Đánh giá và đánh giá doanh nghiệp máy tính để bàn

Bất cứ ai thậm chí từ xa tham gia vào kế toán doanh nghiệp nhỏ đều biết tên Intuit và nền tảng QuickBooks đáng kính của nó. Mặc dù bắt đầu tập trung tiếp thị vào phiên bản hướng đến đám mây, được đặt tên là Intuit QuickBooks Online, nơi nó phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt, Intuit vẫn là một thương hiệu cực kỳ mạnh mẽ và thậm chí còn thể hiện đối tác tầm trung mà chúng tôi đang xem xét ở đây, được gọi là QuickBooks Desktop Enterprise. Phiên bản phần mềm này bao gồm kế toán tầm trung, bao gồm sổ cái chung và quản lý hàng tồn kho và được cấp phép cho mỗi chỗ ngồi, với giá khởi điểm là $ 1, 100 mỗi năm cho đăng ký hàng năm một chỗ ngồi. Với các đăng ký khác nhau có sẵn để truy cập các cấp chức năng khác nhau, bao gồm Báo cáo nâng cao, Bảng lương nâng cao và các mức độ hỗ trợ khác nhau, khách hàng của QuickBooks Desktop Enterprise có thể thiết kế các giải pháp được nhắm mục tiêu khá phù hợp cho các nhu cầu cụ thể. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu độc quyền, giới hạn người dùng tối đa khá thấp và sự phụ thuộc vào cộng đồng người dùng để có tài liệu trợ giúp giữ cho hệ thống này hơi chậm so với Acumatica và Intacct, người chiến thắng Sự lựa chọn của Biên tập viên hiện tại trong danh mục này.

Bạn cũng có thể trả tiền cho thuê bao hàng tháng, bắt đầu từ $ 75, 60 mỗi tháng cho giấy phép một chỗ ngồi. Hầu hết các ứng dụng doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) được đánh giá trong đợt này đều chạy trên cơ sở dữ liệu nặng như Microsoft SQL Server, Oracle hoặc SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise sử dụng cơ sở dữ liệu độc quyền của Intuit và khả năng mở rộng được giới hạn chỉ cho 30 người dùng đồng thời. Đây là một hạn chế nghiêm trọng khi các ứng dụng của các nhà cung cấp khác được đánh giá có thể được thu nhỏ lại cho hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người dùng. Mặt khác, nhiều đối thủ cạnh tranh, bao gồm Intacct và NetSuite OneWorld dự định cuối cùng sẽ phát triển khách hàng mở rộng nền tảng sang môi trường lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thực sự. QuickBooks Desktop Enterprise không có mục tiêu nào như nó được thiết kế nghiêm ngặt cho kế toán.

Ngoài ra, QuickBooks Desktop Enterprise và Microsoft Dynamics GP là hai sản phẩm duy nhất tôi thực sự phải cài đặt tại chỗ, mặc dù cả hai đều có sẵn dưới dạng nền tảng lưu trữ đám mây (thông qua các dịch vụ lưu trữ khác nhau đóng vai trò là đối tác gia tăng giá trị cho các nhà sản xuất tương ứng của họ). Intuit cũng cung cấp một phiên bản lưu trữ đám mây của QuickBooks Desktop Enterprise, với mức phí cao hơn một chút so với phiên bản tại chỗ.

Cài đặt nhanh chóng, không có vấn đề. Các loại thực thể mặc định như xây dựng, phi lợi nhuận, dịch vụ chuyên nghiệp, tư vấn và các loại khác có sẵn trong quá trình cài đặt và cần được chọn để cấu hình đúng hệ thống. Việc chọn loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến Biểu đồ tài khoản mặc định và quy trình này hoàn toàn giống với các phiên bản QuickBooks khác, do đó, nó sẽ quen thuộc với các khách hàng trước. Không giống như hầu hết các phần mềm khác trong phần này, bạn có thể mua QuickBooks Desktop Enterprise trực tiếp từ Intuit hoặc thông qua mạng lưới đại lý rộng rãi của nhà cung cấp. Mặc dù bạn hoàn toàn có thể tự định cấu hình và tùy chỉnh QuickBooks Desktop Enterprise, bạn có thể muốn xem xét sử dụng Chứng nhận ProIDIA nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần tùy chỉnh rộng rãi hoặc nếu bạn nghĩ rằng thiết lập của bạn có thể yêu cầu cấu hình không chuẩn. Cũng có khả năng kế toán viên của bạn là Chứng nhận Propol hoặc làm việc với một người, được sử dụng rộng rãi cho ứng dụng, do đó, phát triển mối quan hệ dọc theo các dòng đó có thể có lợi nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ sử dụng nền tảng trong một thời gian dài.

