7 mẹo để tăng năng suất sử dụng office 365

Office 365 là sản phẩm thương mại phát triển nhanh nhất từ ​​trước đến nay của Microsoft và hiện là ứng dụng được triển khai số một trong doanh nghiệp. Microsoft đầu năm nay đã thông báo rằng Office 365 hiện có gần 50 triệu người dùng doanh nghiệp hoạt động mỗi tháng. Và, theo báo cáo thu nhập mới nhất của Microsoft, Office 365 tiếp tục là sản phẩm kinh doanh và năng suất có lợi nhuận cao nhất của công ty.

Khi các doanh nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) chuyển sang Office 365 và Office 2016, họ đang phải đối mặt với những thách thức với việc chuyển sang công nghệ mới trong khi xử lý các hệ thống cũ và thay đổi văn hóa quan trọng cho các doanh nghiệp đã hoạt động theo cách tương tự trong nhiều năm. Chỉ vì một công ty mua Office 365 không có nghĩa là nhân viên của họ đang tận dụng lợi thế của nó để cải thiện sự hợp tác và tăng năng suất. Bắt nhân viên thay đổi những gì họ đã từng là một thách thức và do đó, việc đầu tư thời gian và nguồn lực cần thiết để đảm bảo việc sử dụng của người dùng diễn ra nhanh chóng và liền mạch.

MessageOps, dịch vụ chia sẻ tài liệu Office 365 và Microsoft Azure dựa trên đám mây, cung cấp dịch vụ đào tạo, áp dụng và thay đổi quản lý để giúp doanh nghiệp chuyển sang Office 365 trên đám mây Azure. Chris Pyle, CEO của MessageOps, nói với PCMag rằng Office 365 giúp việc chuyển đổi trở nên đơn giản nhưng, không có chiến lược rõ ràng để thúc đẩy việc áp dụng, các doanh nghiệp không thể và sẽ không giải phóng toàn bộ giá trị kinh doanh của nền tảng.

"Với Exchange và SharePoint, bạn không cần phải biết cách thiết lập, định cấu hình, quản lý, làm cho nó dư thừa và làm cho nó có thể truy cập được", Pyle nói. "Với Office 365, tất cả những gì bạn cần làm là thêm dữ liệu và người dùng của mình, mang đến cho bạn môi trường doanh nghiệp đầy đủ chức năng, có tính sẵn sàng cao. Môi trường này có thể được truy cập từ mọi nơi một cách an toàn, ít có kinh nghiệm ứng dụng. môi trường giống như các công ty Fortune 500 mà không phải đầu tư vào các nguồn lực kỹ thuật rất được đào tạo, rất tốn kém. Họ cũng có quyền truy cập vào các công cụ mạnh mẽ mà Office 365 cung cấp cho tất cả các công ty lớn hay nhỏ và có thể hoạt động trong vài ngày. "

Pyle đã đưa ra 7 khuyến nghị và mẹo để tạo điều kiện áp dụng Office 365 hiệu quả và cách sử dụng nó để tối đa hóa năng suất kinh doanh khi hoàn thành các dự án.

1. Chuyển đổi từ trên xuống

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi Office 365 suôn sẻ, Pyle cho biết việc mua lãnh đạo là bắt buộc. "Nếu nhân viên không nhìn thấy những người cao cấp hơn quảng bá và sử dụng nền tảng, thì họ cũng sẽ không, " Pyle nói. "Giống như các nhà lãnh đạo nêu gương sáng, các 'nhà vô địch' hoặc 'người dùng quyền lực' trong các nhóm cũng vậy. Đây là những nhân viên không hài lòng với hiện trạng và thực sự phấn khích về tiềm năng của Office 365."

2. Giáo dục và Đào tạo

Lãnh đạo điều hành của một công ty không thể mong đợi nhân viên tận dụng tối đa Office 365 mà không cung cấp cho họ chương trình đào tạo và giáo dục phù hợp. Pyle đề nghị các công ty biên soạn một thư viện video các video học tập "có thể ăn được" một phút hoặc hai phút như một cách thuận tiện và hiệu quả để cung cấp đào tạo liên tục. "Giao tiếp cũng là chìa khóa, cùng với việc làm cho hành trình nhận con nuôi trở nên thú vị", Pyle nói.

