Đánh giá và đánh giá Xero

Xero vượt trội như một trang web kế toán doanh nghiệp nhỏ. Nó được xây dựng cho web từ đầu, và nó hỗ trợ mọi yếu tố tài chính chính mà bạn mong đợi trong một giải pháp kế toán kép: bán hàng, mua hàng, hàng tồn kho và bảng lương (đối với hầu hết các tiểu bang). Bạn có thể tạo hồ sơ cho khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và các mặt hàng; và bạn có thể sử dụng chúng trong các giao dịch tùy chỉnh tiêu chuẩn, chẳng hạn như hóa đơn, đơn đặt hàng và báo giá. Xero cho phép bạn quản lý tài sản cố định mà một số đối thủ cạnh tranh không làm. Xero cũng đã bổ sung nhiều tính năng mới trong năm ngoái, bao gồm quản lý chi phí, tích hợp với các bộ xử lý thanh toán và tổ chức tài chính bổ sung và các cải tiến cho ứng dụng iOS của mình.

Công ty cung cấp ba mức giá khởi động sau 30 ngày dùng thử miễn phí. Xero Early ($ 9 mỗi tháng) có giới hạn hàng tháng là năm hóa đơn và báo giá, năm hóa đơn và đối chiếu cho 20 giao dịch ngân hàng, nhưng nó không hỗ trợ bảng lương. Xero grow ($ 30 mỗi tháng) thêm chức năng thanh toán và hóa đơn không giới hạn, báo giá và hóa đơn; nó cũng hỗ trợ tính lương cho tối đa năm người. Xero Được thành lập ($ 60 mỗi tháng) là phiên bản duy nhất cung cấp hỗ trợ nhiều loại tiền tệ. Nó cũng cung cấp bảng lương cho tối đa 10 nhân viên. Xero là một giải pháp hợp lý hơn nhiều so với QuickBooks Online, có giá khởi điểm $ 20 mỗi tháng.

Hoạt động sớm

Nếu bạn đang sử dụng một giải pháp kế toán khác (hoặc Microsoft Excel), thì bạn có thể đã tạo rất nhiều dữ liệu kế toán trực tuyến. Xero giúp dễ dàng nhập hồ sơ, giao dịch và một số dữ liệu khác từ QuickBooks Online bằng công cụ chuyển đổi trực tiếp. Nếu bạn đã có các tệp đã được thiết lập ở định dạng CSV hoặc TXT (danh bạ, vật phẩm tồn kho, hóa đơn, v.v.), thì bạn cũng có thể nhập chúng vào Xero.

Nếu bạn bắt đầu làm mới với Xero, thì bạn sẽ nhận được trợ giúp tối thiểu với thiết lập, điều này khá điển hình ngày nay đối với kế toán trực tuyến dành cho doanh nghiệp nhỏ (Sage 50cloud là một ngoại lệ). Video trợ giúp của Xero gợi ý rằng bạn nhảy ngay vào và tạo hóa đơn, đây là một cách tiếp cận. Bạn sẽ cảm thấy như bạn thực sự đang hoàn thành một cái gì đó một cách nhanh chóng (chúng tôi khuyên bạn nên làm việc với Công ty Demo của trang web trước khi bạn bắt đầu nhập dữ liệu trực tiếp của riêng mình). Giao dịch dễ dàng hơn khi bạn đã nhập một số bản ghi liên hệ và mục và thực hiện một số nhập dữ liệu ban đầu và cấu hình, bao gồm Cài đặt tổ chức.

Một số trang web kế toán, như Kashoo, đang bắt đầu di chuyển các cài đặt sang các màn hình liên quan trong trang web thay vì đặt chúng trên một màn hình nhiều phần hoặc một bộ màn hình. Xero cũng làm điều này, có vẻ như là một thực hành thông minh. Nó có thể đáng sợ để đối phó với tất cả các tùy chọn đó cùng một lúc.