Nếu bạn không quan sát kỹ thì có vẻ như QuickBooks Desktop Enterprise sử dụng Biểu đồ tài khoản có tên nghiêm ngặt, bỏ qua các con số quen thuộc mà các hệ thống kế toán khác sử dụng. Trong thực tế, số tài khoản ở đó, chỉ không được hiển thị theo mặc định. Trong menu Chỉnh sửa tùy chọn, có một hộp kiểm để "Sử dụng số". QuickBooks Desktop Enterprise sử dụng cùng một hệ thống đánh số gồm bốn chữ số (1000 sê-ri cho tài sản, 2000 cho các khoản nợ, 3000 cho các tài khoản vốn chủ sở hữu, 4000 cho thu nhập và 5000 cho các chi phí) mà các phiên bản QuickBooks khác sử dụng. Và, cũng như các phiên bản QuickBooks khác, bạn có thể có nhiều lớp tài khoản phụ để cung cấp theo dõi chi tiết hơn cho các tài khoản chính hoặc để đặt các bộ phận hoặc vị trí. Về mặt trừ, QuickBooks Desktop Enterprise không cung cấp các tính năng đa công ty thực sự, mặc dù bạn có thể sử dụng Biểu đồ tài khoản để loại bỏ điều này. Tuy nhiên, nó có khả năng xử lý nhiều loại tiền tệ.

Tất cả các nhiệm vụ trên boong

Khởi chạy QuickBooks Desktop Enterprise đưa bạn đến Trang chủ, đây là một bộ sơ đồ quy trình. QuickBooks là một trong những nhà cung cấp đầu tiên kết hợp giao diện người dùng (UI) này và nó trở thành một thứ gì đó tiêu chuẩn vì nó giúp ích rất nhiều trong việc hỗ trợ người dùng thông qua một loạt các tác vụ cụ thể theo quy trình. Những gì hiển thị trên sơ đồ trang chủ được xác định bằng cách bạn trả lời một loạt câu hỏi trong khi thiết lập. Công ty thử nghiệm mà tôi đã sử dụng cho các đánh giá này bao gồm ba tầng ngang: Nhà cung cấp ở trên, nhiệm vụ của nhân viên ở phía dưới và nhiệm vụ của Khách hàng ở lớp giữa. Các tác vụ cụ thể được bao gồm hoặc loại trừ tùy thuộc vào việc bạn sử dụng tính năng này. Ví dụ: nếu bạn không sử dụng câu lệnh của khách hàng, thì một biểu tượng để thực hiện tác vụ cụ thể này sẽ không được hiển thị (mặc dù bạn có thể thêm nó vào lần sau). Hai tấm dọc bổ sung ở phía bên phải chứa các nhiệm vụ Công ty và Ngân hàng. Điều hướng bổ sung được cung cấp bởi một thanh ruy băng trên cùng và một thanh menu dọc ở cạnh màn hình ngoài cùng bên trái, có thể được ẩn nếu bạn muốn.

Tất cả các ứng dụng kế toán tôi đã xem xét cung cấp một số loại bảng điều khiển. QuickBooks Desktop Enterprise cũng vậy, và nó được gọi là Thông tin chi tiết. Bảng điều khiển được bật bằng một tab ở góc trên bên trái của Màn hình chính. Giống như nhiều bảng điều khiển, việc di con trỏ lên một điểm dữ liệu sẽ hiển thị giá trị bằng số của điểm và bạn có thể truy sâu vào một số lớp vào các giao dịch riêng lẻ trực tiếp từ màn hình Thông tin chi tiết. Cũng có sẵn là một cái gì đó Intuit gọi Snapshots, có thể truy cập từ menu bên trái. Điều này trình bày những gì hầu hết các nhà cung cấp khác gọi là chỉ số hiệu suất chính (KPIs).

