Đánh giá và đánh giá cuộc họp

Chúng tôi thường không khai thác hết tiềm năng của các cuộc họp kinh doanh hàng ngày của mình, vì vậy sẽ dễ dàng cảm thấy như họ đang lãng phí thời gian của mình. Khi không ai chắc chắn về mục đích của cuộc họp, mục tiêu và kết quả mong đợi của nó, hoặc quyết định nào thực sự cần phải đưa ra, sự hợp tác trở nên khó khăn. Mọi người kết thúc việc dành một giờ để nói về một kế hoạch lớn, sau đó không có gì thực sự xảy ra. Meetseng, bắt đầu ở mức 9 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, nhằm giúp giải quyết vấn đề đó.

Meetseng giúp các thành viên trong nhóm sắp xếp các mục tiêu và tài liệu trước khi họ gặp nhau, ghi chú và phân công các mục hành động trong sự kiện và theo dõi các nhiệm vụ ngay cả khi mọi người rời khỏi phòng. Ý tưởng là để nắm bắt các kết luận và ý tưởng xuất phát từ một cuộc thảo luận cụ thể, sau đó khuyến khích và theo dõi tiếp theo bất kỳ quyết định nào được đưa ra.

Tiền đề tuyệt vời, "iffy" thực thi. Trong khi phần mềm có một số ý tưởng tuyệt vời, nó có một triển khai yếu. Nếu các tính năng có thể được bỏ qua, thì Meetseng có thể biến thành một công cụ thực sự hữu ích ngang với một số sản phẩm của Biên tập viên của chúng tôi để cộng tác trực tuyến, bao gồm Podio và Slack.

Có người của bạn gọi người của tôi

Quá trình đăng ký rất đơn giản. Meetseng là miễn phí cho các đội có tối đa năm thành viên, điều này làm cho việc đá lốp dễ dàng. Đối với các tổ chức lớn hơn, ứng dụng web tính phí $ 9 mỗi người dùng mỗi tháng, với giấy phép doanh nghiệp có sẵn với giá cụ thể chỉ có sẵn từ doanh số của Meetseng. Gặp gỡ khách (bên ngoài tổ chức của bạn) không được tính trong các điều khoản cấp phép, vì vậy bạn không phải trả phí cho khách truy cập một lần. Phần mềm này được tích hợp với Microsoft Outlook và Atlassian HipChat, với sự hỗ trợ cho Lịch Google sắp ra mắt, theo Meetseng.

Thiết lập ban đầu thiết lập thành viên nhóm và cấu hình hệ thống. Chẳng hạn, quản trị viên kiểm soát ai có thể tham gia một nhóm và có bao nhiêu đội. Nhân viên có ID email tại tên miền của công ty có thể được phép tham gia tự động hoặc có thể cần phải xin phép; các nhóm và không gian làm việc có thể riêng tư trừ khi các thành viên được mời.

Có lẽ bạn sẽ muốn điều tra kết nối tùy chọn của Meetseng với Microsoft Outlook vì nếu không có thiết lập nhóm có thể là một nỗi đau, đặc biệt là đối với các tổ chức lớn hơn. Tạo một tổ chức, đặc biệt là một tổ chức đặc biệt như một ủy ban công nghiệp, có nghĩa là sao chép và dán ID email vào các trường Lời mời. Điều đó ổn đối với một vài người tham gia nhưng điều này sẽ nhanh chóng cũ. Vì vậy, quản trị viên CNTT với cây Microsoft Windows Server Active Directory (AD) chứa hàng trăm hoặc hàng nghìn người dùng sẽ nhanh chóng muốn sử dụng một số loại khả năng xuất hàng loạt. Tối thiểu, Meetseng nên xin phép truy cập ứng dụng danh bạ hoặc cho phép tải lên tệp CSV. Tốt nhất, nó nên tích hợp với các ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hiện có hoặc các cửa hàng quản lý danh tính, bởi vì danh sách thành viên Meetseng chỉ lưu trữ tên và ID email. Thông thường, điều đó không đủ để giúp bạn tìm đúng người.

