Đánh giá và xếp hạng các đội của Microsoft

Các nhóm, ứng dụng nhắn tin kinh doanh từ Microsoft, nhắc nhở tôi rất nhiều về phần tự phục vụ của IKEA. Nếu bạn làm việc trong nhà kho rộng lớn đó và đã ghi nhớ nơi mọi thứ thuộc về, tôi cá là bạn sẽ điều hướng nơi này một cách dễ dàng. Rốt cuộc, nó sạch sẽ, có trật tự và được đánh số liên tục. Tuy nhiên, nếu bạn là khách hàng từ phòng trưng bày, có thể mất một lúc để giải mã ghi chú bạn đã thực hiện với số lối đi, khu vực thùng và kệ nơi bạn nên tìm Korshamn mới hoặc bất cứ thứ gì.

Việc thiết lập này có đồng ý với bạn nhanh hay không có thể quyết định phần lớn cảm xúc còn lại của bạn về các Đội. Nếu nó nhấp chuột, bạn sẽ yêu thích các Nhóm vì mọi thứ khác mà nó cung cấp, từ danh sách dài các tùy chọn tích hợp đến khả năng hoạt động trơn tru với gần như bất kỳ ứng dụng Office nào khác. Đối với tiềm năng của mình, Nhóm là một lựa chọn hàng đầu, nhưng chỉ dành cho các nhóm đã sử dụng các sản phẩm của Microsoft.

Nó không dành cho tất cả mọi người. Giống như kho của Ikea, các Đội có trật tự, nhưng cũng siêu ngăn. Bạn có thể phải lặn sâu bốn lớp (tab Đội> Đội> Kênh> để tìm cuộc trò chuyện. Mỗi khi bạn tạo Nhóm mới trong Nhóm, số lượng địa điểm bạn có thể đến để tìm thông tin hoặc trả lời câu hỏi tăng theo cấp số nhân. Nếu bạn không thể vượt qua thiết lập này, phần còn lại của ứng dụng sẽ không bao giờ tạo ấn tượng với bạn. Rào cản đầu tiên đó chỉ là quá cao. Các đội là một loại sản phẩm tình yêu hoặc nó rời khỏi nó. Những người trong trại bên trái có thể tìm đến Slack, Sự lựa chọn của các biên tập viên trong thể loại này. Thiết kế của nó làm cho giao tiếp nhanh hơn, cởi mở hơn, có thể lộn xộn hơn, nhưng cũng vui hơn.

Bảng giá và kế hoạch của Microsoft Teams

Có hai cách bạn có thể nhận tài khoản Microsoft Teams. Một là đăng ký tài khoản miễn phí, yêu cầu phải có tài khoản Microsoft và hai là có tài khoản Microsoft Office 365 Business hoặc Enterprise, trong đó có ứng dụng đi kèm.

Để đăng ký tài khoản Nhóm miễn phí, tài khoản Microsoft được yêu cầu có thể là bất kỳ loại Microsoft ID nào, chẳng hạn như đăng nhập cho Outlook.com. Với tài khoản miễn phí này, bạn có thể mời thêm tới 299 người tham gia cùng mình, mặc dù mọi người cũng phải có tài khoản Microsoft để sử dụng ứng dụng. Bạn nhận được tất cả các tính năng chính và chỉ bỏ lỡ tích hợp duy nhất với các ứng dụng Office dành cho doanh nghiệp, chẳng hạn như các cuộc họp theo lịch, truy cập SharePoint và những thứ thuộc về bản chất đó. Bạn cũng không nhận được một danh sách đầy đủ các công cụ hỗ trợ hoặc bảo mật và tuân thủ cho quản trị viên.

Phiên bản Nhóm đi kèm với Office 365 bổ sung tất cả các tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Office khác, cộng với hỗ trợ 24/7 và các công cụ cấp doanh nghiệp để quản trị, bảo mật và tuân thủ. Cũng như phiên bản miễn phí, phiên bản này cho phép bạn có thể có tới 300 thành viên trong nhóm, trừ khi bạn có phiên bản doanh nghiệp, phù hợp với nhiều người bạn cần. Dưới đây là ba phiên bản Office bao gồm Nhóm và giá của chúng:

• Office 365 Business Essentials: $ 5 mỗi người mỗi tháng với cam kết hàng năm
• Office 365 Business Premium: $ 12, 50 mỗi người mỗi tháng với cam kết hàng năm
• Office 365 E3 (doanh nghiệp): $ 20 mỗi người mỗi tháng với cam kết hàng năm

So sánh các mức giá này với các ứng dụng nhắn tin kinh doanh khác 'không phải là một vấn đề táo bạo, vì giá cả được hiển thị ở trên là dành cho các gói phần mềm, không chỉ cho các Nhóm. Trong mọi trường hợp, chúng tôi có thể xem xét các ứng dụng nhắn tin nhóm khác tính phí để hiểu thị trường. Giá trung bình dao động khoảng $ 6 mỗi người mỗi tháng.