Một Tweak ở đây, một Tweak ở đó

Một số chương trình tôi đã đánh giá, bao gồm SAP Business One Professional và NetSuite, cho phép bạn tùy chỉnh hầu hết mọi khía cạnh của ứng dụng. Mặt trái của tính linh hoạt là bạn có thể tinh chỉnh phần mềm để phù hợp chính xác với quy trình làm việc của công ty bạn. Nhược điểm là tìm ra cách để làm điều đó là một con thú, đó là lý do tại sao khách hàng thường dựa vào các đối tác giá trị gia tăng cho các dự án như vậy.

QuickBooks Desktop Enterprise không cung cấp mức độ tùy biến đó. Tuy nhiên, bạn có thể thêm và xóa các cột và trường dữ liệu trong biểu mẫu và báo cáo. Thực hiện các loại tinh chỉnh này là dễ dàng và, ở một mức độ lớn, trực quan. Bộ lọc báo cáo cũng cung cấp cho bạn một lượng kiểm soát hợp lý đối với những gì xảy ra trong báo cáo. Các bộ lọc của QuickBooks Desktop Enterprise rất dễ sử dụng nhưng có thể bạn sẽ không cần đến chúng. Đối với nhiều công ty thấy QuickBooks Desktop Enterprise phù hợp, số lượng lớn các báo cáo tiêu chuẩn sẽ hoạt động tốt. Thậm chí còn có các báo cáo để buộc các tài khoản vào các dòng cụ thể trên tờ khai thuế và Số dư dùng thử đã điều chỉnh (nghĩa là đang hoạt động). Cả hai đều tuyệt vời khi kết thúc cuối năm.

Nhiều khách hàng sẽ không cần tùy chỉnh các báo cáo hoặc mẫu nhập dữ liệu. Cộng đồng người dùng QuickBooks rộng lớn không chỉ đóng vai trò là nguồn hỗ trợ trợ giúp tuyệt vời mà còn cung cấp một số lượng lớn các báo cáo và mẫu tùy chỉnh được tạo bởi người dùng khác và đưa lên mạng để tải xuống miễn phí. Họ ở đó để lấy. Và, vì QuickBooks đã xuất hiện từ rất lâu, nên cũng có các tiện ích bổ sung của bên thứ ba có sẵn để mở rộng khả năng của QuickBooks Desktop Enterprise, nhưng trước tiên hãy kiểm tra các tiện ích miễn phí.

Mặt khác, QuickBooks Desktop Enterprise không cung cấp chức năng xuất thực sự. Bạn có thể xuất một số danh sách, chẳng hạn như Khách hàng và Nhà cung cấp, sang định dạng CSV. Nhưng để có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu cơ bản, bạn sẽ cần một tiện ích của bên thứ ba. Điều mà QuickBooks Desktop Enterprise có là khả năng xuất bản sao dữ liệu của mình cho kế toán viên, người có thể thực hiện các mục nhật ký và điều chỉnh từ xa vào "Bản sao kế toán" và hợp nhất những thay đổi này vào dữ liệu hiện có của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể nhập tệp Microsoft Excel vào hệ thống và tải xuống bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng từ các ngân hàng và công ty thẻ tín dụng lớn hỗ trợ nền tảng QuickBooks.

Quản lý hàng tồn kho

Phiên bản Quickbook Enterprise mà Intuit cung cấp cho tôi để thử nghiệm bao gồm các yếu tố Báo cáo nâng cao, Biên chế nâng cao, Hỗ trợ hiện trường và Bảo vệ dữ liệu, nhưng cũng bao gồm Kho lưu trữ nâng cao. Mô-đun này là chung theo nghĩa Intuit dành cho hầu hết mọi loại thực thể, nhưng chia nhỏ nó thành các tùy chọn sau đây mà bạn sẽ cần chọn khi thiết lập mô-đun: Xây dựng, Phi lợi nhuận, Bán lẻ và Sản xuất và Bán buôn, là loại thực thể tôi đã chọn.