Xuất hiện và điều hướng

Xero và QuickBooks Online có ngoại hình rất khác nhau. Trong đó QuickBooks Online trải dài trên toàn bộ màn hình và sử dụng phông chữ và đồ họa lớn, Xero nhỏ gọn hơn, chỉ chiếm phần trung tâm của màn hình trên một số trang. Mỗi người trình bày dữ liệu tài chính quan trọng và liên kết đến các hoạt động liên quan theo những cách khác nhau trên trang chủ hoặc bảng điều khiển của họ. Cả hai đều hiệu quả, nhưng tôi thích cách tiếp cận của Xero. Trang web hiển thị số dư tài khoản và chi phí; số và biểu đồ thể hiện hóa đơn chưa thanh toán và hóa đơn chưa thanh toán; và một danh sách theo dõi tài khoản. Hầu hết mọi thứ trên bảng điều khiển là một liên kết có thể đưa bạn đến các trang và hành động liên quan.

Mỗi sản phẩm kế toán chúng tôi đã đánh giá đều có hệ thống điều hướng riêng và chúng tôi vẫn chưa thấy một sản phẩm nào không hoạt động. Trong Xero, các tab chạy theo chiều ngang trên cùng, chia trang web thành các nhóm chức năng, hợp lý: Bảng điều khiển, Tài khoản, Bảng lương, Báo cáo, Cố vấn, Danh bạ và Cài đặt. Khu vực Tài khoản là nơi bạn sẽ dành phần lớn thời gian làm việc hàng ngày của mình. Menu này mở ra một số chức năng con, chẳng hạn như Tài khoản ngân hàng, Bán hàng, Mua hàng và Hàng tồn kho. Các công cụ Tài sản cố định cũng nằm ở đây.

Khi bạn đi sâu vào Bán hàng, Xero sử dụng các quy ước Windows tiêu chuẩn để nhập và điều hướng dữ liệu. Bốn nút ở các công cụ mở hàng đầu để tạo giao dịch bán hàng, gửi báo cáo, nhập hóa đơn bán hàng và tìm kiếm hóa đơn và báo giá cụ thể. Dưới đây là thông tin về hóa đơn của bạn. Các nút lớn hiển thị cho bạn tổng số hóa đơn và đô la ở dạng bản nháp, những hóa đơn đang chờ phê duyệt và thanh toán và các giao dịch bán hàng quá hạn của bạn. Báo giá hoạt động theo cùng một cách: Bạn có thể thấy trong nháy mắt ở dạng bản nháp, gửi, chấp nhận và hết hạn. Một số trang web khác hoạt động tương tự, giúp dễ dàng xem trạng thái biểu mẫu của bạn trong nháy mắt.

Nhấp vào Dự thảo dưới Hóa đơn và một cửa sổ mới sẽ hiển thị bảng các giao dịch liên quan. Bạn có thể đánh dấu một hoặc nhiều mục và nhấp vào nút để gửi phê duyệt, phê duyệt, xóa, in hoặc gửi email. Xero thực hiện công việc tuyệt vời là cung cấp các chế độ xem khác nhau về dữ liệu tài chính của bạn và các công cụ điều hướng cần thiết để làm việc với chúng.

Ai có giao diện người dùng tốt nhất, hiệu quả nhất sau đó? Đó là một cuộc gọi chủ quan. Một số người dùng sẽ thích cách tiếp cận kinh tế, vô nghĩa của Xero. Những người khác thích giao diện rộng rãi, thẩm mỹ hơn của QuickBooks Online và Zoho Books.

Lập hồ sơ

Một lĩnh vực khác mà bạn sẽ thực hiện rất nhiều công việc, đặc biệt là lúc đầu tiên là Liên hệ. Tại đây, bạn tạo hồ sơ cho khách hàng và nhà cung cấp có chứa cả thông tin liên hệ và chi tiết tài chính kỹ lưỡng. Chúng bao gồm các trường để xác định nhiều giá trị mặc định cho mỗi liên hệ, chẳng hạn như thuế, tài khoản (bán hàng hoặc mua hàng), giảm giá, tiền tệ và chủ đề hóa đơn. Ngược lại, hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp của QuickBooks Online chứa các trường cho một nhóm mặc định khác: phương thức thanh toán và phân phối ưa thích, các điều khoản, v.v. Khi bạn đã tạo một liên hệ, Xero hiển thị màn hình bản ghi tuyệt vời bao gồm các hoạt động lịch sử và email, hoạt động đang chờ xử lý và liên kết đến các hình thức giao dịch liên quan.

