Đánh giá và đánh giá sách điện tử

Đây là năm thứ hai chúng tôi đánh giá ZipBooks, một ứng dụng kế toán doanh nghiệp nhỏ tương đối mới. Trang web đã mở rộng nhanh chóng trong năm ngoái, thêm các tính năng như thanh toán hóa đơn, tích hợp với dịch vụ trả lương Gusto, ứng dụng iOS mới và quyền truy cập người dùng dựa trên nhiệm vụ. ZipBooks có một trong những giao diện người dùng dễ điều hướng hơn trong số các giải pháp kế toán doanh nghiệp nhỏ và khoảng hai phần ba các tính năng được cung cấp bởi các dịch vụ tốt nhất như vậy. Bạn có thể tạo hồ sơ cho danh bạ và các mặt hàng, gửi hóa đơn; và dịch vụ có thể theo dõi thời gian, dự án và nhiệm vụ. Thật không may, nó thiếu một số tính năng mà các trang web cạnh tranh cung cấp, chẳng hạn như hồ sơ liên hệ mạnh mẽ, thư viện các tiện ích bổ sung tích hợp và theo dõi hàng tồn kho.

Giá cả và kế hoạch

Giá của ZipBooks có thể làm cho nó hấp dẫn đối với các chủ sở hữu duy nhất hoặc các doanh nghiệp vi mô. Phiên bản Starter miễn phí cho phép liên hệ và lập hóa đơn không giới hạn, một nguồn cấp dữ liệu ngân hàng và quản lý thu nhập và chi phí. Cấp chúng tôi đã đánh giá, Thông minh hơn (15 đô la mỗi tháng), thêm các công cụ như theo dõi thời gian, hồ sơ mục, hợp tác nhóm, thanh toán hóa đơn và kết nối ngân hàng không giới hạn. Kế hoạch tinh vi ($ 35 mỗi tháng) thêm gắn thẻ, đối chiếu tài khoản, chia sẻ tài liệu và báo cáo nâng cao. Với $ 125 mỗi tháng, ZipBooks cung cấp cho bạn một nhân viên kế toán cá nhân, người tạo báo cáo hàng tháng, thực hiện một số phân tích tiết kiệm thuế và đưa ra khuyến nghị. Có bản dùng thử 30 ngày miễn phí trên tất cả các phiên bản trả phí.

Trợ giúp Nhu cầu Trợ giúp

ZipBooks cung cấp trợ giúp thiết lập trực tuyến tối thiểu, nhưng không có đối thủ nào ngoài Sage Business Cloud Account rất mạnh về vấn đề đó. Sau khi giới thiệu ngắn gọn về mỗi phần, bạn nhảy vào và bắt đầu khám phá. Trên thực tế, trang web không thực sự có bất kỳ hỗ trợ nào ngoại trừ hộp trò chuyện, tuyên bố rằng các câu hỏi được trả lời trong khoảng năm phút. Trong lần thử đầu tiên, chúng tôi đã đợi 35 phút mà không thấy chúng tôi và phải đóng hộp trò chuyện để làm việc khác, nhưng chúng tôi đã nhận được phản hồi kỹ lưỡng nhanh hơn nhiều vào một thời điểm khác nhau trong ngày.

Một từ về chức năng hỗ trợ trò chuyện ở đây: Chúng tôi rất ngạc nhiên khi biết rằng chúng tôi đã yêu cầu trợ giúp rằng người đại diện đã biết rằng chúng tôi đã nhập cùng một liên hệ bốn lần. Liên hệ không được chỉ định là khách hàng hoặc nhà cung cấp cho đến khi bạn thanh toán hóa đơn hoặc nhận thanh toán trên hóa đơn; họ chỉ là những liên hệ chung chung, đó là một cách bất thường, khó hiểu để xử lý việc này. ZipBooks cho phép đại diện hỗ trợ khách hàng của mình truy cập thông tin hạn chế để giúp phiên trò chuyện hiệu quả hơn và nhanh hơn.

Một đại diện có thể biết, ví dụ, bạn đã tạo một hồ sơ khách hàng hoặc hóa đơn hoặc nhập 100 giao dịch. Chính sách này đã tăng tốc phiên hỗ trợ của chúng tôi, nhưng hơi giật mình khi biết rằng người đại diện biết điều gì đó về tệp công ty của chúng tôi. Một đại diện công ty giải thích rằng điều này được cho phép theo chính sách bảo mật và không có chi tiết tài chính cụ thể nào dành cho nhân viên hỗ trợ. Sẽ rất hữu ích nếu ZipBooks đánh vần điều này ở đâu đó trên trang web, có lẽ trong Cài đặt. Ngược lại, Billy yêu cầu bạn đánh dấu vào ô để cho phép nhân viên hỗ trợ truy cập để khắc phục sự cố.

