Thực hiện trehr, từng bước

BambooHR là sự lựa chọn của ban biên tập cho hệ thống quản lý nhân sự (HR) của chúng tôi. Nó có giao diện người dùng (UI) tuyệt đẹp và dễ sử dụng, giao diện lập trình ứng dụng mở (API) cho phép bạn mở rộng công cụ sang phần mềm của bên thứ ba và một loạt các mô-đun giải quyết, như quản lý dự án, theo dõi ứng viên (AT) và bảng lương, cho phép bạn mở rộng dữ liệu nhân sự ngoài các lĩnh vực truyền thống.

Nếu bạn đã đọc bài đánh giá của chúng tôi về BambooHR và bạn muốn tìm hiểu về cách công ty của bạn sẽ sử dụng hệ thống trong bốn đến sáu tuần đầu tiên, thì hãy yên tâm: chúng tôi đã bảo vệ bạn. Chúng tôi đã nói chuyện với công ty để cung cấp cho bạn một mẫu cơ bản cho quá trình thực hiện.

Hãy nhớ rằng BambooHR có hai loại dịch vụ triển khai. Đối với khách hàng có hơn 16 nhân viên, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn mua gói triển khai. Gói này có giá tùy chỉnh bắt đầu ở mức 700 đô la nhưng tăng lên vài nghìn đô la tùy thuộc vào số lượng nhân viên mà công ty bạn dự định tham gia vào hệ thống. Đây là một quy trình được hướng dẫn từ bốn đến sáu tuần và đó là những gì chúng tôi sẽ trình bày chi tiết.

Đối với các công ty có 15 nhân viên trở xuống, BambooHR không cung cấp dịch vụ triển khai đầy đủ. Thay vào đó, công ty cung cấp chương trình Bắt đầu nhanh, về cơ bản là triển khai tự hướng dẫn. Điều này bao gồm bốn hội thảo trên web giải thích từng tính năng của công cụ và các chủ đề có liên quan cũng như các email tiếp theo với các hướng dẫn tương tác. Chương trình Bắt đầu nhanh có giá 199 đô la, nhưng nếu bạn hoàn thành chương trình trong ba tuần, thì bạn sẽ nhận được khoản tín dụng 49 đô la.

Bắt đầu (Một tuần)

Nếu bạn đã chọn triển khai phối hợp với BambooHR, thì điều đầu tiên bạn sẽ làm là biến tài khoản dùng thử của mình thành một tài khoản sạch, hoàn toàn mới. Điều này xóa tất cả dữ liệu dùng thử và thử nghiệm của bạn và hướng bạn đến một cuộc khảo sát thực hiện. Bạn sẽ nhấp vào tab Bắt đầu. Tại đây, bạn sẽ được yêu cầu nhập thông tin công ty, bao gồm tên, email, tên công ty và dữ liệu liên hệ chính. Bạn cũng sẽ được hỏi các câu hỏi triển khai cụ thể, bao gồm khi bạn có kế hoạch cho phép nhân viên truy cập, cho dù bạn có sử dụng số ID nhân viên, dịch vụ của bên thứ ba mà bạn muốn kết nối với hệ thống hay không và mô-đun nào bạn muốn kích hoạt. Các lĩnh vực thú vị khác bao gồm liệu hệ thống của bạn có cần phải tính đến các quy định dữ liệu nước ngoài cho nhân viên quốc tế hay không và bất kỳ xung đột nào có thể ngăn bạn hoàn thành việc tích hợp trong vòng bốn tuần tới. Bạn cũng sẽ có thể thêm các trường tùy chỉnh vào hệ thống của mình trong khảo sát này để có danh sách sẵn sàng nếu và khi bạn quyết định bắt đầu triển khai hệ thống.

Khi bạn hoàn thành khảo sát, bạn sẽ thấy một bức ảnh của người quản lý dự án, người sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này cũng như một mốc thời gian sơ bộ về quá trình thực hiện sẽ như thế nào khi BambooHR nhận được và nhập dữ liệu của bạn. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy gửi dữ liệu nhân viên và công ty đến người quản lý dự án của bạn. Dữ liệu có thể được gửi dưới dạng tệp CSV hoặc thông qua bất kỳ định dạng bảng tính chính nào (tuy nhiên, đó không thể là tệp văn bản hoặc tệp PDF). Nếu bạn đang sử dụng hệ thống nhân sự, thì bạn có thể xuất dữ liệu của mình và gửi trực tiếp đến chuyên gia triển khai của BambooHR.