Việc kích hoạt mô-đun Hàng tồn kho nâng cao cung cấp các tính năng phù hợp với các tính năng quản lý hàng tồn kho, bao gồm chi phí đầu tiên xuất trước (FIFO) ngoài Chi phí trung bình có trọng số được cung cấp trong phiên bản cơ sở, mã hóa thanh, theo dõi số và theo dõi số sê-ri cho nhiều kho. Không giống như các hệ thống như Acumatica, Advanced Inventory của QuickBook không phải là một ứng dụng loại sản xuất thực sự bởi vì nó không cung cấp các tính năng như tiến hành công việc và theo dõi hàng tồn kho trên sàn sản xuất. Một lần nữa, nó rẻ hơn đáng kể so với hầu hết các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cung cấp các tính năng này.

Nhập mô-đun hàng tồn kho là đơn giản. Có tab Khoảng không quảng cáo trên thanh ruy-băng trên cùng cũng như biểu tượng Hoạt động hàng tồn kho trong màn hình Khởi động / Trang chủ trong phần Công ty. Cả hai sẽ đưa bạn đến Trung tâm kiểm kê, nơi liệt kê các mặt hàng tồn kho có sẵn và trạng thái của chúng. Trung tâm kiểm kê có thể tùy chỉnh và bạn có thể dễ dàng thêm báo cáo và các chỉ số hiệu suất chính khác (KPIs).

Hàng tồn kho cũng được tích hợp chặt chẽ với cả Bán hàng và Mua hàng, vì vậy, hàng tồn kho được cập nhật khi bán hàng được thực hiện hoặc khi hàng tồn kho mới được mua. QuickBooks Inventory không cho phép kiểm kê âm, nhưng sẽ cung cấp cho các bản phân phối và cờ khi bạn không có đủ bộ phận để hoàn thành các bản dựng để vận chuyển sản phẩm. Sẽ rất tốt nếu có một số loại dự báo hàng tồn kho, chẳng hạn như Số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ), nhưng đó là một tính năng thường được tìm thấy trong các hệ thống kiểm kê ERP tiên tiến hơn. Những gì bạn nhận được trong QuickBooks Inventory là khả năng Bill of Vật liệu (BOM) nơi bạn có thể xây dựng một tập hợp các mục thành phần. Tuy nhiên, thiếu là chức năng kting chi tiết hơn, thậm chí các ứng dụng quản lý hàng tồn kho cấp thấp hơn như Cougar Mountain Denali Summit đã hỗ trợ.

QuickBooks cũng hơi hạn chế khi nói đến các phương pháp chi phí. Việc thiếu chi phí xuất trước lần cuối (LIFO) sẽ không đáng kể đối với hầu hết người dùng vì ngày nay nó hiếm khi được sử dụng. Nhưng, điều đáng quan tâm hơn là thiếu Chi phí Tiêu chuẩn và Cụ thể. QuickBooks chủ yếu dựa vào Chi phí trung bình là phương pháp cơ bản để tính chi phí hàng tồn kho, mặc dù Bản kiểm kê nâng cao mà tôi đã thử nghiệm thêm FIFO, được phổ biến rộng rãi.

Báo cáo là một túi hỗn hợp. Chỉ có một vài báo cáo hàng tồn kho tiêu chuẩn, mặc dù những báo cáo có sẵn là hữu ích. Về mặt tích cực, thật dễ dàng để tùy chỉnh các báo cáo này và Báo cáo nâng cao cho phép bạn tạo các báo cáo đột xuất khi bạn cần chúng. Một điều tuyệt vời ở đây là nơi những người chơi cấp thấp hơn như Cougar Mountain hoặc Zoho Inventory dựa vào một công cụ riêng biệt như Báo cáo Crystal Crystal hoặc Báo cáo Zoho để thực hiện báo cáo tùy chỉnh hoặc quảng cáo đột xuất, QuickBooks bao gồm capabiltiy này trong gói cơ sở. Những báo cáo này có thể được lưu lại để sử dụng trong tương lai.

Xem xét thị trường mà Intuit đang nhắm mục tiêu với QuickBooks Enterprise, các tính năng mà nó chứa, bao gồm Báo cáo nâng cao, khả năng định dạng báo cáo tùy chỉnh và số lượng lớn báo cáo do người dùng đóng góp sẽ đáp ứng yêu cầu của nhiều người dùng với mức giá phải chăng. Điều đó thực sự mang đến một tính năng mong muốn mà Intuit cung cấp không có trong phần mềm, cụ thể là cơ sở khổng lồ của người dùng QuickBooks và các chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp. Nếu bạn có một vấn đề hoặc nhu cầu tùy biến, thì rất có thể mạng lưới rộng lớn này có giải pháp cho bạn ở đâu đó và có khả năng một mạng sẽ không phá vỡ ngân hàng.

