Đánh giá và đánh giá của Smartsheet

Mọi doanh nghiệp thành công đều sử dụng bảng tính và có lẽ không chỉ là lập ngân sách. Smartsheet biến những hàng và cột ô quen thuộc đó thành một ứng dụng quản lý dự án. Kết quả là một phép lai duy nhất có thể xử lý mọi thứ, từ lập ngân sách và báo cáo đến quản lý tài nguyên và theo dõi nhiệm vụ. Ứng dụng dựa trên đám mây này chắc chắn làm cho bảng tính thông minh hơn và đối với một số loại công việc nhất định, nó có thể thích hợp hơn với nền tảng quản lý dự án truyền thống hơn. Tuy nhiên, nếu cố gắng và đúng là nhiều hơn những gì bạn đã nghĩ, tuy nhiên, hãy tìm đến những người chiến thắng Sự lựa chọn truyền thống hơn của chúng tôi trong quản lý dự án, Dự án Zoho và Dự án làm việc theo nhóm.

Giá cả và kế hoạch

Smartsheet cung cấp bốn tầng dịch vụ, cũng như dùng thử miễn phí 30 ngày. Tuy nhiên, nó không có một tầng dịch vụ miễn phí. Có hai loại gói mà bạn có thể đăng ký trực tiếp từ trang web: Cá nhân tiêu chuẩn ($ 19 mỗi người mỗi tháng hoặc $ 168 mỗi người khi được thanh toán hàng năm) và Doanh nghiệp tiêu chuẩn ($ 32 mỗi người mỗi tháng hoặc $ 300 mỗi người mỗi năm). Đã từng có một tùy chọn gọi là Nhóm Smartsheet, nhưng nó đã bị ngưng.

Ngoài ra, Smartsheet có gói Enterprise và Enterprise Premier. Cả hai tầng dịch vụ này đều được thiết kế cho các tổ chức lớn cần quản trị viên và kiểm soát bảo mật mở rộng. Liên hệ với công ty để báo giá cho một trong các lựa chọn doanh nghiệp.

Để dùng thử miễn phí, bạn cần một địa chỉ email doanh nghiệp có nghĩa là một địa chỉ email miễn phí rõ ràng. Tuy nhiên, bạn không cần thẻ tín dụng. Bản dùng thử miễn phí cũng có một số hạn chế. Ví dụ: bạn chỉ có thể có 50 tờ mỗi lần. Tuy nhiên, bạn có thể chia sẻ các trang tính với số lượng cộng tác viên không giới hạn và thêm đồng nghiệp để dùng thử một số tính năng của gói Kinh doanh. Mỗi người cũng nhận được 5 GB dung lượng. Bạn có thể chơi xung quanh với các biểu mẫu Smartsheet (đây là các biểu mẫu web và các loại biểu mẫu thu thập dữ liệu khác), nhưng bạn không thể xuất bản chúng trong khi bạn đang sử dụng bản dùng thử miễn phí.

Sự khác biệt giữa tài khoản Standard Personal và Standard Business có một số hạn chế đối với một số tính năng và tính năng quản trị người dùng. Tài khoản cá nhân có thể có 10 cộng tác viên cho mỗi mục, tổng cộng 10 tờ, năm báo cáo và một bảng điều khiển. Tầng này đi kèm với 50 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng được cấp phép. Tài khoản doanh nghiệp nhận được cộng tác viên, báo cáo và bảng điều khiển không giới hạn và họ có thể có 100 tờ cho mỗi người dùng được cấp phép. Tài khoản doanh nghiệp cũng nhận được 100 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng được cấp phép; kiểm soát để quản lý người dùng, nhóm và tài nguyên; và truy cập vào nhật ký hoạt động.

So sánh giá

Làm thế nào để giá và giá trị của Smartsheet so sánh với các ứng dụng khác '? Nó thực sự phụ thuộc vào cách bạn sử dụng dịch vụ. Ví dụ: nếu bạn sử dụng nó để quản lý dự án, thì mức giá tương đương với các ứng dụng tầm trung trong danh mục đó, chạy khoảng $ 30 đến $ 45 mỗi người mỗi tháng. Các ứng dụng quản lý dự án có giá cạnh tranh nhất có giá từ dưới 5 đô la đến 12 đô la mỗi người mỗi tháng.