Flock tính phí $ 6 mỗi người mỗi tháng, cũng như Twist by Doist cho tài khoản Không giới hạn của nó. Glip by RingCentral tính phí ít hơn một chút với $ 5 mỗi người mỗi tháng.

Zoho Cliq là lựa chọn ngân sách trong danh mục này, tính phí khoảng $ 1 đến $ 3 mỗi người mỗi tháng, tùy thuộc vào tổng quy mô nhóm.

Slack chi phí phần lớn trong số này ở mức 8 đến 15 đô la mỗi người mỗi tháng, tùy thuộc vào cấp độ dịch vụ.

Giao diện của Microsoft Teams

Microsoft Teams dễ sử dụng nhất như một ứng dụng máy tính để bàn hoặc ứng dụng web. Có phiên bản di động, nhưng ứng dụng máy tính để bàn và web dễ điều hướng hơn.

Trong ứng dụng máy tính để bàn hoặc web, bạn thấy một đường ray bên trái với điều hướng chính, một đường ray bên trái thứ cấp với các tùy chọn điều hướng bổ sung và một cửa sổ trung tâm lớn để tương tác. Lớp đầu tiên là Hoạt động, Nhóm trò chuyện, Cuộc gọi và Tệp. Hoạt động hiển thị một bản tóm tắt hoạt động trong tài khoản của bạn. Trò chuyện là để nhắn tin trực tiếp. Các nhóm là không gian tương tác chính cho các cuộc hội thoại. Các cuộc gọi, tất nhiên, là nơi bạn kết nối cho các cuộc gọi video, cuộc gọi âm thanh và chia sẻ màn hình.

Ngoài các tùy chọn đó, bạn có thể nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm để mở thêm lựa chọn, đó là các ứng dụng bạn đã cài đặt (OneNote, Zoom, v.v.) và phần trợ giúp.

Hãy tập trung vào các Đội, vì đó là trung tâm liên lạc của một ứng dụng nhắn tin nhóm.

Khi bạn nhấp vào Nhóm, bạn sẽ thấy danh sách các nhóm hoặc các nhóm người khác nhau. Thiết lập này không giống như Slack, nơi Kênh nằm trong thanh điều hướng chính. Thay vào đó, các Nhóm Microsoft thay vào đó bạn sẽ phân chia mọi người thành các Nhóm. Bạn có thể có một nhóm toàn công ty, một nhóm Bán hàng, nhóm Nhân sự, v.v. Bạn tạo bất kỳ nhóm nào bạn muốn, nhưng cảnh báo công bằng: bạn càng tạo nhiều nhóm, càng khó điều hướng ứng dụng.

Với mỗi đội bạn có các kênh. Người ta có thể cho rằng kênh là nơi mọi người trong cùng một nhóm giao tiếp qua trò chuyện văn bản một cách đồng bộ hoặc không đồng bộ, nhưng không. Một kênh chỉ là lớp tổ chức tiếp theo. Mỗi kênh có các tab và tab Cuộc trò chuyện là nơi diễn ra các cuộc thảo luận.

Chúng ta phải lặn sâu hơn một lớp để hiểu toàn bộ mức độ của các Đội được ngăn cách. Khi bạn đăng trong Cuộc hội thoại, bài đăng của bạn sẽ hiển thị trong nguồn cấp dữ liệu. Bất cứ ai đọc bài viết của bạn sẽ thấy một liên kết Trả lời nhỏ ở dưới cùng của nó. Sử dụng chức năng Trả lời cho một bài đăng sẽ tạo ra một chủ đề, theo đó tất cả các bình luận bổ sung cho bài đăng đó được chứa bên dưới nó. Về mặt trực quan, nó khá khác biệt so với các chủ đề của Slack, bắn sang phải, hoặc thậm chí là thiết lập của Twist, gói các cuộc hội thoại thành một chế độ xem gần giống như email. Tôi cho rằng đó thực sự là một cách bố trí hiệu quả hơn trong các Đội so với Slack.

