Đánh giá và đánh giá văn phòng Ooma

Ooma Office bắt đầu ở mức 69, 99 đô la cho một giao thức internet (IP) điện thoại để bàn và $ 19, 95 mỗi người dùng mỗi tháng để truy cập dịch vụ. Nhìn chung, đây là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp vững chắc, mặc dù đó là một nhà cung cấp khác nhắm vào đầu nhỏ của phổ khách hàng doanh nghiệp nhỏ. Một khách hàng Ooma điển hình đang tìm kiếm nhiều chức năng hơn mà họ có thể có với giải pháp điện thoại cấp thấp hoặc dịch vụ VoIP định hướng tại nhà, nhưng không phải tất cả các tính năng nâng cao bạn có thể có với các trình phát cao cấp hơn, chẳng hạn như với các Biên tập viên của chúng tôi Lựa chọn người chiến thắng AT & T Cộng tác và Văn phòng RingCentral.

Nhưng ngay cả khi một doanh nghiệp nhỏ không cần tất cả các tính năng cộng tác và liên lạc mới nhất, nó vẫn có thể tìm thấy nhiều giá trị trong cách tiếp cận đơn giản hơn của Ooma Office. Công nhân có thể không yêu cầu những thứ như ghi âm cuộc gọi, sàng lọc cuộc gọi thông minh và hội nghị video, tất cả được cung cấp bởi các dịch vụ tiên tiến, như người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi. Nếu đó là trường hợp, thì tổ chức có thể sẽ được hưởng lợi từ sự gia nhập cơ bản hơn của Ooma vào khả năng điện thoại IP, mặc dù điểm thu hút chính của nó có thể là thiết lập dễ dàng và quy trình mua không có hợp đồng. Mặc dù công ty cho biết Ooma Office có thể mở rộng tới hàng trăm dòng, thử nghiệm của chúng tôi cho thấy nó phù hợp nhất cho các văn phòng có số lượng nhân viên tương đối ít, những người yêu cầu tiện ích mở rộng của riêng họ.

Kể từ đánh giá trước đây của chúng tôi, Ooma đã thực hiện các thay đổi quan trọng đối với giao diện người dùng (UI) và một số phần mềm cơ bản. Ooma Office hiện bao gồm các cải tiến như nhân viên tiếp tân ảo, gọi xe, ID nhóm vòng và giám sát mở rộng cho nhân viên tiếp tân hoặc quản trị viên. Ngoài ra còn có một tính năng liên lạc để bạn có thể làm phiền nhiều người cùng một lúc.

Phần cứng

Trạm gốc của Ooma về cơ bản là một hộp đen cho phép bạn kết nối các thiết bị điện thoại tương tự với dịch vụ Ooma. Nếu bạn chọn mua Ooma bằng Trạm gốc, nó cần được kết nối với mạng của bạn, trên mạng thử nghiệm là một công tắc Gigabit Ethernet trên lõi sợi của mạng. Bạn có thể tránh Trạm gốc bằng cách chọn sử dụng điện thoại IP mà không cần Trạm gốc, vì các trạm này có thể kết nối trực tiếp với Ooma. Tuy nhiên, ngày nay, hầu hết các nhà cung cấp tổng đài điện toán đám mây lớn không yêu cầu phần cứng ngoài điện thoại bàn và, trong hầu hết các trường hợp, ngay cả những nhà cung cấp này là tùy chọn cho các tổ chức thích nhân viên của họ sử dụng điện thoại di động hoặc thậm chí cả thiết bị di động của họ. Điều đó chắc chắn rẻ hơn trong một số trường hợp, mặc dù nó có thể mang lại sự đau đầu cho quản lý di động của chính nó trong các tổ chức lớn hơn.