Nếu bạn sử dụng Smartsheet nhiều hơn từ góc độ cơ sở dữ liệu và bảng tính, thì bạn có thể so sánh nó với Airtable. Airtable chi phí ít hơn, bắt đầu từ $ 12 mỗi người mỗi tháng và lên đến $ 24 mỗi người mỗi tháng. Ứng dụng đó cũng có một tầng dịch vụ miễn phí, vì vậy bạn có thể dùng thử miễn là bạn cần.

Bắt đầu với Smartsheet

Có rất nhiều điều có thể làm với Smartsheet, nếu bạn sẵn sàng đưa vào một số công việc. Gần như bất cứ điều gì bạn có thể làm trong một chương trình bảng tính, bạn có thể làm trong Smartsheet. Tuy nhiên, không phải tất cả mọi thứ về ứng dụng đều rất trực quan, và bạn nên có kế hoạch đầu tư một chút thời gian để xem các video hướng dẫn và tìm hiểu các nội dung của chương trình.

Khi bạn bắt đầu với Smartsheet, chạy trên đám mây (thông qua ứng dụng web) và trên iOS và Android, bạn tạo một tờ giấy trắng hoặc chọn một mẫu. Các mẫu được sắp xếp theo danh mục, bao gồm nguồn nhân lực, tiếp thị, CNTT, dự án, bán hàng và các lĩnh vực khác. Để cung cấp cho bạn ý tưởng về phạm vi, bạn có thể tìm các mẫu cho các mục đích sử dụng chung nhất, chẳng hạn như Biểu mẫu phản hồi của khách hàng và Lịch hàng năm, cũng như các mục đích sử dụng khác, như Bảo trì tài sản cho thuê, Báo cáo chi phí, Đường ống bán hàng của Đại diện và Kế hoạch và ngân sách sự kiện. Sau đó, có các mẫu để quản lý dự án cụ thể bao gồm:

• Dự án Agile với Gantt
• Vấn đề theo dõi với biểu mẫu
• Kế hoạch khởi động dự án
• Dự án với phương sai Gantt và ngân sách
• Dự án với Hard Deadline và Gantt
• Ban kế hoạch Sprint

Bất kể bạn đi sâu vào ứng dụng như thế nào, các lớp phủ sẽ xuất hiện trên màn hình để giải thích tất cả các tính năng nổi bật. Một mẹo công cụ và liên kết đến tài liệu và video đào tạo luôn trong tầm tay, đôi khi bạn sẽ cần. Ngay cả khi bạn là một người thích Excel, Smartsheet vẫn có thể khiến bạn vấp ngã nhiều lần. Không phải tất cả các công thức là giống hệt nhau trên hai ứng dụng.

Smartsheet giữ một giao diện gọn gàng. Bảng tính chiếm giữa màn hình. Một thanh công cụ giống như Microsoft ở trên cùng có các nút định dạng cộng với các tùy chọn để thay đổi chế độ xem. Khi biểu đồ Gantt được bao gồm trong trang tính của bạn, bạn có thể chọn xem nó; nó xuất hiện ở bên phải của các tế bào. Thanh trượt cho phép bạn thay đổi độ rộng của cửa sổ để tùy chỉnh tốt hơn chế độ xem của bạn.

Bảng điều khiển bên trái có thể thu gọn cho phép bạn xem tất cả các trang tính bạn đã tạo hoặc mọi người đã chia sẻ với bạn. Bạn sử dụng nó để di chuyển giữa các tờ của bạn một cách nhanh chóng.

Ở bên phải của giao diện là một số biểu tượng cho phép bạn xem bất kỳ cuộc hội thoại nào đã diễn ra trên trang tính này, tệp đính kèm và nhận xét liên quan đến yêu cầu kiểm chứng. Tùy thuộc vào cấp độ truy cập và loại tài khoản của bạn, bạn cũng có thể thấy các yêu cầu cập nhật, nhật ký hoạt động, nút xuất bản để hiển thị trang tính trên URL công khai và tóm tắt trang tính.

Tính năng và sử dụng

Smartsheet làm cho dữ liệu bảng tính năng động hơn đối với các bậc thầy không phải là Excel trong số chúng ta. Mỗi hàng hoặc cột có thể là menu thả xuống của các giá trị tùy chỉnh, danh sách liên hệ, ngày, hộp kiểm, ký hiệu, v.v. Ví dụ, để tạo một danh sách nhiệm vụ, bạn có thể đặt các hộp kiểm xuống một cột và đặt tên cho nó đã hoàn thành, sau đó đặt một cột có tên là Tên nhiệm vụ bên cạnh nó. Bạn thậm chí có thể thêm một cột thứ ba chứa Danh sách liên hệ của bạn để bạn có thể thêm Người nhận. Smartsheet cũng cho phép bạn phân công nhiều người vào một nhiệm vụ. Trong cột Danh sách liên hệ, bạn phải chọn cho phép nhiều liên hệ trên mỗi ô.