Có một KnowledgeBase nhỏ trên trang web của công ty, nhưng không có liên kết đến nó từ bên trong trang web khi bạn đăng nhập. ZipBooks rất dễ sử dụng, nhưng không có trang web tài chính nào, đặc biệt là một trang web hướng tới các doanh nghiệp nên không có nhiều tùy chọn trợ giúp. Ví dụ, Zoho Books cung cấp nhiều dịch vụ, bao gồm trợ giúp qua điện thoại, trò chuyện và email, ngoài tài liệu trực tuyến mạnh mẽ.

Cài đặt và Hồ sơ công khai

Mỗi trang web kế toán đều có phần Cài đặt cho phép bạn điều chỉnh giải pháp theo nhu cầu của riêng công ty bạn. ZipBooks rất tốt trong vấn đề này, yêu cầu thông tin mà một số người khác không (ví dụ như cơ cấu kinh doanh và doanh thu hàng năm) nhưng nó không sâu sắc như Zoho Books. Bạn có thể tạo hồ sơ của tổ chức của bạn; thiết lập một bộ xử lý thanh toán (bốn được cung cấp); thêm thành viên nhóm và gán quyền theo loại nhiệm vụ (tính linh hoạt mới ở đây); Tài liệu đính kèm; và thiết lập Tùy chọn (loại tiền tệ, thuật ngữ mặc định, văn bản thông báo email soạn thảo, v.v.).

ZipBooks cung cấp một tính năng bất thường mà bạn sẽ gặp khi bạn xem qua màn hình Cài đặt: Hồ sơ công khai. Đây là những trang web nhỏ được tạo cho bạn bằng cách sử dụng dữ liệu và đồ họa bạn cung cấp. Công cụ này là hoàn toàn miễn phí và hoàn toàn tùy chọn; nó chỉ đơn giản cung cấp một cách khác để bạn mở rộng sự hiện diện trực tuyến của mình. Không có đối thủ cạnh tranh chúng tôi đã xem xét cung cấp bất cứ điều gì tương tự.

Bảng điều khiển và trải nghiệm người dùng

Trang chủ ZipBooks của nó Bảng điều khiển của nó Mở ra một biểu đồ minh họa doanh thu, chi phí và lãi hoặc lỗ của công ty bạn trong 12 tháng trước. Nó cũng hiển thị các biểu đồ và số bổ sung cho thời gian theo dõi, doanh số theo khách hàng, doanh thu hàng tháng và chi phí. Nó chỉ định cho bạn Điểm số Sức khỏe Doanh nghiệp dựa trên phân tích tài chính của bạn. Đây là một bộ sưu tập tuyệt vời các dữ liệu tài chính của công ty bạn, nhưng nó thiếu các lời nhắc phải làm như những gì bạn tìm thấy trong Inero.

ZipBooks sử dụng hiệu quả màu sắc, đồ họa và bố cục màn hình; trải nghiệm người dùng nói chung là khá tốt. Và bởi vì bộ tính năng của nó vẫn còn trẻ (mặc dù nó đã phát triển vào năm ngoái), nên việc điều hướng rất dễ dàng. Trang web có hai thanh công cụ. Một ô dọc bên trái chứa các liên kết đến các khu vực ứng dụng chính: Hóa đơn, Giao dịch, Báo cáo, Danh bạ, Theo dõi và hai liên kết mới: Bảng lương (Gusto) và Tăng trưởng. Điều cuối cùng này là một tính năng mới và độc đáo. ZipBooks giúp bạn khuyến khích người dùng đánh giá doanh nghiệp của bạn và sau đó đặt nội dung của họ trên Facebook, Yelp và Google, sau đó báo cáo về tiến trình của bạn. Đây là một lựa chọn thú vị, nhưng nó bắt đầu ở mức 49 đô la mỗi tháng.

