8 cách bản đồ tư duy có thể giải mã quản lý dự án của bạn

Quản lý dự án giao dịch trong hỗn loạn có tổ chức. Người quản lý dự án thường được giao nhiệm vụ điều phối nhiều nhóm, theo dõi tiến trình công việc và đảm bảo tất cả các bộ phận chuyển động đang liên lạc và hợp tác để phân phối sản phẩm hoàn chỉnh mà cả giám đốc điều hành doanh nghiệp và khách hàng mong đợi.

Đồng thời, các nhà quản lý dự án dự kiến ​​sẽ đưa ra các giải pháp sáng tạo để giải quyết các vấn đề phức tạp trong suốt thời gian tới trong ngân sách. Đối với một người quản lý dự án có bộ não người bình thường không có trí nhớ háo hức và hồi tưởng hoàn hảo, sử dụng bản đồ tư duy là một cách tuyệt vời để hiểu ý nghĩa của thông tin này.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án trực tuyến thời gian thực vẫn là cách tốt nhất để theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động, nhưng sử dụng sơ đồ tư duy là để cho người quản lý dự án lập sơ đồ ý tưởng cốt lõi của dự án. Anh ấy hoặc cô ấy có thể làm điều này để thực sự suy nghĩ về cách hiệu quả nhất để hoàn thành một dự án thay vì chỉ đơn giản là tạo điều kiện cho nó theo một con đường truyền thống.

Bản đồ tư duy là gì?

Bản đồ tư duy là một phương tiện trực quan để tổ chức thông tin, thường thông qua sơ đồ giống như Web. Họ không phải là một khái niệm mới. Bạn có thể đã vẽ chúng rất nhiều ở trường tiểu học bằng giấy màu và bút màu, và khái niệm cốt lõi đã không thay đổi. Những gì bạn đang làm là phá vỡ một chủ đề hoặc một ý tưởng cho chính mình theo cách mà chỉ bạn biết cách. Bản đồ tư duy bắt đầu với một khái niệm hoặc ý tưởng chính ở trung tâm và thực hiện theo cách của họ từ đó. Bạn có thể sử dụng kết hợp các từ, màu sắc, hình ảnh và biểu tượng và kết nối chúng bằng các đường và mũi tên có màu khác nhau tùy theo bộ não của bạn quyết định đặt nó ra. Không có mẫu bản đồ tư duy phổ quát.

Trong cuốn sách năm 1996 của mình, "Cuốn sách Bản đồ tư duy: Cách sử dụng tư duy rạng rỡ để tối đa hóa tiềm năng chưa được khai thác của bộ não", đồng tác giả Tony Buzan mô tả bản đồ tư duy được xây dựng theo kiểu cây đầy màu sắc. Bản đồ tư duy là tốt nhất khi được thực hiện trên giấy hoặc bảng trắng bằng bút hoặc bút đánh dấu nhưng cũng có rất nhiều phần mềm bản đồ tư duy tốt có sẵn.

Lifehacker đã làm một cuộc khảo sát vào năm 2013 để tìm ra dịch vụ phần mềm bản đồ tư duy nào phổ biến nhất và năm dịch vụ mà họ nghĩ ra là Mindjet, Coggle, FreeMind, MindNode và XMind. Coggle và Freemind đều miễn phí, MindNode được tối ưu hóa cho thiết bị di động cho iOS và Mindjet có bộ ứng dụng và công cụ toàn diện nhất, bao gồm các khả năng quản lý dự án quan trọng. Trong mỗi, bạn cắm vào các khái niệm, dữ liệu và từ khóa của dự án và phần mềm sẽ tạo ra một bản đồ tư duy có thể tùy chỉnh, với các mức độ khác nhau của đồ họa tối giản hoặc sống động.

Bản đồ tư duy tám cách có thể giúp quản lý dự án

Cho dù bạn đang sử dụng phần mềm hay sử dụng phần mềm tương tự, tạo sơ đồ tư duy là một cách thú vị để lấy ý tưởng ra khỏi đầu (hoặc người quản lý dự án của bạn) và lên một định dạng dễ tổ chức hơn để thúc đẩy đổi mới kinh doanh. Dưới đây là tám cách bản đồ tư duy có thể được sử dụng để quản lý các dự án.

