Biên chế bằng cách xem xét và đánh giá sóng

Payroll by Wave có sẵn dưới dạng một ứng dụng thanh toán trực tuyến độc lập, mặc dù nó cũng xuất hiện dưới dạng một mô-đun trong bộ kế toán Wave đầy đủ. Dịch vụ trả lương có một số thâm hụt lớn: Nó không có ứng dụng di động, quy trình trả lương mạnh mẽ, chỉ có một báo cáo và hỗ trợ hạn chế cho việc nộp thuế biên chế tự động. Quá trình thiết lập của nó khá tốt, tuy nhiên, và quá trình học tập của nó không quá khó khăn. Nếu bạn chỉ có một hoặc hai nhân viên và bạn đã sử dụng Wave để hạch toán, bạn có thể xem xét thêm Bảng lương để giữ mọi thứ được tích hợp. Tuy nhiên, chúng tôi không đề xuất nó như một ứng dụng bảng lương độc lập cho hầu hết các doanh nghiệp.

Giá sóng

Nếu bạn đang ở một trong những tiểu bang chưa hỗ trợ nộp thuế và thanh toán thuế tự động (phần lớn trong số đó), giá của Wave nằm ở mức thấp trong các trang web chúng tôi đã xem xét. Bạn sẽ trả giá cơ bản $ 20 mỗi tháng, cộng thêm $ 4 mỗi tháng cho mỗi nhân viên hoặc nhà thầu. Chỉ phần mềm Patriot là ít tốn kém; Bảng lương cơ bản của nó là $ 10 mỗi tháng, cộng với $ 4 mỗi tháng cho mỗi nhân viên để tự phục vụ thuế biên chế.

QuickBooks Payroll đứng đầu các dịch vụ mà chúng tôi đã thử nghiệm, ở mức $ 80 mỗi tháng, cộng với $ 4 mỗi tháng cho mỗi nhân viên. Mức lương cơ bản hàng tháng của Wave lên tới 35 đô la nếu bạn ở một trong sáu tiểu bang cung cấp dịch vụ khai thuế theo biên chế. Đây là chi phí gần bằng với Gusto, Biên tập viên của chúng tôi, cung cấp nhiều công cụ hơn và khả năng sử dụng vượt trội trong mọi lĩnh vực.

Lên tàu dễ dàng

Tất cả các bước thiết lập tính lương theo Wave đều được hiển thị trên một trang. Bạn tạo hồ sơ cho các thành viên trong nhóm của mình trước, sau đó chuyển sang cung cấp thông tin về doanh nghiệp của bạn. Một thanh trượt ở đầu trang cho bạn thấy bạn đang ở đâu trong toàn bộ quá trình.

Nhấp vào liên kết Thêm nhân viên và điền vào chỗ trống hoặc chọn từ các tùy chọn danh sách thả xuống để cung cấp thông tin cá nhân của công nhân (địa chỉ, ngày sinh, số An sinh xã hội, v.v.) và thông tin công việc (ngày thuê và loại tiền lương). Lưu bản ghi và thêm bất kỳ nhân viên bổ sung nào, sau đó nhấp vào Tiếp tục thiết lập, đưa bạn trở lại trang thiết lập chính, nơi liên kết Quản lý nhân viên mở trang Nhân viên của bạn. Nhấp vào một nhân viên trong danh sách để mở bản ghi dữ liệu đầy đủ của người đó.

Bạn sẽ nhập nhiều thông tin cơ bản mà trang này cần, nhưng vẫn còn nhiều thông tin khác. Công ty của bạn cung cấp kỳ nghỉ và lương ốm? Tính lương theo Wave cho phép bạn tạo các chính sách tích lũy bằng cách chỉ định số giờ phải làm để kiếm được những lợi ích đó. Tôi thấy một thông báo ở đây mà tôi chưa thấy trên bất kỳ trang web nào khác: Tôi được thông báo rằng tiểu bang của tôi không có chính sách nghỉ ốm bắt buộc, nhưng tôi có thể chọn tham gia. Mặc dù vậy, khi đó tôi đã làm như vậy xác định một chính sách cho tôi. Tôi có thể chỉnh sửa nó, nhưng đó là một cách tiếp cận kỳ lạ.

Bạn sẽ phải yêu cầu nhân viên mới hoàn thành mẫu W-4 để bạn có thể nhập thông tin chi tiết. Tính lương theo Wave hoàn thành việc này bằng cách cung cấp liên kết đến biểu mẫu chính thức trên trang IRS; nhân viên phải in và hoàn thành nó. Rippling và các trang web khác cung cấp các cách thuận tiện hơn để làm điều này, bao gồm khả năng ký các tài liệu trên tàu điện tử.