Nếu bạn đang nghĩ đến việc sử dụng Smartsheet chỉ để theo dõi tác vụ đơn giản, bạn cũng có thể so sánh nó với các ứng dụng quản lý công việc khác, như Airtable và Trello. Trello, đặc biệt, kiếm được lời khen ngợi vì rất dễ sử dụng. Nó chỉ có thể thực hiện một phần nhỏ những gì Smartsheet có thể, nhưng nếu tất cả những gì bạn muốn từ ứng dụng là cách để hợp tác quản lý và theo dõi các bài tập, Trello có thể phù hợp hơn.

Tuy nhiên, không giống như Trello, bạn có thể thêm cấu trúc phân cấp vào danh sách nhiệm vụ của mình trong Smartsheet. Với một cú nhấp chuột, bạn có thể thụt hàng dưới hàng cha mẹ. Bạn có thể dễ dàng kéo các ô và hàng vào và ra khỏi các hàng cha hoặc lấy hàng cha để di chuyển nó và tất cả các hàng con của nó.

Bạn muốn xem bảng tính của bạn theo một cách khác? Thêm một cột cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc và bạn có thể tạo biểu đồ Gantt cho trang tính. Thêm một vài cột nữa và điều chỉnh một số cài đặt và các tác vụ có thể được liên kết với nhau trên biểu đồ Gantt để phản ánh khi một kết thúc và một cột khác bắt đầu. Thật không may, biểu đồ Gantt không ngừng chia sẻ màn hình với bảng tính của bạn.

Smartsheet vượt trội trong việc thêm loại công cụ bạn muốn bảng tính tiêu chuẩn được cung cấp theo cách thân thiện hơn với người dùng. Ví dụ, công cụ định dạng có điều kiện của nó cho phép bạn xác định kiểu tham số điền vào chỗ trống. Chỉ mất vài cú nhấp chuột để thiết lập một trang tự động làm nổi bật bất kỳ hàng nào có giá trị bạn muốn nhấn mạnh. Điều này cũng đúng với hệ thống tạo báo cáo của nó, nó tạo ra các trang tính mới dựa trên các tiêu chí được chỉ định của bạn.

Vì Smartsheet có tất cả các công cụ của ứng dụng bảng tính và trình quản lý dự án, bạn có thể tạo các tài liệu lai mạnh mẽ. Ví dụ: bạn có thể tạo một bảng ngân sách sử dụng các công thức để tính toán chi tiêu cho từng dự án trong một công ty và bạn cũng có thể chỉ định ai chịu trách nhiệm cho từng dự án, dự án đã tiến triển bao xa và thời gian cho mỗi dự án bắt đầu Và kết thúc.

Tất nhiên, bạn có thể làm nhiều hơn với Smartsheet. Chẳng hạn, bạn có thể liên kết các ô trên một trang với các ô trên một trang hoàn toàn khác, cho phép luồng dữ liệu giữa các dự án. Bạn có thể tạo các biểu mẫu web để thu thập dữ liệu được tự động thêm vào trang tính thích hợp. Với một số cách xử lý, bạn có thể thêm các thanh tiến trình vào biểu đồ Gantt. Với việc tinh chỉnh nhiều hơn, bạn có thể xem và quản lý số lượng công việc được giao cho mỗi người trong công ty của bạn và cân bằng tải cho phù hợp. Dịch vụ cũng có thể nhập bảng tính cũ của bạn, cho phép bạn làm thông minh hệ thống tổ chức hiện tại của mình.

Dùng Smartsheet hơn nữa

Smartsheet có một vài tính năng gọn gàng đáng để học hỏi. Đặc biệt, Workflows rất đáng để khám phá. Workflows là một tính năng cho phép bạn tạo tự động hóa của riêng bạn trong ứng dụng. Bạn đặt một số tham số và khi các điều kiện được đáp ứng, một hành động khác sẽ tự động xảy ra. Ví dụ: bạn có thể tạo Quy trình làm việc sau: Sau ngày 1 tháng 1, khi bất kỳ mục nào được đánh dấu là "hoàn thành", hãy thông báo cho Mary Manager bằng một thông báo nhắc nhở cô ấy xem xét công việc với khách hàng.