Xero cũng cung cấp các mẫu hồ sơ chi tiết cho các mặt hàng và dịch vụ của công ty bạn có chứa các trường thông tin (giá, tài khoản, mô tả, v.v.) về các sản phẩm bạn mua và bán. Nhấp vào hộp phía trước trường I Track This Item mới và Xero yêu cầu bạn chọn Tài khoản tài sản tồn kho của bạn, sau đó bắt đầu theo dõi hàng tồn kho trong nền. Bạn có thể nhập số dư hàng tồn kho mở hoặc nhập chúng theo cách thủ công, mặc dù không dễ dàng như trong Workpoint. Điều chỉnh mức tồn kho khá đơn giản trong Xero, mặc dù. Nhìn chung, các tính năng quản lý kho của trang web ngang bằng với QuickBooks Online, nhưng không tiên tiến như của Zoho Books.

Hình thức giao dịch và chi phí mới

Nếu bạn đã xây dựng một nguồn cung cấp hồ sơ liên hệ và vật phẩm / dịch vụ tốt, thì việc tạo giao dịch trong Xero là một quy trình đơn giản. Trang web cung cấp các mẫu cho mọi loại giao dịch mà một doanh nghiệp nhỏ sẽ cần: hóa đơn và lặp lại hóa đơn, báo giá, hóa đơn (hiện có thể được gửi qua email dưới dạng PDF), đơn đặt hàng và ghi chú tín dụng. Mỗi trường chứa các trường bạn muốn có trong các biểu mẫu đó và mức độ chi tiết được phép (bao gồm giảm giá, khu vực và trạng thái thuế bán hàng) có thể so sánh với những gì đối thủ cung cấp.

Chúng tôi đã xem xét Xero giống như công ty đang thực hiện chuyển đổi sang hệ thống theo dõi chi phí hoàn toàn mới trên cả web và di động. Xero Expense mới cung cấp trải nghiệm người dùng tốt hơn và chức năng nâng cao, đặc biệt là trong các ứng dụng di động của nó. Cuối cùng, bạn có thể chụp ảnh biên lai và để Xero nhập các chi tiết có liên quan trong một biểu mẫu chi phí. Tính năng mới cho phép bạn lập hóa đơn chi phí cho khách hàng hoặc công việc và cung cấp các phân tích sâu sắc về những người đã chi tiêu những gì. Bạn cũng có thể gửi biên lai sử dụng ngoại tệ.

Xero xử lý thuế bán hàng đặc biệt tốt. Không giống như nhiều nhà cung cấp khác, bạn có thể bật Tra cứu thuế trong menu Cài đặt và ứng dụng sẽ kéo theo tỷ lệ chính xác dựa trên vị trí thực tế của khách hàng. Xero nhận được các mức giá này từ Avalara, một trong những nhà cung cấp dữ liệu thuế bán hàng chính, vì vậy độ chính xác được đảm bảo. Trang web cũng cung cấp hai báo cáo thuế bán hàng: Tóm tắt thuế bán hàng và báo cáo kiểm toán thuế bán hàng.

Xero thiếu công cụ thanh toán thời gian hoạt động cá nhân tìm thấy trong ZipBooks và nó không theo dõi chi phí theo dự án như Kashoo. Nhưng cả hai chức năng này đều đang hoạt động và có thể được xem trước. Trang web đã thêm một tab điều hướng mới kể từ năm ngoái: Các dự án, có menu chứa cả mục quản lý dự án và thời gian. Các dự án được bao gồm trong kế hoạch thành lập.

Đổi mới Xero

Vào mùa hè năm 2019, bạn có thể thấy một số cải tiến mang tính cách mạng hơn đối với Xero. Công ty đã làm việc với máy học (ML) và trí tuệ nhân tạo (AI) để thêm các quy trình tự động hơn vào trang web, cũng như kết nối tốt hơn với các trang web tài chính liên quan.

Trong khi đó, Xero đang làm sáng tỏ những gì đã là một trang web kế toán sáng tạo, có khả năng. Ví dụ: giao dịch bán hàng trực tuyến của trang web cho phép giao tiếp và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực giữa bạn và khách hàng. Các đối thủ cạnh tranh trong lớp này không cung cấp một tính năng tương đương. Danh sách thông minh hỗ trợ các tìm kiếm tinh vi. Các danh mục theo dõi trong Xero tương tự như tính năng Class trong QuickBooks Online vì cả hai đều cho phép bạn chỉ định danh mục cho các giao dịch kế toán của mình.

