Đánh giá và đánh giá sách Zoho

Zoho không phải là một công ty dịch vụ tài chính chuyên dụng như Intuit: Đây là nhà phát triển các ứng dụng năng suất trực tuyến tích hợp rất tốt. Kể từ năm 2011, một trong số đó chỉ là Zoho Books, tập hợp các công cụ đáp ứng nhu cầu kế toán doanh nghiệp nhỏ của con sư tử. Khả năng sử dụng, tính linh hoạt và độ sâu của Zoho Books trong các lĩnh vực kế toán tiêu chuẩn Bán hàng và mua hàng, theo dõi thời gian và dự án và quản lý hàng tồn kho bằng nhau và đôi khi vượt qua những gì được cung cấp bởi các trang web cạnh tranh. Nó cũng cung cấp nhiều tài nguyên trợ giúp hơn hầu hết các đối thủ, điều rất quan trọng đối với các giải pháp kế toán. Trong số các trang web kế toán doanh nghiệp nhỏ, Zoho Books là một giá trị tuyệt vời, mặc dù các tùy chọn bảng lương tích hợp của nó bị hạn chế.

Giá cả và kế hoạch

Sau 14 ngày dùng thử miễn phí cho Zoho Books, bạn có thể đăng ký Gói cơ bản với giá 9 đô la mỗi tổ chức mỗi tháng, giới hạn cho bạn 50 liên hệ, một người dùng cộng với một kế toán viên và năm quy trình làm việc tự động (nhiều hơn về sau). Các tính năng được hỗ trợ bao gồm hóa đơn, theo dõi chi phí, dự án và bảng chấm công. Gói tiêu chuẩn ($ 19 mỗi tổ chức mỗi tháng) cung cấp cho bạn các giới hạn cao hơn đối với mọi thứ trong Cơ bản và thêm hóa đơn, tín dụng nhà cung cấp và thẻ báo cáo. Chuyên nghiệp ($ 29 mỗi tổ chức mỗi tháng) cung cấp liên hệ và người dùng không giới hạn và 10 quy trình làm việc tự động cho mỗi mô-đun, ngoài đơn đặt hàng, đơn đặt hàng và theo dõi hàng tồn kho.

Giá đó so sánh thuận lợi với lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi, Intuit QuickBooks Online, bắt đầu ở mức 20 đô la mỗi tháng cho gói Bắt đầu đơn giản của nó. Cấp tiếp theo của nó là Essentials, bổ sung tính năng thanh toán, nhiều người dùng và khả năng theo dõi thời gian với giá 35 đô la mỗi tháng. Gói cộng thêm $ 60 mỗi tháng cung cấp theo dõi toàn bộ dự án và hàng tồn kho. Sage Business Cloud Account bắt đầu từ $ 25 mỗi tháng. Gói Starter của ZipBooks miễn phí, cung cấp danh bạ và hóa đơn không giới hạn, một nguồn cấp dữ liệu ngân hàng và quản lý thu nhập và chi phí. Wave cũng miễn phí sử dụng, mặc dù nó tính phí giao dịch.

Kể từ lần cuối cùng chúng tôi xem xét, Zoho Books đã kết hợp hàng tá thay đổi nhỏ để cải thiện tính linh hoạt và khả năng sử dụng, và một vài thay đổi lớn, như bổ sung bảng lương cho California và Texas, xuất mẫu, quét tài liệu, phím tắt và quy trình phê duyệt cho giao dịch.

Có một lĩnh vực mà Zoho Books không đáp ứng hoặc vượt quá tiêu chuẩn do Intuit QuickBooks Online và Xero đặt ra, nhưng đó là một lĩnh vực quan trọng đối với một số công ty: Như đã đề cập ở trên, bảng lương chỉ có sẵn cho California và Texas; New York là tiếp theo. Nhưng ở mọi khu vực khác, hồ sơ liên hệ và vật phẩm, giao dịch, quản lý dự án và quản lý dự án, khả năng tùy biến, tự động hóa và giao diện người dùng là một trong những điều tốt nhất chúng tôi đã xem xét.

Cài đặt hào phóng, Tùy chọn nhập

Trong quá trình thiết lập, Zoho Books cung cấp những điều tốt nhất của cả hai thế giới. Trang web sẽ đưa bạn qua một loạt các màn hình sau khi bạn tạo tài khoản (ZipBooks thiếu công cụ này), giúp bạn định cấu hình cài đặt cá nhân của mình. Nó cho bạn biết trên mỗi trang mà bạn có thể xem lại các tùy chọn cài đặt sau này nếu bạn thích.

