Microsoft động 365 cho tài chính và hoạt động, đánh giá và xếp hạng phiên bản kinh doanh

Ra mắt vào tháng 11 năm 2016, Microsoft Dynamics 365 cho Tài chính và Vận hành, Phiên bản doanh nghiệp (Dynamics 365) tham gia các ứng dụng lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) khác của Microsoft Dynamics, bao gồm Dynamics GP và Dynamics NAV. Dynamics 365 tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) và được cung cấp trên mô hình triển khai chỉ dành cho đám mây. Giá bắt đầu từ $ 40 mỗi người dùng mỗi tháng, mặc dù mỗi thành viên trong nhóm (được xác định là người dùng chỉ cần quan sát nhưng không nhập hoặc thay đổi thông tin) chỉ trả $ 5 mỗi tháng. Giống như hầu hết các hệ thống kế toán và ERP tập trung vào doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn sẽ cần phải thỏa thuận với Đối tác của Microsoft để có được ứng dụng. Vì điều này, bạn sẽ chỉ biết chi phí cuối cùng của mình sau khi đối tác đó đã thêm chi phí. Mặc dù Dynamics 365 là một sản phẩm vững chắc, nhưng hiện tại nó không có bảng lương, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý dự án (PM) giữ cho nó đứng sau những người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập Oracle NetSuite OneWorld và Syspro trong vòng đánh giá ERP của chúng tôi.

Hạ cánh đẹp đấy

Microsoft đã cung cấp cho tôi phiên bản thử nghiệm đầy đủ, tự động của Dynamics 365, được lưu trữ trên đám mây của Microsoft giống như bất kỳ khách hàng nào khác sẽ có. Hệ thống đã khởi tạo một trang đích với các ô cho nhiều ứng dụng đám mây tích hợp của Microsoft, bao gồm Microsoft Office 365 và một số ứng dụng khác. Nhấp vào lát "Động lực 365" sẽ khởi chạy ứng dụng.

Cũng như một số hệ thống kế toán SME khác mà tôi đã xem xét, trang đích có các ô đại diện cho các mục mở và các chỉ số hiệu suất chính (KPIs). Microsoft gọi những "tín hiệu" này. Ngoài ra còn có một biểu đồ ở phía bên phải của cửa sổ nơi bạn có thể chỉ định KPI nào, tín hiệu nhắc nhở và thông tin biểu đồ bạn muốn hiển thị. Với đồ họa biểu đồ hình tròn trong hệ thống thử nghiệm của tôi, việc di chuột qua một lát sẽ hiển thị dữ liệu tài chính liên quan đến lát cắt đó. Nhấp vào phân khúc sẽ hiển thị khách hàng, nhà cung cấp hoặc bản ghi khác được liên kết với một phần của đồ họa. Cũng như các mục khác trên trang đích, bạn có thể chọn những mục bạn muốn vẽ biểu đồ và thay đổi kích thước bất kỳ hoặc tất cả các mục được hiển thị. Cũng nằm trên trang đích là số dư dùng thử tóm tắt ngắn, một tính năng hữu ích mà tôi đánh giá cao. Các khả năng tùy chỉnh có nghĩa là về cơ bản người dùng có thể thiết kế cổng đích ban đầu của riêng họ mà không cần nhiều hoặc thậm chí bất kỳ sự trợ giúp nào từ CNTT.

Cơ chế điều hướng chính của bạn là một menu ở phía bên trái của cửa sổ đích. Những gì hiển thị ở đó phụ thuộc vào vai trò được gán cho người dùng cụ thể đó. Các vai trò khả dụng bao gồm Kế toán, Quản trị viên, Giám đốc kinh doanh, Quản lý dự án, Hoạt động bán hàng, Quản lý bán hàng và mối quan hệ, Bộ xử lý đơn đặt hàng và Thành viên nhóm. Như đã đề cập trước đó, Thành viên nhóm chỉ có thể xem dữ liệu, không thể nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu đó.

Tôi đã thực hiện đánh giá này trong vai trò của Kế toán. Trong vai trò này, menu bên trái ban đầu bao gồm các biểu tượng cho Tài chính nâng cao, Phê duyệt, Tài chính, Nhà, Mua hàng và Bán hàng. Mỗi biểu tượng được kèm theo một mô tả ngắn về các chức năng có sẵn. Ví dụ: nhấp vào biểu tượng Tài chính sẽ đưa bạn đến một cửa sổ cho phép bạn thu thập và thực hiện thanh toán, chuẩn bị sao kê và đối chiếu tài khoản ngân hàng. Biểu tượng Tài chính Nâng cao đưa bạn đến cửa sổ nơi bạn có thể quản lý ngân sách, phân tích dòng tiền, thực hiện các chức năng tài sản cố định và xử lý phân tích bán hàng.

