Đánh giá và đánh giá của Hubstaff

Hubstaff (bắt đầu ở mức 5 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng) giống như các TSheets giành giải Lựa chọn của Biên tập viên ở chỗ cả hai công cụ tập trung hầu hết vào các tính năng theo dõi thời gian. Hubstaff phân tách trọng tâm này phần nào bằng cách thêm một số khả năng giám sát nhân viên, chẳng hạn như giám sát tổ hợp phím, nhưng đối với hầu hết các phần, nó tập trung vào theo dõi thời gian. Mặc dù vậy, tuy nhiên, nó không hoàn toàn bắt kịp TSheets trong bộ phận này bởi vì phần sau hoạt động tốt hơn khi có các tính năng nâng cao hơn.

Mặc dù các giải pháp chơi thuần túy như Hubstaff và TSheets thu hút nhiều khách hàng, những người khác thường muốn có một bộ tính năng rộng hơn có thể mở rộng để quản lý dự án (PM), quản lý chi phí hoặc lập hóa đơn, chẳng hạn. Các công cụ thuộc danh mục này bao gồm Mavenlink và các dự án Zoho theo dõi của Biên tập viên theo dõi thời gian khác của chúng tôi.

Giá cả và kế hoạch

Hubstaff được xây dựng để cung cấp cho bạn sự giám sát của Big Brother khi nhân viên đang làm việc, họ đang làm gì trong khi họ làm việc và bạn cần trả gì cho họ khi công việc hoàn thành. Gói cơ bản $ 5 mỗi tháng cho phép bạn truy cập vào các công cụ theo dõi thời gian đơn giản, trình quản lý lịch thanh toán của nhân viên, hỗ trợ 24/7 và cài đặt người dùng có thể được quản lý theo từng nhân viên. Ngoài ra, kế hoạch này cho phép bạn theo dõi xem nhân viên của bạn có làm việc hay không bằng cách cho phép bạn ghi lại ảnh chụp màn hình trong khi họ làm việc cũng như theo dõi hoạt động của bàn phím và chuột trong ca làm việc. Trong số các công cụ mà chúng tôi đã thử nghiệm trong quá trình theo dõi thời gian, Hubstaff và Time Doctor là những công cụ duy nhất cung cấp mức độ hiểu biết sâu sắc này về cách các công nhân đang tiến bộ. Mặc dù giám sát bàn phím và màn hình là các tính năng hữu ích (mặc dù quá tầm) cho màn hình thay đổi, việc triển khai của Hubstaff vẫn còn nhiều điều mong muốn (sẽ nói thêm về điều này sau).

Gói Premium $ 10 mỗi người dùng mỗi tháng bao gồm mọi thứ bạn sẽ tìm thấy trong gói Cơ bản, nhưng bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào giao diện lập trình ứng dụng (API) của Hubstaff để tích hợp công cụ này với phần mềm của bên thứ ba khác. Gói Premium cũng đi kèm với một công cụ lập lịch nhẹ cung cấp cho quản trị viên sức mạnh để phân công ca và ủy thác các nhiệm vụ từ trong bảng điều khiển. Khách hàng cao cấp cũng có thể sử dụng công cụ để tạo hóa đơn và thanh toán PayPal tự động. Khách hàng thanh toán hàng năm sẽ nhận được hai tháng miễn phí (cho cả hai mức giá).

So với TSheets, đối thủ cạnh tranh gần nhất trong nhóm của chúng tôi, Hubstaff có giá hợp lý, đặc biệt là có các tính năng giám sát bổ sung không có trong các công cụ cạnh tranh. TSheets cung cấp một tài khoản miễn phí cơ bản, cũng như tài khoản $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng tính phí cơ bản $ 20 mỗi tháng cho các đội có ít hơn 100 người dùng và phí cơ bản $ 100 mỗi tháng cho các đội có hơn 100 người dùng. Phí cơ bản, mà Hubstaff không tính phí, khiến TSheets đắt hơn một chút so với Hubstaff, ngay cả ở cấp Premium của Hubstaff. Hubstaff có kế hoạch loại bỏ một kế hoạch định giá, nhóm số lượng người dùng lại với nhau theo các mức như 5, 10 và 15 và thay vào đó sẽ chính xác hơn với việc định giá theo số lượng người dùng. Ví dụ: một công ty có 17 người dùng sẽ chơi cho 17 người dùng thay vì làm tròn số với giá cho 20 người dùng, là 99 đô la mỗi người dùng mỗi tháng.

