Đánh giá và đánh giá của Trello

Các công cụ trực tuyến để hợp tác và giao tiếp có rất nhiều. Một số, chẳng hạn như Jira, rất phổ biến trong số các nhà phát triển phần mềm, những người có thể sử dụng phong cách làm việc nhanh nhẹn hoặc chỉ trong thời gian. Trello có một cách tiếp cận khác và thay vào đó sử dụng phương pháp làm việc theo kiểu kanban, mang tính trực quan cao. Trello là một không gian làm việc hợp tác trực tuyến được sử dụng để quản lý tất cả các loại công việc, cho dù chúng là dự án kinh doanh hay công việc cá nhân. Nó hoạt động khá đơn giản, với khả năng kéo và thả và giao diện trực quan. Tuy nhiên, nếu bạn đang nghĩ đến việc sử dụng nó để quản lý dự án thực sự, hãy xem xét rằng nó thiếu những điều cơ bản về quản lý dự án như biểu đồ Gantt, các thành phần theo dõi thời gian và các công cụ báo cáo. Bạn có thể thêm các chức năng đó thông qua tích hợp ứng dụng và trình cắm, nhưng chúng không được bao gồm theo mặc định khi bạn đăng ký Trello hoặc trả tiền cho một tài khoản cao cấp. Trello rất bắt mắt và vui nhộn, và đó là một giải pháp cộng tác rất tốt cho một số loại công việc và nhóm nhất định. Tuy nhiên, tìm ra nếu nó phù hợp với nhóm của bạn có thể có một số thử nghiệm và lỗi, tuy nhiên.

Giá cả và kế hoạch

Trello cung cấp bốn cấp độ dịch vụ: một tài khoản miễn phí, cộng với ba phiên bản của các tài khoản trả phí được gọi là Vàng, Hạng thương gia và Doanh nghiệp.

Tài khoản miễn phí cung cấp cho bạn rất nhiều thứ để thử mà không có quá nhiều hạn chế. Bạn có thể tạo và quản lý bao nhiêu bảng, danh sách và thẻ theo ý muốn và đính kèm tệp có kích thước tối đa 10MB. Không có giới hạn về số lượng người có thể tham gia tài khoản của bạn. Những hạn chế là bạn chỉ nhận được một Power-Up hoặc tích hợp trên mỗi bảng. Power-Up bao gồm Salesforce, Join.me (dành cho hội nghị truyền hình), Slack, Zendesk, Github, v.v. Danh sách đầy đủ của Trello Power-Ups là trực tuyến.

Ngoài một tích hợp đó, bạn có thể kết nối với ba dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau: Google Drive, Box và Dropbox. Với tài khoản miễn phí, bạn chỉ có được chức năng cơ bản với các dịch vụ lưu trữ đó, nghĩa là bạn có thể thêm liên kết đến các tệp trong thẻ Trello của mình. Nếu bạn chọn đặt một trong những dịch vụ lưu trữ đó thành Power-Up, thì bạn sẽ có thêm một số chức năng. Trong trường hợp của Google Drive, bạn có thể xem trước các tệp ngay từ Trello và thậm chí tạo tài liệu mới ngay từ ứng dụng Trello.

Với $ 5 mỗi tháng hoặc $ 45 mỗi năm, bạn có thể nâng cấp tài khoản Trello miễn phí của mình thành tài khoản Vàng. Có hai lợi thế nghiêm trọng khi có tài khoản Vàng. Đầu tiên, kích thước tệp tối đa cho tệp đính kèm tăng lên 250MB. Thứ hai, bạn nhận được ba Power-Ups (tích hợp) trên mỗi bảng thay vì chỉ một. Các lợi ích khác, chẳng hạn như biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh và nhiều nhãn dán hơn, cảm thấy giống như mua trong ứng dụng cho các trò chơi video hơn là tăng cường năng suất.

Các tài khoản Doanh nghiệp và Doanh nghiệp là một câu chuyện khác nhau. Sự khác biệt chính giữa chúng và các tài khoản Vàng và miễn phí là các tầng hàng đầu đi kèm với kiểm soát quản trị viên.

