Đánh giá và đánh giá Shoeboxed

Hầu hết các ứng dụng quét di động mà chúng tôi đã đánh giá trong đợt này đều đóng vai trò khác nhau. Shoeboxed (bắt đầu ở một mức giá miễn phí) tập trung chủ yếu vào việc giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý biên lai và danh thiếp. Các tài liệu khác nhận được sự chú ý thứ cấp. Điều đó không có nghĩa là Shoeboxed coi những điều này là không quan trọng, nhưng chúng được đối xử với mức độ khẩn cấp đáng chú ý. Đối với nhiều doanh nghiệp, điều đó hoàn toàn tốt; nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một phạm vi rộng hơn của các chức năng quét, bạn sẽ muốn xem xét người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi Abbyy FineScanner và Evernote Scannable.

Bạn có thể bắt đầu với Shoeboxed miễn phí, mặc dù nếu bạn quan tâm đến nhận dạng ký tự quang học (OCR), phiên bản "DIY" miễn phí sẽ giống với "Điều này có phù hợp với tôi không?" thử nghiệm; nó xử lý văn bản chỉ năm tài liệu và một biên nhận mỗi tháng. Bạn có thể thu thập bao nhiêu tài liệu tùy thích, nhưng với phiên bản DIY, bạn phải tự sao chép dữ liệu từ hình ảnh (ví dụ: nhập số tiền nhận, nhà cung cấp, danh mục, v.v.).

Trên thực tế, bạn sẽ bắt đầu với một trong các gói giá cấp nhập cảnh, chẳng hạn như gói một người dùng (9, 95 đô la mỗi tháng) cho phép bạn quét 50 tài liệu và biên lai điện tử mỗi tháng. Với 29, 95 đô la mỗi tháng, hai người dùng có thể thêm 150 tài liệu và nhận được tích hợp Intuit QuickBooks Online; gói 99, 95 đô la mỗi tháng hỗ trợ 1.000 tài liệu và hơn 10 người dùng.

Mọi thứ đều là biên lai, trừ khi nó không

Shoeboxed (mà bạn có thể chạy trên Android hoặc iOS) điều chỉnh tất cả các tính năng của nó cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) muốn quản lý bộ sưu tập giấy tờ, danh thiếp và các giao dịch phù du khác rơi xuống đáy ba lô du lịch . Shoeboxed có thể được đưa vào phục vụ như một giải pháp quản lý tài liệu chuyên dụng, mặc dù có giới hạn, nhưng điểm mạnh của nó nằm ở chỗ khác. Nếu nhu cầu chính của bạn là xử lý các chồng giấy, thì Lựa chọn của các Biên tập viên của chúng tôi là những lựa chọn tốt hơn, với FineScanner có thể giữ một lợi thế hơn một chút so với Evernote nếu có rất nhiều chồng giấy liên quan.

Tuy nhiên, Shoeboxed tỏa sáng khi bạn sử dụng nó như dự định, trong đó menas thu các khoản thu và theo dõi chi phí, và ở mức độ thấp hơn là nắm bắt thông tin từ danh thiếp. Theo mặc định, Shoeboxed giả định bất kỳ tài liệu nào bạn chụp là biên nhận giao dịch; nếu bạn muốn đối xử với nó khác đi, bạn phải cố tình thay đổi loại tài liệu thành "danh thiếp" hoặc "khác."

Không có câu hỏi: Shoeboxed thực hiện một công việc tuyệt vời là thu các biên lai, với một số cách để thu thập hình ảnh và dữ liệu. Bạn có thể gửi email biên lai đến ID email chuyên dụng, nhập hình ảnh hiện có từ album ảnh, hướng dẫn Shoeboxed tự động nhập biên lai từ tài khoản Gmail, sử dụng bổ trợ trình duyệt web để cắt biên lai trên trang web, tải tệp từ bạn máy tính để bàn, hoặc gửi cho công ty một phong bì trả tiền đầy đủ các mẩu giấy vụn (cho phép họ tiếp quản tedium). Shoeboxed cũng có các tính năng di động hỗ trợ GPS để theo dõi số dặm cho mục đích báo cáo chi phí. Nhưng vì bài đánh giá này là về Shoeboxed như một máy quét di động, đó là nơi tôi chú ý.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động giúp bạn chụp ảnh tài liệu và gắn thẻ để xử lý sau này, chẳng hạn như "hoàn trả" hoặc danh mục doanh nghiệp thuế ("bữa ăn" hoặc "vé máy bay"). Ứng dụng Android và iPhone có giao diện người dùng hơi khác nhau; ứng dụng Android giả định mọi thứ là biên nhận, trong khi ứng dụng iPhone yêu cầu bạn xác định xem hình ảnh là biên lai hay danh thiếp. Trong cả hai trường hợp, bạn (tùy chọn) thêm danh mục và ghi chú ("bữa trưa của khách hàng") khi bạn nhập biên lai, hoặc sau đó.