Nếu bạn quan tâm nhiều hơn đến các giải pháp quản lý dự án cồng kềnh đó, thì bạn sẽ cần tăng thêm một chút tiền mặt. Mavenlink tính phí $ 39 mỗi người dùng mỗi tháng cho gói rẻ nhất bao gồm theo dõi thời gian. Zoho cung cấp gói theo dõi thời gian rẻ nhất của mình ở mức 20 đô la mỗi tháng cho 10 người dùng và 10 dự án (đây là một thỏa thuận tốt nếu bạn cần tất cả các tính năng PM bổ sung). Gói theo dõi thời gian rẻ nhất từ ​​Wrike có giá 24, 80 đô la mỗi người dùng mỗi tháng.

Tính năng và giao diện người dùng

Giao diện người dùng (UI) của Hubstaff được thiết kế với thanh điều hướng màu xám và màu xanh lam bên trái hấp dẫn, có nhiều chỗ ở phía bên phải màn hình của bạn để nhập và phân tích dữ liệu. Khi bạn đăng nhập lần đầu vào hệ thống, bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển chính, cung cấp cho bạn tổng quan về số giờ nhân viên của bạn đã làm việc trong ngày đó và bao nhiêu giờ họ đã làm việc trong bảy ngày qua. Bạn cũng sẽ thấy một danh sách của từng thành viên, các nhiệm vụ gần đây nhất của họ và mức độ tích cực của họ trong tuần qua. Đây là một trực quan hóa dữ liệu quản lý dự án vững chắc cho phép bạn phân biệt ngay lập tức giữa ngựa và công việc, và nó ngay lập tức gọi đến các dự án chú ý đang nhận được quá nhiều sự chú ý và các dự án đang bị bỏ qua.

Chúng tôi đã mời người dùng tham gia tài khoản của chúng tôi với tư cách là thành viên cho một vài địa chỉ email đang hoạt động của chúng tôi. Khi được thêm chính xác, các nhân viên sẽ hiển thị là "Thành viên" được liệt kê trong chế độ xem của quản trị viên. Nhưng khi chúng tôi thêm một người dùng cho một trong những địa chỉ email đang hoạt động của mình, người dùng đó vẫn hiển thị dưới Lời mời nhưng không xuất hiện dưới Thành viên. Chúng tôi đã nhận được một thông báo qua email về "Lời mời nổi bật." Mặc dù chúng tôi đã chấp nhận lời mời cho một địa chỉ email, nhưng nó không hiển thị trong hệ thống như được chấp nhận. Chúng tôi nhấp vào liên kết trong email, dẫn đến danh sách những lời mời. Sau đó, chúng tôi đã chọn Hành động và Lời mời bực bội. Đại diện của Hubstaff nói với chúng tôi rằng khi chúng tôi chấp nhận lời mời từ tài khoản khác của chúng tôi, chúng tôi cần phải đăng xuất hoàn toàn khỏi Hubstaff và sau đó đăng nhập từ tài khoản khác. Khi chúng tôi thực hiện bước này, chúng tôi có thể thêm thành công mới vào tài khoản của mình và để người đó theo dõi thời gian từ tài khoản riêng biệt.

Có hai cách để thêm thời gian trong Hubstaff: Bạn có thể xây dựng bảng thời gian thủ công với số giờ làm việc trước đây hoặc bạn có thể sử dụng tính năng đồng hồ bấm giờ. Trước đây, Hubstaff chỉ cung cấp tính năng bấm giờ trong ứng dụng máy tính để bàn. Bây giờ bạn có thể sử dụng nút bấm giờ trong ứng dụng di động, ứng dụng máy tính để bàn hoặc trên trang web. Bạn thêm một tác vụ để làm việc và sau đó nhấp vào nút mũi tên đồng hồ bấm giờ để bắt đầu tính thời gian cho công việc của bạn. Để thay đổi tác vụ, nhấp vào menu thả xuống trong tiện ích hẹn giờ để chuyển sang tác vụ khác. Ví dụ: "Công việc đường hầm đường sắt mới", chúng tôi muốn chuyển các nhiệm vụ từ "Khoan vào nền tảng" sang "Thực hiện công việc điện". Khi chúng tôi thay đổi thả xuống, bộ đếm thời gian dừng lại. Sau đó, chúng tôi nhấp vào mũi tên để bắt đầu đồng hồ bấm giờ cho nhiệm vụ mới nhưng có liên quan.