Xero đã thêm tùy chỉnh nâng cao vào các mẫu báo cáo trước khi chúng tôi xem xét vào năm ngoái. Năm nay, bạn sẽ thấy một số báo cáo mới, bao gồm Chi tiết trang trí (trong bảng lương), Tóm tắt hóa đơn phải trả và Chi phí có thể thanh toán nổi bật. Biên chế hiện hỗ trợ 37 tiểu bang (mặc dù không phải tất cả đều cung cấp việc nộp thuế biên chế điện tử) và tính ổn định của các báo cáo liên quan là rất nổi bật.

Ứng dụng tích hợp, Trợ giúp, Di động

Xero đã xây dựng một cái gì đó của một hệ sinh thái tài chính. Nó hợp tác chặt chẽ với một số nhà cung cấp ứng dụng bên thứ ba tốt nhất để tích hợp với các công cụ kế toán của riêng mình. Điều này có thể giúp các công ty đang phát triển mở rộng các tính năng của Xero trong các lĩnh vực cụ thể. Trang web và mạng cố vấn của nó tiếp tục phát triển nhanh chóng. QuickBooks Online cũng có hàng trăm ứng dụng bổ trợ của bên thứ ba trong nhiều danh mục năng suất và tài chính khác, nhưng Zoho Books thiếu những ứng dụng này.

Hỗ trợ là cực kỳ quan trọng đối với người dùng trang web kế toán doanh nghiệp nhỏ. Những cá nhân này thường bắt đầu với ít hoặc không có kinh nghiệm với sổ sách trực tuyến. Xero có một mạng lưới các cố vấn toàn cầu là các chuyên gia trong trang web và có thể làm việc với các doanh nghiệp nhỏ. Tài liệu trực tuyến của trang là đặc biệt, cung cấp hướng dẫn từng bước cho các tính năng của sản phẩm. Tuy nhiên, trừ khi bạn làm việc với một cố vấn, tùy chọn duy nhất của bạn để nhận câu hỏi được trả lời là qua email. Điều đó nghe có vẻ tốt cho đến khi bạn gặp vấn đề khẩn cấp. Zoho Books bổ sung email của mình bằng các tệp điện thoại, trò chuyện và trợ giúp trực tuyến.

Xero cung cấp cả ứng dụng Android và ứng dụng iPhone, nhưng họ có cách để phù hợp với những trang web như QuickBooks Online và Zoho Books cung cấp. Bắt đầu với Bảng điều khiển, chỉ liệt kê số dư tài khoản, tổng doanh số và mua hàng và biểu đồ vào / ra tiền mặt, mọi yếu tố trong ứng dụng của Xero là một phiên bản rút gọn của những gì có sẵn trên trang web. Nhấp vào biểu tượng "Bán hàng" trên thanh công cụ và bạn có thể xem các hóa đơn và báo giá hiện có và tạo các hóa đơn mới. Nhấp vào biểu tượng "Mua hàng" cung cấp cho bạn tùy chọn để xem và thanh toán hóa đơn và tạo biên lai theo cách thủ công. (Bạn phải tải xuống ứng dụng Xero Expense riêng để chụp ảnh biên lai.) Danh sách khách hàng và nhà cung cấp của bạn ở đó nhưng nó chỉ chứa các chi tiết liên hệ cơ bản; đó là nó. Xero dựa trên trình duyệt có đầy đủ tính năng đến nỗi chúng tôi thất vọng vì nhiều chức năng này không có sẵn từ xa.

Một sự tiến hóa nhanh chóng

Xero bắt đầu cuộc sống ở New Zealand, nhưng nó đã phát triển nhanh chóng kể từ khi nó xâm nhập thị trường Mỹ vài năm trước. Tính khả dụng, tính năng, khả năng mở rộng và mạng lưới cố vấn của nó làm cho nó trở thành một trong những trang web kế toán doanh nghiệp nhỏ tốt nhất hiện nay. Tuy nhiên, QuickBooks Online đã có nhiều thời gian hơn để phát triển thành một trang web kế toán toàn diện hơn, có thể mở rộng và sắp xếp hợp lý hơn, và nó vẫn giữ được giải thưởng Sự lựa chọn của ban biên tập.