Cập nhật đánh giá và đánh giá

Soạn thảo hợp đồng và thực hiện

Giao diện người dùng soạn thảo hợp đồng có thể được truy cập dưới dạng tiện ích hoặc cổng thông tin được nhúng trên trang web của công ty bởi người dùng chưa đăng ký. Nhưng đối với những người truy cập bảng điều khiển Trình quản lý cập nhật, cách dễ nhất để tạo hợp đồng mới là sử dụng tab Tài liệu. Như đã đề cập, Origin Systems tùy chỉnh từng loại câu hỏi hợp đồng để nền tảng sẵn sàng sử dụng với một cuộc phỏng vấn tùy chỉnh ngay khi bạn đăng nhập. Bạn có thể tải lên một tài liệu hiện có hoặc bắt đầu quá trình phỏng vấn để tạo riêng cho bạn phút Quá trình tải lên gợi nhớ đến quá trình Phỏng vấn, chỉ cần không có phần phỏng vấn và trả lời câu hỏi thực tế. Người dùng chọn một loại hợp đồng, nhập thông tin cơ bản và sau đó tải lên tài liệu. Hợp đồng do phỏng vấn tạo và các tài liệu được tải lên có chức năng tương tự nhau ngoại trừ chúng không thể được sửa đổi hoặc nhân bản. Cả quá trình sửa đổi và nhân bản đều ngụ ý thông tin Phỏng vấn, không được nhập khi tài liệu được tải lên trực tiếp.

Trái ngược với cách tiếp cận thư viện mệnh đề đối với việc tạo hợp đồng được sử dụng bởi các công cụ như Agiloft và Coupa Hợp đồng quản lý vòng đời, Updraft loại bỏ rủi ro sai sót, bao gồm tính toán ngày chấm dứt hợp đồng sai hoặc sử dụng thuật ngữ không chính xác do quy trình được hướng dẫn, quản lý là trước được phê duyệt bởi bộ phận pháp lý của bạn. Không có rủi ro về một hợp đồng không đầy đủ hoặc không thể thực thi có thể dẫn đến các khoản phạt hoặc hình phạt tuân thủ tiềm năng vì người dùng không thực sự đưa ra lựa chọn hợp pháp trên đường đi. Ưu điểm của quy trình phỏng vấn cây quyết định phù hợp là người dùng doanh nghiệp và người không phải là luật sư, đặc biệt là những người không quen thuộc với hợp đồng pháp lý, không phải chọn từ hàng tá thỏa thuận và kịch bản khác nhau và các tiền lệ khác nhau liên quan đến họ.

Quá trình phỏng vấn tự nó đã đơn giản trong việc tạo ra nhiều loại hợp đồng khác nhau. Quá trình này được tùy chỉnh như vừa đề cập. Nhưng để thử nghiệm, chúng tôi đã thử tạo ra một số loại hợp đồng được cấu hình sẵn khác nhau. NDAs, thỏa thuận tuyển dụng, cho thuê thương mại, kiện tụng, thỏa thuận cho vay, thỏa thuận bán hàng, và nhiều hơn nữa là tất cả các tiền lệ hợp đồng được hỗ trợ.

Khi bạn trả lời bảng câu hỏi và tạo hợp đồng của bạn, có một thanh tiến trình trên màn hình cung cấp cho bạn thời gian ước tính còn lại. Bạn có thể tạm dừng một cuộc phỏng vấn bất cứ lúc nào bằng cách đưa ra lý do và trích dẫn công việc của bạn đang tiến hành, sau đó nhấn nút Play bất cứ lúc nào để tiếp tục cuộc phỏng vấn. Ngay cả khi bạn vô tình đăng xuất, Updraft sẽ lưu vị trí của bạn và đưa bạn quay lại bảng câu hỏi khi bạn đăng nhập. Mỗi câu hỏi phỏng vấn có một ID duy nhất có thể tìm kiếm được.

Hệ thống cũng tự động trích xuất các thời hạn chính và thiết lập các thông báo và sự kiện định kỳ. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc của riêng mình với một mô tả, ngày và số ngày cảnh báo trên một cảnh báo hợp đồng nhất định. Các thông báo ngang bằng với các công cụ như Concord và ContractSafe trong việc đưa ra các cảnh báo chắc chắn, theo thời hạn với lựa chọn kích hoạt email hữu ích cho quy trình phê duyệt tự động.