Với tính năng bảng chấm công, bạn ghi lại số giờ của mình như bạn có thể đã làm bằng bút và giấy trong kỷ nguyên tương tự của theo dõi thời gian. Về cơ bản, bạn làm việc theo ca, bạn thêm thời gian vào bảng chấm công và bạn đăng xuất trên đó. Đây là một phương pháp khá chuẩn để theo dõi thời gian. Thật không may, vì Hubstaff không cho phép bạn thêm thời gian trong tương lai, bạn không thể sử dụng nền tảng như một công cụ lập kế hoạch thay đổi. Quản trị viên có thể cho phép người dùng chỉnh sửa thủ công các bảng thời gian đã gửi trước đó và họ có thể buộc người dùng yêu cầu một lý do để đảm bảo họ thực sự thêm giờ họ làm việc. Quản trị viên cũng có thể nhắc nhở người dùng bắt đầu theo dõi thời gian nếu họ không truy cập hệ thống trong một thời gian.

Ứng dụng gốc sẽ chụp ảnh theo các khoảng thời gian ngẫu nhiên lên tới ba bức ảnh mỗi giờ tùy thuộc vào tần suất quản trị viên muốn theo dõi công nhân. Ảnh chụp màn hình có thể được làm mờ một phần để không ghi lại thông tin nhạy cảm trên mỗi lần chụp, nhưng đủ màn hình sẽ không được đảm bảo rằng bạn vẫn sẽ biết được màn hình có liên quan đến công việc hay nội dung liên quan đến công việc hay không. Đây là một cách phức tạp và khó hiểu để theo dõi thời gian theo cách thủ công, đặc biệt nếu bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác trong cả ngày. Hubstaff nên tìm cách thêm các yếu tố screengrab vào kiến ​​trúc dựa trên đám mây giống như đã làm với đồng hồ bấm giờ để đơn giản hóa việc sử dụng dễ dàng.

Tab Lịch trình cho phép bạn chỉ định ngày và giờ cho nhân viên làm việc. Bạn có thể đặt số giờ tối thiểu để làm việc và thời gian nghỉ trưa. Hubstaff cũng cho phép bạn thiết lập một ca định kỳ. Phần mềm báo cáo của công cụ đã được cải thiện kể từ lần đánh giá cuối cùng của chúng tôi nhưng vẫn theo dõi các công cụ mạnh hơn như Dự án Zoho. Trong Hubstaff, bạn sẽ có quyền truy cập vào các báo cáo về thời gian làm việc, phần trăm hoạt động và tiền chi tiêu. Kể từ lần đánh giá cuối cùng của chúng tôi, Hubstaff đã thêm chế độ xem đồ họa của toàn bộ quy trình làm việc. Ngay sau đó, Hubstaff có kế hoạch thêm khả năng lưu các bộ lọc cho một tìm kiếm cụ thể thay vì tìm kiếm các thành viên riêng biệt. Bạn có thể xem báo cáo về Thời gian & Hoạt động hoặc báo cáo về hoạt động hàng tuần, Thanh toán, Số tiền sở hữu, Ngân sách dự án, Số dư thời gian nghỉ, Hóa đơn, v.v. Nếu mục tiêu của bạn là học hỏi và phát triển dựa trên thời gian và cách nhân viên của bạn quản lý thời gian, bạn sẽ tốt hơn khi làm việc với Dự án Zoho.

Quản trị viên nhận được thông báo khi họ đạt đến giới hạn nhân sự và ngân sách hàng tuần. Hóa đơn được tự động tính toán và tạo dựa trên thời gian mỗi nhân viên làm việc, cũng như mức lương trả cho người đó. Bạn có thể thiết lập bảng lương tự động thông qua PayPal, cho phép bạn tự động hóa các khoản thanh toán dựa trên thời gian được theo dõi trong công cụ. Hãy ghi nhớ: Người dùng không phải gửi thời gian để phê duyệt, vì vậy thanh toán tự động sẽ được thực hiện cho dù nhân viên đúng hay sai về số giờ họ làm việc. Không có lời nhắc nào cho người quản lý kiểm tra kỹ từng tờ thời gian trước khi thanh toán tự động hết, vì vậy, nếu bạn lo lắng về việc thanh toán sai, thì bạn có thể đặt thanh toán PayPal thành thủ công.

Là một phần của cài đặt cấu hình, bạn có thể kiểm soát ai nhận thông báo về người dùng, (quản lý, người dùng, cả hai hoặc không ai). Chúng tôi nghĩ rằng thật thông minh khi cả quản lý và người dùng sẽ nhận được điều này. Trong khi đó, khi nói đến thời gian chỉnh sửa, Hubstaff cho phép bạn đặt lý do cho thời gian chỉnh sửa. Có lẽ điều này hữu ích khi các công ty cần lưu giữ hồ sơ để họ không bị kiểm toán.