Không gian làm việc giúp bạn tổ chức các cuộc họp liên quan dựa trên dự án, nhóm hoặc bất kỳ cấu trúc nào khác phù hợp với bạn. Đây thực chất là một thư mục được chia sẻ để bạn có thể ở dạng chi tiết hoặc chung chung như bạn muốn.

Trước cuộc họp: Được mời, Nhận tổ chức

Thông thường, tổ chức trước cuộc họp bao gồm một cơn bão tuyết với nhiều tệp đính kèm trong đó ít nhất một người nhận quan trọng chắc chắn sẽ bị loại khỏi danh sách phân phối. Đây là nơi Meetseng tỏa sáng nhất: Meetseng cho mọi người một nơi để chia sẻ thông tin liên quan có thể truy cập trong khi mọi người đang nghĩ về chủ đề cuộc họp. Nếu không có gì khác, nó thúc giục các nhà tổ chức cuộc họp để đặt ra các mục tiêu rõ ràng và một chương trình nghị sự rõ ràng.

Bạn tạo một cuộc họp bằng cách xác định mục đích của nó (ví dụ: "Quyết định hội nghị nào chúng ta nên tham dự trong năm nay" hoặc "Chọn người nhận giải thưởng") và gán nó vào không gian làm việc. Bạn được nhắc chọn người tham gia, ngày và giờ họp, địa điểm và hậu cần. Đây là một lĩnh vực khác trong đó tích hợp Microsoft Outlook hữu ích nếu quản trị viên CNTT của bạn đã thêm phòng hội thảo vào Danh sách địa chỉ toàn cầu. Biểu mẫu điền vào sẽ không làm bạn ngạc nhiên. Nếu vậy, bạn sẽ không bối rối lâu. Các văn bản trợ giúp được thiết kế tốt.

Meetseng sau đó hướng dẫn bạn qua quy trình tạo chương trình nghị sự có cấu trúc, nhắc bạn cung cấp kết quả mong muốn, các mục chương trình cụ thể và hướng dẫn "tiền làm việc" để giúp người tham gia chuẩn bị cho cuộc họp. Bạn có thể tải lên các tài liệu để giúp với nỗ lực đó. Bạn cũng có thể cung cấp tài liệu họp, quy tắc cơ bản và thiết lập các vai trò như người điều phối và người ghi chú. Không có trường nào trong số này là các trường bắt buộc, đó là điểm cộng và điểm trừ. Một mặt, nó làm giảm bớt sự đơn giản của một cuộc họp ad hoc. Mặt khác, nó phụ trợ cho sự chu đáo mà công cụ nhắm đến để khuyến khích.

Thật dễ dàng để mời những người tham gia cuộc họp từ danh sách các thành viên trong nhóm, nhưng bạn có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp qua email. Mọi người đều có được chương trình nghị sự trước thời hạn cùng với lời mời lịch, cũng như tóm tắt sau khi kết thúc cuộc họp. Chỉ người dùng Meetseng mới có thể đóng góp để gặp gỡ các chương trình nghị sự và ghi chú, quản lý các nhiệm vụ hoặc quản lý các không gian làm việc. Điều đó tốt kể từ khi yêu cầu ai đó đăng ký Meetseng (hoặc bất kỳ dịch vụ nào khác) cho một cuộc họp một lần là yêu cầu rắc rối, chưa kể đến việc làm lộn xộn danh sách liên hệ của tổ chức.

