Làm thế nào kế toán đang phát triển cho một thế giới đầu tiên trên đám mây

Sự gia tăng của các dịch vụ kế toán đám mây mạnh mẽ hơn đang thay đổi cách cả kế toán viên và khách hàng mà họ phục vụ quản lý tài chính doanh nghiệp. Phần mềm dựa trên web ảnh hưởng đến các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nhưng cung cấp giá trị lớn hơn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) và các chủ sở hữu duy nhất có quyền truy cập vào các công cụ tài chính và kế toán lớn hơn bao giờ hết để hợp lý hóa doanh nghiệp của họ.

Nhà cung cấp dịch vụ kế toán dựa trên đám mây AccountantsWorld đang tận dụng sự thay đổi công nghệ này để cải thiện năng suất kinh doanh trên các tài khoản phải trả và phải thu, ghi sổ, kiểm kê, báo cáo và trả lương, với triết lý đưa quyền lực trở lại vào tay kế toán và khiến các chủ doanh nghiệp nhỏ lo lắng về kinh doanh thay thế. Năm 2003, AccountantsWorld đã bán mảng kinh doanh phần mềm thuế của mình cho Thomson Reuters và chuyển trọng tâm của mình sang việc tạo ra các giải pháp dựa trên đám mây cho kế toán viên. Công ty hiện xử lý 30.000 bảng lương công ty hàng năm bằng phần mềm của mình, theo Tiến sĩ Chandra Bhansali, đồng sáng lập và CEO của AccountantsWorld.

PCMag đã nói chuyện với Bhansali về cách các giải pháp dựa trên đám mây đang thay đổi cách các kế toán viên và SMB làm kinh doanh, các xu hướng công nghệ ảnh hưởng đến ngành công nghiệp và sự phát triển của các khả năng di động và bảo mật đang hình thành tương lai của kế toán.

PCMag: Một số vấn đề kế toán bạn đặt ra để giải quyết bằng cách sử dụng công nghệ đám mây và Internet là gì?

Tiến sĩ Chandra Bhansali: Chúng tôi đã tự hỏi, các loại vấn đề chúng ta có thể giải quyết bằng cách sử dụng sức mạnh của Internet là gì? Chúng tôi nhận ra rằng nó cung cấp các khả năng to lớn mà máy tính để bàn không có. Một điều chúng tôi nhận thấy là bảng lương thực chất là một chức năng kế toán vì nó liên quan đến thuế, nhưng tại thời điểm đó, rất ít kế toán cung cấp dịch vụ trả lương. Bạn phải chính xác 100 phần trăm và thực hiện các yêu cầu một cách kịp thời nếu không sẽ có hình phạt cứng. Kế toán không có công cụ để làm điều đó nên họ đã sử dụng để định tuyến tất cả các bảng lương của khách hàng của họ đến các dịch vụ như ADP và Paychex Account Online.

Chúng tôi nói rằng điều đó không có ý nghĩa. Chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi có thể tạo ra một trung tâm xử lý mạnh mẽ và sử dụng các máy chủ với chi phí sử dụng máy tính lớn. Vì vậy, chúng tôi đã tạo ra trung tâm xử lý bảng lương dựa trên đám mây đầu tiên cho kế toán viên và cho khách hàng của chúng tôi truy cập Internet từ năm 2004. Bây giờ họ có thể sử dụng điều đó để cung cấp dịch vụ trả lương cao cho khách hàng của họ, với phần mềm làm mọi thứ phía sau cảnh cho họ: tiền gửi trực tiếp, tiền gửi thuế, và nộp các biểu mẫu thuế và các mẫu W2, W3 và 1099 chính xác và đúng hạn. Tất cả kế toán và khách hàng phải làm là nhập dữ liệu. Đối với nhiều kế toán viên, nó đã trở thành một trong những dịch vụ có lợi nhất của họ. Vì vậy, chúng tôi đã thay đổi mô hình xử lý bảng lương bằng cách sử dụng đám mây; các nhà cung cấp giải pháp tiền lương đã làm theo phù hợp bằng cách cung cấp một số loại công cụ kế toán.

Ngoài các trường hợp sử dụng ngay lập tức, một số xu hướng công nghệ khác ảnh hưởng đến ngành công nghiệp là gì?

Bhansali: Xu hướng thực sự hướng tới sự tích hợp trong đám mây cho tất cả các dịch vụ mà các doanh nghiệp và kế toán sử dụng hàng ngày. Kế toán hiện cũng có các công cụ để đảm nhận rất nhiều chức năng hỗ trợ này để giúp SMB làm những gì họ làm tốt nhất, để điều hành và quản lý doanh nghiệp của họ hiệu quả hơn. Đó là sự kết hợp của các yếu tố này. Tôi thấy tăng năng suất đáng kể nhất trong phân khúc doanh nghiệp nhỏ.