Trello Business Class có giá $ 119, 88 mỗi người dùng mỗi năm, tương đương với 9, 99 đô la mỗi người mỗi tháng. Đó là gấp đôi những gì nó từng là. Với cấp độ tài khoản này, bạn nhận được Power-Ups không giới hạn, tệp đính kèm kích thước tệp tối đa 250MB và nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Quản trị viên của tài khoản Lớp doanh nghiệp có thể chỉ định người dùng nào có thể tạo bảng, với mức cấp phép nào, mọi thứ từ bảng công khai đến bảng riêng đến bảng chỉ hiển thị cho những người trong tổ chức. Trello Business Class cũng cung cấp cho bạn khả năng mời mọi người có quyền truy cập chỉ đọc vào bảng của bạn, cho phép bạn chia sẻ thông tin thích hợp với các cộng tác viên bên ngoài một cách an toàn. Bạn có thể hủy kích hoạt tài khoản của những người đã rời khỏi tổ chức mà không xóa sạch tất cả dữ liệu lịch sử của họ. Tài khoản doanh nghiệp cũng có thể tích hợp với Google Apps.

Trello Enterprise, sử dụng giá tùy chỉnh, dành cho các tổ chức có hơn 100 người. Tài khoản Doanh nghiệp đi kèm với mọi thứ trong tài khoản Hạng thương gia, nhưng có hỗ trợ qua điện thoại, liên hệ riêng tại Trello và thanh toán đơn giản. Xem trang Doanh nghiệp của Trello để biết thêm chi tiết.

Trello trước đây khá rẻ, đặc biệt là đối với các nhóm nhỏ hơn 15 người hoặc hơn, nhưng như tôi đã đề cập, giá đã tăng gấp đôi kể từ năm 2015. Bây giờ chi phí của Trello phù hợp hơn với các ứng dụng năng suất kinh doanh khác, bao gồm các ứng dụng quản lý dự án chuyên dụng, cung cấp thêm chút nữa. Tất nhiên, các công cụ cộng tác theo kiểu kanban như Trello và các ứng dụng quản lý dự án thực sự không giống nhau, vì vậy đây không phải là một so sánh táo bạo.

Tuy nhiên, thật tốt khi biết có bao nhiêu phần mềm trong cùng một danh mục chung có giá để hiểu được đâu là một thỏa thuận tốt và những gì không. Hai nền tảng quản lý dự án yêu thích của PCMag, Dự án Zoho và Dự án làm việc nhóm có giá cực kỳ hấp dẫn. Dự án làm việc nhóm tính phí $ 49 mỗi tháng (phí cố định) cho người dùng không giới hạn và gói đó bao gồm hỗ trợ tối đa 40 dự án với 20 GB dung lượng lưu trữ. Nó cũng bao gồm các biểu đồ và công cụ Gantt tương tác (tương thích kéo và thả) để theo dõi các mốc quan trọng, tất cả những thứ bạn mong đợi từ một ứng dụng quản lý dự án nghiêm ngặt. Một gói tương tự từ Dự án Zoho có giá $ 50 mỗi tháng cho 50 dự án và 100 GB dung lượng lưu trữ.

Nhiều ứng dụng quản lý dự án khác tính phí cho mỗi người dùng mỗi tháng. Chẳng hạn, LiquidPlanner bắt đầu với mức phí cao hơn $ 29 mỗi người dùng mỗi tháng (và có tối thiểu mười người dùng), nhưng nó có các công cụ báo cáo và thanh toán rộng rãi. Comindware Project, một dịch vụ quản lý dự án truyền thống với khả năng khiêm tốn hơn một chút, có giá tương đương với Trello Business Class: 9, 99 đô la mỗi người dùng mỗi tháng.

Bắt đầu với Trello

Trello và các ứng dụng kanban khác sử dụng bảng, danh sách và thẻ thay vì cấu trúc dựa trên dòng thời gian được thấy trong các ứng dụng quản lý dự án, xem xét các dự án, nhiệm vụ và các mốc quan trọng. Quản lý dự án được thiết kế cho các dự án có ngày kết thúc cụ thể và có thể giao được, trong khi các bảng Kanban được thiết kế để giúp các nhóm quản lý các loại công việc khác nhau và không nhất thiết phải là các dự án hữu hạn.

Nó giúp có một ví dụ và tôi sẽ cung cấp một ví dụ rất cơ bản. Hãy tưởng tượng rằng bạn có một bảng kanban cho danh sách việc cần làm của gia đình. Bạn có thể tưởng tượng nó như một bảng áp phích với ghi chú dán. Có ba cột (Trello gọi chúng là danh sách) được gắn nhãn Làm, Làm và Thực hiện. Trong cột Việc cần làm đầu tiên, các thành viên trong gia đình đặt các thẻ với một nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Chúng ta cũng nói rằng gia đình đã quyết định rằng mỗi người chịu trách nhiệm cho không quá ba nhiệm vụ cùng một lúc. (Đó là một quy tắc kiểu Kanban điển hình, nó giúp người dùng tập trung.) Khi các thành viên trong gia đình chọn các nhiệm vụ họ sẽ làm hoặc được giao cho họ, họ viết tên của họ trên các thẻ thích hợp và chuyển chúng vào cột Làm. Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, người chịu trách nhiệm sẽ chuyển nó vào cột Xong.