Tuy nhiên, đó là nơi rắc rối bắt đầu, bởi vì việc lên lịch một cuộc họp bắt đầu bằng việc bạn nhập vào ngày, giờ và địa điểm (ảo hoặc vật lý). Nếu bạn không sử dụng hệ thống lịch biểu nhóm của Microsoft Outlook, thì bạn sẽ cần tìm riêng lịch trình của đồng nghiệp. Điều đó có nghĩa là, đối với các tổ chức hoặc cuộc họp nhỏ hơn được tiến hành với những người từ các tổ chức khác nhau, bạn sẽ cần có một cuộc trò chuyện riêng (chẳng hạn như "Khi nào bạn có mặt? Thứ ba có tốt không?"). Nó khiến tôi mong muốn một số loại chức năng "Vui lòng cho biết khi nào sẽ hoạt động cho bạn", chẳng hạn như chức năng được cung cấp bởi Doodle hoặc Calendly. Nếu tôi cần phải có năm hoặc 10 cuộc trò chuyện qua email để thiết lập thời gian họp chấp nhận được, thì đó là đủ để tôi bắt đầu tự hỏi tại sao tôi cần Meetseng.

Ngoài ra, một khi cuộc họp được lên lịch, nó sẽ nằm trong danh sách độc lập bên trong ứng dụng. Tôi phải nhớ tự thêm nó vào iCal (hoặc bất kỳ ứng dụng nào) một khi lời mời đến, trừ khi bạn đã tích hợp nó với Microsoft Outlook. Ngay cả trong Meetseng, các cuộc họp không được trình bày bằng lịch trực quan; điều này gây khó khăn khi thấy ai đó mời bạn tham dự cuộc họp 7:30 sáng hoặc vạch ra ngày của bạn. Điểm mấu chốt: Giá trị của Meetseng hướng đến việc tiến hành và tối ưu hóa tiềm năng của cuộc họp hơn là lên lịch và hậu cần.

Giữ một bản ghi cuộc họp

Người tham gia có thể ghi chú với Meetseng trong cuộc họp, đây là một thay đổi quy trình mạnh mẽ và hữu ích cho hầu hết các cuộc họp. Tính năng ghi chú làm cho Meetseng hấp dẫn, đặc biệt là với những người tham dự nhiều cuộc họp. Hầu hết chúng ta viết nguệch ngoạc cho chính mình nhưng họ không chia sẻ trong "Bây giờ chúng ta sẽ làm gì với nó?" cách, đặc biệt là sau cuộc họp.

Những ghi chú này có thể là văn bản đơn giản hoặc được đánh dấu là nhiệm vụ, quyết định hoặc "học tập". Bạn có thể đi kèm với một quyết định hoặc học hỏi với văn bản giải thích lý do và tác động của nó, nhưng vốn dĩ, đây là những ghi chú được làm nổi bật đơn giản. Đó không phải là một điều xấu vì nó khuyến khích những người tham gia hỏi, "Vậy, điều gì đã được quyết định ở đây?"

Bạn cũng có thể phân công nhiệm vụ cho người tham dự cuộc họp hoặc người khác trong tổ chức. Mỗi người có thể được chỉ định một ngày đáo hạn và được lưu trữ theo danh mục có thể tùy chỉnh (chẳng hạn như "các bước tiếp theo" hoặc "trình ghi lại"). Ở cấp độ đơn giản nhất, đó chỉ là những gì bạn đang mua sắm. Tuy nhiên, chúng tôi muốn thấy các tác vụ có cài đặt ưu tiên hoặc trường thời gian, không có trong phiên bản hiện tại. Sự thiếu thốn đó có thể là vấn đề đối với những người tham gia vào nhiều dự án hoặc trong nhiều nhóm, chính xác là loại khách hàng gặp gỡ nặng nề, những người quan tâm đến Meetseng.