Xác định lợi ích

Tiếp theo bạn cần cung cấp thông tin về lợi ích và các khoản khấu trừ. Tính lương của Wave xử lý việc này khác một chút so với đối thủ cạnh tranh. Nó hiển thị hai nút có nhãn "Thêm vào thanh toán" và "Khấu trừ từ thanh toán." Nhấp vào danh sách đầu tiên và danh sách thả xuống chứa các tùy chọn của bạn ở đây: tiền thưởng, hoa hồng, trợ cấp, lợi ích (như dịch vụ điện thoại di động hoặc thành viên phòng tập thể dục), hoàn trả hoặc trả lương. Bạn sẽ nhập số tiền và tần suất (chỉ một lần, mỗi lần kiểm tra hoặc mỗi tháng).

Bạn nhấp vào "Khấu trừ từ thanh toán" để thêm các khoản khấu trừ trước thuế tiêu chuẩn. Các lựa chọn duy nhất của bạn ở đây là bảo hiểm y tế hoặc chương trình 401 (k); QuickBooks Payroll cung cấp nhiều hơn. Không giống như tất cả các đối thủ cạnh tranh khác, Wave không cho phép bạn nhập các khoản đóng góp của chủ lao động hoặc khấu trừ phần trăm tiền lương của nhân viên cho kế hoạch nghỉ hưu. Bạn chỉ có thể thiết lập một số tiền thông thường. Đây là một thiếu sót nghiêm trọng. Ở đây cũng vậy, bạn có thể thiết lập các khoản khấu trừ sau thuế, các khoản phí liên minh, trang trí, v.v.

Có ba bước nữa trong thiết lập nhân viên. Bạn có thể tải lên các tập tin (hợp đồng và các hình thức khác); thiết lập kết nối tiền gửi trực tiếp bằng cách nhập số định tuyến và số tài khoản; và chọn một trạng thái nhân viên. Trên trang cuối cùng này, bạn cũng có thể bắt đầu quá trình "bỏ rơi" một nhân viên (nghỉ việc hoặc sa thải) hoặc cho họ nghỉ việc. Bạn sẽ phải nhập Nhà thầu với tư cách là Nhà cung cấp; nhiều hơn về điều đó sau.

Khi bạn hoàn thành việc nhập nhân viên và nhà thầu, bạn sẽ nhấp vào Tiếp tục thiết lập để nhập chi tiết doanh nghiệp, như Số nhận dạng chủ nhân (EIN), thông tin liên hệ và năm thành lập. Không giống như SurePayroll, Payroll by Wave không phục vụ cho bất kỳ thị trường dọc nào; công cụ của nó là chung chung. Bạn chỉ định lịch thanh toán của bạn và nhập thông tin về người ký công ty của bạn. Biên chế theo Wave cần được kết nối với tài khoản ngân hàng của công ty để tài trợ cho bảng lương nếu bạn đang sử dụng tiền gửi trực tiếp hoặc nếu Wave đang xử lý các khoản thanh toán thuế của bạn; bạn chỉ cần cung cấp thông tin đăng nhập của bạn để tạo điều kiện đó.

Xử lý thuế

Bước cuối cùng trong thiết lập là thách thức nhất. Tính lương theo Wave tính toán thuế biên chế của tiểu bang và liên bang mà bạn bắt buộc phải trả. Dịch vụ sẽ tự động gửi hồ sơ và thanh toán của bạn nếu doanh nghiệp của bạn ở California, Florida, Illinois, New York, Texas hoặc Washington; công ty đang làm việc để hỗ trợ nhiều tiểu bang. Nếu bạn không ở một trong những tiểu bang đó, trang web vẫn cho bạn biết những gì đến hạn, nhưng bạn phải thực sự nộp đơn và tự thanh toán. Bạn có thể xem những gì đã tích lũy, những gì đến hạn và những gì đã được thanh toán bằng cách nhấp vào liên kết Thuế trong ngăn điều hướng. Trang web sẽ gửi cho bạn một email cảnh báo bạn khi đến hạn thanh toán.