Khi dữ liệu của bạn đã được nhận và nhập vào BambooHR, bạn sẽ thực hiện cuộc gọi đầu tiên với người quản lý dự án. Trong cuộc gọi này, bạn sẽ xác minh dữ liệu trong hệ thống của mình và thảo luận về toàn bộ quá trình thực hiện từ đầu đến cuối. Người quản lý dự án của bạn sau đó sẽ yêu cầu bạn đăng ký hội thảo trên web Bắt đầu.

Hội thảo trên web Bắt đầu là một tổng quan quản trị cấp cao về chức năng cơ bản của BambooHR. Người dùng quản trị viên sẽ tìm hiểu điều hướng tài khoản BambooHR của họ, những gì có sẵn trên trang chủ và cách quản lý dữ liệu trong suốt vòng đời của nhân viên, từ tuyển dụng đến chấm dứt. Một giới thiệu đơn giản về mức độ truy cập và báo cáo của nhân viên cũng được đưa ra. Bạn sẽ không học được bất cứ điều gì siêu phức tạp trên webinar này. Thay vào đó, nó có nghĩa là để chuẩn bị cho cuộc gọi điện thoại tiếp theo của bạn với người quản lý dự án của bạn, trong thời gian đó bạn sẽ bắt đầu tìm hiểu cách sử dụng hệ thống cho các nhu cầu cụ thể của mình.

Khái niệm cơ bản (3 ngày)

Bài học lớn đầu tiên mà người quản lý dự án của bạn sẽ dạy cho bạn là cách sử dụng các báo cáo trong hệ thống của bạn. Anh ấy hoặc cô ấy sẽ chạy xuống một danh sách các báo cáo tiêu chuẩn, bao gồm Bổ sung và chấm dứt, Hồ sơ giới tính, Số lượng nhân viên và báo cáo Doanh thu của nhân viên. Bạn chỉ cần nhấp vào tên của một báo cáo và xem dữ liệu ở định dạng đồ họa. Bạn cũng có thể thêm các báo cáo tùy chỉnh dựa trên bất kỳ trường dữ liệu nào đang hoạt động trong BambooHR.

Điều tiếp theo bạn sẽ làm là thiết lập các cấp truy cập cho tất cả nhân viên. Những thông tin nào nhân viên sẽ nhìn thấy về bản thân họ? Họ sẽ thấy gì về những nhân viên khác? Những thay đổi nào đối với hệ thống hoặc hồ sơ của họ sẽ có thể thực hiện trong hệ thống? Họ sẽ có thể thêm thông tin vào các mô-đun bổ sung hay chỉ công cụ nhân sự tiêu chuẩn?

Tiếp theo, bạn sẽ học cách tạo thông báo của công ty. Đây là một trình soạn thảo dựa trên văn bản rất đơn giản, cho phép bạn đăng tin tức và cập nhật lên trang chính của bảng điều khiển BambooHR cho tất cả nhân viên. Ngoài văn bản, bạn sẽ có thể thêm hình ảnh và liên kết.

Sau khi thông báo của công ty, người quản lý dự án của bạn sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý dữ liệu trên hồ sơ nhân viên. Tại đây, bạn sẽ tìm ra thông tin nào bạn muốn nhân viên nhập vào để có hồ sơ hoàn chỉnh với dữ liệu dễ truy cập. Bạn sẽ tìm thấy những thứ như các trường thông tin liên lạc khẩn cấp. Người quản lý dự án cũng sẽ dẫn bạn qua Trung tâm trợ giúp. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy các hướng dẫn tương tác mà bạn có thể chỉ cho nhân viên của mình biết nếu họ cần trợ giúp sử dụng hệ thống nhưng không muốn làm phiền bất cứ ai.

Các tính năng nâng cao (2 tuần)

Tiếp theo, người quản lý dự án của bạn sẽ gửi bạn về nhà với một nhiệm vụ. Làm thế nào để công ty của bạn trên tàu nhân viên mới? Những nhiệm vụ phải được hoàn thành khi ai đó mới đến công ty của bạn? Bạn sẽ gửi chúng cho người quản lý dự án của bạn. Anh ấy hoặc cô ấy sẽ nhập chúng vào hệ thống. Tiếp theo, anh ấy hoặc cô ấy sẽ đưa bạn qua các phần AT, tuyển dụng, lên tàu và lên máy bay của hệ thống. Trong hệ thống AT, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo cơ hội việc làm mới, viết thư mời và trên tàu khi ai đó đã ký thư mời. Trên trang này, bạn sẽ thấy các nhiệm vụ trên tàu bạn đã gửi; những thứ này có thể bao gồm các tác vụ như hướng dẫn sử dụng, tài liệu cần hoàn thành và thiết lập CNTT.