Giám sát nhân viên

Chúng tôi đã chạm vào việc một số tính năng giống như Big Brother của Hubstaff vào theo dõi thời gian. Nhưng nền tảng này cũng có nhiều đặc điểm nổi bật của các công cụ giám sát nhân viên. Các tính năng giám sát nhân viên của Hubstaff bao gồm ghi nhật ký gõ phím, giám sát URL và ứng dụng, GPS và giám sát vị trí và ảnh chụp màn hình hoạt động.

Khi bạn đặt người dùng của mình và họ tải xuống ứng dụng hẹn giờ vào máy của họ, ứng dụng máy tính để bàn không chỉ theo dõi thời gian mà sẽ chụp ảnh màn hình ngẫu nhiên hoặc theo các khoảng thời gian tùy chỉnh, chẳng hạn như ba ảnh chụp màn hình mỗi phút. Điều này không chỉ áp dụng cho màn hình chính của người dùng mà còn cho bất kỳ màn hình kèm theo nào. Hubstaff không đăng nhập khóa, nhưng nó theo dõi hoạt động được cung cấp qua chuột và bàn phím, cung cấp cho nhà tuyển dụng tính toán mức độ hoạt động của nhân viên. Tất cả dữ liệu này xuất hiện trên bảng điều khiển Hubstaff trong tab Hoạt động. Đây là nơi bạn có thể chọn người dùng từ menu thả xuống để xem ảnh chụp màn hình của họ tương quan với dữ liệu hoạt động.

Khi nói đến giám sát ứng dụng và URL, Hubstaff không chỉ đơn giản là theo dõi thời gian để xem các trang web và ứng dụng mà nhân viên đã truy cập hoặc mở và thời gian các phiên của họ là bao lâu. Mô-đun Báo cáo sau đó có thể chạy các truy vấn tùy chỉnh trên các vectơ, chẳng hạn như việc sử dụng ứng dụng được ánh xạ theo thời gian và hoạt động. Hubstaff tích hợp với các công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ như Asana và Trello để lọc báo cáo theo các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể để theo dõi năng suất.

Một tính năng giám sát nhân viên duy nhất được cung cấp là theo dõi vị trí GPS thông qua ứng dụng di động của Hubstaff. Mặc dù ứng dụng di động không thể chụp ảnh màn hình (thiết bị di động có thể) hoặc ghi lại hoạt động của ứng dụng và trang web trên thiết bị di động, nhưng nó cho phép bạn theo dõi và ghi lại vị trí cho nhân viên làm việc trong lĩnh vực này. Mặc dù độ sâu của dữ liệu giám sát và các tính năng giám sát không thể đo lường được bằng một công cụ quyền lực như Teramind, Biên tập viên của chúng tôi để theo dõi nhân viên, Hubstaff có một lựa chọn hữu ích cho các nhà tuyển dụng muốn giám sát nhiều hơn một chút.

Truy cập di động

Thời gian theo dõi trong thời gian thực trên ứng dụng Android và iOS của Hubstaff hoàn toàn giống với ứng dụng trên máy tính để bàn, nhưng ứng dụng di động cung cấp giao diện đặc biệt trực quan. Ứng dụng di động cho phép quản trị viên theo dõi chuyển động thông qua theo dõi GPS. Điều này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về mức độ di chuyển của nhân viên của bạn bằng cách thu thập dữ liệu vị trí ở các giai đoạn khác nhau.

Lúc đầu, chúng tôi không thể khởi động bộ đếm thời gian cho một nhiệm vụ vì chúng tôi không kích hoạt Dịch vụ vị trí cho Hubstaff. Khi chúng tôi nhấp vào Cho phép, chúng tôi có thể bắt đầu tính thời gian Báo cáo SEO dự án cho Cửa hàng XYZ.

Bảng điều khiển di động trong Hubstaff được sắp xếp gọn gàng. Giao diện trong ứng dụng di động khá tốt, nhưng bạn không thể xem cột Lý do trên bảng chấm công. Bạn sẽ có thể cuộn qua với màn hình cảm ứng.

