Đánh giá và xếp hạng Airtable

Airtable là một công cụ cơ sở dữ liệu quan hệ nhân đôi như một dịch vụ cộng tác trực tuyến. Trước khi bạn gạt nó đi vì nhàm chán vì từ "cơ sở dữ liệu", hãy xem Airtable. Nó rất trực quan và nó cũng tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện có ý nghĩa. Các doanh nghiệp có thể sử dụng nó để quản lý CRM và các cá nhân có thể sử dụng nó để tạo ra hàng tồn kho của các bộ sưu tập mà họ sở hữu. Airtable khác với các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cũ hơn vì nó trông giống như một ứng dụng mà bất kỳ ai có iPhone đều có thể sử dụng. Và bởi vì bạn sử dụng Airtable để xem thông tin khác nhau, giống như bạn làm với bảng kanban, nó làm cho công cụ phù hợp cho các mục đích sử dụng mới, hợp tác.

Airtable là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ít đáng sợ nhất mà tôi từng thấy, và nó đi kèm với một loạt các mẫu tuyệt vời để giúp bạn hiểu cách người khác cũng sử dụng nó. Đây là ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu cho các nhóm không bao giờ muốn sử dụng từ "cơ sở dữ liệu". Nó vẫn còn chỗ để phát triển, nhưng Airtable đã là một dịch vụ tuyệt vời cho các đội cần nó.

Giá cả và kế hoạch

Với gói Airtable miễn phí, bạn có thể tạo và quản lý bao nhiêu cơ sở dữ liệu mà bạn cần và không có giới hạn về số lượng người có thể tham gia kế hoạch. Tuy nhiên, có giới hạn 1.200 hồ sơ cho mỗi cơ sở dữ liệu và bạn chỉ nhận được 2GB dung lượng lưu trữ. Bạn cũng bị giới hạn trong 2 tuần sửa đổi và lịch sử chụp nhanh.

Tài khoản Plus là tầng dịch vụ tiếp theo. Nó có giá $ 12 mỗi người dùng mỗi tháng; giảm giá cho khoản thanh toán hàng năm đưa nó xuống tương đương $ 10 mỗi người mỗi tháng. Với kế hoạch này, bạn cũng có thể có bao nhiêu cơ sở dữ liệu mà bạn cần và số lượng hồ sơ trên mỗi cơ sở dữ liệu tăng lên 5.000. Dung lượng lưu trữ tăng lên 5GB và bạn có 6 tháng sửa đổi và lịch sử chụp nhanh.

Tài khoản Pro có giá $ 24 mỗi người dùng mỗi tháng, được chiết khấu tương đương với $ 20 mỗi người mỗi tháng khi bạn thanh toán hàng năm. Với tầng dịch vụ này, số lượng bản ghi trên mỗi cơ sở dữ liệu tăng lên 50.000 và bạn nhận được 20 GB dung lượng cho tệp đính kèm. Bạn cũng nhận được một năm sửa đổi và lịch sử ảnh chụp nhanh, hỗ trợ ưu tiên, biểu mẫu thương hiệu tùy chỉnh, quan điểm cá nhân và bảng màu mở rộng cho các trường thả xuống.

Airtable cũng cung cấp một tài khoản Doanh nghiệp, nhưng bạn phải liên hệ với công ty để ước tính giá. Công ty cũng có ưu đãi đặc biệt cho các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và phi lợi nhuận. Xem trang giá và kế hoạch của Airtable để biết thêm chi tiết.

Airtable rẻ hơn Smartsheet, nhưng giá khá gần. Smartsheet bắt đầu ở mức 14 đô la mỗi người dùng mỗi tháng được lập hóa đơn hàng năm và gói Kinh doanh của nó có giá 25 đô la mỗi người dùng mỗi tháng khi thanh toán hàng năm.

Một ứng dụng khác có chung một số điểm tương đồng nhưng nói đúng hơn là một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu là dapulse. Thật khó để so sánh giá trực tiếp, bởi vì dapulse tính phí hàng tháng cho một nhóm người dùng, chẳng hạn như $ 29 mỗi tháng cho tối đa năm người trong kế hoạch Cơ bản của nó (hoạt động dưới mức $ 6 mỗi người) hoặc $ 352 mỗi tháng cho 25 người trong kế hoạch Pro (tính ra chỉ hơn $ 14 mỗi đầu).