Bốn biểu tượng ở phía trên màn hình nhân đôi một số tùy chọn menu, nhưng cũng có một nút Khác. Nhấp vào đây và một loạt các ô rơi xuống trong một cửa sổ, sao chép thanh công cụ bên trái, nhưng chia từng khu vực thành các nhiệm vụ riêng lẻ. Nhiều trang web làm điều tương tự, cung cấp nhiều cách để có được cùng một màn hình. Khi bạn đang ở trên một trang tác vụ, bạn sử dụng các quy ước tương tự mà bạn đã sử dụng, chẳng hạn như các nút, danh sách thả xuống và các trường điền vào chỗ trống. Kudos to ZipBooks để hiển thị cảnh báo khi bạn sắp thoát khỏi màn hình chưa hoàn thành mà không hoàn thành hoặc lưu nó. Không phải mọi dịch vụ đều làm điều này.

Tạo bản ghi

ZipBooks vẫn còn non trẻ, nhưng nó đã có một khởi đầu tốt khi cung cấp các mẫu hồ sơ liên hệ cho khách hàng và nhà cung cấp. Khi bạn đã nhập chi tiết liên hệ cơ bản, hồ sơ hoàn thành sẽ hiển thị tổng số cho đến ngày về doanh thu và chi phí, cũng như danh sách các hóa đơn, ước tính và hồ sơ định kỳ gần đây. Tuy nhiên, Zoho Books bao gồm nhiều thông tin hơn trong hồ sơ liên hệ của mình, như biểu đồ thu nhập, lịch sử hoạt động hoàn chỉnh, tuyên bố của khách hàng và danh sách trao đổi email.

Tính năng Bản ghi Mục cũng minh họa tuổi trẻ của ZipBooks, mặc dù các bản ghi theo dõi nhiều dữ liệu hơn so với một năm trước. Bạn có thể nhập những điều cơ bản, chẳng hạn như tên, mô tả, giá, SKU và danh mục. Nếu bạn mua các mặt hàng và bán lại chúng, bạn không thể nhập giá mua và tài khoản. Và bạn không thể theo dõi mức tồn kho của bạn. Intuit QuickBooks Online Plus và Xero cung cấp tất cả các tính năng này.

Giao dịch và lập hóa đơn

Mỗi trang web kế toán doanh nghiệp nhỏ mà chúng tôi đã thử nghiệm, bao gồm ZipBooks, hỗ trợ kết nối trực tuyến với các tổ chức tài chính. Bạn nhập thông tin đăng nhập cho trang web của ngân hàng của bạn và ZipBooks kéo theo các giao dịch đã bị xóa kể từ lần nhập cuối cùng của bạn. Giống như các đối thủ cạnh tranh, ZipBooks khuyến khích bạn phân loại các giao dịch này, mà bạn sẽ cần cho các báo cáo có ý nghĩa và chuẩn bị thuế. Các danh mục tiêu chuẩn được xây dựng, nhưng chúng có thể được chỉnh sửa. Giống như nhiều đối thủ cạnh tranh, trang web đưa ra những phỏng đoán có giáo dục về cách phân loại một số giao dịch. ZipBooks cũng hỗ trợ đối chiếu trực tuyến các tài khoản.

Các hoạt động hóa đơn và ước tính là giá vé khá chuẩn, mặc dù ZipBooks có một số điểm kỳ quặc. Khi bạn đã chọn một khách hàng từ danh sách được cung cấp, kiểm tra ngày và số hóa đơn và nhập số đơn đặt hàng nếu cần, bạn phải nhập thủ công vào ngày đáo hạn, ngay cả khi bạn đã thiết lập một trong Cài đặt. Phần thân của biểu mẫu được chia thành các nhiệm vụ và bán vật phẩm (hầu hết các trang web kết hợp chúng với nhau). Bạn cũng có thể mang lại thời gian và chi phí cần được thanh toán cho khách hàng hiện tại. Khi bạn đã chọn một mục từ hồ sơ sản phẩm và dịch vụ bạn đã tạo, bạn nhập tỷ lệ và giờ hoặc giá và số lượng. Thật không may, ZipBooks không theo dõi số lượng chứng khoán mà không nơi nào tinh vi như Zoho Books về mặt theo dõi hàng tồn kho.

Không có trường nào trên biểu mẫu hóa đơn cho thuế bán hàng và không có công cụ cài đặt cho chi phí này, nhưng nếu bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng ở cuối mỗi dòng, bạn có thể tạo và chỉnh sửa các mục thuế trong cửa sổ trượt ra từ phía bên phải của màn hình. Sau đó, bạn có thể thêm thuế bán hàng và giảm giá nếu bạn muốn. Sage Business Cloud Accounting không chỉ cung cấp một lĩnh vực cho thuế bán hàng mà còn đưa vào mức thuế thích hợp cho từng khu vực địa lý.

