Google docs, trang tính, và đánh giá và đánh giá slide

Giao diện trực quan

Như bạn mong đợi dựa trên các dịch vụ khác của Google, Google Docs nổi bật nhờ giao diện thanh lịch, có thể sử dụng cao và hiệu suất nhanh. Hầu hết mọi thứ trên thanh công cụ và menu đều có tương đương dựa trên bàn phím được đánh dấu rõ ràng, vì vậy, ví dụ, bạn có thể nhập nhận xét bằng cách nhấp vào biểu tượng hoặc nhấn Ctrl-Alt-M trong Windows hoặc Cmd-Option-M trong hệ điều hành Mac.

Các tính năng có xu hướng gây nhầm lẫn trong các ứng dụng truyền thống rõ ràng trong Google Docs, một phần vì chúng bị hạn chế hơn. Ví dụ: kiểu đoạn văn được giới hạn ở chín kiểu riêng biệt, một kiểu cho văn bản thông thường, kiểu khác cho các tiêu đề và tiêu đề khác nhau. Bạn có thể sửa đổi từng kiểu này từ menu Công cụ và lưu các kiểu đã sửa đổi làm mặc định cho tất cả các tài liệu, nhưng bạn không thể tạo kiểu mới như bạn có thể trong Word hoặc Pages.

Mặt khác, việc chèn giá cổ phiếu trực tiếp vào bảng tính Google Sheets rất dễ dàng chỉ đơn giản là sử dụng chức năng GOOGLEFINANCE tích hợp trong khi tính năng tương tự vẫn phức tạp một cách đáng ngạc nhiên trong Excel và Numbers.

Sửa đổi và hợp tác

Google Docs luôn lưu trữ tất cả các sửa đổi của bạn và giúp bạn có thể quay lại trạng thái trước đó của tài liệu trong trường hợp bạn cần. Khi bạn cộng tác trên một tài liệu và mở nó sau khi người khác chỉnh sửa nó, nó sẽ cảnh báo bạn về những thay đổi gần đây và lưu trữ các bản ghi chi tiết về các bản sửa đổi, giống như tính năng Theo dõi thay đổi tùy chọn trong Office và iCloud.

Các phiên bản trực tuyến của Office và cả phiên bản dành cho máy tính để bàn và phiên bản trực tuyến của ứng dụng iCloud có tính năng theo dõi tương tự nhưng ít chi tiết hơn của các phiên bản tài liệu gần đây. Microsoft Office cho phép bạn bật Thay đổi theo dõi chi tiết trong tài liệu trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn và sau đó tiếp tục theo dõi các thay đổi trong cùng một tài liệu trong Office trực tuyến. Ngược lại, các ứng dụng iCloud có một vấn đề khó chịu. Nếu bạn bật Theo dõi thay đổi trong tài liệu trong ứng dụng máy tính để bàn của Apple Pages, bạn chỉ có thể xem tài liệu, không thể chỉnh sửa nó, trong phiên bản Trang của iCloud.

Khám phá Google Docs

Tính năng mới nhanh nhất trong Google Docs là nút Khám phá, mở trong một ô ở bên phải cửa sổ trình duyệt và hiển thị thông tin và đề xuất dựa trên những gì hiển thị trong tài liệu của bạn. Ví dụ: nếu bạn nhấp vào nút Khám phá trong bảng tính, ngăn sẽ cho phép bạn đặt câu hỏi về dữ liệu của mình, bao gồm các câu hỏi được đề xuất như "Trung bình của Cột D là gì?" Một hộp định dạng gợi ý các cải tiến để hiển thị trực quan dữ liệu của bạn, như thêm bóng cho các hàng xen kẽ.

Hộp Phân tích tiếp theo hiển thị các biểu đồ hiển thị trực quan hóa dữ liệu khác nhau của bạn, giống như các câu trả lời bạn có thể nhận được từ tính năng Bảng Pivot của Excel, nhưng được cung cấp mà không có bất kỳ công việc nào từ phía bạn. Trong Trang trình bày, khi bạn đang chỉnh sửa bản trình bày, hộp Khám phá cung cấp hình ảnh trực tuyến liên quan đến chủ đề của trang chiếu hiện tại và bạn có thể kéo chúng trực tiếp vào trang chiếu. Microsoft Office có các tính năng nghiên cứu tương đương, nhưng chúng không dễ sử dụng hoặc linh hoạt.

Mẫu

Nếu bạn nhớ những ngày đầu của Google Docs, bạn sẽ nhớ rằng các mẫu tài liệu của nó có xu hướng thanh lịch nhưng cực kỳ tối thiểu. Tất cả đã thay đổi trong kỷ nguyên băng thông rộng, khi mất ít hoặc không có thời gian để tải xuống đồ họa phức tạp. Google đã lấy gợi ý từ Apple và Microsoft và hiện cung cấp các mẫu trực quan tuyệt đẹp cho các tài liệu, bảng tính và đặc biệt là cho các bài thuyết trình. Không giống như các thiết kế mẫu của Apple, Google không yêu cầu bạn phải là nhà thiết kế đồ họa chuyên nghiệp và các mẫu trình bày của Google Slides rất phong phú trong các thiết kế slide sống động và mạnh mẽ mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng.