Tuy nhiên, có một vài công cụ thỏa thuận tiềm năng. Nếu bạn cần chi phí vượt quá những gì được cung cấp, chẳng hạn như giá tiêu chuẩn hoặc chi phí mặt hàng cụ thể, thì bạn đã hết may mắn. Phần mềm cũng không cung cấp theo dõi sàn cửa hàng, là tiêu chuẩn khá nhiều trong hàng tồn kho sản xuất / sản xuất thực sự. Cũng thiếu là bất kỳ khả năng Số lượng đặt hàng kinh tế nào, luôn là một tính năng hay trong hệ thống hàng tồn kho. Nếu bạn cần (hoặc muốn) các tính năng này, thì rất có thể bạn sẽ phải nâng cấp lên một hệ thống ERP thực sự để tìm thấy chúng. Nhưng đối với nhiều người dùng QuickBooks ngoài kia, việc nâng cấp lên Kho lưu trữ nâng cao và Báo cáo nâng cao sẽ phù hợp với hóa đơn khá độc đáo.

Tốt hơn so với cấp nhập cảnh nhưng không hoàn toàn ERP

QuickBooks Enterprise chắc chắn là một lựa chọn khả thi cho những người dùng QuickBooks hiện tại, những người cảm thấy họ đang vượt xa phiên bản mà họ hiện đang sử dụng. Đó là một quá trình chuyển đổi không đau đớn, với các menu quen thuộc và đường dẫn nâng cấp dễ dàng. Tuy nhiên, so với các ứng dụng khác mà tôi đã đánh giá, nó giống một hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ hơn là một ứng dụng kế toán thực sự cho một doanh nghiệp nhỏ hơn có nhu cầu về chức năng đa công ty hoặc đa quốc gia. Công bằng mà nói, Intuit không thực sự nhắm đến Giải pháp doanh nghiệp cho những người dùng đó.

Tôi cũng thất vọng với tài liệu của Intuit, phần lớn là các tệp Trợ giúp. Ở một mức độ nào đó, điều này được tạo ra bởi một cộng đồng người dùng lớn và có tiếng nói, và có khả năng là bất kỳ câu hỏi nào không thể được trả lời bằng phím Trợ giúp đã được trả lời bằng một bài đăng trực tuyến ở đâu đó. Nếu bạn có ý định đầu tư vào QuickBooks Desktop Enterprise (hoặc bất kỳ phiên bản QuickBooks nào khác cho vấn đề đó), thì hãy chi thêm một ít tiền và chọn một bản sao của QuickBooks 2016, Cẩm nang thiếu của Bonnie Biaaho. Đây thực tế là một tài nguyên cần thiết cho một quản trị viên QuickBooks và nó có giá dưới 30 đô la.

Cuối cùng, nếu bạn muốn có thể truy cập QuickBooks Desktop Enterprise từ thiết bị di động, thì bạn sẽ phải dùng phiên bản được lưu trữ. Phiên bản nội bộ mà tôi đã đánh giá không hỗ trợ truy cập từ xa từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng; nó chỉ cung cấp cho nó một dịch vụ bổ trợ.

Tất cả những gì đang được nói, nếu bạn là một khách hàng QuickBooks hiện tại, người chỉ cần thêm nhiều người dùng, thì bạn sẽ thấy QuickBooks Desktop Enterprise là một bản nâng cấp không gây đau đớn với các yêu cầu đào tạo lại tối thiểu. Nhưng hãy chắc chắn kế toán và quản lý hàng tồn kho chung là tất cả những gì bạn muốn. Nếu bạn nghĩ rằng một ngày nào đó ERP có thể là tương lai của công ty bạn, thì bạn sẽ muốn một nền tảng có thể phát triển thành một hệ thống như vậy mà không cần phải di chuyển bằng xe nâng và Intuit đã không xây dựng QuickBooks Desktop Enterprise với ý tưởng phát triển đó.