ZipBooks kiểm tra tất cả mọi thứ và gửi tổng số tiền đáo hạn ở phía dưới. Bạn có thể lưu hóa đơn hoặc hoàn tất hóa đơn để gửi trong cửa sổ bên phải; cái sau liên quan đến việc kiểm tra địa chỉ email và tin nhắn và đính kèm hóa đơn dưới dạng PDF hoặc định dạng tệp khác. ZipBooks hỗ trợ các giao dịch định kỳ và nhắc nhở khách hàng. Nó cũng cung cấp một cổng thanh toán (với chi phí bổ sung), vì vậy khách hàng của bạn có thể thanh toán hóa đơn bằng thẻ tín dụng.

Bạn cũng có thể nhập và thanh toán hóa đơn ngay bây giờ trong ZipBooks. Khi bạn đã tạo một hoặc nhiều, chúng sẽ xuất hiện trong một danh sách có thể được xem theo trạng thái (Mở, Quá hạn, Một phần, v.v.).

Theo dõi, báo cáo và ứng dụng

ZipBooks cung cấp theo dõi thời gian và dự án. Nó không cho phép bạn theo dõi chi phí cho mỗi dự án như Kashoo, nhưng bạn có thể tạo dự án bằng cách chỉ định tên, liên hệ, phương thức thanh toán, tỷ lệ hàng giờ, ngân sách và thành viên nhóm. Bạn có thể nhập thời gian theo cách thủ công hoặc sử dụng bộ đếm thời gian của trang web và gán giờ làm việc cho người dùng, liên hệ và dự án. Tất cả những thứ này có thể được chỉ định là có thể xuất hóa đơn. ZipBooks cũng đi kèm với khả năng gắn thẻ các giao dịch, danh bạ và dự án.

Trang web đã thêm một số báo cáo mới kể từ lần cuối chúng tôi xem xét nó. Bên cạnh các báo cáo tài chính tiêu chuẩn như Báo cáo thu nhập và Bảng cân đối kế toán, nó cung cấp nhiều tùy chọn trong bốn loại: Bán hàng, Nhóm & Theo dõi, Kế toán & Thuế và Chi phí. Tùy chỉnh là tối thiểu nhưng đầy đủ, xem xét phạm vi tổng thể của ZipBooks.

Ứng dụng iOS của ZipBooks (chưa có ứng dụng Android) khá tốt. Bạn có thể thêm và xem hồ sơ khách hàng, ước tính và hóa đơn, và thời gian / dự án. Có Bảng điều khiển và liên kết email để được trợ giúp. Danh sách các giao dịch ngân hàng của bạn xuất hiện ở đây và bạn có thể thêm chi phí bằng cách nhập thủ công các chi tiết hoặc chụp ảnh biên lai. Bạn không thể làm mọi thứ có thể trên trang web, như chạy báo cáo, nhưng ứng dụng cung cấp nhiều chức năng bạn cần khi bạn rời khỏi văn phòng.

Tiến bộ, có chỗ để phát triển

ZipBooks tăng lên trong xếp hạng của chúng tôi trong năm nay; bây giờ là một trang web ba sao. Các tầng miễn phí hoặc thông minh hơn của trang web có thể là lựa chọn tốt cho một doanh nghiệp rất nhỏ, dựa trên dịch vụ, do khả năng sử dụng và theo dõi của họ. Nhưng với giá 35 đô la mỗi tháng, Kế hoạch tinh vi vẫn thiếu những gì một số đối thủ cạnh tranh ở cùng mức giá đó đưa ra. Để cạnh tranh với các giải pháp kế toán kép tiên tiến hơn mà chúng tôi đã xem xét, cần phải thêm một số tính năng, bao gồm các tiện ích bổ sung tích hợp, hồ sơ liên hệ và chi tiết chi tiết hơn, theo dõi hàng tồn kho thực, tự động hóa thuế bán hàng tốt hơn, một ứng dụng Android và một hệ thống hỗ trợ mở rộng.

QuickBooks Online, Sự lựa chọn của biên tập viên năm nay, có tất cả các thuộc tính đó và hơn thế nữa. Khó sử dụng hơn một chút vì sự phức tạp đó, nhưng dịch vụ đăng ký ba cấp, ứng dụng di động đặc biệt và hàng trăm tiện ích bổ sung giúp bạn có thể bắt đầu nhỏ và mở rộng khi công ty của bạn phát triển.