Giống như một số đối thủ cạnh tranh, Zoho Books chia các công việc thiết lập của bạn thành các nhóm nhiệm vụ liên quan. Đầu tiên trong danh sách của bất kỳ ai là hồ sơ công ty, bao gồm các chi tiết như thông tin liên lạc, cơ sở thuế và năm tài chính. Khả năng tùy chỉnh của trang web trở nên rõ ràng ngay cả trên trang này, thường là một bộ sưu tập thực tế được cắt xén: Bạn có thể xác định tối đa năm trường tùy chỉnh. Tiếp theo, bạn nhập số dư mở. Và nếu có nhiều người cần sử dụng Zoho Books, bạn có thể thiết lập họ dưới dạng người dùng bổ sung bằng cách gán cho họ một trong nhiều cấp truy cập, tất cả đều có thể được sao chép và một số có thể được chỉnh sửa.

Có rất ít dữ liệu bạn không thể nhập vào Zoho Books. Bạn có thể tải xuống các tệp mẫu để đảm bảo rằng ánh xạ của bạn là chính xác, sau đó nhập danh bạ, hồ sơ vật phẩm và giao dịch mua / bán trong CSV và một số định dạng toàn cầu khác (tính năng sau chỉ có ở Zoho Books trong các dịch vụ kế toán doanh nghiệp nhỏ. thử nghiệm).

Giao diện người dùng, điều hướng và trợ giúp tuyệt vời

Bảng điều khiển của Zoho Books cung cấp nhiều thông tin tài chính hơn Kashoo, nhưng nó không tương tác như của Xero. Các khoản phải thu / phải trả hiện tại và quá hạn và dòng tiền xuất hiện ở đầu trong cả số và biểu đồ. Dưới đây là biểu đồ có thể tùy chỉnh so sánh thu nhập và chi phí và kế toán các chi phí hàng đầu của bạn. Trạng thái dự án và số dư tài khoản, với các liên kết đến các thanh ghi giao dịch, làm tròn dữ liệu của màn hình.

Giao diện người dùng của Zoho Books đặc biệt sạch sẽ, hấp dẫn và dễ hiểu. Cửa sổ bên trái hiển thị các liên kết điều hướng đến các khu vực chức năng của Zoho Books: Bảng điều khiển, Danh bạ, Vật phẩm, Ngân hàng, Bán hàng, Mua hàng, Kế toán, Bảng chấm công và Báo cáo (và bây giờ, Bảng lương). Một số đưa bạn thẳng đến màn hình làm việc, trong khi một số khác hiển thị menu con của các tùy chọn. Một sự kết hợp hiệu quả của các nút, danh sách thả xuống, các trường điền vào chỗ trống và các hộp kiểm làm cho các tùy chọn điều hướng và nhập dữ liệu khá rõ ràng.

Nhấp vào biểu tượng bánh răng nhỏ ở góc trên bên phải và một menu sẽ mở ra, hiển thị các liên kết đến các trang thiết lập cho nhiều tính năng. Chúng bao gồm tiền tệ, thuế, mẫu, nhắc nhở và tự động hóa. Ngoài ra còn có một liên kết đến một trang liệt kê tất cả các tích hợp tích hợp mà Zoho Books có với các ứng dụng khác (ngoài Zoho CRM, Zoho Expenses và các trang khác), như Office 365, Outlook, Avalara, Slack và Square.

Bạn cũng sẽ muốn nhấp vào liên kết đến Tùy chọn của dịch vụ trước khi bắt đầu hoạt động tài chính của mình. Ngoài nhiều thứ khác, bạn có thể tắt một số mô-đun nâng cao hơn, chỉ định cài đặt cổng khách (không bình thường ở cấp sản phẩm này), tạo nhiều trường tùy chỉnh cho hầu hết mọi loại bản ghi và giao dịch, và thiết lập cài đặt cho ghi chú giao hàng và phiếu đóng gói (hai công cụ không được tìm thấy trên các trang web của đối thủ cạnh tranh).

Một liên kết để giúp tài nguyên cũng xuất hiện ở phần trên bên phải của màn hình. Nhiều công cụ hướng dẫn của Zoho Books (Câu hỏi thường gặp, tài liệu, cộng đồng) là đối thủ của Xero, có một số tùy chọn hỗ trợ tốt nhất tôi từng thấy. Bạn cũng có thể liên hệ với các chuyên gia thông qua trò chuyện, điện thoại và email. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng Zoho Books không có mạng lưới các chuyên gia theo ý mình rằng QuickBooks đã được xây dựng trong hơn một phần tư thế kỷ kể từ khi nó được phát hành lần đầu tiên. Điều đó nói rằng, hồ bơi của nó là đáng kính cho một sản phẩm chỉ xuất hiện vào năm 2011.

