Đánh giá và đánh giá Todoist

Bắt đầu với Todoist

Todoist là một dịch vụ dựa trên đám mây, vì vậy tất cả các tác vụ và ghi chú của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa với mọi thiết bị mà bạn sử dụng ứng dụng. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng ngoại tuyến và đồng bộ hóa các thay đổi của bạn sau này. Nó có sẵn trên mọi nền tảng chính, bao gồm Android, iOS, macOS, Windows, Android Wear và Apple Watch. Todoist cũng cung cấp một ứng dụng web. Theo kinh nghiệm của tôi với Todoist, đồng bộ hóa có độ tin cậy cao ngoại trừ trong ứng dụng web, nơi bạn phải làm mới trang nếu bạn thay đổi trong phiên bản khác của ứng dụng và muốn xem phiên bản mới nhất.

Todoist đi kèm với các tính năng, mặc dù chúng không bao giờ cảm thấy quá sức, nhờ một giao diện đơn giản và nhẹ nhàng. Nó không bị sa lầy với quá nhiều nút hoặc menu thả xuống quá dài. Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu sử dụng ứng dụng, bạn có thể tìm ra cách sử dụng tất cả các chức năng cốt lõi, chẳng hạn như tạo một tác vụ, lên lịch ngày đến hạn và thêm nhận xét. Bạn càng sử dụng Todoist, bạn càng khám phá sâu hơn và các tính năng.

Việc thiết lập cũng đơn giản. Đầu tiên, bạn tạo dự án. Các dự án có thể được mã hóa màu để giúp bạn phân biệt giữa chúng. Sau đó, bạn thêm các nhiệm vụ vào các dự án của bạn và nhiều hoặc ít chi tiết mà bạn cần. Bạn có thể thêm ngày đáo hạn, nhận xét, xếp hạng ưu tiên và các chi tiết khác. Nhiệm vụ cũng có thể có nhiệm vụ. Để thực hiện các nhiệm vụ, bạn viết các nhiệm vụ con như thể đó là bất kỳ nhiệm vụ nào khác, sau đó bạn kéo và thả nó bên dưới nhiệm vụ chính. Bạn có thể rút ra các nhiệm vụ và phân tách chúng từ cha mẹ một cách dễ dàng.

Tính năng nhiệm vụ cốt lõi

Ngoài ngày đến hạn, nhận xét và xếp hạng ưu tiên, bạn có thể thêm lời nhắc vào các tác vụ, cũng như nhãn, có chức năng tương tự như những gì bạn có thể gọi thẻ trong các ứng dụng khác. Nhãn có thể là bất cứ thứ gì bạn muốn và bạn có thể chỉ định mỗi màu một màu.

Khi bạn đã thiết lập tài khoản Todoist của mình và có một số lượng lớn các nhiệm vụ được viết ra, bạn có thể tạo bộ lọc tùy chỉnh hoặc xem các nhiệm vụ đáp ứng các tiêu chí cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo bộ lọc tùy chỉnh cho các tác vụ do hôm nay và ngày mai có cùng một thẻ, bất kể dự án liên quan của chúng. Những người theo phương pháp năng suất Bắt đầu hoàn thành (được phát triển và đăng ký nhãn hiệu bởi David Allen, người đã viết một cuốn sách cùng tên) có thể nhận ra cách các nhãn có thể được sử dụng để thêm ngữ cảnh vào thẻ và các bộ lọc tùy chỉnh cho phép bạn chỉ tập trung vào nhiệm vụ có liên quan tại bất kỳ thời điểm nào.

Todoist có các tùy chọn nhắc nhở tốt. Thông báo qua email có mặt, như một vài thông báo dành riêng cho thiết bị di động, bao gồm thông báo đẩy, cảnh báo bằng SMS và lời nhắc dựa trên vị trí (chỉ dành cho Premium).

Khi thiết lập ngày đáo hạn, bao gồm cả những ngày cho các nhiệm vụ định kỳ, Todoist cho phép bạn sử dụng ngôn ngữ tự nhiên. Nếu bạn muốn một nhiệm vụ lặp lại vào mỗi thứ Hai, bạn có thể nhập "ev Mon" ngay bên cạnh tên nhiệm vụ và Todoist sẽ tạo một phiên bản mới của nhiệm vụ vào thứ Hai tiếp theo mỗi khi bạn đánh dấu hoàn thành trước đó. Nó cũng có thể đọc các tốc ký khác, như "tom" cho ngày mai, "ev other Fri", "ev 15th", v.v.