Độ chính xác của văn bản trích xuất là cực kỳ cao, bởi vì nó được giám sát bởi con người. Khi bạn gửi biên nhận hoặc danh thiếp cho Shoeboxed để xử lý, nó sẽ được trích xuất dữ liệu và sau đó được xác nhận bởi những người thực tế. Công ty cho biết quá trình xử lý có thể mất tới 24 giờ nhưng thường nhanh hơn nhiều; trong khi tôi thấy tuyên bố ngày hôm sau là chính xác trong quá trình thử nghiệm của mình.

Vì vậy, nếu bạn không kiên nhẫn, đó có thể là một vấn đề, mặc dù kết quả cuối cùng là tuyệt vời. Ngoài ra, vì mỗi phân tích văn bản được tính theo giới hạn sử dụng hàng tháng của kế hoạch của bạn, bạn có thể không muốn trả tiền cho mỗi tài liệu. Trong mọi trường hợp, Shoeboxed cung cấp cho bạn tùy chọn nhập dữ liệu theo cách thủ công, phù hợp với nhiều nhu cầu kinh doanh nhỏ. Hầu hết các SMB chỉ muốn theo dõi số tiền đã chi tiêu tại cửa hàng pin và đặt nó vào thùng thuế "vật tư văn phòng" mà không cảm thấy phải ghi lại thẻ tín dụng nào đã được sử dụng ngay cả khi được in trên biên lai.

Quản lý dữ liệu trong ứng dụng web

Dù bạn nhập hình ảnh hay dữ liệu nào, bằng mọi cách, mọi thứ đều được lưu trữ trong kho lưu trữ trung tâm trong ứng dụng web Shoeboxed, nơi dữ liệu và hình ảnh được sắp xếp, phân loại và tìm kiếm.

Bảng điều khiển tổ chức các tài liệu dưới dạng biên lai, danh thiếp và các tài liệu khác, với bản xem trước tốt hiển thị mô tả văn bản của tài liệu (nghĩa là mọi nội dung bạn đã nhập hoặc công ty đã xử lý) và hình ảnh liên quan. Thật dễ dàng để xem những gì đang chờ xử lý văn bản thủ công hoặc tự động và để đánh dấu các mục riêng lẻ cho "Tôi sẽ tự làm điều đó." Mặc dù bạn có thể nhập văn bản bằng tay trên ứng dụng di động, nhưng chắc chắn sẽ nhanh hơn khi làm điều đó với bàn phím và màn hình thực, chẳng hạn như phóng to hình ảnh để tìm ra cách đánh vần phức tạp hoặc lẩm bẩm về kiểu chữ danh thiếp lạ.

Bạn có thể xuất danh thiếp sang Danh bạ Google, dưới dạng lưu trữ Evernote hoặc dưới dạng tệp CSV (và do đó nhập vào LinkedIn, các trình quản lý liên hệ khác hoặc thậm chí các nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đầy đủ, chẳng hạn như Salesforce).

Bất cứ điều gì cũng có thể được tải xuống dưới dạng PDF, đó là số phận có thể xảy ra đối với hầu hết các bản quét bạn chụp dưới dạng tài liệu "khác". Không có tài liệu "nào khác" mà tôi đã gửi cho Shoeboxed cho OCR trở lại với bất kỳ văn bản nào được đính kèm ngoài nhãn văn bản (trong trường hợp văn bản sách hai trang, đó là tiêu đề, "50 Thực phẩm" - không phải là một dòng sách văn bản). Trong mọi trường hợp, các tài liệu "Khác" không được tổ chức theo bất kỳ cách nào ngoại trừ bằng cách gắn thẻ của riêng bạn.

Nhưng, một lần nữa, hãy nhớ rằng Shoeboxed được điều chỉnh đặc biệt để theo dõi chi phí. Thật dễ dàng để phân loại và gắn thẻ biên lai, để tạo báo cáo (ví dụ: tất cả các chi phí đi lại trong tháng này) và để hình dung nơi tiền sẽ đi. Shoeboxed cũng có nhiều mối quan hệ đối tác với các ứng dụng Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) khác, chẳng hạn như kết nối trực tiếp với biểu đồ tài khoản Xero hoặc lưu trữ tài liệu tự động với Evernote khi Shoeboxed xử lý chúng.

Rõ ràng, Shoeboxed rất giỏi trong việc thực hiện những gì nó nói, vì nó giúp bạn thu thập các khoản thu và theo dõi chi phí, và bất cứ điều gì khác mà nó đạt được là một phần phụ tuyệt vời. Đừng yêu cầu nó làm nhiều hơn những gì nó hứa, và bạn sẽ thích nó.