Tuy nhiên, với dấu chân đơn giản và nhỏ của Trạm gốc Ooma (4 inch x 4 inch x 1 inch, nhỏ hơn hầu hết các bộ định tuyến bốn cổng), và thực tế là dịch vụ này hoạt động giống như các dịch vụ tổng đài đám mây khác, tùy chọn trạm gốc vẫn nên hấp dẫn với nhiều người. Điều này đặc biệt xảy ra nếu bạn hoán đổi một hệ thống điện thoại độc quyền cũ với hệ thống có phần cứng lớn hơn nhiều. Một lưu ý là mỗi Trạm gốc Ooma có thể hỗ trợ tối đa năm người dùng chuyên dụng, mặc dù Ooma Office hỗ trợ tối đa bốn trạm gốc cho mỗi khách hàng cho tổng số 20 người dùng tương tự. Tuy nhiên, bạn có thể tiếp tục thêm điện thoại IP ngoài số đó.

Trạm gốc Ooma

Vì dịch vụ Ooma hiện chỉ nhận ra bốn Trạm cơ sở cho mỗi khách hàng, bạn sẽ cần đánh giá tính kinh tế và sự thèm ăn của bạn để quản lý nhiều đơn vị. Theo đánh giá của tôi, tôi chỉ sử dụng một Trạm gốc Ooma. Hãy nhớ rằng điều này chỉ đề cập đến số lượng nhân viên bạn có sử dụng phần cứng điện thoại yêu cầu Trạm cơ sở để xem dịch vụ đám mây. Nếu bạn đang sử dụng điện thoại IP, loại phần cứng đó sẽ kết nối trực tiếp với dịch vụ, vì vậy theo Ooma, không có giới hạn đối với số lượng người dùng của bạn nếu bạn chọn đi theo cách này.

Một tính năng đáng chú ý của Ooma Office là radio không dây DECT 6.0 được tích hợp trong Trạm gốc Ooma. Công ty cung cấp một gói với hai thiết bị Ooma Linx có cổng RJ-11 tiêu chuẩn tương tự hoặc bạn có thể mua trạm gốc mà không có Linx nếu bạn không có kế hoạch sử dụng chúng. Bằng cách cắm các thiết bị ngoại vi Ooma Linx vào bất kỳ ổ cắm điện nào, khách hàng có thể kết nối một điện thoại analog hoặc thậm chí các hệ thống điện thoại không dây hỗ trợ nhiều điện thoại kết nối với đường dây đó. Mặc dù chúng tôi không kiểm tra Linx cho bản cập nhật này, Ooma đã cung cấp một điện thoại không dây Ooma DP1 hoạt động với Base Station. Đây là một điện thoại văn phòng tiêu chuẩn với một chiếc điện thoại có dây kết nối không dây với Trạm gốc.

Ooma Linx

Mỗi trạm gốc Ooma cho phép bạn ghép tối đa bốn thiết bị Ooma Linx. Nếu bạn muốn thêm nhiều hơn, sau đó bạn có thể mua các trạm cơ sở. Đây là nơi bạn sẽ cần làm toán để xem liệu kinh tế có phù hợp với bạn không. Cài đặt Linx là một hoạt động tầm thường, vì vậy đó thực sự là về ngân sách của bạn và số lượng tiện ích mở rộng điện thoại bạn cần kết nối.

Trạm cơ sở Ooma Office được bán với giá 99, 99 đô la từ Ooma, mặc dù nó có thể được tìm thấy với giá rẻ hơn từ các đại lý bên thứ ba, bao gồm cả Amazon. Các thiết bị Linx được bán với giá 49, 99 đô la (hoặc ít hơn từ Amazon). Những đại lý này có thể cung cấp nhiều gói khác nhau bao gồm các thiết bị Linx hoặc điện thoại DP1.

Thiết lập

Tùy thuộc vào nơi bạn mua phần cứng, bạn cần tạo tài khoản của mình trên trang web của công ty. Điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy là lựa chọn đăng nhập vào cổng Quản trị viên hoặc cổng Người dùng. Chọn nút "Kích hoạt tài khoản của bạn" màu cam (xem Hình 1).

Hình 1. Để thiết lập dịch vụ của bạn, chọn nút "Kích hoạt tài khoản của bạn" màu cam ở phía dưới cùng của đăng nhập Quản trị viên.