Để có được ý tưởng về kỹ năng của Google trong việc phát minh ra các ứng dụng dựa trên Web, hãy thử Google Slides trong trình duyệt và so sánh nó với phiên bản PowerPoint dựa trên Web của Microsoft. Microsoft dựa vào phiên bản rút gọn của Office Ribbon quen thuộc, giao diện được thiết kế cho các ứng dụng dành cho máy tính để bàn, trong đó Ribbon gói hàng tá chức năng vào một thanh công cụ nhỏ gọn ở phía trên màn hình. Trong các ứng dụng dựa trên Web của Office, Ribbon chức năng bị giảm đôi khi có vẻ lãng phí, với khoảng trống thay vì các tùy chọn được hiển thị trên phiên bản máy tính để bàn. Nó cũng có vẻ không hiệu quả, vì tab Ribbon ẩn các tính năng bố cục khác mà bạn có thể muốn sử dụng mà không cần chuyển tab.

Google sử dụng một ngăn ở bên phải cửa sổ cho nhiều tính năng mà Microsoft đưa vào Dải băng, đồng thời hiển thị thanh công cụ tiêu chuẩn của các tính năng bạn thường sử dụng và hiệu quả rõ ràng nhưng hiệu quả và thân thiện hơn so với mô hình của Office. Ví dụ, trong Slides, bạn có thể sửa đổi các hiệu ứng chuyển tiếp trong khung bên phải trong khi vẫn truy cập các tính năng định dạng và vẽ cơ bản trong thanh công cụ hàng đầu.

Tích hợp Google Docs với Microsoft Office

Google Docs có thể nhập các tài liệu Microsoft Office với độ trung thực ấn tượng và nó cũng nhập các định dạng nguồn mở giống như các định dạng được sử dụng bởi LibreOffice. Đừng mong đợi nó sẽ nhập tài liệu iCloud của Apple, nhưng không có gì khác ngoài iCloud có thể nhập tài liệu iCloud. Bạn có thể xuất từ ​​Google Docs trong Office, Tài liệu mở (OpenOffice và LibreScript), định dạng PDF, HTML và ePub, một loạt các tùy chọn xuất hữu ích hơn bạn có thể tìm thấy ở bất kỳ nơi nào khác.

Bạn cũng có thể sử dụng Google Dịch để chuyển đổi tài liệu sang ngôn ngữ khác, với kết quả không đồng đều có thể dự đoán được; một tính năng tương tự, sử dụng các công cụ trực tuyến của Microsoft, được tích hợp vào Microsoft Office. Một loạt các bổ trợ của bên thứ ba cung cấp các tính năng được tích hợp trong Microsoft Office, như trộn thư, in Avery Label và trình chỉnh sửa phương trình nâng cao hơn so với tính năng mà Google cung cấp. Tuy nhiên, nếu bạn cần các tính năng như thế này, có lẽ bạn nên sử dụng Office tốt hơn.

Google Docs, Sheets và Slides dành cho bạn?

Bạn có nên cắt dây sang Microsoft Office, LibreOffice hoặc iCloud và chuyển sang Google Docs không? Nếu bạn hài lòng với việc chỉnh sửa trong cửa sổ trình duyệt và bạn không ngại lưu trữ dữ liệu của mình trên máy chủ của Google và bạn không lo lắng về việc mất quyền truy cập Internet, thì có rất nhiều lý do để làm điều đó. Tôi chắc chắn sử dụng Google Docs cho tất cả các tài liệu của mình mà tôi muốn người khác cộng tác, bởi vì các tính năng cộng tác của bộ này mượt mà hơn và nhanh hơn đáng kể so với bất kỳ thứ gì mà đối thủ cung cấp.

Nhưng tôi sử dụng Microsoft Office trên Windows và Mac cho mọi thứ khác, vì không có bộ công cụ trực tuyến nào có thể sánh được với sức mạnh và tính linh hoạt của các ứng dụng văn phòng hoàn thiện và đầy đủ tính năng như Word, Excel và PowerPoint PowerPoint và nếu tôi cần chỉnh sửa Office tài liệu trực tuyến, ngay cả Office dựa trên trình duyệt cũng có một vài tính năng, như chú thích, mà Google Docs không có.

Nếu bạn chưa thiết lập Google Docs bằng Tài khoản Google của mình, tôi khuyên bạn nên thiết lập nó ngay bây giờ. Bạn có thể sử dụng địa chỉ email hiện có của mình và bạn không cần thiết lập tài khoản Gmail. Sẽ mất một thời gian dài trước khi nó có thể phù hợp với toàn bộ sức mạnh của bộ công cụ văn phòng được cài đặt tại địa phương, nhưng bộ văn phòng trực tuyến của Google trông tuyệt đẹp, hoạt động nhanh chóng và có thể làm mọi thứ, hay gần như mọi thứ mà bạn cần để hoàn thành công việc. Google Docs, Suites và Slides chia sẻ Lựa chọn của biên tập viên của chúng tôi cho các bộ văn phòng trực tuyến với Microsoft Office 365.