Hồ sơ ấn tượng

Zoho đã tập hợp một tập hợp các mẫu hồ sơ, biểu mẫu giao dịch và báo cáo gây ấn tượng. Tuy nhiên, lưu ý rằng QuickBooks vẫn có lợi thế khi báo cáo khả năng tùy chỉnh.

Liên hệ có thể là khách hàng hoặc nhà cung cấp hoặc cả hai. Bạn nhập chi tiết liên hệ chính của bạn ở đầu mỗi bản ghi, sau đó di chuyển xuống cửa sổ được gắn thẻ bên dưới cho phép bạn chuyển đổi giữa thuế và chi tiết thanh toán, địa chỉ, người liên hệ, trường tùy chỉnh, thẻ báo cáo và nhận xét. Không có trang kế toán doanh nghiệp nhỏ nào khác mà chúng tôi đã xem xét cho phép bạn tạo tối đa 10 trường tùy chỉnh cho hồ sơ và không một trong số chúng hỗ trợ các hồ sơ kỹ lưỡng như vậy cho các liên hệ.

Khi bạn đã tạo một số bản ghi liên hệ, bạn có thể xem từng bản trong một cửa sổ, một lần nữa, tốt hơn so với các đối thủ của Zoho Books. Thông tin liên lạc chính được hiển thị trên màn hình mặc định, cũng như số và biểu đồ cho các khoản phải thu / phải trả và thu nhập / chi phí Loại hình bảng điều khiển nhỏ cho mỗi khách hàng. Nhấp vào tab Giao dịch và bạn nhận được danh sách tất cả các giao dịch với liên hệ đó và trạng thái cho từng giao dịch. Tab Hoạt động gần đây mở ra một loại dấu vết kiểm toán cho liên hệ hiện tại.

Khả năng quản lý hàng tồn kho cũng vượt trội so với đối thủ. Bản ghi mục chứa các trường tiêu chuẩn (mô tả mua hàng, tỷ lệ và tài khoản), nhưng bạn cũng có thể tạo và sử dụng các đơn vị đo lường. Nếu bạn chỉ ra rằng bạn muốn theo dõi hàng tồn kho, bạn có thể hoàn thành các trường để mở cổ phiếu, mở tỷ lệ cổ phiếu trên mỗi đơn vị, sắp xếp lại điểm và nhà cung cấp ưa thích. Hóa đơn hiển thị số có sẵn khi bạn nhập một mục. Bạn cũng có thể dễ dàng thiết lập bảng giá và điều chỉnh mức tồn kho tại đây. Không có trang web kế toán doanh nghiệp nhỏ nào khác cung cấp độ sâu theo dõi hàng tồn kho này, đặc biệt là với sự dễ dàng mà Zoho Books thực hiện.

Hình thức giao dịch và hơn thế nữa

Zoho Books cung cấp nhiều loại giao dịch hơn và linh hoạt hơn trong chính các biểu mẫu hơn bất kỳ sản phẩm nào khác. Ngoài các hình thức bán hàng tiêu chuẩn mà đối thủ cạnh tranh hỗ trợ, nó bao gồm hóa đơn người lưu giữ, phiếu giao hàng và phiếu đóng gói. Hóa đơn chứa các trường cho phí vận chuyển và điều chỉnh ngoài chiết khấu và thuế bán hàng. Các giao dịch mua hàng Chi phí, hóa đơn, đơn đặt hàng, v.v … cũng rất chi tiết và linh hoạt. Giống như hồ sơ, các hình thức giao dịch có thể chứa tối đa 10 trường tùy chỉnh, là duy nhất cho Zoho Books.

Không có gì khác ở cấp giải pháp này cung cấp quy trình làm việc tự động như Zoho Books. Công cụ này đi kèm với một chút về đường cong học tập trên thực tế, nó khá phức tạp trừ khi bạn đã làm việc với các công thức đa phân khúc trước khi tập nhưng nó có thể khá hữu ích. Ví dụ, bạn có thể chỉ định rằng bạn muốn người quản lý bán hàng nhận được thông báo qua email khi số tiền ước tính bị thay đổi hơn 250 đô la. Đó là một ví dụ đơn giản, bạn có thể tạo các công thức với nhiều điều kiện và kết quả hơn.