Quick Base, một hệ thống cơ sở dữ liệu khác, tính phí tương đối giống với Airtable. Chi phí 15 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng (với tối thiểu 10 người) cho một gói thiết yếu và 25 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng (với tối thiểu 20 người) cho Kế hoạch hàng đầu.

Tính năng cốt lõi

Về cốt lõi, Airtable là một hệ thống trực tuyến để tạo và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu giữa một nhóm người, mặc dù bạn chắc chắn có thể sử dụng nó một mình nếu bạn chọn. Cơ sở dữ liệu không có gì khác hơn là một tập hợp các thứ được nhóm lại với nhau và Airtable thực hiện nghiêm túc định nghĩa mở đó. Bạn có thể sử dụng Airtable để quản lý thông tin về hầu hết mọi thứ.

Một điều cần lưu ý về Airtable là nó cũng chứa các khía cạnh của phần mềm bảng tính. Ban đầu nó trông rất giống một bảng tính và vì lý do đó, nó rất dễ tiếp cận.

Như đã đề cập, Airtable đi kèm với một lựa chọn mẫu hữu ích, gợi ý nhiều cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng Airtable. Các mẫu được nhóm thành các chủ đề, chẳng hạn như Lập kế hoạch sự kiện, Cuộc sống hàng ngày và Bất động sản. Trong các loại đó là các mẫu cụ thể; ví dụ: trong danh mục Nhóm, Câu lạc bộ và Sở thích, là các mẫu cho Danh mục sách, Lập kế hoạch tiểu thuyết, Trình theo dõi hình ảnh, Bộ sưu tập Sneaker, Câu lạc bộ bóng đá và các mục khác. Để cho bạn biết về một số cách sử dụng kinh doanh, có các mẫu cho Chiến dịch quảng cáo, Trình theo dõi lỗi và vấn đề, Thử nghiệm tăng trưởng, Nghiên cứu người dùng, v.v.

Hợp tác

Hợp tác là một phần quan trọng của Airtable. Khi bạn mời người khác tham gia cơ sở dữ liệu, bạn, trong vai trò Người tạo, có thể cấp cho họ một trong ba cấp độ cho phép. Đầu tiên là Tạo hóa. Bất cứ ai có quyền của Creator đều có quyền truy cập đầy đủ vào cơ sở dữ liệu, bao gồm khả năng thay đổi cấp độ quyền của người khác và xóa toàn bộ. Thứ hai là Chỉ chỉnh sửa. Những người có quyền Chỉ chỉnh sửa có thể thêm, xóa và sửa đổi cả hàng và dạng xem. Chỉnh sửa - Chỉ người dùng không thể sửa đổi các loại trường (đó là cột). Thứ ba là truy cập Chỉ đọc, có nghĩa là người đó chỉ có thể xem hồ sơ và không thể chỉnh sửa chúng theo bất kỳ cách nào.

Để tạo cơ sở dữ liệu, bạn có thể bắt đầu một cơ sở dữ liệu từ một mẫu, xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu hoặc nhập dữ liệu từ một nơi khác. Bạn sẽ cần một tệp CSV nếu bạn sẽ tải lên bất cứ thứ gì, nhưng một tùy chọn khác cho cơ sở dữ liệu nhỏ là chỉ cần sao chép và dán nội dung vào một cửa sổ mà Airtable cung cấp. Tôi đã thử nó với một cơ sở dữ liệu chỉ có một số cột nhưng hơn 400 hàng và nó hoạt động mà không gặp trở ngại nào.

Để bắt đầu với cơ sở dữ liệu, bạn tùy chỉnh nó theo cách bạn muốn với bảng tính. Bất kỳ số lượng hàng hoặc cột nên được đóng băng? Những loại giá trị khác nhau sẽ giữ các cột? Airtable giữ cho nó nhẹ, với giao diện người dùng thân thiện kết hợp rất nhiều biểu tượng. Không có gì về nó có vẻ đáng sợ.

Khả năng tạo và lưu các chế độ xem tùy chỉnh trong Airtable là một tính năng quan trọng khác và một tính năng hỗ trợ thêm cho sự hợp tác. Ngoài chế độ xem lưới cổ điển, các tùy chọn khác là Lịch, Thư viện hoặc thậm chí Kanban. Kanban không chỉ là một cách để xem thông tin khác nhau. Đó cũng là một phương pháp để làm việc. Với Airtable, bạn và đồng đội của mình có thể tạo bảng kanban và quản lý công việc của bạn với họ. Bạn có thể dễ dàng chuyển từ chế độ xem kanban sang chế độ xem dạng lưới khi nó giúp xem các tác vụ được trình bày theo một kiểu khác.

