Video: Zoho Docs For Desktop (Tháng Mười 2024)
Chia sẻ và hợp tác tài liệu
Chia sẻ tệp cũng tương tự như Google Drive, nơi bạn có thể nhập địa chỉ email và đặt quyền bằng cách chọn tệp và nhấp vào nút Chia sẻ. Tài liệu cũng có permalinks để chia sẻ bên ngoài phần mềm. Người dùng cũng có thể chia sẻ toàn bộ thư mục và tạo các nhóm để chia sẻ với nhiều đồng nghiệp dễ dàng hơn. Một tính năng hay là bạn có thể chia sẻ tài liệu nhưng bảo vệ bằng mật khẩu để bảo mật hơn; thậm chí bạn có thể đặt ngày hết hạn, tại thời điểm mọi người bạn đã chia sẻ tài liệu bị mất quyền truy cập. Các tập tin có thể được kiểm tra và kiểm tra (nói cách khác là bị khóa) để tránh chỉnh sửa chồng chéo.
Bạn có thể thêm các tác vụ vào tài liệu nếu bạn cần gửi nó cho đồng nghiệp để xem xét hoặc sửa đổi. Khi bạn giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp, người nhận sẽ nhận được cảnh báo và liên kết đến tài liệu liên quan; đến lượt bạn, bạn sẽ nhận được một cảnh báo khi nhiệm vụ hoàn thành.
Nếu bạn đã sử dụng Google G Suite (trước đây gọi là Google Apps for Work), thì bạn có thể tích hợp tài khoản của mình với các sản phẩm Zoho. Zoho Docs Standard có thể tích hợp với Google Drive và quản lý người dùng của Google. Tôi đã thử liên kết tài khoản Zoho Docs Standard và Google G Suite của mình. Sau khi cho phép một số quyền và đăng nhập vào Google, tôi được nhắc tiếp tục thiết lập và sau đó tôi bị bóng ma. Màn hình được chuyển hướng đến tài khoản Zoho Docs của tôi mà không có dấu hiệu nào cho thấy Google đã được tích hợp. Sau khi tham khảo bài viết Trợ giúp, tôi phát hiện ra một cách giải quyết: Tôi đã nhấn nút Tải lên, chọn Google Drive từ menu thả xuống và sau đó được nhắc xác thực. Khi bạn kết nối thành công tài khoản của mình, bạn có thể tải lên các tệp và thư mục từ Google Drive. Bạn cũng có thể đồng bộ thư mục Dropbox với thư mục Zoho Docs liên tục hoặc chỉ một lần. Cả hai tích hợp này là một cách tuyệt vời để tận dụng các tính năng của Zoho trong khi tiếp tục sử dụng phần mềm lưu trữ đám mây quen thuộc. Bạn cũng có thể liên kết với Adobe Sign để kích hoạt chữ ký số.
Trong Zoho Docs Standard, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu bằng cách sử dụng Zoho Writer, bao gồm tính năng thay đổi theo dõi, chữ ký số và một số công cụ chỉnh sửa nâng cao. Ví dụ, bạn có thể tạo các macro, biểu đồ đầy màu sắc và các bảng trụ. Tài liệu, bảng tính và bản trình bày có thể được xuất dưới dạng PDF, Windows và các tệp khác. Bạn cũng có thể chỉnh sửa tập tin ngoại tuyến; các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa khi bạn trực tuyến trở lại.
Một tính năng thú vị là khả năng chỉnh sửa tài liệu đồng thời với các đồng nghiệp của bạn. Nhận xét của bạn và đồng nghiệp sẽ hiển thị trên màn hình của mọi người, được đánh dấu bằng tên của biên tập viên. Người dùng có thể bình luận và trò chuyện trong suốt quá trình. Mỗi tệp có một lịch sử phiên bản và bạn có thể chọn có thể trở lại phiên bản trước bất cứ lúc nào.
Ứng dụng Zoho Docs Standard có sẵn cho Android và iOS, nơi bạn có thể truy cập, tạo và chỉnh sửa các tệp khi đang di chuyển. Tôi đã tải xuống ứng dụng Android có giao diện người dùng (UI) phù hợp và mở ra một thư mục Tài liệu gần đây. Bạn có thể xem tất cả các thư mục của mình, sắp xếp chúng theo tên hoặc ngày và các tệp tìm kiếm.