Các menu này được tăng cường bởi các menu ruy băng ở đầu mỗi màn hình thể hiện các tác vụ phụ khác nhau mà bạn có thể thực hiện tùy thuộc vào cửa sổ menu nào bạn đang tham gia. Không giống như một số chương trình kế toán và ERP khác mà tôi đã xem xét, chẳng hạn như QuickBooks Enterprise Giải pháp và Sage 300, Dynamics 365 không cung cấp tùy chọn điều hướng sơ đồ quy trình. Mặc dù vậy, nó được đặt ra một cách trực giác đủ để tôi nhanh chóng làm quen với quy trình điều hướng của ứng dụng. Nếu bạn cần đến một chức năng cụ thể và không chắc chắn vị trí của nó, sau đó nhập chức năng hoặc báo cáo mong muốn vào hộp Tìm kiếm sẽ ngay lập tức đưa ra các tùy chọn khác nhau, một trong số đó sẽ đưa bạn đến vị trí mong muốn.

Dynamics 365 có các ứng dụng di động tương ứng có sẵn cho Android và iOS và tôi đã thử nghiệm chúng trên máy tính bảng iPad Air và Lenovo Yoga. Các màn hình dường như giống hệt với phiên bản PC, mặc dù có phần bị cắt bớt do kích thước màn hình của máy tính bảng nhỏ hơn, nhưng vẫn được thiết kế độc đáo trong những hạn chế đó.

Cấu trúc biểu đồ tài khoản mạnh mẽ của Dynamics 365 có thể có tổng cộng tối đa 35 ký tự, 20 là số tài khoản thực tế và phần còn lại là thứ mà Microsoft gọi là "thứ nguyên". Các kích thước này có thể được sử dụng để phân định những thứ như bộ phận và chức năng, hơi giống với các trường tùy chỉnh trong hệ thống kế toán của nhà cung cấp khác.

Báo cáo rất phong phú và dễ dàng truy cập. Dynamics 365 có các báo cáo tài chính tiêu chuẩn, bao gồm các sổ cái tổng hợp và chi tiết, số dư dùng thử, Số dư dùng thử và báo cáo tài chính tiêu chuẩn của Bảng cân đối kế toán, Báo cáo thu nhập và Dòng tiền. Một tác dụng phụ tuyệt vời của việc tích hợp chặt chẽ với phần còn lại của bộ Microsoft Office và Office 365 là việc tạo báo cáo tùy chỉnh khá dễ dàng bằng các công cụ mà bạn có thể đã biết.

Dynamics 365 cũng có khả năng đồ họa và biểu đồ tuyệt vời. Chúng được tăng cường đáng kể bằng cách cho phép bạn dễ dàng kết hợp các biểu đồ và đồ họa bổ sung từ Microsoft Excel và thậm chí trực quan hóa dữ liệu phức tạp hơn từ Microsoft Power BI. Tuy nhiên, Microsoft Power BI không hoạt động trên hệ thống đánh giá của tôi nên tôi đã không trực tiếp kiểm tra khả năng này, mặc dù tính năng "Nhập từ Microsoft Excel" hoạt động tốt.

Bán hàng và mua hàng vững chắc

Khả năng Mua và Bán của Dynamics 365 khá chuẩn trừ một điểm nổi bật. Về mặt chức năng cơ bản, bạn có thể tạo báo giá và ước tính và biến chúng thành hóa đơn. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo đơn đặt hàng. Cả bán hàng và mua hàng đều được liên kết chặt chẽ với hàng tồn kho để dễ dàng biết bạn có đủ hàng để điền đơn đặt hàng hay không hoặc bạn phải đặt hàng lại một số hoặc tất cả đơn đặt hàng và đưa ra lệnh mua để đặt lại hàng tồn kho của bạn. Tuy nhiên, Dynamics 365 không hoàn toàn là một hệ thống quản lý hàng tồn kho vì hiện tại nó không hỗ trợ nhiều kho, mã vạch hoặc các tính năng tương tự mà bạn mong đợi trong danh mục đó.

Các tính năng nổi bật là khả năng của Microsoft Dynamic 365 for Financials để tạo báo giá bán hàng và thậm chí hóa đơn trực tiếp bên trong email Microsoft Outlook và có báo giá hoặc hóa đơn được phản ánh ngay lập tức trong Dynamics 365. Đây là kết quả của việc tích hợp rất chặt chẽ với Microsoft Office 365 và dễ dàng chứng minh việc có được Microsoft Office 365 nếu bạn chưa đăng ký. Khi ở Microsoft Outlook 365, có một nút có biểu tượng Tài chính. Nhấp vào biểu tượng này sẽ mở bản ghi của khách hàng và bạn có thể tạo ước tính hoặc hóa đơn trực tiếp trong Dynamics 365; nó đính kèm với một email trả lời gửi cho khách hàng. Với hầu hết các hệ thống kế toán khác, bạn phải tạo tài liệu bên trong hệ thống kế toán, lưu nó dưới dạng tài liệu dưới dạng nào đó và sau đó đính kèm vào email.