Thuật ngữ đơn giản và sử dụng biểu tượng giúp dễ dàng điều hướng Airtable và bắt đầu tùy chỉnh các chế độ xem của cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không có kiến ​​thức sâu rộng về cách sử dụng phần mềm bảng tính, Airtable vẫn cảm thấy rất dễ tiếp cận. Thay vì viết công thức bằng cách sử dụng biệt ngữ của Excel, trong Airtable, có cảm giác giống như bạn đang nói với ứng dụng, "Cho tôi xem cái này, nhưng không phải cái kia."

Airtable không có chế độ xem biểu đồ Gantt, đó là chế độ xem dòng thời gian thường hiển thị thời lượng của các nhiệm vụ và mọi phụ thuộc giữa các tác vụ. Trong tất cả khả năng, nếu bạn cần lượt xem biểu đồ Gantt, có lẽ bạn sẽ tốt hơn với một ứng dụng quản lý dự án. Tuy nhiên, một vài ứng dụng khác có cùng kiểu với Airtable có biểu đồ Gantt, bao gồm Bảng thông minh và dapulse.

Các tế bào trong Airtable có thể mở rộng thành một bảng đầy đủ thông tin bổ sung mà không cần tải lại trang hoặc mở một cửa sổ mới. Khi một ô được mở rộng, bạn có thể thêm nhiều chi tiết có thể không liên quan khi bạn kiểm tra cơ sở dữ liệu dưới dạng lưới. Ví dụ: trong cơ sở dữ liệu kiểm kê nhà, bạn có thể muốn bảo lưu chế độ xem lưới để dễ dàng xem danh sách mọi thứ bạn sở hữu và giá trị của nó. Nhưng mở rộng bất kỳ ô nào và bạn có thể thấy vô số thông tin bổ sung, chẳng hạn như bảo hành và biên lai đã tải lên cho vật phẩm, hình ảnh của nó hoặc chỉ ghi chú. Hoạt động tải lên kéo và thả cũng vậy. Chế độ xem mở rộng cung cấp cho bạn một vị trí để nhận xét, nơi bạn có thể sử dụng biểu tượng @ trước tên của mọi người để đánh dấu sự chú ý của họ.

Hợp tác vượt ra ngoài việc bình luận. Ví dụ: nếu bạn sử dụng Airtable để phân công và quản lý công việc, bạn có thể tạo một cột với Collaborator loại trường, sau đó gán cho bất kỳ cộng tác viên nào của bạn nhiệm vụ. Nếu bạn liên kết đến một bảng hoặc cơ sở dữ liệu của những người cho loại trường này, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả những người thích hợp hiển thị càng nhiều lựa chọn càng tốt.

Khi bạn trở thành một người dùng Airtable chuyên nghiệp hơn, không khó để thực hiện các hướng dẫn phong phú của nó, bạn có thể làm nhiều hơn và nhiều hơn nữa với nó. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để quản lý dự án, mặc dù một số người có thể thấy rằng một dịch vụ quản lý dự án chuyên dụng được trang bị tốt hơn để xử lý công việc đó.

Airtable cho sử dụng cá nhân

Tôi đã lưu ý trước đó rằng bạn có thể sử dụng Airtable để quản lý bất kỳ loại bộ sưu tập nào, như bộ sưu tập sneaker cá nhân chẳng hạn. Tôi đã hỏi một số người bạn của tôi là những người sưu tầm họ sử dụng loại ứng dụng nào để quản lý bộ sưu tập của họ. Một nhà sưu tầm đĩa vinyl nói với tôi rằng anh ta sử dụng Discogs, dành riêng cho việc thu thập nhạc. Một người bạn khác thích rượu vang cho biết cô sử dụng ứng dụng Wine Cellar. Một người bạn có một phòng lưu trữ đầy bia hiếm nói với tôi rằng anh ta hiện không có ứng dụng nào nhưng khập khiễng cùng với Wine Cellar khi nó dần dần phục vụ cho các loại bộ sưu tập chai khác.

Vấn đề là các nhà sưu tập thường sử dụng một ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu dành riêng cho thứ họ đang thu thập. Lý do là những ứng dụng đó thường liên kết đến cơ sở dữ liệu đã có bản ghi của các mục. Khi bạn tôi thêm một loại rượu vào bộ sưu tập của cô ấy, cô ấy làm điều đó với máy quét mã vạch. Tất cả thông tin của rượu vang sẽ tự động xuất hiện và cô ấy phải làm ít hơn là tìm lỗi và có thể thêm một ghi chú về nơi mà cô ấy đang cất giữ trên kệ.