Bước tiếp theo sẽ là làm thêm bài tập về nhà. Bạn sẽ phải biên soạn một tài liệu chi tiết các chính sách nghỉ việc của công ty bạn. Ví dụ, một người tích lũy bao nhiêu ngày cho mỗi tuần tại công ty? Cơ cấu tốt nghiệp cho thời gian nghỉ cho những người đã ở công ty hơn một năm là gì? Mỗi người được bao nhiêu ngày ốm? Nhóm thực hiện sẽ lấy các chính sách và loại cho công ty của bạn và xây dựng chúng vào hệ thống để chúng tự động cập nhật tùy theo khoản tích lũy. Trong cuộc gọi tiếp theo, người quản lý dự án của bạn sẽ đưa bạn qua các trang này và yêu cầu bạn xác minh rằng tất cả các chính sách được thiết lập chính xác.

Tiếp theo, anh ấy hoặc cô ấy sẽ giúp bạn thiết lập quy trình xử lý công việc cho các yêu cầu hết thời gian (nghĩa là ai có thể phê duyệt yêu cầu cho ai). Tiếp theo, anh ấy hoặc cô ấy sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập các ngày nghỉ của công ty, điều này cho phép nhân viên của bạn không có mặt trên đồng hồ nhưng không được trả lương cho những ngày doanh nghiệp của bạn đóng cửa. Bạn sẽ tự nhập cái này sau khi cuộc gọi kết thúc. Tiếp theo, bạn sẽ phải gửi dữ liệu cứng. Ví dụ: "John đã tích lũy 20 kỳ nghỉ mỗi năm và anh ấy báo cáo với Jim." Sau đó, BambooHR sẽ chỉ định mỗi nhân viên chính sách nghỉ đúng giờ trong hệ thống.

Tiếp theo, bạn sẽ gửi thông tin lợi ích của mình đến BambooHR. Bạn sẽ gửi qua các kế hoạch mà công ty bạn sử dụng và nhóm nhân viên nào có quyền truy cập vào các kế hoạch này. Điều này bao gồm các kế hoạch bảo hiểm y tế, hưu trí và bảo hiểm nhân thọ. BambooHR sẽ nhập các kế hoạch đó vào phần mềm. Bạn sẽ tham gia một cuộc gọi để đảm bảo tất cả các kế hoạch đều chính xác trong hệ thống và chúng được gắn với các nhóm nhân viên chính xác. Khi đã xong, bạn sẽ gửi dữ liệu cứng liên quan đến nhân viên nào trong kế hoạch nào, nhân viên nào đã thêm người phụ thuộc và nhân viên nào đã từ chối bảo hiểm.

Tiếp theo, người quản lý dự án của bạn sẽ chỉ cho bạn cách thêm đào tạo nhân viên vào hệ thống. Chúng bao gồm các câu hỏi định hướng tiêu chuẩn của bạn và các câu đố quấy rối công ty. Nếu bạn nhấp vào "Thêm đào tạo", bạn sẽ có thể thêm một liên kết hoặc tệp vào tài liệu đào tạo của mình để nhân viên có thể truy cập các tài liệu trong BambooHR. Tại đây, bạn sẽ có thể lập trình cho mỗi người được yêu cầu đào tạo (nghĩa là tất cả nhân viên hoặc chỉ nhân viên bán hàng). Anh ấy hoặc cô ấy cũng sẽ chỉ cho bạn nơi để thiết lập các khóa đào tạo định kỳ và ngày đến hạn đào tạo. Sau đó, bạn sẽ gửi dữ liệu cứng cho người quản lý dự án cho biết nhân viên nào đã hoàn thành khóa đào tạo, nhân viên nào vẫn còn nợ đào tạo và bất kỳ dữ liệu đào tạo nào khác mà bạn muốn tiếp tục làm việc.

Chuẩn bị cho buổi giới thiệu (3 ngày)

Bạn sẽ có thêm một cuộc gọi với người quản lý dự án của bạn. Bạn sẽ chạy qua mọi thứ một lần cuối cùng. Người quản lý dự án của bạn sẽ hướng dẫn bạn cách liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng. Khi bạn đã hỏi tất cả các câu hỏi của mình và bạn cảm thấy thoải mái khi tự mình vận hành trong hệ thống, người quản lý dự án của bạn sẽ đánh dấu việc thực hiện là hoàn tất. Bạn sẽ được chuyển đến một cuộc khảo sát trong đó bạn sẽ có thể nói lên ý kiến ​​của mình về toàn bộ quá trình thực hiện. Sau khi kết thúc khảo sát, bạn sẽ được chuyển đến bảng điều khiển BambooHR hoàn toàn mới của bạn.