Nếu bạn mua thiết bị Ooma của bạn trực tiếp từ công ty, tài khoản của bạn sẽ được thiết lập như một phần của quy trình bán hàng, điều đó có nghĩa là phần cứng phải được định cấu hình trước để mọi thứ được cắm. Đây là tùy chọn được chọn khi chúng tôi nhận được thiết bị của chúng tôi từ Ooma và có nhãn dán màu xanh lá cây ở khắp mọi nơi thông báo sự thật này. Thật không may, quá trình đó đã không hoạt động đúng trong quá trình thử nghiệm của chúng tôi, cần có sự can thiệp của nhóm hỗ trợ khách hàng của Ooma để vận hành. Tuy nhiên, sự hỗ trợ của Ooma rất tuyệt vời, vì vậy quá trình này không quá đau đớn.

Nếu mọi thứ đều hoạt động bình thường, bạn chỉ cần điền vào các trường trong màn hình kích hoạt với các câu hỏi cơ bản bao gồm ID trạm gốc mà bạn có thể tìm thấy ở dưới cùng của thiết bị (xem Hình 2). Sau đó, bạn cắm vào trạm gốc và chọn "Chuyển đến Trình quản lý văn phòng Ooma", hướng dẫn bạn đến Trình trợ lý cài đặt nhanh. Khi đèn ở dưới cùng của trạm gốc chuyển sang màu xanh, bạn đã kết nối. Nó thường mất dưới 5 phút, nhưng nếu cần nâng cấp firmware, thì có thể mất tới 30 phút theo công ty.

Hình 2. Kích hoạt trạm gốc của bạn bằng cách sử dụng mã nằm ở dưới cùng của thiết bị.

Trạm gốc Ooma bao gồm một dây Ethernet để kết nối với bộ định tuyến của bạn. Khi ánh sáng ở dưới cùng của trạm gốc chuyển sang màu xanh, bạn sẽ biết nó được kết nối với mạng. Thiết lập nhanh trong cổng Quản trị viên cho phép bạn dễ dàng gán người dùng cho tiện ích mở rộng. Trong quá trình thiết lập người dùng, bạn có thể chỉ định một điện thoại analog được cắm vào trạm gốc, thiết bị Ooma Linx, ứng dụng di động (Android hoặc iOS) và một trong những điện thoại IP mà Ooma cung cấp. Bạn cũng có thể đặt quyền để chuyển tiếp các cuộc gọi đến sang một số bên ngoài. Bảng điều khiển quản lý cũng cho thấy khả năng của mỗi người dùng truy cập vào cầu nối Máy chủ hội nghị và khả năng gửi và nhận fax ảo được cung cấp cùng với dịch vụ (xem Hình 3).

Hình 3. Thiết lập quản trị viên của mỗi tiện ích mở rộng người dùng, nhân viên tiếp tân ảo, nhóm vòng và các tính năng khác.

Trong quá trình thiết lập, quản trị viên có thể tạo các nhóm vòng như bán hàng hoặc tài chính. Bạn có thể thiết lập nó để có tất cả các phần mở rộng trong vòng nhóm đồng thời hoặc tuần tự (xem Hình 4). Tùy chọn nâng cao cho phép bạn xác định có nên gửi người gọi đến hộp thư thoại hay chuyển cuộc gọi sang tiện ích mở rộng khác sau số lần đổ chuông do quản trị viên xác định. Xác định các phần mở rộng để bao gồm trong một nhóm vòng là trực quan.

Hình 4. Thiết lập nhóm vòng là trực quan.