Công nghệ đang có xu hướng mang đến cho kế toán viên khả năng cung cấp dịch vụ hoàn chỉnh cho khách hàng của họ. Đó là về việc điền vào tất cả các liên kết hoặc thành phần bị thiếu trong chuỗi đó. Ngay bây giờ, quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là một lĩnh vực tăng trưởng. Làm thế nào hiệu quả kế toán có thể quản lý đó? Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nhỏ, hầu hết các kế toán cho đến nay đều là tự làm (DIY). Khách hàng sẽ làm một cái gì đó cuối cùng của họ và kế toán sẽ làm sạch nó. Có một sự thay đổi lớn xảy ra đối với "đừng tự làm" (DDIY). Thay vào đó, làm việc với kế toán của bạn. Chúng tôi đã thấy bảng lương, được lấy từ kế toán, quay trở lại thông qua phần mềm đám mây. Không chỉ đối với kế toán mà đối với tất cả các nhà cung cấp dịch vụ khác, lượng thời gian dành cho công việc tại văn phòng dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ và nhân viên cũng bị thu hẹp đáng kể khi họ có khả năng giảm tải công việc cho kế toán.

Từ quan điểm của kế toán và khách hàng, các giải pháp dựa trên đám mây thay đổi cách họ kinh doanh như thế nào?

Bhansali: Các văn phòng dịch vụ tiền lương lớn không cung cấp cho kế toán viên mức độ hiệu quả và năng suất như nhau, và họ tính phí khách hàng rất nhiều. Giờ đây, các kế toán viên họ tin tưởng nhất và họ có mối quan hệ với họ có thể cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp nhỏ của họ một dịch vụ trả lương có thể tùy chỉnh rất hiệu quả và tích hợp giữa hệ thống kế toán và bảng lương để đảm bảo luồng dữ liệu trực tiếp, an toàn.

Với các hệ thống kế toán, một vấn đề lớn là sổ sách kế toán của khách hàng. Tôi đã nói chuyện với một người bạn CPA của tôi vài năm trước, người đang bốc khói với một trong những khách hàng của anh ta, người mà anh ta nói không bao giờ nhập bất cứ thứ gì sau khi anh ta đóng sách. Khách hàng đã thêm một mục khác và nó đã khiến mọi thứ mất cân bằng. Ông nói rằng ông đã dành 20 đến 30 phần trăm thời gian của mình để sửa chữa mớ hỗn độn mà các doanh nghiệp nhỏ này tạo ra khi họ không có đầu mối về kế toán và không nên truy cập. Chúng tôi bắt đầu hỏi kế toán và thấy loại sổ sách khách hàng này là một trở ngại rất lớn. Nếu bạn tham dự bất kỳ hội nghị kế toán hoặc CPA nào, một trong những phiên tham dự cao nhất luôn là sổ sách kế toán. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi đang sử dụng đám mây để cho phép thay đổi nhằm mang lại cho kế toán viên quyền kiểm soát tốt hơn thay vì các hệ thống được thiết kế để sử dụng cho chính các khách hàng doanh nghiệp nhỏ. Chúng tôi đã trao cho kế toán viên quyền tùy chỉnh các hệ thống và quyền cho từng khách hàng.

Kế toán được cho là cố vấn kinh doanh quan trọng cho khách hàng của họ, nhưng cho đến bây giờ họ không thể thực hiện vai trò đó một cách hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ. Vì vậy, đối với một thợ sửa ống nước không biết gì về kế toán, kế toán sẽ chỉ cho họ quyền truy cập để viết séc và nhập biên lai tiền mặt; đó là tất cả những gì họ phải lo lắng. Nếu khách hàng là nhân viên kế toán, họ có thể cấp cho họ quyền truy cập vào các tài khoản phải trả và phải thu, v.v. Trong những năm qua, điều này đã phát triển vì kế toán phía khách hàng là một điều ác không cần thiết đối với các doanh nghiệp nhỏ. Với các hệ thống dựa trên đám mây này, kế toán viên có thể đảm nhận công việc kế toán hoàn chỉnh.

Khoảng một năm trước, chúng tôi đã giới thiệu một ứng dụng cho phép khách hàng chụp ảnh hóa đơn, đi thẳng vào hệ thống để được thanh toán. Các tích hợp thực sự quan trọng ở đây vì chúng cũng có thể kết nối điều này với cổng Web khách và hệ thống quản lý tài liệu. Vì vậy, hóa đơn đi thẳng vào thư mục chính xác trong hệ thống quản lý tài liệu và đồng thời, mọi khoản thanh toán và giao dịch thẻ tín dụng có thể được quét và xác định. Khi kế toán đăng nhập để ghi lại khoản thanh toán, tất cả các giao dịch được liệt kê. Ngoài ra còn có tích hợp với các hệ thống thanh toán hóa đơn tinh vi hơn, hệ thống thanh toán thời gian và thanh toán, hệ thống thời gian và điểm danh, và nhà cung cấp 401k. Chúng tôi cũng đang tạo một API mở để tích hợp với hầu hết mọi thứ.