Trong mọi trường hợp, khi một luồng dài, các Nhóm thu gọn nó để giảm thiểu dung lượng mà nó sử dụng trong luồng; bạn có thể bật lại bất cứ lúc nào. Kết quả là một giao diện có tổ chức cao, nhưng cũng có một giao diện có cảm giác như nó có rất nhiều quy tắc. Đối với tôi, Slack luôn cảm thấy như một nơi mà nhiều người ít bị ức chế để lên tiếng (dĩ nhiên tôi không thể bảo đảm cho tất cả mọi người sử dụng sự thiếu ức chế đó một cách khôn ngoan). Các đội không có sự rung cảm đó. Trong Đội, cảm giác như có những quy tắc phải tuân theo.

Tùy chỉnh không gian nhóm

Bất cứ khi nào bạn tạo một kênh mới, bạn sẽ nhận được ba tab mặc định: Cuộc trò chuyện, Tệp và Wiki. Bạn có thể giữ cả ba, xóa một số hoặc thêm các tab mới. Số lượng và loại tab bạn có thể thêm là rất lớn. Có các tab cho Excel, OneNote, PDF, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM, cùng với những điều mà tôi chưa từng nghe thấy trước đây như JogNog. Rõ ràng, đó là một ứng dụng mà giáo viên sử dụng để chuẩn bị cho học sinh làm bài kiểm tra tiêu chuẩn.

Danh sách các tùy chọn có vẻ phong phú, nhưng một số trong số chúng (chẳng hạn như JogNog và Quizlet, một ứng dụng khác dành cho người học) có vẻ kỳ quặc trong môi trường hợp tác kinh doanh.

Nếu bạn biết những gì bạn muốn đạt được với các nhóm của mình và các tab của họ, bạn có quyền tự do tùy chỉnh không gian bằng cách thêm và xóa các tab mà bạn muốn. Bạn có thể tùy chỉnh các không gian này ở mức tốt, tạo một không gian để lưu trữ tất cả kiến ​​thức, thông tin thô và hiểu biết sâu sắc về nhóm của bạn. Ví dụ: nhóm bán hàng quảng cáo có tab Trò chuyện để thảo luận liên tục, Wiki chứa đầy các điểm nói chuyện để bán khách hàng, bảng tính Excel được hiển thị tỷ lệ cho quảng cáo và thêm một tab trỏ đến trang web hiển thị thời gian thực tin tức liên quan đến kinh doanh. Đó có thể là tất cả trong một kênh. Trên thực tế, nhóm bán hàng quảng cáo có thể có nhiều kênh trong nhóm của họ, giống như một kênh khác để động não và thứ ba cho các cuộc trò chuyện về watercooler.

Nhược điểm của sự sắp xếp này là rủi ro mà mọi người có thể không thấy tất cả các cuộc hội thoại có liên quan đến họ vì họ phải kiểm tra một số tab trong mỗi kênh để đảm bảo rằng họ không bỏ sót điều gì. Điều đó cần phải tìm kiếm làm mất đi ý tưởng về các ứng dụng trò chuyện nhóm mang lại tính minh bạch cao hơn. Nó tạo ra các vòng để nhảy qua.

Cho dù bạn nhìn nhận nó như thế nào, thì thực tế của vấn đề là Microsoft Teams mang đến cho bạn quyền kiểm soát chặt chẽ và khả năng tổ chức các tương tác nhóm, hoàn toàn trái ngược với ý thức của nhóm tự do mà bạn có thể tìm thấy trong một kênh Slack. Nó tốt hay xấu? Nó phụ thuộc vào cách các thành viên trong nhóm của bạn giao tiếp tốt nhất.

Thông báo và hạn chế phiền nhiễu

Cũng như các ứng dụng trò chuyện nhóm khác, bất cứ khi nào ai đó nhắc đến tên bạn bằng ký hiệu @ hoặc gửi tin nhắn trực tiếp cho bạn, bạn sẽ nhận được thông báo. Bạn cũng có thể nhận thông báo trả lời các cuộc hội thoại mà bạn bắt đầu, trả lời các cuộc hội thoại mà bạn đã tham gia, bất kỳ hoạt động nào trong các kênh mà bạn theo dõi, khi một số thành viên trong nhóm xuất hiện dưới dạng Có sẵn hoặc Không khả dụng và hơn thế nữa. Bạn có thể tùy chỉnh bất kỳ tùy chọn nào bạn bật để bạn thấy thông báo biểu ngữ, thông điệp biểu ngữ và email hoặc chỉ một bản cập nhật trong nguồn cấp dữ liệu.

