập thông qua trình duyệt di động bằng cách sử dụng thiết kế trang web đáp ứng. Điều hướng rất dễ dàng: Thanh công cụ luôn khả dụng bằng cách nhấp vào liên kết ở đầu màn hình. Cả hai phiên bản điện thoại thông minh Android và iOS đều sao chép trải nghiệm máy tính để bàn một phần, mặc dù một số màn hình phải hiển thị dữ liệu theo chiều dọc thay vì theo chiều ngang và một số tùy chọn và dữ liệu bị thiếu. Điều này hoạt động tốt đối với một số yếu tố của trang web, như bảng điều khiển và một số trang trong hồ sơ nhân viên và bảng lương chạy. Nhưng trên một số màn hình, văn bản và số quá nhỏ và nhẹ để đọc. Chỉ có ba báo cáo có sẵn, và một vài cài đặt. Tôi thấy khó khăn khi chạy một bảng lương trên điện thoại thông minh vì điều này.

Giống như đối thủ, OnPay hỗ trợ cổng thông tin của nhân viên. Công nhân có thể đăng nhập vào một trang web riêng để xem dữ liệu bảng lương hiện tại và lịch sử của họ; truy cập tài liệu nhân viên; sửa đổi thông tin cá nhân; và liên lạc với quản trị viên tiền lương về các yêu cầu hết giờ. Đây là những tài khoản trọn đời Nhân viên của Haiti có thể truy cập chúng ngay cả khi họ đã rời công ty.

OnPay có một số tính năng đáng chú ý khác. Nó hiện cung cấp sáu cấp độ cho phép người dùng, gần đây đã thêm một cái nhìn toàn cầu cho kế toán. Báo cáo có thể được tùy chỉnh bằng nhiều bộ lọc và được lưu để sử dụng sau này, mặc dù chúng không phải là đồ sộ hoặc linh hoạt như những gì bạn tìm thấy trong Sage Payroll Essentials Plus. OnPay cung cấp điện thoại, trò chuyện và trợ giúp email miễn phí từ thứ Hai đến thứ Sáu và đã thêm hỗ trợ email khẩn cấp vào cuối tuần. Kiến thức trực tuyến của nó đã được cải thiện rất nhiều kể từ lần đánh giá cuối cùng của chúng tôi với việc bổ sung 100 bài viết mới. Bên cạnh việc cung cấp nhiều hướng dẫn hơn, nó bao gồm thông tin về thuế cho tất cả 50 tiểu bang.

Rất ít khiếu nại

Truy cập di động sang một bên, có rất ít tiêu cực để nói về OnPay. Nó nhanh, và trải nghiệm người dùng nâng cao và các tính năng mới của nó làm cho quá trình trở nên dễ chịu và dễ hiểu hơn so với trước đây. Nó làm tất cả mọi thứ mà một trang web tính lương nên làm, và nó thực hiện một cách đơn giản và tốt nhất. Giá cả là minh bạch, không có phí phụ thêm trừ việc thêm nhân viên. Nó khá hợp lý cho các doanh nghiệp nhỏ, tuy nhiên năng lực công nhân và kết nối và xử lý kế toán phụ trợ tốt hơn hầu hết. Khả năng chạy biên chế không giới hạn của nó và hỗ trợ lên tới 100 nhân viên một cách dễ dàng, nên làm cho nó thu hút được một loạt các doanh nghiệp nhỏ tiên tiến hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

Tuy nhiên, Gusto đã loại bỏ OnPay để kiếm huy hiệu Sự lựa chọn của ban biên tập trong năm nay. Trải nghiệm người dùng của nó là tốt nhất trong số những người chúng tôi đã thử nghiệm. Nó cảm thấy như một hệ thống gắn kết, có cấu trúc tốt. Nó sử dụng ngôn ngữ đơn giản xuyên suốt, chẳng hạn như trong tiêu đề báo cáo và bản xem trước bảng lương, dễ hiểu hơn so với OnPay. Gusto cũng cung cấp một lộ trình nâng cấp cho các doanh nghiệp đang phát triển hoặc những người đơn giản cần sự linh hoạt và hỗ trợ nhiều hơn.

Để biết thêm đánh giá về các dịch vụ tài chính cho bản thân và doanh nghiệp nhỏ của bạn, hãy xem qua các bản tóm tắt của chúng tôi về các dịch vụ kế toán trực tuyến và phần mềm thuế tốt nhất.