Dù bằng cách nào, bạn vẫn phải cung cấp số tài khoản liên bang và tiểu bang, thuế suất và số ID mà bạn có thể không có trong tay trừ khi bạn đã xử lý bảng lương. Tùy thuộc vào tiểu bang bạn đang ở, bạn có thể có nghĩa vụ tài chính đối với nhiều cơ quan khác nhau thu bảo hiểm khuyết tật tiểu bang và thuế bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang. Wave không cung cấp gần như nhiều trợ giúp cụ thể của nhà nước ở đây như Phần mềm Patriot, vì vậy bạn có thể phải thực hiện một số nghiên cứu. Bạn cũng phải nộp hồ sơ hàng quý hoặc hàng năm cũng như W-2s / W-3 và 1099-MISC cuối năm của bạn cho IRS.

Chạy biên chế

Có một vài nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành trước khi chạy một bảng lương giúp quá trình này dễ dàng và nhanh hơn. Đầu tiên là Timesheets. Nhấp vào liên kết đó trong khung dọc bên trái và trang sẽ mở ra với tuần đầu tiên của chu kỳ trả lương tiếp theo đã được xếp hàng. Nhập số giờ thông thường mà mỗi nhân viên làm việc (bạn chỉ có thể nhập 40 vào trường Tổng nếu điều đó đúng và mỗi ngày trong tuần sẽ được điền bằng 8). Nếu bạn cần nhập thêm giờ, lương ốm hoặc lương nghỉ hè, bạn phải bấm vào một mũi tên để mở các trường đó. Sau đó nhấp vào một mũi tên để chuyển sang tuần thứ hai của kỳ thanh toán và lặp lại quy trình (hoặc nhấp vào Sao chép giờ từ tuần trước). Thứ hai, bạn cũng có thể "Thêm vào thanh toán" như được mô tả ở trên trong hồ sơ của Nhân viên nếu người lao động dự kiến ​​sẽ nhận được tiền thưởng, hoa hồng hoặc các biểu tượng khác.

Nếu bạn chưa nhập tất cả các thông tin này, bạn có thể làm như vậy khi bạn xử lý bảng lương. Bạn bấm Chạy Biên chế trong khung dọc bên trái để bắt đầu. Biểu diễn đồ họa của các trang lịch ở đầu màn hình cho bạn biết ngày bắt đầu và ngày kết thúc của bảng lương hiện tại, cũng như ngày trả lương thực tế. Nếu bạn đã nhập giờ trên Bảng thời gian (hoặc nếu bạn có một số nhân viên được trả lương thì bạn không bắt buộc phải nhập giờ cho họ), tổng số đô la cho bảng lương hiện tại của bạn sẽ xuất hiện bên dưới ngày tính lương. Các thông tin khác trên màn hình này bao gồm các lời nhắc về những việc bạn có thể phải làm (thiết lập tiền gửi trực tiếp nếu cần thiết, nộp các khoản thanh toán thuế và hồ sơ) và một danh sách các ngày quan trọng sắp tới.

Để tiếp tục làm việc với việc chạy biên chế của bạn, bạn phải bấm Xem lại Bảng lương này ở góc trên bên phải. Sau đó, bạn sẽ thấy một danh sách các nhân viên cùng với bất kỳ khoản lương nào bạn đã ghi nhận; nhấp vào Chi tiết để xem danh sách các khoản giữ lại cho nhân viên đó. Ở dưới cùng của trang là một phần được gọi là Báo cáo thanh toán. Cuối cùng, ở đây, bạn sẽ thấy một danh sách các nhân viên với số giờ làm việc đã được nhập. Nhấp vào Chỉnh sửa giờ nếu bạn cần thêm hoặc thay đổi bất kỳ mục nhập nào bạn đã tạo và Thêm thanh toán nếu bạn chưa nhập các mục thanh toán bổ sung. Khi bạn kết thúc với nhân viên đó, nhấp vào mũi tên bên phải để xem một bản kế toán đầy đủ của ngày trả lương đó giống như một cuống phiếu lương.

Các nhà thầu không được bao gồm trong hoạt động trả lương cho nhân viên trừ khi bạn thiết lập chúng để ký gửi trực tiếp. Bạn không thể tạo hồ sơ cho họ cùng với hồ sơ nhân viên cũng như không trả tiền cho họ trong các công cụ trả lương của trang web nếu bạn phát hành séc cho họ. Thay vào đó, bạn sẽ thiết lập họ làm Nhà cung cấp trên trang web chính của Wave, chỉ định rằng họ là Nhà thầu 1099-MISC để bạn có thể tạo các biểu mẫu đó vào mỗi tháng một. Liên kết nhà cung cấp có thể truy cập được từ cùng một công cụ điều hướng có chứa các liên kết đến các chức năng tính lương; nó chỉ không được bao gồm như là một chức năng trong tính lương.