Kể từ năm ngoái, Zoho Books đã thêm một tính năng thường không có trong các trang web kế toán doanh nghiệp nhỏ, tùy chọn yêu cầu phê duyệt cho các giao dịch mua bán. Khi điều này được bật trong Tùy chọn, chỉ quản trị viên (hoặc người được chỉ định bởi quản trị viên) mới có thể phê duyệt các giao dịch như hóa đơn và đơn đặt hàng.

Cũng mới trong năm nay là quản lý tài liệu. Quét các tài liệu như hóa đơn và biên lai chi phí và gửi email hoặc tải chúng lên Zoho Books. Sau đó, trang web sẽ đọc ngày, tên người bán, số tiền và loại chi phí (sau khi Zoho Books nhận ra một mẫu để phân loại hoặc chỉ tự động "biết") và nhập thông tin đó vào các hình thức giao dịch; bạn hoàn thành phần còn lại Năm lần quét mỗi tháng được bao gồm trong phí đăng ký của bạn, nhưng bạn có thể mua thêm. Không có sản phẩm khác ở cấp độ này cung cấp một tính năng như vậy.

Quản lý dự án trong Zoho Books có khả năng cao hơn những người khác trong nhóm này, ngoại trừ Kashoo. Bạn có thể chỉ định dự án cho khách hàng và chọn từ bốn loại tỷ lệ thanh toán (chi phí cố định, dựa trên giờ nhiệm vụ), sau đó chỉ định người dùng và nhiệm vụ cho họ. Bạn cũng có thể ghi lại các mục thời gian riêng lẻ và biến chúng thành hóa đơn hoặc nhập số giờ làm việc theo định dạng loại bảng tính. Ít kế toán thiếu tính năng này, mặc dù QuickBooks Online hoàn toàn có khả năng theo dõi thời gian.

Các doanh nghiệp nhỏ thường phải làm việc với một kế toán viên để nâng cấp từ một ứng dụng kinh doanh nhỏ lên một ứng dụng tầm trung, vì vậy khả năng xuất khẩu là rất quan trọng. Zoho Books và QuickBooks Online, trong số những người khác, có những thứ này.

Trải nghiệm di động tốt

Zoho Books hiển thị nhiều sự xuất sắc trong ứng dụng iPhone và ứng dụng Android giống như trong phiên bản dựa trên trình duyệt. Các bản ghi liên hệ, ví dụ, khá mạnh mẽ trong phiên bản dựa trên trình duyệt, được thực hiện rất tốt trong ứng dụng di động. Mở một và bạn sẽ thấy ngay thông tin liên hệ và số dư khoản phải thu / phải trả. Các biểu tượng trên màn hình này cho phép bạn gọi điện, gửi email hoặc nhắn tin cho người liên hệ, trong khi biểu tượng khác đưa bạn đến các liên kết để tạo giao dịch mới, chấp nhận thanh toán và hơn thế nữa.

Các công cụ khác cũng sâu sắc như hồ sơ sản phẩm của ứng dụng, thanh toán hóa đơn, theo dõi thời gian, báo cáo và dự án. Trên thực tế, bạn có thể điều hành doanh nghiệp của mình từ điện thoại của mình nếu cần thiết các ứng dụng đó là toàn diện. Phiên bản iPhone và Android có hệ thống điều hướng khác nhau nhưng cung cấp một bộ công cụ tương tự. Ứng dụng iPhone sử dụng thanh công cụ phía dưới màn hình, trong khi Android hoạt động từ menu dọc; cả hai đều khá hiệu quả và hấp dẫn.

Một giá trị tuyệt vời

Zoho Books đáp ứng nhiều nhu cầu kinh doanh. Bạn có thể sử dụng những gì bạn cần một cách dễ dàng mà không cần phải có các tính năng nâng cao hơn. Nó không có tùy chỉnh báo cáo hoặc một mạng lưới cố vấn rộng lớn như Sự lựa chọn của ban biên tập, QuickBooks Online, cũng như không cung cấp các tùy chọn bảng lương toàn diện mà các đối thủ cạnh tranh có. Nhưng dịch vụ này cung cấp một số tính năng độc đáo không có trong các đối thủ cạnh tranh, chẳng hạn như các trường giao dịch tùy chỉnh, nhập CSV và quy trình làm việc tự động. Tuy nhiên, những gì Zoho Books làm, nó làm rất tốt. Nếu bạn đang ở trong thị trường cho một giải pháp kế toán mới và bạn đã có dịch vụ trả lương mà bạn hài lòng, Zoho Books rất đáng để xem xét.