Từ ví dụ, bạn có thể lượm lặt được hai lợi ích chính của kanban. Một là thiết kế và quy tắc tham gia giới hạn số lượng công việc mà mọi người có thể có trên đĩa của họ tại một thời điểm, để họ không bị choáng ngợp. Thứ hai là mọi người đều có tầm nhìn về tình trạng công việc mà tổ chức (trong trường hợp này là gia đình) cần phải làm. Điều này cho phép cả trách nhiệm và khả năng giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm bị tụt lại phía sau.

Thẻ trong Trello có thể có rất nhiều chi tiết về chúng. Ngoài việc giữ một nhiệm vụ và tên của người được chuyển nhượng, một thẻ có thể có một danh sách các nhiệm vụ, ngày đáo hạn, mô tả chi tiết, siêu liên kết, tệp đính kèm, v.v.

Tương tác

Trello là một ứng dụng Web tương tác, với khả năng kéo và thả rất tốt. Ví dụ: nếu bạn muốn tải lên hình ảnh hoặc đính kèm tệp PDF vào thẻ, bạn có thể chọn chúng từ máy tính của mình và kéo chúng ngay vào thẻ. Họ tải lên chỉ trong vài giây. Bạn cũng có thể tải lên từ Google Drive, Box, Dropbox hoặc URL. Tôi thích rằng Trello lấy bất kỳ tài sản hình ảnh nào bạn tải lên và thêm một trong số chúng làm hình ảnh bìa vào thẻ của bạn, để bạn có thể dễ dàng xác định nhiệm vụ bất cứ khi nào bạn nhìn vào bảng.

Mặc dù bạn có thể chỉ định ai đó vào thẻ và đặt ngày đáo hạn, bạn sẽ không tìm thấy các tính năng quản lý dự án nâng cao hơn, chẳng hạn như ước tính các tình huống tốt nhất và trường hợp xấu nhất trong bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ. Điều kỳ lạ đối với tôi là thẻ không thể được kiểm tra như đã hoàn thành, mặc dù chúng có thể có ngày đáo hạn, nhưng có lẽ tôi đang cố gắng biến chúng thành nhiệm vụ khi chúng không hoạt động. Tuy nhiên, bạn có thể lưu trữ thẻ khi bạn hoàn thành với chúng.

Trello cho phép bạn thêm nhãn mã màu vào thẻ, nhưng, mặc dù có nhiều hy vọng, tôi thấy chúng là một sự thất vọng. Mỗi nhãn phải được mã hóa màu, có nghĩa là bạn hết màu dễ nhận biết sau khoảng 10 hoặc 12. Tôi cũng chỉ muốn xem các từ khóa tôi chọn sử dụng làm nhãn hoặc thẻ và có các công cụ đáng tin cậy để tìm kiếm và lọc thông tin dựa trên họ

Như tôi đã đề cập, Trello không có bất kỳ công cụ theo dõi thời gian riêng nào, biểu đồ Gantt hoặc báo cáo tiến độ, nhưng bạn có thể thêm một số tính năng này thông qua các tiện ích mở rộng Google Chrome của bên thứ ba. Tôi đã sửa lại một cái gọi là Plus cho Trello để thêm tính năng theo dõi thời gian, báo cáo và tính năng scrum (scrum là một phong cách làm việc tập trung vào lặp, phổ biến trong các nhà phát triển phần mềm). Chúng không tệ, nhưng chúng cũng không mạnh bằng các tính năng ước tính thời gian và báo cáo gốc được tìm thấy trong LiquidPlanner chẳng hạn. LiquidPlanner có thể thực hiện những việc như cấu hình lại toàn bộ dòng thời gian của các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau nếu thậm chí một người bỏ lỡ thời hạn.

Bạn có thể kết nối Trello với các ứng dụng kinh doanh khác ngoài những gì trong cửa hàng Chrome Extension. Các công cụ báo cáo thời gian Toggl và Harvest đều cung cấp tích hợp với Trello. Điều đó tốt nếu bạn quan tâm đến việc lắp ráp một bộ công cụ độc đáo để nhóm của bạn sử dụng. Tuy nhiên, nhiều nhóm sẽ thích một gói duy nhất cung cấp tất cả các tính năng họ cần trong hộp, tuy nhiên, không có gì sai khi thực hiện phương pháp DIY, nếu bạn có tài nguyên để thực hiện.