3. Văn phòng ôm ấp 2016

Việc phát hành Office 2016 giúp đám mây dễ tiếp cận hơn. Có nhiều tích hợp đám mây hơn, có nghĩa là các tùy chọn kết nối mở rộng. "OneDrive và SharePoint trong đám mây cho phép bạn lưu và chia sẻ tệp lên đám mây một cách đơn giản và dễ dàng", Pyle nói. "Chúng tôi xem Office 2016 là một con đường khác cho các doanh nghiệp để tối đa hóa giá trị khoản đầu tư Office 365 của họ. Họ có thể sử dụng các tài nguyên mà họ đã mua với Office 365, bao gồm Office 2016 cho người dùng E3. Như với bất kỳ tính năng mới hoặc bản phát hành mới nào, của Tất nhiên, luôn luôn có một đường cong học tập liên quan đến việc tìm nơi tất cả các tùy chọn và cài đặt của bạn cư trú. "

4. Giữ an ninh trong tâm trí

Office 365 hiện bao gồm hơn một chục ứng dụng bao gồm OneDrive, OneNote, Outlook, Sway và Yammer. Nhưng Pyle nhấn mạnh tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu khi làm việc với các ứng dụng này. "Việc thêm và làm cho các ứng dụng này khả dụng rất đơn giản; người dùng có thể chia sẻ nội bộ chỉ bằng một cú nhấp chuột phải 'chia sẻ với' và thậm chí đi xa như các tệp đồng tác giả trong Word, Excel và PowerPoint, " Pyle nói. "Office 365 dựa trên Azure Active Directory để bảo mật nhưng các tổ chức nên cẩn thận khi lập kế hoạch chuyển dữ liệu nhạy cảm ra khỏi sự kiểm soát trực tiếp của họ. Microsoft cũng đã thêm Ngăn chặn mất dữ liệu cho cả SharePoint và Exchange để thêm một mức bảo mật bổ sung. với bất cứ điều gì mới, một sự hiểu biết cụ thể về bảo mật sẽ luôn ở trong tâm trí của bạn. "

5. MDM và năng suất di động

Pyle đã chỉ ra các khả năng di động của Office 365, đặc biệt là khả năng giúp tăng năng suất tổng thể. "Office 365 giúp người dùng dễ dàng truy cập tài nguyên của họ trên mọi thiết bị, từ mọi nơi, mà không phải lo lắng về kết nối và bảo mật", Pyle nói. "Ví dụ: người dùng có thể truy cập các ứng dụng Office trên máy tính bảng và điện thoại của họ và quản lý thiết bị di động (MDM) hiện được bao gồm trong Office 365 cho tất cả các thiết bị di động. Cuối cùng, Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) chuyển trách nhiệm từ người tiêu dùng với nhà cung cấp (trong trường hợp này là Microsoft) theo nghĩa là, nếu nó không hoạt động theo yêu cầu, bạn chỉ cần tắt dịch vụ và ngừng thanh toán. "

6. Hợp tác nội bộ

Một trong những nhóm năng suất tiên tiến nhất của Office 365, Pyle cho biết, là khả năng cộng tác nội bộ được OneDrive for Business (OD4B) và SharePoint (SP) cung cấp. "Một người dùng có thể tải tệp lên thư viện tài liệu, nhấp vào tài liệu, chia sẻ nó với người dùng hoặc nhóm, cũng như làm việc cộng tác trên tài liệu cùng một lúc", Pyle nói.

"Tệp đính kèm là thách thức đối với tất cả các tổ chức vì người dùng dường như sử dụng email làm tủ tệp của họ. SP và OD4B cho phép sử dụng 'liên kết' đến các tệp trái ngược với tệp đính kèm và cả trong OWA và Exchange bằng công cụ MessageOps, bạn có thể nhấp vào 'Đính kèm' nhưng được cung cấp tùy chọn tải lên OD4B và chia sẻ liên kết, bổ sung thêm phiên bản và cộng tác bằng quy trình mà người dùng quen thuộc. Sử dụng OD4B và SP cho phép người dùng làm việc an toàn trên mọi thiết bị sử dụng các phiên bản dựa trên trình duyệt của Microsoft các ứng dụng phổ biến và có khả năng kiểm tra, chỉnh sửa và tải lên các thay đổi vào lần tiếp theo khi người dùng trực tuyến. "

7. Skype cho doanh nghiệp

Pyle cho biết Skype for Business cung cấp chức năng Office 365 tuyệt vời cho hội nghị truyền hình, các cuộc họp trực tuyến và nhắn tin tức thì như các công cụ năng suất cho mọi doanh nghiệp quy mô. "Người dùng có thể kết nối qua Skype, nói chuyện qua lại với PC hoặc trên điện thoại và thực hiện các chỉnh sửa trên một tệp đồng thời hoặc ser seri, với khả năng quay lại các phiên bản trước đó khi cần thiết", ông nói.