Hiểu biết sâu sắc về ngành: quản lý tài liệu đi đâu?

Các công cụ quản lý tài liệu (DM) cung cấp cho người dùng doanh nghiệp sức mạnh không chỉ chỉnh sửa tệp mà còn chuyển đổi việc tạo nội dung, hợp lý hóa quy trình công việc và điều hành một doanh nghiệp có tổ chức tổng thể hơn. Các công cụ này, thường tận dụng các tệp PDF, rất phổ biến đến mức bạn có thể sử dụng quản lý DM trong cuộc sống công việc hàng ngày của mình mà không cần suy nghĩ nhiều. Tuy nhiên, lĩnh vực này vẫn tiếp tục phát triển và hiện đại hóa mọi lúc.

Gần đây chúng tôi đã nói chuyện với Eugene Xiong, người sáng lập và Chủ tịch của Foxit Software Inc., về bối cảnh cạnh tranh đang thay đổi như thế nào khi nói đến công nghệ PDF và một số thách thức mà các doanh nghiệp vẫn phải đối mặt khi nói đến công nghệ toàn diện này. Trong cuộc thảo luận của chúng tôi, chúng tôi đã đề cập đến hướng hiện tại của DM và một số dự đoán về các tính năng thông minh trong không gian.

PCMag (PCM): Bạn thấy không gian DM như thế nào trong toàn bộ 18 tháng tới?

Eugene Xiong (EX): Một điều chúng ta đang thấy đặc biệt là DM đang tăng tập trung vào việc cung cấp cho tài liệu cá nhân một cảm giác mới về bản sắc. Rất khó để có một quy trình kỹ thuật số đầy đủ, toàn diện với các hệ thống DM tiêu chuẩn ngày nay. Đôi khi bạn phải tải xuống tệp từ hệ thống và sau đó sử dụng một công cụ khác để xử lý nó. Trong trường hợp đó, tài liệu này hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của hệ thống tài liệu.

Vài năm trước, chúng tôi đã phát triển một công nghệ mà chúng tôi gọi là ConnectedPDF . Ý tưởng cơ bản là, nếu chúng ta tận dụng các kết nối được nhúng trong tài liệu, nó sẽ mang lại cho tệp nhiều ý nghĩa hơn. PDF được kết nối hoạt động như thế này: Khi một tài liệu được chia sẻ, người tạo có thể theo dõi xem ai đã nhận nó, họ đã làm gì với nó và xem khi nào các nhiệm vụ được hoàn thành. Nó cũng cung cấp các điều khiển truy cập mạnh mẽ cho người dùng cá nhân. Đây là tất cả xảy ra trong thời gian thực. Bạn có thể định cấu hình quyền PDF ngay cả sau khi tệp đã được gửi đi.

Chính ở đây, chúng tôi nhận ra rằng bối cảnh thay đổi của không gian DM hoàn toàn là giúp các công ty kiểm soát nhiều hơn đối với PDF của họ và khiến nó cảm thấy "sống động" hơn nhiều so với một tài liệu tiêu chuẩn. Tôi nghĩ, trong tương lai, trong khung thời gian mà bạn đã đề cập, trong vòng một hoặc hai năm, tôi nghĩ các hệ thống DM sẽ chuyển trọng tâm trên tài liệu chính nó. Đây sẽ là xu hướng thay vì chỉ có các hệ thống khác nhau không hoạt động cùng nhau. Đó là những gì chúng tôi hy vọng sẽ cố gắng thực hiện: quảng bá tài liệu vào một không gian trống hơn dựa trên các tiêu chuẩn mở và cả dịch vụ đám mây. Chúng tôi xây dựng một đám mây kết nối tất cả các tài liệu khác nhau lại với nhau.

PCM: Loại công nghệ nào sẽ ảnh hưởng đến DM trong tương lai? Bạn có thấy không gian PDF triển khai các tính năng trí tuệ nhân tạo (AI) không?

EX: Tôi thực sự không nghĩ rằng nó phù hợp. Đó là rất nhiều dữ liệu phi cấu trúc trong PDF. Nếu bạn chỉ lấy tất cả các loại tệp PDF khác nhau và đưa chúng vào một công cụ AI, nó sẽ không tạo ra kết quả có ý nghĩa. Những gì chúng tôi đang cố gắng thực sự là hiểu tài liệu hơn một chút vì vậy, bắt đầu từ việc tạo tệp, chúng tôi gán ID cho tài liệu. Điều đó cho phép tài liệu đi đến những nơi khác nhau và hiểu mọi người đang làm gì liên quan đến tập tin. Khi chúng ta có đủ dữ liệu về tài liệu, chúng ta có thể tiếp cận việc áp dụng AI bằng cách xem xét một số dữ liệu có cấu trúc hơn. Điều đó sẽ tạo ra nhiều kết quả có ý nghĩa hơn.

Bản thân các tài liệu chứa cái gọi là dữ liệu phi cấu trúc. Rất khó để trích xuất dữ liệu theo cách đáng tin cậy và nhất quán từ một thứ như tờ giấy trắng PDF. Tôi nghĩ rằng những ngày này thật dễ dàng để quảng bá AI trong bạn sản phẩm bởi vì đó là công nghệ rất thú vị. Sự thật của vấn đề là các tài liệu được thiết kế chỉ dành cho con người. Họ có rất nhiều dữ liệu phi cấu trúc mà công nghệ AI hiện tại không thể giải mã hiệu quả. Như đã nói, chúng ta sẽ thấy nhiều sáng kiến ​​hơn để trích xuất dữ liệu có cấu trúc, những thứ như thông tin về giá cả, tiêu đề và tên gọi và điều đó sẽ thúc đẩy trí thông minh tài liệu có ý nghĩa hơn cho người dùng và người quản lý. Nó sẽ cung cấp một sự trợ giúp lớn hơn nhiều về mặt tăng năng suất cho những người lao động tri thức.

PCM: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) nên nghĩ gì khi nói đến DM?

EX: Đó là một câu hỏi hay, và các doanh nghiệp nhỏ cần suy nghĩ rất nhiều cho DM. Bản thân Foxit không phải là một doanh nghiệp lớn; chúng tôi vẫn là một SMB. Và thậm chí sau đó, chúng ta vẫn thấy một lượng lớn thông tin được trao đổi trong tổ chức của chúng ta và giữa chúng ta với các công ty khác. Câu trả lời cho điều đó là xây dựng một giải pháp tài liệu hoàn chỉnh dựa trên nền tảng đám mây và dựa trên web.

Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ có thể sợ hãi khi họ nói về DM. Họ phải trả rất nhiều tiền và cũng phải nỗ lực rất nhiều để triển khai, cấu hình và bảo trì những loại đó của hệ thống DM. Chúng tôi thấy rằng, trong tương lai gần, rất nhiều nhà cung cấp, bao gồm cả chúng tôi ở Foxit, sẽ cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh, không chỉ là một hệ thống DM mà còn là tài liệu về các công cụ năng suất. Chúng tôi có phiên bản PDF dựa trên trình duyệt dễ sử dụng, cung cấp tất cả các tính năng tùy chỉnh như bất kỳ sản phẩm nào khác nhưng không yêu cầu cài đặt thêm. Các doanh nghiệp nhỏ hơn nên tập trung vào việc áp dụng các giải pháp nhẹ hơn, hợp lý hơn cho các hoạt động PDF của họ.