Bất kỳ bộ sưu tập nào trong số này đều phù hợp để quản lý trong Airtable, nhưng nhược điểm là thời gian cần thiết để thiết lập và thêm các mục nhập theo cách thủ công. Ưu điểm là bạn có thể thiết kế cơ sở dữ liệu chính xác như những gì bạn muốn. Nếu thích sự thuận tiện, tốt hơn hết bạn nên quét mã vạch. Nếu bạn thích kiểm soát nhiều, Airtable là một công cụ tuyệt vời.

Ứng dụng và tích hợp

Có các ứng dụng cho Airtable cho macOS, Windows, iOS và Android. Dịch vụ này cũng hoạt động trên web. Airtable cũng có thể kết nối với một số lượng lớn các dịch vụ trực tuyến khác, như Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, Github, Trello và thậm chí Instagram (để tải lên hình ảnh). Nếu có một dịch vụ bạn cần không được hỗ trợ, bạn có thể thử kết nối dịch vụ đó qua Zapier hoặc IFTTT, các dịch vụ của bên thứ ba kết nối các ứng dụng khác cho bạn. Điều đó không thành công, bạn có thể liên hệ với công ty để truy cập vào API của công ty.

Cái gì còn thiếu

Khi tôi xem xét các yêu cầu tính năng mà người dùng Airtable thực hiện trực tuyến, tôi thấy rằng nhiều trong số chúng phải thực hiện với định dạng. Một điều khiến tôi chú ý là Airtable không có khả năng bọc văn bản trong một bảng. Với một số loại bảng tính nhất định, mọi người muốn giữ văn bản khá dài trong các ô và họ cần có thể xem các chi tiết đó khi ở chế độ xem lưới. Tuy nhiên, Airtable không cho phép bạn bọc các dòng văn bản. Một đại diện từ công ty đã trả lời yêu cầu tính năng bằng cách nói rằng đó là một lựa chọn thiết kế để không cho phép chiều cao hàng thay đổi. Nhưng nó chắc chắn sẽ gây bất lợi cho năng suất nếu bạn cần có khả năng bọc văn bản và không có tùy chọn. Lưu ý rằng khi in, bạn có thể hiển thị toàn văn dưới dạng văn bản được bọc. Nó chỉ không hoạt động khi xem một bảng trên màn hình.

Quạt Airtable có các kiến ​​thức khác về định dạng và hiển thị, chẳng hạn như không thể sử dụng định dạng có điều kiện (ví dụ: nếu giá trị ô là "có", thì làm cho nó có màu xanh lá cây). Công ty dường như đang lắng nghe, tuy nhiên. Một trong những tính năng được yêu cầu nhiều nhất, khả năng xuất dữ liệu báo cáo thành biểu đồ và đồ thị, đã ở giai đoạn thử nghiệm cho các thuê bao trả tiền.

Cũng thiếu là khả năng kết nối cơ sở dữ liệu với nhau. Tuy nhiên, với Airtable, bạn không thực sự cần tạo nhiều cơ sở dữ liệu lấy từ cùng một dữ liệu vì thay vào đó bạn có thể có một cơ sở dữ liệu với nhiều chế độ xem được lưu. Tuy nhiên, giải pháp này có thể không lý tưởng cho các nhóm khác nhau cần giữ bình luận hợp tác của họ riêng tư với nhau.

Công cụ cơ sở dữ liệu dễ nhất

Airtable có thể là công cụ quản lý cơ sở dữ liệu đáng sợ nhất mà bạn từng sử dụng. Nó được tạo ra cho những người muốn hiểu công việc họ đang làm và hoàn thành nó một cách hiệu quả, thay vì những người yêu thích làm việc trừu tượng thông qua các con số và biểu tượng. Airtable cảm thấy dễ dàng, và các mẫu và hướng dẫn hướng dẫn bạn khám phá những cách mới mà bạn có thể sử dụng hệ thống. Hợp tác được hỗ trợ tốt, và giá là công bằng. Nó có giá để cạnh tranh với Smartsheet, và nó là như vậy. Tôi chưa xem xét đủ phần mềm tương tự để tuyên bố Lựa chọn của ban biên tập, nhưng Airtable là một lựa chọn rất mạnh mẽ.