Không quá PM

Ngoài bán hàng, mua hàng và hàng tồn kho, Dynamics 365 cung cấp những gì Microsoft đang gọi là quản lý dự án. Nhưng nếu bạn đang mong đợi một công cụ PM thực sự hỗ trợ các tính năng như Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM), biểu đồ Kỹ thuật đánh giá đánh giá chương trình (PERT), phân bổ tài nguyên tối thiểu / tối đa hoặc biểu đồ Gantt, thì bạn sẽ thất vọng. Tính năng này có thể chính xác hơn được gọi là quản lý công việc hoặc chi phí công việc. Để sử dụng nó, bạn tạo Thẻ công việc, sau đó tạo các nhiệm vụ và tỷ lệ cho những thứ này cũng như thời gian lập kế hoạch và ngân sách. Khi đã xong, bạn có thể áp dụng các nguồn lực cho công việc.

Mặc dù các khả năng PM của Dynamics 365 không bao gồm các biểu đồ Gantt, bạn vẫn có thể đặt các mốc quan trọng và xác định mức độ công việc đáp ứng chúng. Bạn cũng có thể nhập thẻ thời gian và phân bổ các chi phí thẻ thời gian này cho dự án hoặc công việc. Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), phương pháp này sẽ hoạt động đủ tốt. Nhưng nếu bạn cần chuyên sâu hơn, bạn sẽ phải sử dụng Microsoft Project (công ty cung cấp phiên bản đám mây) hoặc một số công cụ PM của bên thứ ba.

Tài sản cố định là một bổ sung tốt đẹp

Đó không phải là tất cả thông thường để tìm thấy khả năng Tài sản cố định trong một hệ thống kế toán hoặc ERP được nhắm mục tiêu đến tầng lớp thị trường doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, ngay cả khi có sẵn, nó thường là một chi phí tùy chọn, mô-đun tùy chọn. Dynamics 365 bao gồm khả năng Tài sản cố định như một phần của gói Cơ bản, đây là một điểm nhấn tuyệt vời. Tài sản được nhập vào hệ thống trên Thẻ tài sản có mô tả về tài sản, chi phí mua lại và ngày và phương pháp khấu hao mong muốn.

Dynamics 365 có các phương pháp khấu hao tiêu chuẩn bao gồm Đường thẳng, Số dư giảm dần và Khấu hao, được tính bằng cách sử dụng Công ước nửa năm. Bạn cũng có thể chỉ định phương pháp khấu hao của riêng bạn. Mặc dù Tài sản cố định trong Dynamics 365 không hoàn toàn toàn diện như trong nhiều mô-đun Tài sản cố định độc lập có sẵn cho các hệ thống ERP mô-đun, chẳng hạn như SAP Business One Professional, nhưng nó phù hợp với hầu hết các cơ sở khách hàng dự định của Dynamics 365.

Hàng tồn kho bị giới hạn một chút

Menu Inventory của Dynamics 365 đại diện cho một hệ thống quản lý hàng tồn kho khá chung chung. Tuy nhiên, nó có vẻ tốt; trong hệ thống kiểm tra tôi đã xem xét, mỗi mục kiểm kê được ghép với một ảnh của mục đó. Đó là một liên lạc tốt đẹp và nó giúp dễ dàng xác minh trực quan rằng bạn đang làm việc với đúng mục.

Mặt khác, Dynamics 365 chỉ có một phương pháp tính chi phí hàng tồn kho duy nhất, cụ thể là Nhập trước xuất trước (FIFO). Điều đó có lẽ sẽ không phải là một công cụ giảm giá đối với nhiều người dùng tiềm năng và một đại diện của Microsoft đã xác nhận với tôi rằng công ty nghĩ rằng FIFO là đủ cho khách hàng dự định của mình. Nhưng tôi cũng muốn thấy ít nhất là phương pháp Chi phí bình quân gia quyền. Microsoft đang trong quá trình thêm Kits (tạo các cụm phụ), mặc dù đây chưa phải là một tính năng trong phiên bản phần mềm tôi đã đánh giá.

Nhìn chung, sau khi thử nghiệm bản phát hành ban đầu này của Dynamics 365, tôi nghĩ rằng những gì có sẵn đã được thực hiện tốt. Tuy nhiên, ứng dụng này là một công việc đang tiến triển. Tại thời điểm tôi đã thử nghiệm phần mềm, nó chỉ có sẵn ở Hoa Kỳ và Canada, vì vậy, nếu bạn tiến hành kinh doanh ở các khu vực khác trên thế giới, thì bạn nên kiểm tra với Microsoft trước. Tuy nhiên, Dynamics 365 có vẻ phù hợp với các công ty muốn chuyển lên từ một hệ thống kế toán cấp mới hơn, chẳng hạn như FreshBooks. Nó có khả năng mở rộng cao và hy vọng sẽ đạt được một số khả năng bổ sung mà nhiều đối thủ cạnh tranh tầm trung của nó cung cấp, đặc biệt là bảng lương và khả năng quản lý hàng tồn kho toàn diện hơn.