Nhấp vào Phê duyệt bảng lương khi bạn hoàn thành với tất cả nhân viên và bạn sẽ thấy tổng chi phí tiền lương của mình. Bạn có thể nhấp vào liên kết để tải xuống dữ liệu bảng lương của mình ở định dạng CSV, PDF hoặc QuickBooks; in séc; hoặc xem trước bảng lương tiếp theo.

Toàn bộ quá trình này khá khác biệt so với những gì đối thủ cung cấp. Ví dụ, OnPay yêu cầu bạn chỉ định thời hạn thanh toán và ngày trả lương, sau đó cung cấp một màn hình thống nhất nơi bạn có thể nhập giờ cho cả nhân viên và nhà thầu. Các cột cho các loại thu nhập bổ sung mà bạn đã tạo (kỳ nghỉ, tiền thưởng, hoàn trả) đã có sẵn, mặc dù bạn có thể thêm và chỉnh sửa chúng một cách nhanh chóng. Khi bạn đã nhập tất cả số giờ cần thiết cho hoạt động tính lương, bản xem trước toàn diện cho phép bạn kiểm tra công việc của mình một cách dễ dàng. Đó là OnPay. Mặt khác, tính lương theo quy trình trả lương của Wave không trực quan, giống như tính lương của Square Payroll. Họ yêu cầu các bước bổ sung. Và họ làm tăng nguy cơ sai sót trong bảng lương.

Báo cáo, Di động và Trải nghiệm người dùng

Bảng lương theo Wave không có phần riêng cho báo cáo bảng lương. Chỉ có một (Báo cáo tiền lương và báo cáo thuế), và nó được tìm thấy trong danh sách các báo cáo kế toán chuẩn hơn. Hầu hết các ứng dụng bảng lương bao gồm ít nhất một tá các báo cáo liên quan đến tiền lương. Hiện tại cũng không có ứng dụng di động nào cho trang web và những gì bạn thấy nếu bạn đăng nhập thông qua trình duyệt điện thoại của bạn không được tối ưu hóa cho thiết bị di động.

Tuy nhiên, chúng tôi thích giao diện người dùng và hệ thống điều hướng của trang web. Liên kết đến các tính năng của trang web được hiển thị trong một thanh công cụ dọc bên trái. Một nửa được dành cho các công cụ kế toán của Wave (Bán hàng, Mua hàng, v.v.). Nhấp vào liên kết Biên chế và một menu tùy chọn mới xuất hiện (Chạy Bảng lương, Nhân viên, Bảng chấm công). Mỗi liên kết mở ra một màn hình có hướng rõ ràng và dễ hiểu. Như chúng tôi đã lưu ý trước đó, mặc dù, màn hình chạy biên chế thực tế đòi hỏi một số công việc bổ sung. Hồ sơ nhân viên, khu vực nặng dữ liệu nhất của trang web, được sắp xếp sạch sẽ và dễ hiểu bởi một loạt các liên kết xuất hiện ở bên trái của khu vực làm việc (Mức lương, Chi tiết thuế, Lợi ích & Khấu trừ). Nếu bạn cần trợ giúp trên đường đi, trò chuyện, điện thoại và trợ giúp email có sẵn, như là bản dùng thử miễn phí 30 ngày.

Vẫy tay chào tạm biệt

Tại thời điểm này, chúng tôi không thể khuyên bạn nên sử dụng Payroll by Wave cho các nhiệm vụ bồi thường của nhân viên và nhà thầu. Wave nói chung là một trang web kế toán doanh nghiệp nhỏ tuyệt vời, và nó miễn phí. Tuy nhiên, chúng tôi không nhất thiết khuyên bạn nên sử dụng giải pháp Biên chế, ngay cả khi bạn đang sử dụng các công cụ kế toán khác (trừ khi bạn muốn tận dụng sự tích hợp với Wave).

Thay vào đó, hãy xem xét Gusto, Biên tập viên của chúng tôi. Chúng tôi coi đây là trang web bảng lương dễ học nhất, đặc biệt nếu bạn chưa quen với bảng lương và nó cung cấp các tính năng mà các doanh nghiệp nhỏ có thể cần nhất khi họ trả tiền cho nhân viên và nhà thầu. Trải nghiệm người dùng đặc biệt của nó làm cho nó một niềm vui để sử dụng, quá.