Bạn có thể thêm các chi tiết khác thông qua tốc ký, có nghĩa là bạn không phải nhấc ngón tay khỏi bàn phím trong khi viết ra các nhiệm vụ của mình. Để gán một nhiệm vụ mới cho một dự án cụ thể, bạn sử dụng ký hiệu # trước tên dự án. Trong các dự án được chia sẻ, bạn có thể sử dụng dấu + + trước tên của ai đó để phân công nhiệm vụ cho họ. Phím @ cho phép bạn thêm nhãn.

Trong các ứng dụng di động Todoist, các nút hành động nhanh xuất hiện khi bạn vuốt vào bất kỳ tác vụ nào. Các nút này cho phép bạn thay đổi nhiệm vụ đến hạn vào hôm nay, ngày mai, tuần tới, trong một tháng hoặc bất kỳ ngày nào bạn chọn.

Phối hợp trong Todoist

Cho dù bạn muốn chia sẻ danh sách mua sắm thực phẩm với ai đó trong nhà hoặc bạn cần gắn thẻ chặt chẽ với một dự án công việc từ đầu đến cuối, Todoist có thể giúp đỡ.

Để cộng tác trong Todoist, trước tiên bạn phải mời cộng tác viên đến một trong các dự án của bạn. Họ sẽ cần đăng ký tài khoản Todoist, nhưng họ không cần nâng cấp lên Premium. Khi một cộng tác viên đã chấp nhận lời mời tham gia dự án của bạn, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho họ và họ cũng có quyền phân công nhiệm vụ cho bạn. Bạn có thể tải lên một tệp và thêm nhận xét vào bất kỳ tác vụ nào để chia sẻ thông tin với các cộng tác viên của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh các cảnh báo bạn nhận được, trong trường hợp bạn không cần biết về mọi thay đổi nhỏ mà cộng tác viên của bạn thực hiện.

Các tính năng bổ sung của Todoist

Nếu bạn sử dụng một ứng dụng việc cần làm và gắn bó với nó, bạn sẽ biết rằng cuối cùng bạn đã nhìn vào ứng dụng đó rất nhiều. Hy vọng rằng, nó không phải là một chướng mắt. Todoist có một thiết kế có tính ứng dụng cao và dễ chịu, sẽ cải thiện khi bạn chọn một chủ đề màu sắc phù hợp với bạn. Todoist cung cấp cho bạn một vài tùy chọn, mặc dù chúng đều là các màu đơn sắc, vì vậy đừng mong đợi hình ảnh nền hoặc bất cứ thứ gì được cách điệu hơn. Tuy nhiên, có một chủ đề tối, với màu sắc đảo ngược rất đẹp khi có hiện tượng mỏi mắt.

Những người trong số các bạn liên tục sắp xếp lại các nhiệm vụ mà bạn chưa hoàn thành trước ngày đáo hạn đầy hy vọng mà bạn đã đặt nên thử Trình lập lịch tự động của Todoist. Khi bạn có bài tập quá hạn, Todoist hỏi bạn có muốn sắp xếp lại chúng cho bạn không. Nó làm cho dự đoán thông minh dựa trên lịch sử trước đây của bạn. Bạn có xu hướng hoàn thành công việc nhiều nhất vào thứ năm? Bạn chỉ có một nhiệm vụ khác trong danh sách của bạn cho thứ Hai? Trình lập lịch biểu sẽ tìm kiếm thời điểm thích hợp. Phần tốt nhất là cách Trình lập lịch thay đổi ngày cho tất cả các tác vụ quá hạn của bạn trong một cú trượt. Bạn luôn có thể thay đổi ngày nếu họ cảm thấy không phù hợp với bạn.