Cài đặt thông báo của Microsoft Team không tệ, nhưng Slack có nhiều tùy chọn phong phú hơn và chúng là một điểm bán hàng khổng lồ cho ứng dụng. Bạn có thể bật và tắt hàng tá tùy chọn, cũng như đặt âm tùy chỉnh cho từng tùy chọn. Có tùy chọn Không làm phiền bạn có thể kích hoạt để lặp lại theo lịch trình đã đặt, như mọi ngày từ 7 giờ tối đến 8 giờ sáng ngày hôm sau. Một tùy chọn khác yêu cầu Slack đẩy thông báo đến thiết bị di động của bạn thay vì máy tính để bàn khi bạn không hoạt động trên máy tính để bàn trong một khoảng thời gian và bạn có thể chọn thời gian.

Khả năng im lặng chọn lọc thông báo là rất quan trọng đối với hiệu quả của ứng dụng trò chuyện nhóm và khả năng tập trung của một cá nhân. Với cả Đội và Slack, bạn có thể bật hoặc tắt thông báo cho từng kênh. Tuy nhiên, bạn phải đi đến từng kênh để thay đổi kênh, thay vì cài đặt ứng dụng nơi có tất cả các tùy chọn thông báo khác.

Nói về phiền nhiễu, Nhóm hỗ trợ GIF từ Giphy, hình ảnh nhúng và cuộc thăm dò ý kiến ​​và các loại kẹo màn hình khác làm cho không gian tương tác nhiều hơn, kích thích trực quan và gây cười hoặc cực kỳ khó chịu. Không cần rời khỏi ứng dụng, bạn có thể tạo memes bằng cách nhấp vào thiết kế, phim hoạt hình hoặc hình ảnh và cắm văn bản. Bạn có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc trong tên kênh của mình nếu muốn. Slack thậm chí không cho phép chữ hoa hoặc dấu cách.

Ứng dụng và tích hợp

Các nhóm có thể tích hợp với một danh sách dài các ứng dụng và dịch vụ khác, cung cấp khả năng tích hợp đặc biệt chặt chẽ với các ứng dụng khác của Microsoft. Với các ứng dụng Office, Nhóm hỗ trợ tạo nội dung tích hợp trong thời gian thực với Office Online cho các tài khoản miễn phí và ứng dụng Office trên máy tính cho các tài khoản trả phí.

Tích hợp hoạt động khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng bạn chọn. Ví dụ: nếu bạn kết nối với Twitter, bạn phải chọn tài khoản và hashtag nào bạn muốn theo dõi, cũng như tần suất bạn muốn xem tóm tắt hoạt động. Khi có hoạt động trên tài khoản hoặc cho hashtag, nó sẽ xuất hiện trong nguồn cấp dữ liệu Cuộc trò chuyện của bạn. Đối với Twitter cụ thể, tốc độ nhanh nhất bạn có thể đặt là khoảng thời gian 15 phút, vì vậy đây không phải là cập nhật theo thời gian thực.

Với các ứng dụng khác, chẳng hạn như các ứng dụng của Microsoft, bạn có thể kéo chúng vào giao diện của mình dưới dạng một tab mới. Ví dụ, tôi đã kết nối với tài khoản Microsoft OneNote của mình và tạo một tab cho sổ ghi chép. Nhấp vào tab đó cho thấy về cơ bản tài khoản web OneNote của tôi với giao diện Nhóm được bao quanh nó. Nó hoàn toàn tương tác như thể tôi đã mở OneNote trong tab trình duyệt.

Cuộc gọi video, Cuộc gọi âm thanh và Chia sẻ màn hình

Hầu hết các ứng dụng nhắn tin nhóm hiện cung cấp cuộc gọi video, cuộc gọi âm thanh và chia sẻ màn hình, về bản chất hoặc thông qua các tiện ích bổ sung của bên thứ ba. Microsoft Teams cũng vậy.

Bạn có thể thực hiện cuộc gọi trực tiếp hoặc cuộc gọi nhóm chỉ bằng âm thanh hoặc video. Bất cứ ai trong tài khoản Microsoft Teams của bạn đều có thể nhấp vào tên của bạn, nhấp vào biểu tượng video và gọi cho bạn. Nếu bạn không trả lời, người gọi có thể để lại một tin nhắn giống như thư thoại.