Vào cuối bản câu hỏi, Updraft cho tôi tùy chọn mỗi lần để xem hợp đồng đã hoàn thành của tôi dưới dạng tệp Microsoft Word hoặc PDF. Sau bất cứ nơi nào từ 10-20 phút hoặc hơn mỗi hợp đồng tùy thuộc vào độ phức tạp, tôi có thể rút ra một hợp đồng pháp lý được viết chuyên nghiệp bắt nguồn từ các câu trả lời phỏng vấn của tôi. Khi hợp đồng đã được tạo, bạn luôn có thể quay lại cuộc phỏng vấn để sửa đổi hoặc bạn có thể tải lên một phiên bản mới hoặc đã ký của tài liệu. Bạn cũng có thể chỉ cần cập nhật các trường thông tin nếu bạn không muốn quay lại bảng câu hỏi. Hợp đồng cũng có thể được nhân đôi (điều này được gọi là "nhân bản" trong Updraft), có thể thêm ghi chú và mô tả và có thể đính kèm các tài liệu hỗ trợ.

Updraft có nền tảng chữ ký điện tử riêng và không tích hợp với Adobe Sign, DocuSign hoặc các nhà cung cấp bên thứ ba khác. Bạn có thể sử dụng phép tiêm cho hình ảnh chữ ký thông qua các tệp PDF, nhưng Updraft tập trung vào việc quản lý quy trình phê duyệt và tạo bằng chứng về sự đồng ý hợp pháp. Quản trị viên có thể phân công nhiệm vụ cho người dùng và đặt trình kích hoạt cho nhóm pháp lý, ví dụ, một cuộc phỏng vấn nhúng mới đã được hoàn thành và sẵn sàng để xem xét.

Khi mỗi bên nhận được email rằng hợp đồng đã sẵn sàng để ký, công cụ ký điện tử gốc sẽ mở một trang chữ ký ghi lại ngày và thời gian của chữ ký để ghi lại dữ liệu báo cáo. Updraft có khả năng tạo hợp đồng tốt nhất mà chúng tôi đã thử nghiệm và quá trình ký và thực hiện được thực hiện trơn tru và được quản lý an toàn. Mặc dù nó không cung cấp chức năng đàm phán hợp đồng và hợp đồng tích hợp sẵn có trong các công cụ như Agiloft và Onit Contract Management & Contract Review & Phê duyệt hợp đồng, quá trình soạn thảo dựa trên phỏng vấn của Updraft chỉ đơn thuần trong việc tạo hợp đồng và tạo tài liệu có hướng dẫn. Quá trình này là lý do cốt lõi tại sao chúng tôi chỉ định công cụ là Sự lựa chọn của ban biên tập.

Giao diện, quản lý và báo cáo

Giao diện người dùng quản trị Updraft rất thưa thớt và có thể hơi khó điều hướng, nhưng nó có một số tính năng quản lý hữu ích. Sau khi đăng nhập, điều đầu tiên bạn nhìn thấy là Hộp thư đến, đây là danh sách nhiệm vụ với một hàng đợi nhanh chóng về các nhiệm vụ cấp bách nhất và thời hạn hợp đồng. Tab Quản trị cho phép quản trị viên hạn chế quyền truy cập và chế độ xem dựa trên các loại tài liệu và bộ phận cụ thể, được nhóm thành "nhóm bảo mật. Do đó, những gì bạn thấy trong hộp thư đến sẽ phụ thuộc vào vai trò của bạn và các hợp đồng bạn đang quản lý.

Có một lược đồ được mã hóa màu trong hộp thư đến để thể hiện sự cấp bách. Màu đen có nghĩa là hợp đồng đã hết hạn, màu xanh lá cây có nghĩa là nó đang hoạt động và thang màu cam và đỏ cho thấy thời hạn đang đến gần. Nếu bạn nhấp vào hợp đồng, thì nó sẽ mở ra một cửa sổ với lịch sử giao dịch đầy đủ của tệp và thông tin liên quan. Từ hộp thư đến, bạn có một số tùy chọn quản lý: Có các biểu tượng để cập nhật hợp đồng hoặc thêm ghi chú, tài liệu hỗ trợ hoặc sự kiện. Ngoài ra còn có các biểu tượng để thay đổi trạng thái hoặc hành động của tài liệu như sao chép tài liệu hoặc chuyển quyền sở hữu cho người dùng khác.