Todoist giữ sao lưu tự động dữ liệu của bạn. Khi tôi khám phá phần này trong tài khoản của mình, nằm trong Cài đặt, tôi đã tìm thấy một danh sách các bản sao lưu được dán nhãn rõ ràng với dấu thời gian và ngày. Bạn có thể tải xuống bất kỳ tệp nào trong số chúng và nhận tệp Zipped chứa tệp CSV cho từng dự án của bạn kể từ ngày và thời gian mà bạn có thể sử dụng để khôi phục dữ liệu của mình hoặc chuyển nó sang ứng dụng khác.

Nếu bạn cần một chút trợ giúp để thiết lập một dự án, bạn có thể khám phá thư viện mẫu của Todoist. Nó chứa các mẫu cho các dự án trên nhiều chủ đề khác nhau, từ các dự án cá nhân, chẳng hạn như chuyển nhà, đến các nhiệm vụ liên quan đến công việc, như một đường ống tuyển dụng.

Tính năng cuối cùng tôi muốn đề cập đến là các báo cáo, chỉ bởi vì tôi là một người đam mê trong lĩnh vực này. Với tài khoản Premium, Todoist theo dõi những gì bạn đã hoàn thành và tạo một báo cáo năng suất nhỏ mà nó cập nhật hàng ngày. Nó cũng cung cấp cho bạn một số điểm, mà nó gọi là Điểm Karma. Để sử dụng tính năng này, bạn đặt mục tiêu cho số lượng nhiệm vụ mỗi ngày bạn hy vọng hoàn thành. Nếu bạn đặt mục tiêu kiểm tra ba nhiệm vụ mỗi ngày, thì bất kỳ ngày nào khi bạn đạt được điểm đó đều được tính là thành công. Bạn càng có nhiều ngày thành công, Karma của bạn càng cao. Bạn có thể nói với Todoist bỏ qua một số ngày nhất định trong tuần và thậm chí sử dụng tùy chọn chế độ nghỉ để tạm dừng theo dõi Karma của bạn.

Tích hợp Todoist

Ngoài việc có một ứng dụng cho tất cả các nền tảng chính, Todoist còn cung cấp một loạt các plugin và tích hợp. Chúng giúp dễ dàng thêm các tác vụ vào danh sách việc cần làm của bạn từ một ứng dụng khác.

Ví dụ: bạn có thể thêm một plugin vào Gmail và Outlook cho phép bạn biến bất kỳ email nào thành một nhiệm vụ. Bạn cũng có thể cài đặt plugin trình duyệt cho Chrome và Firefox cho phép bạn lưu các trang web dưới dạng tác vụ. Tên của trang web trở thành tiêu đề nhiệm vụ mà bạn có thể thay đổi và liên kết của trang cũng được lưu trong tác vụ. Đây là một triển khai hữu ích để tạo danh sách các bài viết bạn muốn đọc, các công việc bạn muốn ứng tuyển hoặc các công ty và những người bạn cần nghiên cứu. Có một chức năng cho Safari thực hiện điều tương tự, nhưng đó là một phần của ứng dụng Todoist Mac, chứ không phải là một plugin riêng biệt.

Về mặt đồng bộ hóa ngày đến hạn với lịch khác, có các nút nhanh để tích hợp với Lịch Google và Lịch Outlook, cộng với liên kết lịch để bạn có thể kết nối với bất kỳ lịch nào hỗ trợ nguồn cấp dữ liệu đăng ký bên ngoài.

Các tùy chọn tích hợp khác bao gồm Slack, để bạn có thể gửi một tác vụ đến tài khoản Todoist của mình bằng cách nhập một vài từ văn bản đơn giản và hàng tá tùy chọn khác.

Todoist, hay không Todoist?

Phiên bản trả phí của Todoist là một trong những ứng dụng phải làm nhiều tính năng nhất mà tôi đã sử dụng. Nó có giao diện đơn giản và chức năng, hỗ trợ cộng tác và ứng dụng cho nhiều nền tảng để bạn có thể vào danh sách việc cần làm cho dù bạn ở đâu. Vì tất cả những lý do đó, Todoist Premium là sự lựa chọn của ban biên tập cho các ứng dụng danh sách việc cần làm.

Cho dù bạn chọn Todoist hay ứng dụng khác, bạn có thể nhận được một số gợi ý hữu ích để tận dụng tối đa sự lựa chọn của bạn từ các mẹo của PCMag để có danh sách việc cần làm hiệu quả hơn, hiệu quả hơn.