Giao diện Workflows rất dễ sử dụng, mặc dù nó trông không ấn tượng lắm, với thiết kế khá thô sơ.

Trong một đánh giá trước đây về Smartsheet, chúng tôi đã lưu ý rằng đó không phải là một hệ thống lý tưởng để theo dõi thời gian, báo cáo và một vài nhiệm vụ kinh doanh phổ biến khác. Chắc chắn, bạn có thể tìm và tùy chỉnh một mẫu phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình hoặc bạn có thể xây dựng một hệ thống nếu bạn đủ tinh tế với bảng tính. Nhưng hiện tại không có gì trong ứng dụng để theo dõi thời gian. Khi chúng tôi hỏi một đại diện công ty về vấn đề này, họ đã đề cập rằng Smartshee gần đây đã mua 10000ft, một ứng dụng kinh doanh để lập kế hoạch tài nguyên, lập kế hoạch dự án và theo dõi thời gian. Trong thời gian, hy vọng sẽ thấy nhiều sức mạnh tổng hợp giữa hai ứng dụng.

Một điều khác được ghi nhận trong một đánh giá trước đó đã được thay đổi là cách Smartsheet lưu dữ liệu. Trước đây, không có tự động lưu ở tất cả. Bạn phải nhấn thủ công một nút lưu, điều này rất bất thường đối với một ứng dụng dựa trên đám mây. Bây giờ, tuy nhiên, có các tùy chọn để tự động lưu trong khoảng thời gian. Trong Cài đặt cá nhân của bạn, đảm bảo chọn hai tùy chọn: Tự động lưu sau 1 phút không hoạt động và Tự động lưu các thay đổi của tôi khi tôi để lại một trang tính, báo cáo hoặc bảng điều khiển. Những cài đặt đó tốt hơn nhưng vẫn không lý tưởng. Chúng tôi muốn thấy Smartsheet có tính năng tự động lưu theo mặc định cho mọi hoạt động.

Tích hợp và ứng dụng di động

Ra khỏi hộp, Smartsheet hoạt động với một số lượng lớn các ứng dụng và dịch vụ khác, như Box, Dropbox và Google Drive. Ngoài ra còn có một cửa hàng ứng dụng rộng rãi để thêm nhiều chức năng hơn. Nếu bạn không thể tìm thấy những gì bạn cần, bạn có thể sử dụng Zapier để kết nối Smartsheet với các ứng dụng khác hoặc hoạt động với API của Smartsheet.

Về phía di động, Smartsheet có các ứng dụng cho iOS và Android. Ứng dụng dành cho thiết bị di động được tối ưu hóa tốt theo nghĩa là nó không quá mạnh mẽ và chóng mặt như bạn có thể tưởng tượng cho một ứng dụng loại bảng tính. Nó hoạt động tốt nhất cho những thứ như bắt kịp các cuộc thảo luận hoặc bằng chứng tập tin.

Điều tốt nhất và tồi tệ nhất của cả hai thế giới

Smartsheet là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, theo cả hai cách tốt và xấu. Đối với nhiều người quản lý dự án, bảng tính đi kèm với sự quen thuộc và linh hoạt. Họ xử lý dữ liệu thô và bạn có thể xây dựng chúng để làm bất cứ điều gì bạn muốn. Tuy nhiên, học cách sử dụng chúng có thể là một công việc khó khăn, nếu bạn chưa tăng tốc. Hơn nữa, số lượng tùy chỉnh mà đôi khi họ cần có thể yêu cầu các kỹ năng không phải là yếu tố lập trình máy tính thực tế.

Ưu điểm: Smartsheet rất mạnh mẽ và linh hoạt, với một phần lớn tài liệu trợ giúp và video hướng dẫn. Điểm xấu: Cuối cùng, bạn phải thành thạo cả phần mềm quản lý dự án và phần mềm bảng tính.

Nếu quản lý dự án thông qua bảng tính phát ra từ con hẻm của bạn, bạn sẽ không tìm thấy gì tốt hơn Smartsheet. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ cần nhanh chóng giải quyết vấn đề quản lý dự án mà không có chủ Excel bên cạnh, hãy gắn bó với thứ gì đó thân thiện với người dùng hơn. Lựa chọn hàng đầu của bạn phải là Lựa chọn của các Biên tập viên Dự án Zoho của chúng tôi, rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với ngân sách, Dự án làm việc nhóm, đáng chú ý vì dễ sử dụng và LiquidPlanner, phù hợp nhất cho các tổ chức lớn có nhu cầu phức tạp.