Một trong những điểm mạnh của Trello là có nhiều cách để sử dụng nó. Nó đủ linh hoạt để uốn cong theo ý muốn của bạn và bạn có thể trở nên khá sáng tạo. Ví dụ, tôi đã tạo một bảng trong Trello để theo dõi các ý tưởng du lịch. Danh sách của tôi dành cho các vùng du lịch khác nhau và thẻ dành cho các chuyến đi cụ thể. Bên trong những tấm thiệp tôi có ghi chú về thời điểm các lễ hội diễn ra ở những khu vực đó, những người bạn địa phương tôi nên liên hệ trước khi đến và hình ảnh về địa điểm này. Tôi cũng có một danh sách kiểm tra các nhiệm vụ, như kiểm tra xem tôi có cần visa, đặt chuyến bay, đặt chỗ, v.v.

Tính linh hoạt của Trello có vẻ như là một tài sản, nhưng nó cũng có thể là một gánh nặng ở chỗ bạn phải tìm ra cách sử dụng dịch vụ tốt nhất. Tôi từ lâu đã cảm thấy giống như về Asana, một công cụ quản lý tác vụ tuyệt vời có rất ít quy tắc về cách sử dụng nó đến mức có thể gây khó chịu cho người dùng mới khi họ cố gắng tìm ra cách nó có thể hoạt động với họ. Cả Trello và Asana đều có thể là những công cụ tuyệt vời, nhưng cần một đội ngũ mạnh mẽ, chặt chẽ để đưa ra một số thử nghiệm và lỗi khi lần đầu tiên áp dụng công cụ này và quyết định sử dụng nó.

Ứng dụng và tiện ích mở rộng

Trello làm tốt với các ứng dụng di động. Dịch vụ này cung cấp Trello cho điện thoại và máy tính bảng Android, cũng như iPhone và iPad. Ngoài ra còn có một ứng dụng Trello cho Slack. Các ứng dụng di động gần giống với trang web. Một mặt, điều đó có nghĩa là thật dễ dàng để chuyển từ ứng dụng Web sang ứng dụng di động. Mặt khác, các ứng dụng di động không có cùng bất động sản trên màn hình và tôi thấy rất khó sử dụng chúng như các sản phẩm độc lập mà không có ứng dụng Web đóng vai trò giao diện chính. Nói cách khác, các ứng dụng di động của Trello hoạt động tốt nhất như các ứng dụng đồng hành với ứng dụng Web, không phải là cách chính để bạn tương tác với dịch vụ.

Ngoài nhiều Tiện ích mở rộng Chrome và các ứng dụng tương thích mà bạn có thể thêm vào Trello, nó còn được hỗ trợ bởi Zapier và Ifttt. Zapier và Ifttt là các dịch vụ cho phép bạn kết nối các ứng dụng và công cụ trực tuyến không tương thích với nhau và điều quan trọng là bạn không cần biết cách viết mã để khiến chúng nói chuyện với nhau. Ví dụ: bạn có thể kết nối Trello và GitHub để mỗi khi có sự cố mới được tạo trong kho GitHub đã chọn, thẻ Trello sẽ tự động được tạo trên một bảng được chỉ định với các chi tiết về vấn đề.

Linh hoạt, trực quan và ánh sáng

Trello cung cấp một ứng dụng linh hoạt để quản lý công việc cộng tác. Tuy nhiên, vì nó linh hoạt, nó có thể yêu cầu một số thử nghiệm để tìm ra cách sử dụng nó tốt nhất cho nhóm của bạn và khối lượng công việc bạn quản lý. Đây là một giải pháp thay thế khá nhẹ, linh hoạt và tập trung cho các công cụ cộng tác của Biên tập viên hạng nặng như Asana, đòi hỏi nhiều thời gian hơn để thiết lập, và nếu không được triển khai chính xác, thực sự sẽ khiến bạn mất tập trung. Nếu những gì bạn thực sự muốn là phần mềm quản lý dự án truyền thống, bạn có thể thấy Trello sáng về các tính năng, vì nó thiếu các công cụ báo cáo tích hợp, các applet theo dõi thời gian và thậm chí các tác vụ truyền thống như bạn có thể biết. Để quản lý dự án đơn giản, tôi khuyên dùng Dự án Zoho và Dự án làm việc nhóm, Lựa chọn của ban biên tập tại PCMag.