1. Doodling chuyên nghiệp

Trong một cuộc họp, khi mắt bạn bắt đầu trừng mắt khi nhân viên có mặt và sau đó thảo luận về kế hoạch hoàn thành một giai đoạn cụ thể của dự án, hãy bỏ các đoạn ghi chú hoặc gạch đầu dòng cho bản đồ tư duy. Nó sẽ giúp bạn theo dõi các ý tưởng chính và tiến trình của một cuộc thảo luận, và sẽ giữ cho tâm trí của bạn tham gia vào các chi tiết nhỏ bằng cách biến chúng thành một người lớn hoàn toàn chấp nhận được như vẽ nguệch ngoạc trong khi giáo viên đang giảng bài.

2. Công cụ trình bày

Đưa các thành viên dự án vào trong đầu bạn bằng cách đưa ra một bản đồ tư duy, trên bảng trắng hoặc bằng cách ném bản đồ do phần mềm tạo ra lên màn hình. Nó sẽ khiến nhóm của bạn suy nghĩ về các câu hỏi liên quan đến dự án theo cùng một cách suy nghĩ tự do, và một công cụ trình bày như Prezi đã sẵn sàng để đưa một khái niệm bản đồ tư duy vào cuộc sống với hình ảnh động và đồ họa.

3. Phiên động não

Sau khi thử bản đồ tư duy như một công cụ ghi chú cá nhân và giới thiệu phương pháp này cho nhóm dự án, một trong những lợi ích chính của nó là giúp nhóm suy nghĩ vượt ra ngoài. Ví dụ: nếu khách hàng ném một yêu cầu mới cho bạn và, với tư cách là người quản lý, bạn sẽ gặp khó khăn khi tìm hiểu cách tích hợp yêu cầu vào sản phẩm hoàn chỉnh, đưa nhóm vào một phòng có sơ đồ tư duy, bảng trắng và bút đánh dấu làm cho một con đường cởi mở và hợp tác hơn đối với một giải pháp.

4. Đoàn công tác

Dành toàn bộ sơ đồ tư duy hoặc chỉ một vài nhánh của một thành viên để đại diện cho thành viên nào trong nhóm chịu trách nhiệm về những gì trong dự án, ai báo cáo cho ai, dự báo rõ ràng về quy trình làm việc của dự án và ai cần được đưa vào các giai đoạn khác nhau của quy trình .

5. Kho lưu trữ ý tưởng tổng thể

Các buổi động não thường dẫn đến các ý tưởng tiếp tuyến hữu ích, vì vậy một nhóm nên giữ một bản đồ tư duy đang chạy có thể có ích cho các dự án sắp tới.

6. Biểu tượng tốc ký

Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng bản đồ tư duy là nó có thể được sử dụng để tạo và duy trì vốn từ vựng trực quan của các hình ảnh và biểu tượng khác nhau thể hiện các trạng thái khác nhau của tiến độ dự án, các bộ phận cụ thể hoặc bất kỳ thành phần nào khác trong quản lý dự án.

7. Một quy trình sống

Bản đồ tư duy là sự thể hiện trực quan của một dự án và tất cả các bộ phận chuyển động của nó, vì vậy tạo ra sự tiến triển theo thời gian của các mục tiêu, hoàn thành với các mốc và giai đoạn riêng biệt, là một cách tuyệt vời để giữ cho toàn bộ nhóm cập nhật tiến độ của dự án.

8. Tích hợp các giải pháp của bạn

Nếu bạn có thể đưa nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) hoặc bộ phận của bạn trong một tổ chức doanh nghiệp lớn hơn lên bản đồ tư duy, hãy xem phần mềm quản lý dự án của công ty bạn có chứa chức năng giống như bản đồ tư duy hay liệu nó có thể tích hợp với giải pháp bản đồ tư duy . Nhập các nhiệm vụ dự án, nhóm, trạng thái và dữ liệu lập kế hoạch và tài nguyên khác trực tiếp vào sơ đồ tư duy là một cách tốt để thể hiện trực quan tiến độ và năng suất cho toàn bộ nhóm. Sau đó, hãy để mỗi thành viên tùy chỉnh bản đồ tư duy của riêng họ từ đó để thúc đẩy tư duy sáng tạo từ bên trong giải pháp quản lý dự án hiện tại của bạn.