Ngoài ra, bạn không thể giao nhiệm vụ cho một người không thuộc tổ chức, đó là một sự giám sát khác. Hãy tưởng tượng một mục hành động: "Hãy chắc chắn rằng nhà tư vấn thiết kế web sẽ cho chúng tôi bản mô phỏng mới vào thứ ba." Nhà thiết kế sẽ không nhận nhiệm vụ hoặc thông báo trực tiếp trừ khi người đó là người tham gia cuộc họp hoặc người dùng Meetseng. Đó không phải là một sự giám sát quan trọng vì bất cứ ai đang quản lý nhà thiết kế web có lẽ đều có mặt trong cuộc họp đó. Nhưng nó chắc chắn sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn nếu các nhiệm vụ có thể được chuyển trực tiếp đến nhân viên bên ngoài.

Theo dõi

Khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể gửi bản tóm tắt cho người tham gia để họ có thể tích hợp các mục việc cần làm của họ với lịch riêng của họ, một lần nữa, tùy thuộc vào tính năng của ứng dụng email của bạn. Tóm tắt không cho biết ai được mời, ai tham dự và ai là người không tham gia. Đó là một tính năng khác mà chúng tôi muốn thấy kể từ khi nhận được những bản tóm tắt đó có thể hữu ích.

Các nhiệm vụ được giao cho những người tham gia cuộc họp hiển thị trong danh sách việc cần làm, nhưng việc quản lý công việc của Meetseng là tối thiểu. Có lẽ bạn vẫn còn tốt hơn với một ứng dụng quản lý dự án hoặc quản lý tác vụ đầy đủ tính năng hơn, chẳng hạn như Asana. Meetseng cho phép bạn nhấp vào một mục để nói rằng bạn đã hoàn thành nó; đó là về nó Không có chức năng nâng cao hơn, chẳng hạn như cách ghi lại liệu tất cả các nhiệm vụ được giao đã hoàn thành, khi chúng được hoàn thành hoặc thậm chí là cách chính thức giao chúng cho người khác ("Bill sẽ thực hiện việc này thay thế").

Các tùy chọn tích hợp tương đối ít của Meetseng làm tổn hại đến dịch vụ, đặc biệt là khi so sánh với nhiều ứng dụng Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) khác, thường cố gắng phục vụ càng nhiều tùy chọn tích hợp cho phần mềm phần ba và các dịch vụ khác càng tốt. Cụ thể, việc thiếu sự hỗ trợ cho API REST của Meetseng, điều này sẽ cho phép các nhà phát triển nội bộ của khách hàng xây dựng các tích hợp của riêng họ, là một sự giám sát mà công ty nên giải quyết. Các cuộc họp kinh doanh có khả năng tác động đến bất kỳ quy trình kinh doanh nào, và do đó mở rộng nhiều nền tảng phần mềm kinh doanh khác nhau. Thậm chí một vài tích hợp cho các ứng cử viên rõ ràng như lịch và người quản lý liên hệ sẽ rất tuyệt. Công bằng mà nói, Meetseng nói nhiều tính năng như vậy đang đến. Đẩy nhanh việc cải thiện và bổ sung hỗ trợ cho phát triển hội nhập độc lập chắc chắn sẽ giúp ích, thay vì công ty giữ mọi thứ trong nhà (dường như là chiến lược hiện tại của Meetseng).

Về mặt thực tế, tôi phải thiết lập một cuộc họp trong Meetseng sau khi tham khảo ý kiến ​​của những người khác về ngày và thời gian làm việc cho họ. Sau đó, tôi phải nắm bắt các mục công việc được chỉ định trong cuộc họp (và thêm chúng theo cách thủ công vào lịch của tôi). Sau đó tôi phải theo dõi những việc cần làm đó bằng tay hoặc với sự hỗ trợ của một số ứng dụng quản lý dự án khác. Với nhiều cách hơn để kết nối Meetseng với các ứng dụng khác, phần mềm này có khả năng trở thành cứu cánh cho nỗi đau đang diễn ra của nhiều người trong kinh doanh. Tuy nhiên, ở dạng hiện tại, nó buộc phải có đủ thông tin để được đàm phán thủ công hoặc nhập hai lần mà bạn sẽ muốn lái thử Meetseng một cách cẩn thận trước khi mua.