Mặc dù Văn phòng Ooma hỗ trợ Quay số vào trong trực tiếp (DID) để cho phép nhân viên gọi các số điện thoại nội bộ của nhau, những người gọi đến đường dây chính của công ty bạn có thể có các cuộc gọi của họ bởi Nhân viên tiếp tân ảo (Hình 5). Bạn có thể thiết lập menu lựa chọn của mình, chẳng hạn như để truy cập nhóm vòng (ví dụ: bán hàng hoặc tài chính), chọn tiện ích mở rộng hoặc truy cập vào thư mục công ty. Khi bạn ánh xạ các lựa chọn này ra, bạn có thể nhập một tập lệnh sẽ tự động chào người gọi bằng các tùy chọn menu của bạn.

Nhân viên tiếp tân ảo trong Ooma Office nghe có vẻ tổng hợp nhưng đầy đủ và cung cấp cho bạn sự lựa chọn giọng nam hoặc nữ. Hãy nhớ bao gồm dấu phẩy cho tạm dừng trong tập lệnh của bạn để có lời chào tự nhiên hơn. Nếu bạn muốn người gọi của bạn được chào đón bằng giọng nói của con người, thì bạn có thể ghi lại và tải lên. Trong cả hai trường hợp, lời chào tiếp tân ảo dễ dàng thiết lập và thay đổi bất cứ lúc nào.

Hình 5. Thiết lập tiếp tân ảo.

Tùy chọn cấu hình

Mỗi tiện ích mở rộng người dùng bao gồm một số điện thoại chuyên dụng, một số fax ảo riêng và truy cập vào Máy chủ hội nghị ảo. Quản trị viên có thể xác định có cấp cho nhân viên quyền truy cập vào Máy chủ hội nghị ảo hay không. Chi phí mỗi người dùng $ 19, 95 mỗi tháng cũng bao gồm các nhóm vòng, Nhân viên tiếp tân ảo và chuyển số miễn phí, bạn có thể bắt đầu trong quá trình thiết lập (Hình 6).

Hình 6. Chuyển số hiện có được bao gồm và dễ dàng thực hiện trong quá trình thiết lập.

Người dùng có thể chọn nhiều số điện thoại địa phương duy nhất với các mã vùng khác nhau với chi phí 9, 95 đô la mỗi tháng. Dịch vụ ban đầu của bạn đi kèm với một số 800 miễn phí với 500 phút gọi trong nước mỗi tháng và vượt quá 3, 4 xu mỗi phút. Các số miễn phí bổ sung có sẵn bắt đầu từ $ 9, 95, cũng với 500 phút miễn phí và 3, 4 xu cho các phút bổ sung. Mỗi người dùng có thể thực hiện hoặc nhận cuộc gọi từ điện thoại IP của Cisco hoặc Yealink do Ooma cung cấp, điện thoại analog (có dây hoặc không dây) được kết nối với Linx hoặc tới Trạm gốc Ooma và một máy khách điện thoại di động. Mặc dù quản trị viên có thể cung cấp cho người dùng quyền truy cập đồng thời vào tất cả những điều này, nhưng mỗi người dùng bị giới hạn sử dụng một trong từng loại thiết bị tại một thời điểm. Điều đó có nghĩa là mặc dù người dùng có thể cài đặt ứng dụng Ooma Office trên nhiều thiết bị (bao gồm cả điện thoại di động và máy tính bảng của họ), nhưng họ không thể kết nối tất cả chúng cùng một lúc.

Tuy nhiên, dịch vụ này cung cấp chuyển tiếp cuộc gọi đến bất kỳ số đất hoặc số điện thoại di động. Sẽ thật tuyệt nếu có một ứng dụng cho máy Mac và PC Windows để mọi người có thể sử dụng máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của họ làm điện thoại. Máy khách web cho phép người dùng bắt đầu các cuộc gọi điện thoại bằng cách nhập hoặc dán số và chọn thiết bị sẽ được sử dụng cho cuộc gọi (Hình 7).

Hình 7. Ooma Office không có máy khách Mac hoặc PC, nhưng bạn có thể bắt đầu các cuộc gọi từ máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc bất kỳ thiết bị nào có thể truy cập web.