Người dùng phần mềm kế toán đám mây có thể là một doanh nghiệp nhỏ và công ty kế toán phục vụ họ hoặc doanh nghiệp lớn hơn với bộ phận kế toán nội bộ. Làm thế nào để những trường hợp sử dụng khác nhau, hoặc họ?

Bhansali: Điều đang xảy ra với các giải pháp này là có rất nhiều công cụ phân tích được tích hợp. Các doanh nghiệp nhỏ cần tư vấn cấp CFO, nhưng các doanh nghiệp vừa và lớn có bộ phận kế toán riêng và khả năng của họ để thực hiện các loại phân tích này, với CFO và giám đốc điều hành để cung cấp đầu vào. Các doanh nghiệp nhỏ không có điều đó. Vì vậy, trong các giải pháp đám mây nơi kế toán viên đang làm việc với dữ liệu trực tiếp và có các công cụ để phân tích nó, kế toán viên có thể thực hiện loại chức năng CFO này cho các doanh nghiệp nhỏ hơn. Đó là tất cả về việc giúp kế toán khai thác đám mây và phần mềm cung cấp cho kế toán viên (và, bằng cách mở rộng, các doanh nghiệp nhỏ) mà họ không thể có trước đây.

Sự tăng trưởng của điện toán di động có ảnh hưởng gì đến kế toán đám mây?

Bhansali: Điện thoại thông minh chắc chắn đang thay đổi cách chúng ta tiến hành kinh doanh. Riêng đối với các công ty kế toán hành nghề duy nhất, một trong những lý do họ chưa bao giờ làm bảng lương trước đây là bởi vì, nếu họ đang trong kỳ nghỉ, giả sử, không có cách nào để họ truy cập. Bây giờ, thông qua kế toán và tính lương ứng dụng di động, họ có thể làm điều đó từ bất cứ đâu. Ứng dụng của chúng tôi có một màn hình rất đơn giản để nhập dữ liệu di động. Ngoài ra còn có khả năng quét hóa đơn và kiểm tra, và một ứng dụng di động khác mà chúng tôi đang làm việc là chi phí nhân viên để họ có thể chụp ảnh hóa đơn của họ cho các tài khoản chi phí.

Các khía cạnh quan trọng khác của điện thoại di động cho kế toán và khách hàng là cảnh báo. Đối với mỗi doanh nghiệp, có ngưỡng. Một số có thể đặt ra rằng, nếu các khoản phải thu vượt quá 50.000 đô la, đó là một vấn đề. Đối với một doanh nghiệp lớn hơn, có thể đó là 300.000 đô la và điều tương tự đối với các tài khoản phải trả hoặc tiền mặt trong ngân hàng. Kế toán có thể đặt ngưỡng cho tất cả các trình điều khiển kinh doanh quan trọng này cho khách hàng của họ và khi vượt quá ngưỡng, kế toán có thể đặt cảnh báo để nhận văn bản trước và sau đó gọi cho khách hàng để thảo luận chi tiết hoặc đặt cảnh báo để ra ngoài cho cả họ và khách hàng cùng một lúc. Các cổng kế toán cũng có màn hình trong đó họ có thể thấy tầm nhìn của một con chim về trạng thái ngưỡng của mọi khách hàng.

Khi chuyển sang các giải pháp dựa trên đám mây này và xử lý dữ liệu tài chính nhạy cảm, làm thế nào để bạn giải quyết khía cạnh bảo mật để đảm bảo truyền, truyền tệp và lưu trữ an toàn?

Bhansali: Nó hoàn toàn quan trọng. Đối với chúng tôi, chúng tôi đã thực hiện việc chuyển đổi năm năm trước sang Amazon Web Services (AWS), đây là một động thái nhằm đưa dữ liệu khách hàng của chúng tôi vào một cơ sở hạ tầng với mức độ bảo mật rất cao. Trên hết, chúng tôi thực hiện mã hóa tất cả dữ liệu nhạy cảm, từ số an sinh xã hội và số nhận dạng nhân viên đến thông tin ngân hàng. Chúng tôi cũng đặt nhiều công nghệ công nghệ thông tin và bảo mật (ITS) lên trên đó để giảm thiểu rủi ro và làm cho dữ liệu hệ thống và máy khách của chúng tôi an toàn nhất có thể.