Khi bạn thấy biểu tượng máy quay video bên cạnh một cuộc trò chuyện, điều đó có nghĩa là đang diễn ra hội nghị video mà bạn có thể tham gia. Không ai phải quay số bạn trong, để nói chuyện. Các cuộc gọi video trong Nhóm khác với các cuộc hội thoại trên Skype, vì vậy bạn không phải lo lắng về ý nghĩa máy chủ phụ của tài khoản Skype hoặc Skype for Business của bạn.

Đối với các văn phòng đã làm việc với Microsoft được một thời gian, có thể sẽ mất một chút thời gian để tìm hiểu xem bạn muốn hệ thống cuộc gọi của mình hoạt động như thế nào, vì có nhiều tùy chọn và một số ca làm việc. Ví dụ: một số tính năng từ Skype for Business đang được đưa vào Nhóm và tại một số điểm, ứng dụng Skype sẽ loại bỏ các tính năng Thoại qua IP của doanh nghiệp, theo Microsoft. Các nhóm hỗ trợ các tính năng gọi VoIP, trong đó bạn có thể gọi cho bất kỳ ai có điện thoại bằng tổng đài dựa trên đám mây của Microsoft. Khi bạn nhấp vào tab Cuộc gọi trong Đội, bạn có thể chọn mở bàn phím quay số và quay số. Tính năng gọi điện thoại hỗ trợ điện thoại trên máy tính để bàn và máy tính xách tay và trên thiết bị iOS và Android và nó hỗ trợ một số điện thoại bàn hạn chế. Đảm bảo đọc tài liệu của công ty về Hệ thống Microsoft Phone trong Office 365 nếu chủ đề này là mối quan tâm đặc biệt.

Tuy nhiên, không có ứng dụng trò chuyện nhóm trên thị trường có tính năng gọi điện có thể thay thế dịch vụ hội nghị video. Các dịch vụ hội nghị truyền hình vẫn hữu ích để kết nối với một nhóm người, như nhà thầu, người ở các phòng ban khác, v.v., cũng như lưu trữ các hội thảo trên web.

Để lên lịch các cuộc gọi, Nhóm có một số công cụ và tích hợp tốt với Outlook không có trong hầu hết các ứng dụng trò chuyện nhóm khác. Ví dụ, bạn có thể lên lịch cuộc gọi video và bạn sẽ nhận được cảnh báo trước khi bắt đầu. Bạn cũng có thể lên lịch các cuộc gọi định kỳ. Với các quyền thích hợp, bạn có thể xem lịch Outlook của ai đó để tìm thời điểm tốt cho cuộc họp video. Một cuộc gọi có thể lưu trữ tới 250 người tham gia. Slack chỉ hỗ trợ 15 người một lúc. Ứng dụng hội nghị truyền hình Zoom hỗ trợ 100 người trong một cuộc gọi trong tài khoản miễn phí và tối đa 1.000 cho tài khoản doanh nghiệp. Nếu những gì bạn đang tìm kiếm là một tổng đài điện toán đám mây đầy đủ tính năng cho công ty của bạn, thì RingCentral Office là sự lựa chọn của ban biên tập cho VoIP kinh doanh.

Một sản phẩm của Microsoft

Microsoft Teams kiếm được điểm vì khả năng tùy biến cao, hỗ trợ nhiều ứng dụng và dịch vụ để tích hợp và đạt được tất cả các tính năng chính mà người ta mong đợi sẽ thấy trong ứng dụng trò chuyện kinh doanh. Ứng dụng vẫn phải đối mặt với một rào cản lớn: Các nhóm duy nhất sẽ sử dụng Nhóm để phát huy hết tiềm năng là những nhóm đã được đầu tư rất nhiều vào nơi làm việc của Microsoft. Nếu bạn là nhà của Microsoft, có lẽ bạn đã có Nhóm. Bây giờ có câu hỏi liệu bạn có muốn sử dụng nó không.

Microsoft Teams cảm thấy rất phù hợp với các tổ chức muốn tổ chức các ý tưởng, nhưng cũng được ngăn cách. (Từ "im lặng" cứ hiện lên trong đầu, đó là apt, nhưng nó mang theo quá nhiều liên kết tiêu cực để trở thành mô tả chính xác ở đây. Không có gì sai khi giữ giao tiếp có trật tự.) Nếu mô tả đó nghe có vẻ quá phức tạp và chính thức, sau đó Slack, sự lựa chọn của các biên tập viên khác trong thể loại này có thể là một lựa chọn tốt hơn. Nếu bạn đã hợp tác với Microsoft, thì đây là một ứng dụng nhắn tin nhóm tốt.