Một lĩnh vực hữu ích khác là tab Trường hợp, cho phép nhóm pháp lý lưu trữ các tài liệu liên quan đến một trường hợp cụ thể cùng với các cuộc phỏng vấn được phổ biến trước để soạn thảo hợp đồng liên quan hoặc nắm bắt thông tin từ các bên sẽ dẫn đến nhiều tài liệu và giao dịch liên quan đến vụ án. Tab Tài liệu, được đề cập trước đó, bao gồm cửa sổ tìm kiếm phong phú với các bộ lọc để sắp xếp theo loại tài liệu, số ID, mô tả và từ khóa cụ thể, chủ sở hữu hợp đồng hoặc trạng thái tài liệu cụ thể. Updraft là tất cả về tiến trình thông qua và hoàn thành các nhiệm vụ, do đó, nhấn nút Quay lại trong khi bạn đang ở giữa một hành động đôi khi sẽ đăng xuất bạn khỏi UI. Điều này làm cho việc điều hướng qua lại có phần ít trực quan hơn so với giao diện người dùng giống như Gmail được tìm thấy trong Concord hoặc các trải nghiệm đơn giản hơn như ContractSafe và Hound hợp đồng. Nhưng, cuối cùng, đây chỉ là một ngụy biện nhỏ.

Các công cụ quản trị và báo cáo cũng rất chắc chắn, mặc dù không tiên tiến về mức độ chi tiết như các báo cáo hoặc trực quan hóa dữ liệu của Quản lý vòng đời hợp đồng Coupa hoặc Agiloft. Bạn có thể chạy các báo cáo về các tham số bao gồm hợp đồng đang hoạt động hoặc hết hạn, thời hạn gia hạn và hoạt động của người dùng. Bạn có thể xuất dữ liệu (ở định dạng tệp CSV, Microsoft Excel hoặc XML) hoặc chạy nó với một số tùy chọn biểu đồ đường và thanh đơn giản mà Updraft cung cấp cho bạn. Báo cáo có thể được cấu hình thêm bởi phạm vi ngày tùy chỉnh và tài liệu, mô tả, dữ liệu hoặc bộ lọc người dùng bổ sung.

Theo như bảng quản trị, quản trị viên có thể định cấu hình quyền truy cập, nhóm bảo mật và thông báo người dùng cụ thể và các loại tài liệu tùy chỉnh với các đặc quyền cụ thể được đính kèm. Vì vậy, người dùng có thể là thành viên của nhiều nhóm bảo mật cộng với các đặc quyền để xem hoặc chỉnh sửa các hợp đồng hoặc loại tài liệu cụ thể.

Hỏi đáp hợp đồng tự nhiên

Updraft là một nền tảng quản lý hợp đồng vững chắc với sự lựa chọn tốt các tính năng quản trị, tìm kiếm và phân loại, báo cáo và quản lý tác vụ. Nhưng đó không phải là lý do tại sao nó kiếm được sự lựa chọn của ban biên tập. Quá trình soạn thảo hợp đồng dựa trên bảng câu hỏi là vô song bởi bất kỳ công cụ nào khác mà chúng tôi đã thử nghiệm. Và, kết hợp với quy trình phê duyệt và ký kết liền mạch, nó làm cho Updraft trở thành nền tảng dễ dàng nhất cho bất kỳ người dùng doanh nghiệp nào để tạo và thực hiện hợp đồng. Nó đòi hỏi thiết lập nhà cung cấp đáng kể và chi phí trả trước, nhưng, đối với một bộ phận pháp lý muốn cho phép toàn bộ tổ chức của mình soạn thảo hợp đồng an toàn cho các tình huống khác nhau, kinh nghiệm phỏng vấn của Updraft làm cho quá trình này trở nên đơn giản và tự nhiên nhất có thể.