Kinh nghiệm người dùng

Nếu bạn muốn người dùng của mình có điện thoại IP tại bàn của họ, thì bạn có thể chọn từ T21P E2 hai cấp nhập cảnh từ Yealink ($ 69, 99) hoặc T23G nhiều chức năng hơn từ Yealink ($ 99, 99), mà Ooma cung cấp cho đánh giá này . T21P E2 có các phím hai dòng cho tối đa bốn cuộc gọi đồng thời và bốn phím mềm, trong khi T23G có thể hỗ trợ ba dòng và tối đa sáu cuộc gọi đồng thời.

Ooma cũng cung cấp hai điện thoại của Cisco: SPA 303 ($ 109, 99) với ba đường dây và hỗ trợ sáu cuộc gọi đồng thời và SPA 504G bốn đường dây, có thể xử lý tới tám cuộc gọi đồng thời. Ooma cũng cung cấp Điện thoại hội nghị IP CP920 từ Yealink với giá $ 399, 99.

Chất lượng của đơn vị thử nghiệm Yealink T23G là đủ. Ooma DP1 là một điện thoại cao cấp hơn, nhưng nó phải được sử dụng với trạm gốc Ooma. Điện thoại khác mà chúng tôi sử dụng để thử nghiệm là điện thoại tương tự Vtech CD-1103 giá rẻ (7, 98 đô la tại Walmart) mà bạn sẽ sử dụng để nói với nhân viên rằng họ nên bắt đầu làm việc với sơ yếu lý lịch của mình. Kỳ lạ thay, đó là Vtech có chất lượng âm thanh tốt nhất trong nhóm.

Một hạn chế của các lựa chọn điện thoại là bạn phải lấy điện thoại của mình từ Ooma từ một đại lý đã cấu hình điện thoại dành riêng cho Ooma. Bạn không thể chỉ cần thêm điện thoại SIP mà bạn có thể đã có sẵn hoặc bạn có thể nhận được ở nơi khác vào mạng Ooma.

Giống như nhiều dịch vụ tổng đài đám mây hiện nay, người dùng không yêu cầu điện thoại bàn có thể sử dụng tất cả các khả năng trong Ooma Office trên điện thoại di động của họ với ứng dụng di động Ooma và nhiều khả năng trên điện thoại analog của họ.

Các tính năng chính

Ngoài các tính năng đã được lưu ý, Ooma Office còn cung cấp nhạc chờ, chuyển cuộc gọi, quay số mở rộng, báo cáo cuộc gọi và khả năng tạo quy tắc định tuyến cuộc gọi dựa trên giờ làm việc đã xác định. Mặc dù thiếu các tính năng bổ sung mà các đối thủ của nó cung cấp thường xuyên với mức giá cao hơn, nhưng các tùy chọn hạn chế dường như được chuyển thành các vấn đề tiềm năng ít hơn đối với các khách hàng khó tính. Có lẽ đó là lý do tại sao Ooma Office gần đây đứng đầu Giải thưởng Lựa chọn kinh doanh của PCMag.

Ooma là không công bằng rằng tổng đài đám mây của nó được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ nhất. Tuy nhiên, công ty đã mua lại Voxter vào năm 2018, nơi cung cấp Dịch vụ Truyền thông Hợp nhất (UCaaS) tập trung nhiều hơn vào người dùng doanh nghiệp. Do đó, Ooma đã đổi tên nhóm Ooma Office của mình là "Ooma Business", bao gồm hai dịch vụ (công ty cũng có các ngành kinh doanh liên lạc dân cư và an ninh gia đình).

Nhìn chung, những gì dịch vụ Ooma Office cấp thấp của họ thiếu trong pizzazz, công ty bù đắp bằng một dịch vụ điện thoại thực tế nhắm trực tiếp vào các doanh nghiệp nhỏ hơn. Nếu bạn chủ yếu tìm kiếm một giải pháp đơn giản, thì Ooma là một lựa chọn chắc chắn, đặc biệt vì nó không yêu cầu hợp đồng. Nếu bạn mới tham gia vào các tổng đài điện toán đám mây, Ooma là bước đầu tiên khá an toàn.