Khi bạn nhấp vào một mục, bạn có thể thấy số tiền đã được sử dụng dựa trên lượng thời gian làm việc. Trên bảng điều khiển chính, bạn có thể theo dõi lượng thời gian và chi phí cho cả thành viên cá nhân và nhóm. Giao diện di động gần với chất lượng của TSheets, nhưng nền tảng sau có bảng thời gian được bố trí độc đáo với mỗi nhân viên được phân tách bằng các quy tắc. Chúng tôi cũng thích các tùy chọn trong ứng dụng di động TSheets như Take Break, Clock In và Clock Out. Hubstaff có tính năng "nghỉ ngơi", nhưng nó không thể nhìn thấy trong các thử nghiệm của chúng tôi.

Cái gì còn thiếu

Vào cuối năm 2018, Hubstaff đã phát hành một số bản cập nhật đặc biệt khắc phục các điểm yếu hoặc thiếu sót nhất định của tính năng, bao gồm thêm bộ đếm thời gian trên web, làm sáng tỏ các tùy chọn báo cáo và thêm mức độ hoạt động và giám sát màn hình. Ngoài khả năng theo dõi âm thanh và gõ phím của mình, Hubstaff không làm tốt công việc cho phép giám sát sự thay đổi sâu hơn như các công cụ quản lý dự án lớn hơn. Ví dụ: Hubstaff không cho phép theo dõi nâng cao. Nếu bạn điều hành một công ty vận tải đường bộ và bạn ít quan tâm đến việc một người lái xe tải đã lái xe bao nhiêu giờ so với quãng đường được lái, thì không có cách nào để quản lý điều đó trong Hubstaff. Không giống như Hubstaff, TSheets cung cấp cho bạn khả năng tạo thêm sáu trường theo dõi nâng cao tùy chỉnh. Bạn cũng có thể thêm câu hỏi cho mỗi lần hết giờ (ví dụ: "Có sự cố không? Có. Không.") Và hệ thống buộc người dùng trả lời các truy vấn vào cuối mỗi ca hoặc họ sẽ không thể để đồng hồ ra.

Tuy nhiên, Hubstaff được cải tiến hơn nhiều khi nói đến các tính năng báo cáo. Trước đây, bạn có thể thêm ghi chú vào một văn bản trống được nộp, nhưng bây giờ các trường Ghi chú này xuất hiện trong các báo cáo. Giống như hầu hết các dịch vụ, bạn có thể xuất dữ liệu ở định dạng CSV hoặc PDF.

Như Hubstaff khó tính về việc theo dõi công việc, công cụ này không cho phép hạn chế địa chỉ IP, điều đó có nghĩa là nhân viên của bạn có thể nói họ đang làm việc từ văn phòng nhưng họ thực sự có thể làm việc từ một tàu du lịch ở Bahamas (trừ khi họ ' đang sử dụng ứng dụng di động để theo dõi thời gian). Đây là một tính năng tiêu chuẩn có sẵn trong hầu hết các công cụ khác mà chúng tôi đã thử nghiệm. Hubstaff cũng không cho phép quản trị viên yêu cầu người dùng chụp ảnh khi họ báo cáo làm việc. Chúng tôi cho rằng sẽ quá mức để khiến ai đó chụp ảnh tự sướng ngay trước khi bạn bắt đầu ghi lại màn hình của họ và theo dõi các lần nhấn phím của họ, nhưng TSheets cho phép bạn đặt điều này như một yêu cầu (điều này hợp lý, đặc biệt nếu bạn theo dõi các tác vụ được thực hiện bên ngoài máy tính, chẳng hạn như như bán lẻ, xây dựng, hoặc công việc giải trí). Phần mềm cũng không cho phép người dùng đồng hồ thông qua một cuộc gọi điện thoại, đó là một dịch vụ yếu tố như TSheets, VeriClock và Dự án Zoho cung cấp cho những công nhân không có điện thoại thông minh.

Một công cụ theo dõi thời gian thuận lợi với một số giám sát

Hubstaff là một công cụ theo dõi thời gian dễ quản trị, giàu tính năng. Nếu bạn siêng năng theo dõi hành vi của nhân viên khi đang ở trên đồng hồ, thì không có phần mềm nào tốt hơn Hubstaff. Bạn sẽ có thể ghi lại ảnh chụp màn hình, theo dõi âm lượng nhấn phím và chuyển động tuyến đường thông qua theo dõi GPS.

Thật không may, nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng đi xa hơn để cho phép tùy chỉnh, nhập dữ liệu không điển hình hoặc cấu trúc báo cáo nâng cao hơn, thì Hubstaff sẽ không phù hợp với bạn. Tuy nhiên, mặc dù không thua TSheets, Hubstaff được cải tiến nhiều là một lựa chọn vững chắc cho một nền tảng tập trung vào theo dõi thời gian.